FORMACIÓN DE HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 Expertos en Administración de Proyectos FORMACIÓN DE HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS GRUPO CERRADO Agosto 14, 2013 La información contenida en este documento es confidencial, y no podrá ser usada fuera de la empresa a la que va dirigida. Cualquier mecanismo de reproducción, copia o distribución no explícitamente contraída entre el emisor y receptor de esta propuesta queda estrictamente prohibido.

2 Por qué administración sustentada de proyectos? En el mundo de negocios de la actualidad, las organizaciones tanto pequeñas, medianas y las grandes firmas funcionan en base a proyectos. Velocidad, calidad y control de costos están teniendo mayor relevancia en el mundo de los negocios y en los gobiernos. Cada proyecto requiere como factores críticos de éxito, que las organizaciones cuenten con personal (interno o externo) con los conocimientos necesarios para definir, planear, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto y de esta manera cumplir los objetivos de negocio que el proyecto representa y los requerimientos de alcance, duración y costo que hayan sido definidos. La Administración de Proyectos - AP, permite a los gerentes planear y administrar iniciativas que generen eficiencia y planeación dentro de sus organizaciones. En sentido amplio las herramientas de AP disminuyen el tiempo para liberar productos al mercado, ayudan a controlar gastos, aseguran la calidad de los productos y mejoran la rentabilidad. En sí, la AP es una de las más importantes técnicas de administración para asegurar el éxito de los proyectos y por ende el éxito de la organización que desee competir con calidad, velocidad y control de costos. Cuánto gastan las empresas por proyectos mal administrados? La figura 1 muestra un estudio del porcentaje de gasto excedente que efectúan las empresas por proyectos con una definición y administración inadecuadas. Figura 1. Gastos excedentes en proyectos en las organizaciones (PMI) Por ello, se ha vuelto indispensable el contar con personas capacitadas en Administración de Proyectos. En la medida que esos líderes, responsables y administradores de proyectos tengan mayores herramientas que les permitan ejecutar un proyecto de manera adecuada, en esa misma medida las probabilidades de éxito en cada proyecto serán más altas.

3 Objetivos a lograr con el programa La propuesta de homologación de aptitudes deberá de lograr los siguientes objetivos en cada uno de los participantes: - Identificar los procesos esenciales que todo proyecto deberá de considerar para iniciar, planear, controlar y cerrar un proyecto, no importando su tamaño o complejidad, centrándose en los procesos que disminuyan la burocracia y mejoren el desempeño del - Establecer las mejores prácticas y herramientas básicas para que el participante pueda comprender la importancia de la iniciación del proyecto y que siente las bases para una planeación eficiente. - Generar una planeación de proyecto que permita la creación de un plan de tiempo, costo y alcance realista. - Implementar una metodología que soporte el seguimiento adecuado del proyecto respecto de la línea base establecida. - Utilizar las herramientas esenciales para dar un correcto seguimiento al proyecto e identificar desviaciones. Perfil de la Audiencia: A aquellos responsables de liderar proyectos y equipos de trabajo, o niveles directivos que tengan a su cargo a líderes de proyectos, que deseen mejorar sus habilidades en la forma en la que se inician, planean, ejecutan, monitorean y cierran sus proyectos, sin burocracia y con resultados inmediatos. Personas que hayan manejado MS Office con anterioridad y estén familiarizados con ese ambiente. Duración: 40 horas

4 Entregables: - Material de cursos - Sección de ejercicios de práctica - CD de cursos - Diploma con validez internacional. - Impartición del curso por consultor certificados ante el PMI 1 - Acceso a nuestro Centro de Transferencia de Habilidades. Características: Cursos con validez ante el Project Management Institute para la búsqueda de certificación. Capacitación dividida en 2 módulos : o Dirección Ágil de Proyectos (DAP25) o Administrando proyectos con MS Project Los cursos se dividirán durante 8 sesiones, con duración de 5 horas cada una y en una periodicidad de 1 por semana, los temas a impartir son los siguientes: MÓDULO 1. Dirección ágil de Proyectos -DAP25, 25 horas, temario: No. Tema 1 Valor entendido en la administración de Proyectos 1.1 Problemáticas comunes en la forma en la que se administran los proyectos dentro de las organizaciones. 1.2 Generalidades en el proceso de administración de portafolio. Proceso para elegir las mejores oportunidades que maximicen el valor de la organización. 1.3 Procesos de administración de proyectos Implicaciones de la administración de la triple restricción: Tiempo Costo - Alcance 2 Iniciación de un Proyecto 2.1 Qué es iniciar un proyecto? Responsabilidades y funciones importantes para arrancar la iniciativa 2.2 Interesados, elemento clave para generar valor a través del proyecto 2.3 Creación del Acta Constitutiva del Proyecto como elemento clave de la planeación del 3 Bases para la planeación del proyecto 3.1 Priorización de objetivos del proyecto para la toma de decisiones. 3.2 Creación del Enunciado del Alcance como contrato para arrancar el plan de administración del 1 Project Management Institute Instituto en Administración de Proyectos

5 3.3 Estructura de Descomposición del Trabajo para generar estimaciones realistas del 3.4 Los 5 pasos para la creación de un Cronograma realista y efectivo. 3.5 Herramientas para evaluar el riesgo del calendario del Ruta Crítica Estimación de 3 puntos 3.6 Los 5 pasos para la creación de planes de respuesta a riesgos Cómo crear reservas de contingencia para afrontar las amenazas y oportunidades del Establecimiento de la línea base para evaluar el desempeño de la triple restricción del 4 Ejecución y Seguimiento 4.1 Evaluar el rendimiento del proyecto con metodología de valor ganado EVM. 4.2 Pronósticos de tiempo y costo del proyecto para la toma de decisiones. 4.3 Identificación de variación y ajuste de planes 4.4 Técnicas de compresión de la duración. - Ejecución Acelerada - Compresión de actividades 5 Procesos esenciales del Administrador de Proyecto para la gestión del recurso humano. 5.1 Gestión de los interesados 5.2 Como lograr un equipo efectivo 5.3 Liderazgo y responsabilidad 6 Evaluación y Cierre del Proyecto 6.1 Cierre del proyecto, implicaciones y actividades. 6.2 Elementos necesarios para capitalizar las lecciones aprendidas del

6 MÓDULO 2 - Administrando Proyectos con MS Project 2010, 15 horas, temario: Tema 1: Conociendo la estructura para la creación del cronograma en Project Conociendo la interface de Project Professional 2010 Comprender las secciones de Project y su interacción. Revisión de los 9 pasos para crear el cronograma en MS Project Tema 2: Creando el Cronograma del Proyecto con MS Project Capturar tarea 0 del proyecto Definición de fecha de arranque del proyecto y creación del calendario específico del proyecto Captura de las actividades Definición de los esfuerzos de las actividades y el tipo de actividad Establecimiento de la secuencia de las actividades Dar de alta recursos, sus condiciones de disponibilidad, costos y sus calendarios específicos. Asignar los recursos y establecimiento de la duración de las actividades Organizar a los recursos para que no trabajen más de lo que su calendario establezca Redistribución de recursos Establecimiento de la Línea Base Tema 3: Captura y Monitoreo del desempeño del Proyecto con Project Revisión de los 3 procesos para reportar avance del proyecto: o Método del % de avance o Método de reporte de esfuerzo dedicado vs restante o Método de reporte recurrente de esfuerzo dedicado por actividad. Uso de la Guía de Project para aplicar seguimiento del Cálculo de desfase de calendario de acuerdo a desempeño actual y pronósticos de cumplimiento futuro. Determinar cuáles tareas comenzaron o terminaron tarde. Ver el costo de las tareas y de las actividades agrupadoras. Examinar el costo de los recursos y las varianzas en el Determinación del esfuerzo total de la actividad para ser terminada Aplicación de PERT para determinar la duración del proyecto considerando los escenarios optimista, pesimista y más probable. Identificación y aplicación de las técnicas de compresión de la duración con la herramienta: o Crashing o Fast Tracking Tema 4: Formateo e impresión del plan de proyecto Formas de modificar la información que se presenta en el diagrama de Gantt para el análisis del desempeño del Aplicación de vistas para determinar el impacto del desempeño del proyecto respecto del calendario y/o costo: o Varianzas respecto de la línea base o % de cumplimiento Identificación de los reportes más utilizados para mostrar avances y desviaciones.

7 Tema 5: Generación de indicadores personalizados Crear códigos de esquema para definición de categorías de recursos y tareas del Identificación y creación de campos personalizados de acuerdo a las políticas de la organización. Creación de semáforos de desempeño en tiempo y costo Supuestos Para la realización de esta capacitación se consideran los siguientes supuestos: La capacitación propuesta anteriormente, se llevará a cabo en la ciudad de Guanajuato en las instalaciones que EVORYT designe. El cliente se compromete a llevar a cabo la logística para la asistencia del personal asignado a este curso. EVORYT proveerá el material y los formatos de ejercicios del curso. El número mínimo de horas por sesión del curso deberá de ser de 5 horas para garantizar el nivel de aprovechamiento en los participantes. El costo del curso es a grupo cerrado y considera una participación de hasta un máximo de 10 personas. Para el curso de Administrando Proyectos con MS Project, se requiere que los participantes cuenten con un equipo de cómputo y con el software MS Project Professional 2010 instalado. En caso de que el Cliente no tenga las licencias, EVORYT proporcionará licencias de evaluación para impartir el curso. Las fechas serán definidas de común acuerdo entre las partes. Una vez definido el plan de capacitación no podrá ser modificado Inversión Módulos Costo Dirección Ágil de Proyectos (25 hrs) Administrando Proyectos con MS Project 2010 (15 hrs) Sub Total $142, Descuento por grupo cerrado -$ 13, TOTAL $128, * Los precios están en moneda nacional. * Precio más IVA * Pago del 50% como anticipo y el restante al término del programa. * Incluye costo del lugar, coffee break y viáticos de los consultores.

8 Experiencia Los consultores que forman parte de la plantilla de EVORYT tienen amplia experiencia en Administración de Proyectos real, están certificados ante el PMI y cuentan con años de experiencia impartiendo cursos con alto nivel de aprovechamiento hacia nuestros clientes. Somos la única empresa del estado de Guanajuato certificada como Registered Education Provider R.E.P. (# 3381) ante del Project Management Institute. Somos grupo iniciador del branch Guanajuato junto con el PMI capítulo Guadalajara. Hemos apoyado a certificar al 50% de los profesionales del estado de Guanajuato. Algunos de nuestros aliados de negocio con los que hemos colaborado en las áreas de desarrollo de habilidades y consultoría en Administración de Proyectos son: Contacto Para cualquier duda sobre el contenido de esta propuesta, puede ponerse en contacto con: Mónica Sierra Jiménez EVORYT Administradores de Proyectos Tel. (477) ext. 101 mailto: msierra@evoryt.com