Gestión de compras T.6

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1 Gestión de compras T.6 Contenido 1 FUNCIÓN DEL APROVISIONAMIENTO IMPORTANCIA DE UNA BUENA POLÍTICA DE APROVISIONAMIENTO EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS... 3 A) FUNCIÓN DE COMPRA... 3 B) FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO... 3 C) FUNCIÓN DE ALMACÉN... 4 C.1. CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES... 4 C.2.EL CONTROL DE LOS MATERIALES. EL ANÁLISIS ABC C.3. MÉTODOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS. FIFO, LIFO, PMP EL CONTROL DE LAS COMPRAS Y SUS INDICADORES CONTROL PRESUSPUESTARIO INDICADORES DE COMPRAS POLÍTICAS O ACELERADORES QUE ACTÚAN SOBRE EL PMM EL COSTE DE APROVISIONAMIENTO COSTE DE COMPRA COSTE DE PEDIDO COSTE DE ALMACENAJE STOCK DE SEGURIDAD PUNTO DE PEDIDO VOLUMEN ÓPTIMO DE PEDIDO (V.O.P) PUNTO MUERTO O UMBRAL DE RENTABILIDAD Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 1

2 1 FUNCIÓN DEL APROVISIONAMIENTO El aprovisionamiento tiene como función contribuir a los objetivos comunes de la empresa en las mejores condiciones posibles y con el menor coste, estableciéndose líneas de coordinación entre departamentos ya definidos en el organigrama de la empresa. Director General I Director de Personal Director de Director Comercial I Producción I Departamento Técnico I Departamento de Compras y Almacén El Aprovisionamiento abarca la gestión de compras, el almacenamiento de materiales necesarios para el normal funcionamiento de la empresa y el estudio de las técnicas de mantenimiento de los stocks mínimos (o de seguridad) fijados para cada material, en las mejores condiciones al menor coste. 2 IMPORTANCIA DE UNA BUENA POLÍTICA DE APROVISIONAMIENTO La importancia de una buena política de Aprovisionamiento es obvia por varias razones: Es la principal relación de la empresa con el proveedor, y a aquélla le interesa tener cuanto antes el producto requerido. Desde el punto de vista comercial, a la empresa le conviene tener el menor stock de materiales inmovilizados, ya que una gran cantidad de existencias en el inventario puede acarrear costes excesivos, (mantenimiento, almacenaje...) disminuyendo así la competitividad de la empresa. Para una buena marcha de la organización empresarial, es preciso un control sobre los inventarios y los costes asociados con los mismos. Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 2

3 3 EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS El control de los materiales dentro de la empresa se extiende desde el momento en que la empresa realiza el pedido, hasta que se incorporan al proceso productivo. Por tanto podemos distinguir tres funciones: Función de compra, Función de recepción de materiales o aprovisionamiento y la Función de almacén. a) Función de compra 1) Recibir las solicitudes de los materiales necesarios. (El boletín de compras es un documento interno que se genera por los usuarios de los materiales dentro de la empresa. Éstos los dirigen al departamento de compras para que se inicien los trámites de compra de los materiales relacionados). El cálculo de las estimaciones de materiales ha de realizarse conjuntamente con el departamento de planificación, basándose en el proceso productivo. 2) Buscar los proveedores adecuados en función de los siguientes requisitos: La calidad de los materiales ha de ser la adecuada para los fines a los que se destinan. El plazo de recepción de los materiales ha de ser el oportuno para que estén cuando se necesiten. Buscar la mejor relación calidad- precio. Valorar la atención dispensada por los proveedores. Las facilidades de pago otorgadas por los proveedores y financiación. El sistema de transporte empleado. 3) Establecer el Volumen Óptimo de pedido(considerando el volumen de producción, las restricciones físicas de los almacenes, el coste de oportunidad del capital invertido ) 4) Realizar la orden de compra y las gestiones oportunas para que los materiales lleguen a inventarios. El departamento de compras debe analizar las tendencias de mercado y buscar soluciones para mejorar los costes siempre en coordinación con los demás departamentos. b) Función de aprovisionamiento Recepción y control de la calidad de los materiales: Recibir e inspeccionar los artículos en cuanto a calidad y cantidad. Comprobar que no estén dañados y que reúnan las características especificadas en la orden de compra. Preparar los informes necesarios cuando no se cumplan las condiciones pactadas. Establecer una guía de recepción de los departamentos de la empresa. Emitir un informe de recepción en donde se incluye el nombre del proveedor, el número de la orden de compra, la fecha de recepción del pedido, la cantidad recibida, la descripción de los artículos Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 3

4 c) Función de almacén Está basada en almacenar y custodiar todos los materiales que entran, y clasificarlos e incorporarlos al proceso productivo. El volumen de stocks está condicionado por dos variables, la demanda y el plazo de entrega de los proveedores. Ambos parámetros no son conocidos con certeza, por lo que obligan a tener en el almacén una cantidad de stocks que eviten la ruptura del proceso productivo. (NOTA: En el siguiente tema analizaremos los conceptos de V.O.P y Stock de seguridad) C.1. Codificación de los materiales: (PÁG 111 LIBRO) C.2.El control de los materiales. El Análisis ABC. El control de los inventarios lleva un coste asociado, por lo que sólo interesará controlar aquellos artículos que tengan más importancia, ya sea por razones técnicas (imposibilidad de continuar con el proceso en caso de carencia), de aprovisionamiento (dificultad para reponer los bienes), o por lo elevado de los recursos financieros invertidos. El método ABC realiza una clasificación dividiendo a los productos de la empresa en tres categorías: A, B y C. Los productos de tipo A son aquellos que suponen un importante porcentaje de la inversión total en productos inventariados y representan una proporción muy pequeña de las unidades almacenadas. Supervisando esta pequeña parte, se tiene controlado casi en su totalidad el valor del almacén. Los productos de tipo C son aquellos que menos interesa controlar, pues aunque representan la mayor proporción de las unidades almacenadas, su valor respecto al total es muy pequeño. Los artículos de tipo B tienen una importancia en relación al número de unidades en el almacén, semejante a la que tienen con referencia al valor total de la inversión. Ejemplo caso práctico pág. 113 libro. C.3. Métodos de valoración de existencias. FIFO, LIFO, PMP Dado en contabilidad. Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 4

5 4 EL CONTROL DE LAS COMPRAS Y SUS INDICADORES 4.1 CONTROL PRESUSPUESTARIO ELABORACIÓN TABLA DE DESVIACIÓN: El sistema de control de compras nos proporciona la información necesaria para analizar el comportamiento de las variables que intervienen en el proceso y podemos llevarla a cabo mediante una tabla de desviaciones. Las variables más importantes en el proceso de una compra, son el precio y la cantidad. La empresa podrá tener desviaciones de lo previsto con respecto a lo realmente ocurrido por varias razones: Precio Real de los materiales menor o igual Precio previsto de los materiales. Cantidad Real consumida mayor o igual Cantidad que estaba prevista consumir. Pasos a realizar después de elaborar la tabla con los datos previstos y reales: 1) Desviación de Precios: (Precio unitario presupuestario - Precio Real) x Ud. Presupuest 2) Desviación de Cantidad: (Ud. Presup. - Ud. Reales) x Precio Real 3) Desviación Total: (Desviación de precios + Desviación Cantidad) EJEMPLO EJERCICIO PÁG INDICADORES DE COMPRAS (Se utilizan para compara los ratios entre diferentes periodos o con empresas dedicadas a la misma actividad). PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN (PMM): es el tiempo que transcurre desde que se invierte una unidad monetaria para hacer frente a las necesidades del proceso productivo hasta que ésta se recupera mediante el cobro a clientes de las ventas efectuadas. Podemos distinguir dos periodos de maduración: 1) Periodo de Maduración financiero 2) Periodo de Maduración Económico Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 5

6 EMPRESAS INDUSTRIALES: P.M.Pago + P.M.Almacenamiento + P.M.Fabricación + P.M.Venta + P.M. Cobro PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN FINANCIERO PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN ECONÓMICO EMPRESAS COMERCIALES: P.M.Pago + P.M.Almacenamiento + P.M. Cobro P.M.M.FINANCIERO P.M.M.ECONÓMICO P.M.M FINANCIERO = P.M.M.ECONÓMICO P.M.PAGO FASES DEL PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN Y SU CÁLCULO: A) PERIODO MEDIO DE ALMACENAMIENTO O APROVISIONAMIENTO: Es el tiempo que por término medio transcurre desde que entran las materias primas en el almacén hasta que pasan al proceso de fabricación. Se mide en días. P.M.A = 365/ (Consumo anual de factores/ Stock medio de factores) Rotación de los materiales en el almacén: Es el nº de veces que se renueva la mercancía en el almacén. B) PERIODO MEDIO DE FABRICACIÓN: Es el tiempo que transcurre desde que la materia prima entra en el proceso de fabricación hasta que se obtiene el producto terminado. Se mide en días. P.M.F = 365/ (Coste anual de fabricación/ Stock medio en curso de fabricación) Rotación del stock en curso de fabricación: nº veces que la fabricación se termina en el periodo. C) PERIODO MEDIO DE VENTA: Es el tiempo que transcurre desde que el producto está terminado hasta que se vende. Se mide en días. P.M.V = 365/ (Valor de las ventas del periodo/ Stock medio de productos terminados en el almacén) Rotación de las ventas: nº veces que se renueva en el almacén productos terminados. Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 6

7 D) PERIODO MEDIO DE COBRO: Es el tiempo que transcurre desde que el producto se vende hasta que se cobra a los clientes. Se mide en días. P.M.C = 365/ (Ventas anuales a crédito/ saldo medio de ventas a cobrar) nº de veces que se vende a crédito en el periodo E) PERIODO MEDIO DE PAGO: Es el número de días que se tardaría por término medio en pagar a los proveedores desde que se obtuvieron los inputs. P.M.P = 365/ (Consumo de factores anuales/ saldo medio de proveedores) nº veces que se paga a proveedores en el periodo. Ejemplo: una empresa que en el tiene compras anuales por euros y tiene un saldo medio de proveedores de euros. Cuál es su P.M.P? DEVOLUCIÓN DE COMPRAS: El responsable del departamento de compras debe controlar periódicamente el índice de devoluciones que se han realizado a los proveedores por los defectos en la calidad, de esta forma se puede ir prescindiendo de aquellos proveedores que no nos sirven los productos con la calidad deseada. NOTA: ROTACIÓN DE STOCK: - Es el cociente entre el consumo del material y el stock medio de dicho material a lo largo del año. Significado: Es el número de veces que se renueva la mercancía en el almacén. Fórmula: ROTACIÓN DE STOCK= CONSUMO DE MATERIAL / STOCK MEDIO DE MATERIAL (lo que de media hay en el almacén). 365 / ROTACIÓN DE STOCK: Número de días que por término medio tardan en renovarse dichas existencias en el almacén de la empresa. En el almacén se deberá cumplir: Existencias Iniciales + Compras = Consumo + Existencias Finales Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 7

8 Ejemplo: Una empresa de distribución. Datos: ventas anuales: euros Stock medio anual de existencias: euros El número de veces que se renueva la mercancía es: a) una vez al trimestre b) 3 veces al trimestre c) una vez al año 5 POLÍTICAS O ACELERADORES QUE ACTÚAN SOBRE EL PMM. El Periodo Medio de Maduración es el tiempo que transcurre desde que se invierte una unidad monetaria para hacer frente a las necesidades del proceso productivo hasta que ésta se recupera por el cobro de las ventas efectuadas. Este giro del circulante dependerá de las características estructurales de la empresa, y tiende a permanecer constante en tanto no se alteren las condiciones generales del sistema económico. A la empresa le interesa que el PMM sea lo más corto posible, es decir, que la velocidad de giro del circulante sea lo más rápida posible. Como consecuencia de esto la empresa aumentaría su producción y mejoraría sus resultados finales. Para reducir el PMM la empresa puede llevar a cabo distintas acciones para intentar reducir los subperiodos que integran el PMM. Para intentar reducir el Subperiodo medio de aprovisionamiento: Mejorar las condiciones comerciales y de crédito con sus proveedores Para intentar reducir el Subperiodo medio de Fabricación: Incentivar la productividad de los trabajadores Llevar a cabo un proceso de racionalización de tareas. Mecanización y estandarización de la producción Disminución de los tiempos muertos en el proceso productivo. Para intentar reducir el Subperiodo medio de Venta: Políticas sobre ventas: Formando stocks de seguridad de los productos Realizando ofertas y ventas especiales Ofreciendo descuentos por volumen de ventas en determinados momentos Métodos publicitarios Para intentar reducir el Subperiodo medio de Cobro: Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 8

9 Acudiendo al descuento por pronto pago intentando así adelantar el cobro a clientes Utilización del anticipo de clientes, contratos de factoring... 6 EL COSTE DE APROVISIONAMIENTO Conjunto de costes en los que incurre la empresa desde que la mercancía llega al almacén, hasta que sale con destino al ciclo productivo o la venta. El coste aprovisionamiento está formado por tres costes: 1. COSTE DE COMPRA: ((Cantidad x precio unit.) - dtos + gtos ) Cantidad comprada al proveedor en euros. Gastos de transporte si corren por cuenta del comprador. Gastos de recepción e inspección de la mercancía al llegar al almacén. 2. COSTE DE PEDIDO Coste administrativo del pedido: - Coste del personal administrativo. - Seguros. - Teléfono, fax. - Amortización de equipos. - Coste desplazamiento para negociar el pedido. Coste de preparar las máquinas para el proceso productivo (en el caso de que hablemos de una fábrica). 3. COSTE DE ALMACENAJE Coste de los recursos empleados para mantener la mercancía en el almacén: - Alquiler del local/nave. - Gastos de suministros: luz, gas, agua, - Seguros - Intereses de préstamos concedidos para adquirir/reformar/mantener el almacén. - Impuestos del local. Costes del personal de almacén. Costes de los equipos para el traslado de mercancías. Coste de la mercancía que se ha quedado obsoleta o estropeada. COSTE DE APROVISIONAM. = COSTE DE COMPRA +COSTE DE PEDIDO+COSTE DE ALMACENAJE Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 9

10 7 STOCK DE SEGURIDAD Es el nivel de existencias que la empresa debe mantener para evitar el riesgo de quedarse sin artículos debido a: Un retraso en el suministro. Modificación del plazo de aprovisionamiento por alguna causa ajena a la empresa (transporte, huelga, ). Un aumento de la demanda no previsto. Si el nivel de existencias está por debajo del stock de seguridad, se corre el riesgo de sufrir una rotura de stock. La cantidad de stock de seguridad depende de: El grado de consumo del artículo. El plazo de aprovisionamiento. (Periodo de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las mercancías solicitadas). REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL STOCK DE SEGURIDAD: Cant.exist (Uds) 100 Stock de seguridad 10 Riesgo rotura de stock 2 Tiempo Consecuencia de la rotura de stock: Descenso de las ventas. Descenso de la producción por falta de materias primas. Interrupción por falta de repuestos de las piezas deterioradas de los equipos. Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 10

11 8 PUNTO DE PEDIDO Es el nivel de existencias en el que se hace necesario reaprovisionar el almacén. Contesta a la pregunta Cuándo pedir? Cuando el stock del almacén disminuye por debajo de la cantidad considerada punto de pedido, hay que emitir un nuevo pedido. El punto de pedido depende de: Grado de consumo del bien. Del plazo de Aprovisionamiento. Del stock de Seguridad. Punto de pedido = Consumo previsto durante el plazo de aprovisionamiento + Stock de Seguridad Ejemplos: 1. Si suponemos que durante el tiempo que tarda en llegar el pedido se van a consumir 20 artículos, y el stock de Seguridad es de 15 artículos, Cuánto será el punto de pedido? Realiza la representación gráfica. 2. Una empresa precisa como media 600 unidades diarias (lunes- viernes), es decir, a la semana. El plazo de entrega del proveedor es de 3 días. El stock de seguridad es de 350 unidades. Calcula el punto de pedido: 9 VOLUMEN ÓPTIMO DE PEDIDO (V.O.P) Cantidad que hay que solicitar a los proveedores para que siendo el coste el menor posible, se tenga la cantidad suficiente para atender la demanda. Q: Consumo medio anual en unidades. V.O.P = (2 x Q X CP) CP: Coste por pedido. CA X i CA: Coste Almac. Unitario por artículo. i: interés anual de mantenimiento. Ejemplo: La empresa Industrias Agualuz tiene una demanda anual de unidades de un determinado producto. Cada vez que solicita un pedido a su proveedor se producen unos gastos de gestión de 20 euros. El precio unitario varía en función del volumen solicitado por pedido, según indica la tabla suministrada por el proveedor. El coste anual unitario por mantenimiento de stock supone 2 euros. Calcula el VOP. Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 11

12 Cuántos pedidos realizó ese año? Unidades pedidas Precio (euros) De 500 a De a ,95 De a ,90 10 PUNTO MUERTO O UMBRAL DE RENTABILIDAD La empresa ha alcanzado el umbral de rentabilidad, cuando no tiene ni beneficios ni pérdidas, limitándose a cubrir costes. Es el punto a partir del cual la empresa empieza a tener beneficios. Cálculo del punto muerto: Puede expresarse como: Unidades que se han de vender para no tener pérdidas. Volumen de ventas para no tener pérdidas.(euros) Nivel de ocupación de la capacidad productiva para no tener pérdidas. Pventa x Q = Cf + (Cvu x Q) + Bº En el punto muerto los beneficios son cero: (Pventa x Q) = Cf + (Cvu x Q) Queremos buscar la cantidad de artículos producidos y vendidos que cumpla la igualdad anterior: (Pventa x Q) - (Cvu x Q) = Cf Q x (Pventa Cvu) = Cf Q = Cf / (Pventa Cvu) Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 12

13 Representación gráfica del punto muerto: Costes (euros) Ingresos Coste total Bº Coste Variable Punto Muerto Coste Fijo Q (Cantidad) Dentro de la situación de pérdidas se pueden dar dos situaciones: Cubrimos costes fijos pero no los variables. No cubrimos ni los costes fijos ni los variables. Clasificación de los costes en función de su relación con la cantidad producida: Costes fijos: Son aquellos que permanecen invariables, independientemente del nivel de producción de la empresa. Sólo desaparecen si la empresa abandona su actividad productiva en el mercado y cierra sus instalaciones. (ej. Pago de alquiler de edificio, intereses financieros, seguros, publicidad, amortizaciones ) Costes Variables: Son aquellos que se incrementan a medida que aumenta la producción, ya que se necesita un mayor aporte de unidades de trabajo, materias primas, recursos energéticos, Estos costes no aparecen si no existe producción. Costes totales (CT): Es la suma de los inputs consumidos en el proceso para conseguir una determinada cantidad de producción. Es la suma de los costes fijos más los costes variables. Gestión de Aprovisionamiento (1ºAYF) 13