1. PRESENTACION. 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.
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- Víctor Miguélez Alcaraz
- hace 6 años
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1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA PROVEEDORES. 1. PRESENTACION Como responsables del tratamiento de datos personales, IMSA S.A desarrolla sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velará porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físicas o electrónicas, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando no se haya informado mediante aviso de privacidad. Derechos le asisten como Titular. 3. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir dato y revocar la autorización. 4. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 5. Fecha entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. 2. DESARROLLO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO PARA PROVEEDORES El objetivo del presente documento es presentar la Política de Tratamiento de la Información y la protección de datos personales para PROVEEDORES (en adelante la Política ), adoptadas por IMSA S.A, de acuerdo con lo establecido Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de Ley 1581 de 2012: Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
2 Artículo 2. Ámbito de aplicación: La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Decreto 1377 de 2013: Que con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 se deben reglamentar aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas DEFINICIONES LEGALES Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3 2.2. DEFINICION DE LA POLITICA TRATAMIENTO Titulares: Todos los Proveedores de los cuales IMSA S.A ha almacenado información y datos personales mediante base de datos, con anterioridad a Junio 27 de 2013 (fecha de entrada en vigencia del decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012) y posteriores a ésta fecha hasta el presente. Base de Datos: Conjunto de los Datos personales recolectados, almacenados, usados bajo el software legal SAP (Modulo compras proveedores), Y ARCHIVO FISICO PROVEEDORES por parte de IMSA S.A, de acuerdo a lo estipulado en el decreto 1377 de Responsable: La sociedad comercial IMSA S.A, domiciliada La estrella Antioquia Calle 79 Sur N Teléfono: (574) Fax: (574) Encargado del Tratamiento: Para IMSA S.A, Director de compras y ensamble. Constituye como Encargado del Tratamiento de la información recolectada de sus: Proveedores. Teléfono: (574) Ext. 137 Cargo: Director de compras y Ensamble. Correo electrónico: Compras@imsa-colson.com Tratamiento y Finalidad de los Datos Personales: Art. 4 Ley 1581/ El tratamiento de la información personal que administra IMSA S.A consistirá en: recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, con el objeto de: Registro de Proveedores. Selección de Proveedores. Informes de compras. Pago de facturas y cuentas de cobro Derechos de los Titulares. Art. 8 Ley 1581/ El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
4 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada por la IMSA S.A. Ser informado por Director de compras y ensamble como Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581/2013 y Decreto 1377/2013 y las demás normas vigentes que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Consultar esta política en la página web de la responsable: Link Autorización del Titular: En cumplimiento del Art. 5 del Decreto 1377/2013, los Titulares (Proveedores) que se registren en el proceso de selección de Proveedores y/o Venta de productos y/o servicios, autorizan de manera libre y espontánea a IMSA S.A el Tratamiento de los datos personales recolectados. De acuerdo a lo establecido en el Art. 8 ley 1581/2012, y para presentar prueba de autorización del Tratamiento de la información otorgada a IMSA S.A por parte del Titular, registros tales como: Fecha del ingreso de los datos personales al programa SAP/compras Proveedores. Registro de la Firma en el formato IFRCOSGI-01 Creación y Actualización de Proveedores. Registro de la Firma en la Factura de venta o cuenta de cobro. Suministro de la información: Conforme al Art. 11 de la ley 1581/2013, esta información al igual que la de Datos Personales recolectada por IMSA S.A se encuentra disponible, para que el Titular ejerza su derecho en cualquier momento que sea requerido. Consultas: Conforme al Art. 14 de la Ley 1581/2012, el Titular o sus sucesores pueden consultar la información personal del Titular que repose en la base de Datos de IMSA S.A. La consulta se puede formular vía correo electrónico compras@imsa-colson.com dirigiendo el mensaje al Director de compras y ensamble y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico. De no ser posible
5 atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Reclamos: Según lo dispuesto por el Art. 15 Ley 1581/2012. Para la corrección, actualización o supresión de la información contenida en la base de datos de IMSA S.A o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581/2012, el Titular podrá presentar un reclamo ante (Encargado del Tratamiento), el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Director de compras y ensamble, al correo electrónico compras@imsa-colson.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Requisito de procedibilidad: Art. 16 Ley 1581/2012. El Titular o sucesor sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Director de compras y ensamble (Encargado del Tratamiento). Vigencia y periodo: La fecha de entrada en vigor de ésta política es 1 de Octubre de 2016// Quejas o consultas sobre el Tratamiento de la BDP registrados antes de la fecha y posterior a la vigencia el decreto 1377 de 2013, podrán radicarse de acuerdo a los lineamientos del presente documento. Modificaciones y actualizaciones: Esta política está sujeta a cambios sin previo aviso para lo cual el Director de compras y ensamble como Encargado del Tratamiento los dará a conocer a los Titulares utilizando para ello los canales de comunicación habituales, conservando la prueba de dicha comunicación.
6 Versión: 1 Fecha de la Ultima Modificación: Octubre del 2016.
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