CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ. 28 de Noviembre del de Noviembre de de Noviembre de 2016

Transcripción

1 1. Propósito Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicación interna y externa entre los diferentes niveles y funciones del Instituto, así como también con las partes interesadas en relación a los requisitos del cliente, los aspectos ambientales, los peligros de seguridad y salud en el trabajo y la información relacionada con el desempeño energético del Sistema Integrado de Gestión. 2. Alcance Este procedimiento aplica para la difusión de toda la comunicación interna y/o externa que tenga relación con los requisitos del cliente, los aspectos ambientales, los peligros de seguridad y salud en el trabajo y la información relacionada con el desempeño energético del Sistema Integrado de Gestión. 3. Políticas de operación 3.1 El Departamento de Comunicación y Difusión es el responsable de llevar a cabo la difusión interna y externa del SIG. 3.2 Los/as responsables de los procesos y/o procedimientos solicitaran al Departamento de Comunicación y Difusión las necesidades de difundir la comunicación. 3.3 Los medios de comunicación pueden ser a través de medios electrónicos, prensa, radio, revistas, trípticos, folletos, carteles, lonas impresas, su elección dependerá del material a difundir. 3.4 Sobre los canales de comunicación: CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Juan Francisco López de Lara H. Jefe del Depto. de Comunicación y Difusión Lic. Sofía Irene Díaz Ortiz Subdirector de Planeación y Vinculación Firma: Firma: Firma: M.C. Alfredo Villalba Rodríguez Director 28 de Noviembre del de Noviembre de de Noviembre de 2016

2 Comunicación Interna: a) Actas de reuniones departamentales b) Circulares internas c) Tablero de anuncio d) Cartel o manta e) Videos f) Encuestas g) Intranet h) Buzón de comentarios, quejas y/o sugerencias i) Redes sociales Comunicación Externa: a) Página Web b) Correo Electrónicos c) Medios de Comunicación masiva d) Participación en eventos e) Comunicados de prensa f) Boletines g) Periódicos h) Línea de Atención telefónica Participación y Consulta: a) Buzón de Comentarios, quejas y/o sugerencias b) Correos electrónicos c) Redes sociales d) Eventos masivos con el personal y las partes interesadas

3 4.- Diagrama del procedimiento. Dirección, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento o Responsables de procesos y/o procedimientos Departamento de Comunicación y Difusión RD Desarrollan acciones de necesidad de comunicación interna y/o externa del SIG Recibe acciones a comunicar Realiza acciones de comunicación interna y externa Recibe quejas, sugerencias, inquietudes y/o preguntas efectuadas Desarrolla acciones inmediatas de solución y dan respuesta a la comunicación Registra el resultado de la comunicación

4 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Desarrollan acciones de necesidad de comunicación interna y/o externa del SIG Actividad 1.1 Determina las comunicaciones internas relativas a los sistemas de gestión las cuales se identifican como las siguientes: a) Las funciones y responsabilidades en los niveles correspondientes determinados en los procedimientos del SIG. b) Información pertinente al sistema de gestión ambiental, referente a la identificación y evaluación de aspectos ambientales y su significancia. c) Comunicar la metodología establecida en el procedimiento para la participación del personal para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles identificados. d) Información relacionada con su desempeño energético, determinados a través de sus indicadores de desempeño energético Responsable Subdirectores 1.2 La organización determina la participación y consulta de los trabajadores mediante: a) Adecuada involucración de Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles b) Participación en investigación de incidentes c) En el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos d) Representación en los temas de seguridad y salud en el trabajo 1.3 La comunicación externa determina las comunicaciones relativas a los sistemas de gestión las cuales se identifican como las siguientes: a) El cumplimiento de los requisitos legales a contratistas y proveedores

5 Secuencia de etapas Actividad b) Cuestiones de seguridad a contratistas y proveedores c) Su política de gestión integrada 1.4 Desarrolla el programa de comunicación interna y externa de acuerdo a lo documentado en el manual de comunicación ITD-IG-PO Responsable 2. Recibe acciones a comunicar 3. Realiza acciones de comunicación interna y externa 4. Recibe quejas, sugerencias, inquietudes y/o preguntas efectuadas 2.1 Recibe las necesidades de difusión. Depto. de Comunicación y Difusión 3.1 El responsable de la comunicación difunde a los interesados la información 4.1 Recibe quejas, sugerencias, inquietudes y/o preguntas efectuadas de la información difundida o por medio del buzón. Dirección, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento o Responsables de procesos y/o procedimientos RD 5. Desarrolla acciones inmediatas de solución y dan respuesta a la comunicación 6. Registra el resultado de la comunicación 5.1 Dan respuesta y/o toman acciones inmediatas para solventar las sugerencias, inquietudes y/o preguntas efectuadas Dirección, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento o Responsables de procesos y/o procedimientos 6.1 Registra en la bitácora ITD-IG-PO Depto. de Comunicación y Difusión

6 6. Documentos de referencia Documentos Norma ISO 9001:2015 COPANT/ISO NMX-CC-9001-IMNC-2015 Norma ISO 14001:2015 COPANT/ISO NMX-SAA IMNC-2015 Norma OHSAS 18001:2007 NMX-SAST-001-IMNC Conservación de la Información Documentada Información Documentada Bitácora de Comunicación Interna y/o Externa Manual de comunicación Ubicación y almacenamiento Impresa Expediente Impresa Expediente Tiempo de retención 1 año 1 año Carta Informativa a Proveedores Digital Permanente Responsable de conservarlo Depto. de Comunicación y Difusión Depto. de Comunicación y Difusión Depto. de Comunicación y Difusión Código de Información Documentada ITD-IG-PO ITD-IG-PO ITD-IG-PO Glosario Comunicación Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que solo se comunican al interior del Instituto Tecnológico. Comunicación Externa: Son todas aquellas publicaciones de un área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que se comunica al exterior del Instituto Tecnológico en los diferentes Canales de Comunicación. Comunidad Tecnológica: Es el conjunto del Personal y estudiantes de Instituto Tecnológico. Partes Interesadas: Persona o organización que puede verse afectada por una decisión o actividad del ITD (clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales, inversionistas y empleados). Canales de Comunicación:

7 Reuniones en grupo La reunión surge cuando se convoca a dos o más personas para comunicar, debatir, tomar decisiones y/o acuerdos teniendo como evidencia de la misma una minuta de acuerdos y/o resultados. Publicaciones internas Es toda aquella información que se publica y difunde para información exclusiva de la comunidad tecnológica. Los boletines son aprovechados como cauce de comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. Es un vehículo unidireccional. Circulares internas La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es unidireccional. Vitrina o tablero de anuncios Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares. Cartel o manta Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual, dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y la información. La comunicación es unilateral y descendente. Videos Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades del SIG. Encuestas Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos. Buzón de observaciones, quejas y/o sugerencias Es un espacio físico o virtual, donde la comunidad tecnológica y partes interesadas pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema Integrado de Gestión. Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SIG. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente. Correo electrónico Forma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera personal, permitiendo una comunicación bidireccional, tiene como inconveniente que puede ser tardada. Puede ser

8 utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y similares, el permite una comunicación bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos y el resto de los usuarios. Página web o internet Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual mediante redes interconectadas; al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de acceso a contenidos informativos acerca del SIG, resultados, informes generales, productos o actividades, etc. Intranet Tecnología de Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información mediante una red privada; Es una opción más de la comunicación entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realizan de una forma más rápida y eficiente. Medios de comunicación masiva: La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la información, derivada de la gestión, que se interese transmitir. Son vehículos unidireccionales. 9. Anexos 9.1 Formato para Bitácora de Comunicación Interna y/o Externa ITD-IG-PO Formato para Manual de comunicación ITD-IG-PO Cambios a esta versión Número de revisión. Fecha de actualización. Descripción del cambio de Noviembre de 2016 Integración de normas ISO 9001:2015, ISO :2015, OHSAS 18001:2007, ISO 50001:2011

9 Bitácora de Comunicación Interna y/o Externa -01 Fecha de solicitud (1) Persona/Área que solicita (2) Descripción (3) Medio de Comunicación (4) Fecha para publicación (5) Inicio Fin Observaciones (6) HOJA NO. Firma de Conformidad (7) ITD-IG-PO Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. 1

10 Bitácora de Comunicación Interna y/o Externa -01 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO DESCRIPCIÓN 1 Anotar la fecha de la solicitud de la comunicación 2 Anotar el nombre de la persona o del área que solicita la publicación 3 Describa la publicación solicitada 4 Anotar el medio de comunicación requerido (radio, televisión, periódico, revista, anuncios espectaculares, boletines) 5 Anotar las fechas en que debe iniciar y terminar la difusión. 6 Anotar las observaciones pertinentes, si es necesario. 7 Registre la firma de conformidad de la persona que solicita de la comunicación difundida o publicada. ITD-IG-PO Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. 1

11 Manual de Comunicación -02 INFORMACIÓN A COMUNICARSE (1) RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN (2) DESTINATARIOS (3) MOMENTO DE APLICACIÓN (4) MEDIO DE COMUNICACIÓN (5) REGISTRO (6) ITD-IG-PG Rev. 1

12 Manual de Comunicación -02 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO 1 Anotar la información a comunicar DESCRIPCIÓN 2 Anotar el nombre de la persona o del área responsable de la publicación 3 Anotar el/los destinatarios de la comunicación 4 Anotar el momento o tiempo en que debe efectuarse la comunicación 5 Anotar el medio de comunicación requerido (radio, televisión, periódico, revista, anuncios espectaculares, boletines) 6 Anotar el registro o documento que referencia la información comunicada ITD-IG-PG Rev. 1

13 Formato de Carta Informativa : CARTA INFORMATIVA SOBRE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Fecha El está en su proceso de implantación de un Sistema Integrado de Gestión (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Gestión Ambiental y de seguridad y Salud en el Trabajo), siguiendo las directrices de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 E OHSAS 18001:2007 respectivamente. El Instituto pretende como objetivo a corto plazo conseguir un sólido proceso de mejora continua y mantener la certificación de las normas citadas. El Sistema de Gestión Ambiental (SGA) depende en gran medida del compromiso firme y de la participación conjunta de todas las partes implicadas, atendiendo el requerimiento de la Norma 14001:2015, en su cláusula 7.4, OHSAS 18001: ; en mención de que DEBE de comunicar los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, la dirección del Instituto en cumplimiento le adjunta como documentación básica la política integrada y la guía procedimiento de comportamiento ambiental básica. El apoyo y la participación de los proveedores es fundamental para conseguir afianzar la implantación del sistema y convertirlo realmente en una estrategia para el desarrollo sustentable. Esperando tener una sinergia muy colaborativa, me despido Usted con un cordial saludo. Atentamente M.C Alfredo Villalba Rodríguez Director del Instituto P.D. Se anexa Guía de Procedimiento de Comportamiento Ambiental Básica para Proveedores y Contratistas. ITD-IG-PO Rev. 1

14 Formato de Carta Informativa : GUIA PROCEDIMIENTO DE COMPORTAMIENTO AMBIENTAL BASICA PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Dentro del Sistema se contemplan las pautas de comportamiento ambiental que deben de cumplir los proveedores en el desarrollo de sus actividades dentro del Instituto. A continuación, se exponen las pautas que deben ser conocidas y respetadas por el personal que desempeña sus actividades dentro del Instituto. Se debe de utilizar al máximo la luz del día, evitando el consumo de energía eléctrica. Se debe de transitar en las vialidades internas a la velocidad señalada Se debe de acceder con ropa y/o equipo de seguridad apropiada(o) a la naturaleza de la actividad a desarrollar Si en el desarrollo de las actividades genera residuos, y que por la naturaleza de sus servicios no puedan ser retirados por ustedes mismos, solicite la ubicación de los contenedores previstos para tal efecto. Queda totalmente prohibido tirar residuos que no pertenezca al contenedor en cuestión. Si los residuos a generar por su actividad son distintos a la naturaleza de los generados por el instituto, será usted responsable de su gestión. Tratar de evitar que sus unidades que ingresen al Instituto presenten derrames de líquidos, aceites o presenten un alto índice de generación de gases. En caso que durante el desempeño de sus actividades se produzcan incidentes con repercusiones ambientales, avise inmediatamente al área de la coordinación ambiental Para cualquier duda al respecto a estas pautas no contempladas en este documento previo a la realización de sus actividades, comuníquese con el Subdirector Administrativo y de Servicios del Instituto o a la coordinación ambiental al número (639) ext. 105 y 147. ITD-IG-PO Rev. 1