LOS ARCHIVOS EN EL INEGI: APORTACIONES A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Transcripción

1 Hacia la construcción de una Ley General de Archivos Foro de consulta Región Golfo-Sur LOS ARCHIVOS EN EL INEGI: APORTACIONES A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Manuel Cuéllar Río Mérida, Yucatán 28 de noviembre de 2014

2 Temas Propuestas para el proyecto de la Ley General de Archivos (LGA) El Sistema Institucional de Archivos del INEGI: Automatización de procesos

3 Propuestas para el proyecto de la LGA Vías: Crítica a la Ley Federal de Archivos Experiencia del INEGI en la materia Contribuir a mejorar y estandarizar las prácticas archivísticas

4 Propuestas para el proyecto de la LGA Críticas y aportaciones conceptuales: Destino Final (Artículo 4 fracción XIX): Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico Guía Simple de Archivo (Artículo 4 fracción XXV): Esquema general de descripción de las series de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al CGCA y sus datos generales

5 Propuestas para el proyecto de la LGA Críticas y aportaciones conceptuales: Plazo de Conservación (Artículo 4 fracción XXXII): Periodo de guarda...en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley... Vigencia Documental (Artículo 4 fracción XL): Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables...

6 Propuestas para el proyecto de la LGA Críticas y aportaciones generales: Área Coordinadora de Archivos y Comité de Información (artículos 8 y 11) Criterios de clasificación de la información (Artículo 18 fracción X) y auditoría de archivos (Artículo 18 fracción XI) como procesos archivísticos?

7 Propuestas para el proyecto de la LGA Críticas y aportaciones generales: Lineamentos para la elaboración de sistemas automatizados (artículos 20 y 21): posibles inconvenientes Las Unidades de Resguardo y Enlaces del Archivo de Concentración en el INEGI

8 Propuestas para el proyecto de la LGA Críticas y aportaciones generales: Comité de Valoración Documental del INEGI Dictamina el destino final de la documentación Representantes de todas las Unidades Administrativas Posibles beneficios de incorporar esta figura en la LGA: Fortalecimiento y mayor presencia del Sistema de Archivos Cuerpo colegiado coadyuvante con el AGN Pre-valoraciones respaldadas por un cuerpo especializado

9 Sistema Institucional de Archivos Quiénes lo integran: Área Coordinadora de Archivos Responsables de Archivo de Trámite (por Unidad Administrativa y Coordinación Estatal) Enlaces de Archivo de Concentración (por Dirección Regional y Coordinación Estatal) 380 participantes

10 Procesos del Sistema Institucional de Archivos

11 Automatización de los procesos Desarrollo propio del Instituto Un módulo por cada proceso (simplificar su operación) Aplicación apegada al marco normativo Herramienta de uso amigable Seguridad de los documentos y su información

12 SIA-Archivos

13 Bandeja de entrada

14 Generación/Envío de correspondencia

15 Seguimiento: Tablero de control

16 Abrir un expediente

17 Inventario General por Expediente

18 Transferencias primarias

19 Liberación de expedientes

20 Destino final

21 Baja documental

22 Difusión del Archivo Histórico

23 Datos del Módulo de Gestión Documentos generados (16/05/ /10/2014) Total Oficios 437,678 Circulares 276,306 Notas 5,732 Formatos de Control 246,635 Total 966,351

24 Datos del Módulo de Archivo de Trámite Inventario General por Expediente 2013 Áreas generadoras Expedientes registrados en estatus abierto y cerrado ,558

25 Datos del Módulo de Archivo de Concentración Expedientes registrados al 24 de noviembre de 2014 Áreas Número de expedientes 51 47,479

26 Comité de Valoración Documental Bajas documentales Año Cajas Kg Áreas , , , , ,175 1,263, , , ,110 42, Total 89,708 1,852,

27 Comité de Valoración Documental Reconocimiento de valor histórico Documentos Número Tabulados, memorias, carteles, cartografía, etc. Negativos de fotografía aérea 4, ,961

28 Conociendo México INEGI Informa