Proceso: Compras. Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad proceso. Responsabilidad en el Espacio Académico:

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1 Rx Versión vigente No. 06 Fecha: 14/10/09 Proceso: Compras Responsable(s) del, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del Entradas y salidas Administrador del : Responsabilidad en el Espacio Académico: Usuario: Entradas: Jefe de Departamento Responsabilidad: Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo, el administrador del debe: 1. Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP. 2. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el. 3. Informar a la Alta Dirección el desempeño del. 4. Informar a los miembros del de los cambios autorizados al mismo. 5. Coordinar y supervisar las tareas asignadas a todos los integrantes de las áreas del. 6. Elaboración de contratos-pedido derivados de las diferentes Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el responsable de debe: 1.Implementar y dar seguimiento al en su espacio 2.Informar al responsable del de la administración central cambios y/o mejoras del y al sistema de gestión de la calidad 3. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el en su espacio académico. 4.Informar e implementar los cambios autorizados al 5. Contar con suficiencia presupuestal para la elaboración de la requisición. 6. Capturar la requisición, en el sistema de Recursos Materiales (SIIA) a) Centro de Costo b) Departamento de Almacén General y de Reconstrucción c) Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones Proveedor: Proveedor externo: d) Proveedor Proveedor interno: Centro de costo Departamento de Almacén General y de Reconstrucción Departamento de Procesos de a) Requisición Documento para registrar el alta de artículos en el catalogo del Sistema de Recursos Materiales (SIIA) y cotización b) Listado de artículos consumibles para el abastecimiento del Almacén General. Información para atender faltantes de artículos normalizados c) Padrón de proveedores Calendario de actos adquisitivos Actas de Fallo de Actos Página 1 de 9

2 Proceso: Compras Responsable(s) del, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del Entradas y salidas modalidades de compra. 7. Turnar al Director de la RMySG, contratos-pedidos para autorización. 7. Entregar la requisición en forma impresa y debidamente requisitada, en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Contratación y Seguimiento de Adquisiciones Adquisitivos Ofertas técnicas y económicas de los actos adquisitivos 8. Entregar a los cotizadores los contrato-pedido autorizados, para su notificación a los proveedores adjudicados y al Centro de Costo 9. Informar al director de la RMySG el envío de Anexo Uno y solicitud de programación de acto adquisitivo, al Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones. 10. Tramitar el expediente del proveedor debidamente autorizado por el Director de RMySG, para el trámite de pago a través de la generación del contra-recibo en el Departamento de Control Presupuestal. 8. Dar seguimiento a la requisición ingresada en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9. Recibir los bienes y servicios solicitados. 10. Informar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, mediante oficio, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción, cuando los bienes no cumplan con las especificaciones de lo solicitado. Acuerdos del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la UAEM Listado de proveedores objetados cuando exista d) factura cotización 11. Programar y proponer el oficio de pago a proveedores, en base al crédito otorgado. Autoridad: 1. Autorizar los documentos del. 2. Autorizar y rechazar las requisiciones de acuerdo a las políticas establecidas. 3. Solicitar auditorías a su. Autoridad: 1. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este en su espacio académico. 2. Solicitar auditorias a su 3. Rechazar los bienes y servicios cuando no cumplan con lo solicitado. Salidas (resultados del o entregables): a) Solicitud de Atención de Artículos Normalizados (cuando aplique) Copia de contrato-pedido b) copia de contratopedido de artículos normalizados de compras globales Página 2 de 9

3 Proceso: Compras Responsable(s) del, responsabilidad y autoridad 4. Gestionar recursos a través de la solicitud de gastos a comprobar y/o fondo revolvente, para la operación del. 5. Proponer la modalidad de compra de las requisiciones, pudiendo realizarse a través de Licitación Pública, Invitación Restringida, Adjudicación Directa por Acuerdo de Comité, por IC3P y Adjudicación Directa. 6. Turnar el Anexo Uno para las bases de los actos adquisitivos, considerando la información que el Centro de Costo proporciona. 7. Elaborar contratos-pedidos de proveedores adjudicados, a través de Licitación Pública, IC3P e Invitación Restringida. 8. Autorizar cuadros comparativos de compras las que se realizarán a través de Adjudicaciones Directas. 9. Autorizar la elaboración de contratos-pedidos de proveedores adjudicados, a través de Adjudicación Directa. 10. Cuando se trate de bienes con montos que requieran autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para su adquisición, solicitar al Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones, el documento donde se indique el número de acuerdo o Sesión de Comité, con la autorización de compra. 11. Aceptar o rechazar facturas de proveedores, para trámite de pago. Usuario y proveedor del Entradas y salidas c) Anexo Uno, oficio y requisición Expedientes de compra de contratos pedidos derivados de Invitaciones Restringidas, Licitaciones Públicas y Adjudicaciones por Acuerdo de Comité d) Solicitud de cotización Contrato-pedido de la UAEM Página 3 de 9

4 Proceso: Compras Responsable(s) del, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del Entradas y salidas Requisitos de las entradas y salidas Documentación que se utiliza para realizar el Documentos de origen interno: Requisitos de entrada: a) Presentar la requisición en el formato oficial del Sistema de Recursos Materiales (SIIA) Detallar en la requisición las especificaciones de lo solicitado y anexar una cotización cuando se trate de artículos NO normalizados Requisición firmada y sellada por el responsable del Centro de Costo. Oficio con cotización anexa, de artículos para alta en el catálogo de sistema de Recursos Materiales. b) Especificaciones, cantidades, unidad de medida, etc., de artículos normalizados c) Listado vigente del padrón de proveedores. Fechas, cuadros de dictamen y documentos con autorización para la emisión de contratos-pedidos Nombre, giro y periodo de empresas objetadas d) factura con los datos fiscales, detalle del bien e importe Cotización (especificaciones del bien, importe, tiempo de entrega, vigencia, etc). Manual de Calidad Procedimiento de suministro de Artículos de Activo Fijo Procedimiento de suministro de Artículos Consumibles Documentos de origen externo: N/A Registros: Ver lista maestra de documentos Página 4 de 9

5 Requisitos de salidas (servicio): a) Información relacionada con sus requerimientos b) Información de proveedores, fechas y especificaciones de artículos normalizados c) Detalle de bienes para adquisición Copia para expediente (factura, contrato-pedido y requisición) d) importe, características, tiempo de entrega, vigencia etc., de lo ofertado por los proveedores Proceso: Quién medirá: Seguimiento y medición del y del servicio Cómo medirá: Cuándo se medirá: Compras Qué se medirá: Satisfacción del usuario respecto del tiempo en que son atendidos sus requerimientos Jefe del Departamento Comparativo del tiempo de atención de las requisiciones recibidas Gráficas de los comparativos referentes al tiempo de atención Trimestralmente Servicio: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: Satisfacción del usuario Qué se medirá: Jefe del Departamento A través de los resultados de los Cuestionarios de Satisfacción del Usuario Semestralmente Atención brindada por el personal del, al realizar sus trámites Recursos utilizados en el Interacción con otros s del SGC Página 5 de 9

6 Recursos utilizados en el Interacción con otros s del SGC Personal: Titular y Responsable Administrativo del Centro de Costo Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. Jefe del Responsable de revisión en el sistema de requisiciones. Responsable de recepción de requisiciones. Cotizadores. Responsable de Atención a Proveedores Responsable de Trámites y Revisión de Expedientes Secretaria Infraestructura: Espacio físico-oficinas Sistema de Recursos Materiales (SIIA) Equipo de Cómputo Red Informática Impresoras Líneas telefónicas Proceso: Almacenes Se recibe requerimiento para abastecimiento del Almacén Se recibe documentación de proveedores validada por el Almacén General. Se emite el documento para la atención de artículos normalizados extraordinarios. Procesos de contratación y seguimiento de adquisiciones Se entregan expedientes para evaluación del comportamiento del cumplimiento de los proveedores de los asuntos derivados de IC3P s, IR s, LP s y AD s por Acuerdo de Comité. Se entrega solicitud y requisición para iniciar el procedimiento adquisitivo correspondiente. Recepción de la documentación del Procedimiento Adquisitivo correspondiente. Control y Seguimiento de Recursos Federales Entrega de requisiciones y facturas recibidas, de recursos federales Control Presupuestal Entrega de expedientes para emisión de contrarecibos Actualización de Inventarios de Bienes Muebles Entrega de documentación original de adquisición de bienes muebles, así como recepción de la misma en copia simple con el sello correspondiente Pagos en Tesorería Página 6 de 9

7 Recursos utilizados en el Interacción con otros s del SGC Aparato de Fax Copiadora Instalaciones del Almacén General y de Reconstrucción Recepción de Cheques de pago de fondo revolvente y gastos a comprobar Redes y Telecomunicaciones Recepción de información técnica de equipo de cómputo para integrar el Anexo Uno. Desarrollo de Sistemas Soporte técnico para la operación del SIIA Etapas del Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección Etapas : de Verificación: Seguimiento, supervisión: monitoreo, Medición Validación: Inspección: COMPRA DIRECTA 1. Revisión y aprobación de requisiciones en el sistema de Recursos Materiales (SIIA) 1. Requisición debidamente requisitada. 1. En caso de ser rechazada, se indica en el texto de la requisición, el motivo por el cual no fue aprobada. 1. Entrega de reporte semanal de requisiciones aprobadas para impresión 1. Aprobar para impresión la requisición que cumpla con los requerimientos necesarios para ser atendida 1. Que contenga lo establecido en las políticas. 2. Recepción de requisiciones 2.Con la requisición impresa 2.Con la entrega de las requisiciones a los cotizadores 2. Entrega de reporte semanal de requisiciones entregadas a cotizadores 2.Listados de requisiciones recibidas 2. Requisiciones con estatus de convertida para cotización 3. Cotización de 3. Envío de 3. Confirmar con el proveedor que 3. Elaboración de cuadro 3. Validación del Jefe de 3. Confirmar que la cotización cumpla Página 7 de 9

8 requisiciones requerimientos para cotización. haya recibido la solicitud de cotización comparativo. Compras con lo solicitado por el usuario en calidad y precio 3.1 Elaboración de contrato pedido 3.1 Confirmar con el proveedor que haya recibido el contrato-pedido para la entrega de los bienes 3.1 Firma del proveedor en el contrato-pedido 3.1 Firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales 3.1 Entrega de copia de contrato-pedido al usuario 4. Recepción de facturas de proveedores 4. Recepción de factura para trámite de pago 4. Integrar el expediente del proveedor para trámite de contrarecibo 4. Contratos pedidos elaborados contra facturas de proveedor recibidas 4. Firmas y sellos de conformidad de bienes recibidos por parte del usuario. 4. Firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales 5. Trámite facturas y entrega de contrarecibos 5. Firmas de autorización en los expedientes 5. Listado de expedientes de proveedor tramitados para contrarecibo 5. La entrega de contrarecibos de proveedores 5. Acuses de recibo del proveedor en copias de contrarecibos entregados 5.Expediente completo de compra en archivo del. COMPRA LP, IR, IC3P Y ACUERDO DE COMITE Elaboración de Anexo Uno Información completa de bienes para compra, en base a la requisición recibida del usuario Recepción de calendario de acto adquisitivo Ofertas económicas y técnicas del proveedor adjudicado para compra Copias de actas de Sesión de Comité del Acto Adquisitivo Elaboración de contrato-pedido debidamente identificado con el acto adquisitivo celebrado ATENCION DE ARTÍCULOS NORMALIZADOS Elaboración del formato Solicitud de Atención de Artículos Normalizados Requisición recibida identificada con clave de artículo normalizado Elaboración de la documento para la entrega de los bienes solicitados Entrega de documentación al usuario para ser entregados sus bienes Firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales Acuse de recibo del usuario Página 8 de 9

9 Preservación Propiedad del cliente Preservación: N/A Propiedad del cliente (sólo si aplica): N/A Página 9 de 9