PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS A TRAVÉS DE UN CASO PRÁCTICO

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Cristóbal Segura Villalba
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1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS A TRAVÉS DE UN CASO PRÁCTICO Manuel Monterrey Meana monterreymanuel@uniovi.es manuelmonterrey@poligonoscepe.org SUMARIO Tema 1 El Plan de Negocio de un Área Empresarial Tema 2 El Plan Director, Comercialización, Comunicación y Marketing Tema 3 Planificación y Programación de Proyectos 3.2. Ejercicios prácticos de planificación de proyectos 3.3. Herramientas de planificación de proyectos 3.4. Modelos de gestión de proyectos Tema 4 Presupuestos y Gestión Económica de un Proyecto 1

org SUMARIO Tema 1 El Plan de Negocio de un Área Empresarial Tema 2 El Plan Director, Comercialización, Comunicación y Marketing

Un proyecto es una secuencia autónoma de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo

2 Un proyecto es una secuencia autónoma de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, con un presupuesto y de acuerdo a unas especificaciones. En definitiva, son 3 los aspectos a gestionar en todo proyecto: PLAZO COSTE CALIDAD 2

un plazo establecido, con un presupuesto y de acuerdo a unas

3 A la hora de gestionar los plazos en un proyecto, surgen dos conceptos diferentes: La PLANIFICACIÓN o gestión del largo y medio plazo La PROGRAMACIÓN o gestión del corto plazo. La planificación permite definir el contenido del proyecto, determinar la organización, asignar los recursos disponibles, establecer las acciones a realizar y dar paso a los preparativos necesarios para el comienzo del proyecto. Antes de planificar es preciso: Descomponer cada fase del proyecto en sus diferentes actividades Determinar el orden de ejecución de actividades, dependencias entre actividades Asignar recursos a cada actividad (Personas, costes, responsabilidades, plazos, etc.) Definir normas y procedimientos de control y evaluación Definir medidas correctoras para posibles desviaciones 3

necesarios para el comienzo del proyecto.

4 Principales técnicas de planificación de proyectos son las siguientes: PERT: Program Evaluation and Review Technique CAMINO CRÍTICO GANTT Objetivos de las técnicas de planificación de proyectos: Cálculo de duración Optimización de la ejecución Seguimiento y control 4

CRÍTICO GANTT Objetivos de las técnicas de planificación de

5 Las etapas en la aplicación del modelo PERT son las siguientes: Identificación de actividades. Estudio de dependencias y restricciones. Grafo Pert (red): expresión gráfica de actividades, dependencias y prelaciones Asignación de tiempos Estudio de holguras Determinación duración total del proyecto. Estudio del Camino Crítico. 5

Grafo Pert (red): expresión gráfica de actividades, dependencias y prelaciones

6 Elementos del grafo PERT: Sucesos o situaciones: nodos o círculos Actividades o tareas: flechas (unen dos situaciones) Tareas ficticias: flechas discontinuas (duración cero) B 0 A 9 días D E día C 3 día 2 días 5 4 días 0 A B D E días 3 día 2 días 2 día C F 5 4 días 3 NO SI 6

flechas discontinuas (duración cero) B 0 A 9 días D E 1 2 4 2 día C 3

7 CAMINO CRÍTICO: Formado por las actividades de mayor duración (actividades críticas), que determinan de forma ineludible el camino por el que deberá transcurrir el proyecto y que por lo tanto determina la duración total del proyecto. Un retraso en las actividades críticas supone retraso en el proyecto. DURACIÓN TOTAL DEL PROYECTO: Es la duración del camino crítico GANTT (Henry): Diagrama que sirve como herramienta para visualizar la ejecución del proyecto así como instrumento para el seguimiento y control del mismo A B C D F

Un retraso en las actividades críticas supone retraso en el proyecto.

8 Ventajas de la utilización del diagrama de GANTT: Muestra gráficamente la programación efectuada Fácil de interpretar Enseña las tareas que deben ejecutarse y cuando tienen previsto el principio y el fin Ejemplo de diagrama de GANTT: proyecto ZALIA 8

Enseña las tareas que deben ejecutarse y cuando tienen

9 Ejemplo de diagrama de GANTT: proyecto ZALIA 3.2. Ejercicio práctico de planificación de proyectos PROYECTO TORTILLA DE PATATAS CON O SIN CEBOLLA? 9

10 3.2. Ejercicios prácticos de planificación de proyectos PROYECTO BUSCANDO A NEMO 2 La compañía Dreamworks planea el lanzamiento de la segunda parte de su éxito Buscando a Nemo para antes de que finalice el año 2009 (semana 52/2009). Las tareas a realizar son las siguientes: - Designación del Director de la película (1 semana) - Selección del equipo de creadores gráficos (2 semanas) - Selección del equipo de guionistas (3 semanas) - Selección del equipo de músicos (2 semanas) - Redacción del guión (5 semanas) - Diseño de los nuevos personajes (6 semanas) - Creación de los fondos (5 semanas) - Animación y grabación de las secuencias (7 semanas) - Composición de la melodía (3 semanas) - Grabación de la banda sonora (2 semanas) - Edición (2 semanas) - Campaña publicitaria (4 semanas) - Lanzamiento (3 semanas) Tomando como punto de partida del proyecto la semana 32/2009), determinar si Dreamworks podrá realizar el lanzamiento en la fecha prevista. Representar la planificación del proyecto utilizando el diagrama de Gantt. Observaciones: - El Director es el responsable de la selección de personal. - Los guionistas y los músicos colaboran en la composición de la melodía. - En la animación y grabación de las secuencias participan los guionistas y los creadores gráficos. - La campaña publicitaria se iniciará una vez haya finalizado la animación y la grabación de las secuencias. - El lanzamiento y la campaña publicitaria se inician simultáneamente Herramientas de planificación (y presupuestos) de proyectos a) Microsoft Project b) Oracle Primavera c) OpenProj d) Presto 10

Las tareas a realizar son las siguientes: - Designación del Director de la película (1 semana) - Selección del equipo de creadores gráficos (2 semanas) - Selección del equipo de guionistas (3

11 3.4. Modelos de gestión de proyectos a) El modelo del Project Management Institute (PMI) Según PMI, la dirección integrada de proyectos o Project Management es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. La dirección del proyecto se realiza a través del uso de procesos como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Capítulos PMI Certificación PMP PM Body Of Knowledge (PMBOK) 3.4. Modelos de gestión de proyectos b) El modelo de la Association for Project Management (APM) Prince2 (Projects IN Controlled Environments) Prince2 Foundation Prince2 Practitioner 11

La dirección del proyecto se realiza a través del uso de procesos como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. www.pmi.

12 3.4. Modelos de gestión de proyectos c) Norma UNE :2002. Criterios generales para la elaboración de proyectos 3.4. Modelos de gestión de proyectos d) Algunas asociaciones españolas sin modelo propio AEIPRO: Asociación Española de Ingeniería de Proyectos. Certificación de Competencias Profesionales en Dirección de Proyectos de acuerdo con el sistema mundial de certificación de cuatro niveles (4LC) AEDIP: Asociación Española de Dirección Integrada de Proyecto. 12

13 Ejercicio Práctico Partiendo de los documentos elaborados en el ejercicio del tema 2, se pretende realizar la planificación de los proyectos siguientes: Proyectos de precomercialización y comercialización Proyecto de Plan de Comunicación Proyecto de Plan de Marketing Proyecto de urbanización Proyectos de edificación (si procede) Para ello, considerar que el Presidente de la comunidad autónoma donde se ubica nuestra área empresarial tiene previsto cortar la cinta de inauguración antes de las elecciones autonómicas y municipales del 29 de mayo de Proponerle al Presidente la fecha en la que puede realizar el acto de inauguración. Utilizar las herramientas de planificación de proyectos (PERT y/o GANTT) y la aplicación OpenProj si se considera conveniente. 13

comunidad autónoma donde se ubica nuestra área empresarial tiene previsto cortar la cinta de inauguración antes de las elecciones autonómicas y municipales del 29 de mayo de 2011.

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TEMA 4: TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS 4.1. Objetivos Establecer una relación esfuerzo / tiempo cronológico Estudiar el posible paralelismo de las tareas Situar las tareas en un esquema cronológico