Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal.

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1 CORREO ELECTRÓNICO NIVEL MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO CORREO ELECTRÓNICO CONFIGURAR OUTLOOK Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal. En función de nuestras necesidades, podemos agregar varias cuentas de correo electrónico a un único usuario o usar el mismo programa con perfiles de usuarios distintos. Para poder manejar nuestros correos electrónicos, lo primero que debemos hacer es conseguir una cuenta de correo de algún servidor de Internet. Este nos dará la información necesaria para configurarla. La información que normalmente nos proporciona el administrador o ISP es la siguiente: Tipo de cuenta (Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP u otra) El nombre del servidor de entrada y del servidor de salida Su nombre de usuario Su dirección de correo electrónico (por ejemplo: nombre de usuario@proveedor.com) Su contraseña Para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos: Lo primero que deberemos hacer, si no lo hemos hecho ya, es conectarnos a Internet, pues al ir completando la configuración de la cuenta, Outlook comprueba que los datos insertados son correctos y que la cuenta existe realmente. Hacer clic sobre la opción Herramientas de la barra de menú y escoger la opción marcada como Cuentas de correo electrónico....

2 A continuación nos aparece una pantalla como la que vemos en la imagen. En ella nos ofrece diversas opciones para manipular nuestras cuentas y los directorios que utiliza Outlook Pero ahora nos interesa crear una nueva cuenta de correo, por tanto marcaremos Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsaremos en Siguiente.

3 Nos aparecerá la siguiente ventana donde debemos indicar el tipo de servidor utilizado por nuestra cuenta de correo. Debemos saber perfectamente qué tipo de servidor utiliza para poderla configurar correctamente. Por ejemplo, si tenemos un servidor de correo en POP3, elegiremos esta opción. Al marcar siguiente, nos saldrá este cuadro de diálogo donde deberemos de rellenar los datos que nos solicita. Una vez rellenado los datos podremos pinchar en la opción Probar configuración de la cuenta para comprobar si los datos introducidos son los correctos.

4 Otro ejemplo sería si ya tuviéramos una cuenta de correo Hotmail pero que la queremos utilizar con Outlook. Para ello elegimos la opción HTTP (Hypertext Transfer Protocol: protocolo que se utiliza para la Web) y después pulsamos en Siguiente Seguidamente nos aparece la pantalla que podemos ver en la imagen, para que completemos los datos de la cuenta de correo con nuestro nombre, la dirección de correo, el proveedor (en este caso Hotmail), el nombre de usuario y la contraseña. Existe la posibilidad de marcar la opción Recordar contraseña para que cada vez que entremos en la aplicación para leer nuestro correo sea más cómodo y no tengamos que introducirla nosotros. Esta opción la marcaremos según la privacidad que queramos tener en nuestro equipo. Podremos configurar tantas cuentas de correo como deseemos, aunque sólo una de ellas será la predeterminada para enviar correos.

5 También podremos cambiar o eliminar los datos de cuentas ya existentes. En el menú Herramientas, vamos a la opción Cuentas de correo electrónico y esta vez marcamos la opción Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes Después elegiremos la cuenta que queremos cambiar o eliminar.

6 Outlook nos permite tener en una libreta de direcciones todas las direcciones de las personas a las que escribimos correos electrónicos, para que nos sea más cómodo enviar los mensajes y no tengamos que recordarlas. Del mismo modo nos permite agrupar esas direcciones para por ejemplo tener las direcciones de la empresa, por otro lado tener las direcciones de amigos/as, familiares... Para acceder a ella, pulsamos nuevamente en el menú Herramientas y después libretas de direcciones o pulsando directamente en el icono situado en la barra de herramientas. Al igual que puedes crear y eliminar cuentas de correo, puedes crear y eliminar direcciones, libretas de direcciones y directorios.

7 Una vez configuradas las cuentas de correo y guardadas las direcciones en nuestra libreta, podemos utilizar Outlook para recibir y enviar mensajes. Para enviar un nuevo mensaje, iremos a la barra de herramienta y pulsaremos sobre Nuevo y después en Mensaje. Sólo ya nos queda rellenar los datos, con la dirección de la persona a la que le queremos enviar el mensaje. Si pulsamos sobre Para se nos abrirá nuestra libreta de direcciones con los contactos que tengamos guardados en ella. Una vez escrito nuestro mensaje, pulsaremos sobre la opción Enviar

8 ENVIO Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS ADJUNTOS Con el correo electrónico, ya sea nuestro Webmail (por ejemplo Hotmail) o un programa de gestión de correo (por ejemplo Microsoft Outlook) además de escribir mensajes, podemos enviar cualquier tipo de archivos adjuntos: documentos de texto, imágenes, documento de hojas de cálculo, etc. Todos funcionan de una forma similar. Vamos a poner dos ejemplos de cómo se adjuntan archivos: uno con el correo de Hotmail y otro con Outlook. Con Hotmail, una vez hemos accedido a nuestro correo a través de su página Web, pulsamos en nuevo mensaje para redactar el nuevo correo rellenando los datos del contacto al que queremos enviar el mensaje. Para adjuntar un archivo, pulsaremos sobre la opción Adjuntar, que aparece con el icono en forma de clip, utilizado en casi todos los webmail y también en Outlook.

9 Hotmail actualmente nos da la opción de adjuntar cualquier tipo de archivo o únicamente imágenes. La opción de sólo imágenes debemos configurarla previamente en nuestro equipo (a través de un sencillo asistente que se abre la primera vez que la usemos), pero resulta bastante cómoda ya que nos permite adjuntar dichas imágenes visualizándolas previamente. Explicaremos la opción de enviar adjunto cualquier tipo de archivo (documento en Word, imagen, etc) ya que es la forma más común en los correos Webmail. Para enviar cualquier archivo adjunto al correo, pulsamos sobre la opción Archivo del menú Adjuntar Se nos abrirá una nueva página en dónde pulsaremos Examinar para buscar el archivo que queremos adjuntar de nuestro equipo. En la siguiente ventana que se nos abre especificamos el archivo que queremos adjuntar al mensaje, buscando la ubicación donde esté guardado. En este caso el documento de Word llamado Archivo prueba que está guardado en la carpeta Mis Documentos. Seleccionamos el archivo y pulsamos sobre la opción Abrir.

10 En la siguiente página, aparecerá la dirección del archivo que hemos seleccionado para adjuntar. Tendremos dos opciones Aceptar, si sólo queremos enviar este archivo o Aceptar y adjuntar otro si queremos enviar varios archivos adjuntos al mensaje. En nuestro caso pulsaremos Aceptar. Los distintos servidores de correo tienen un límite de envío de archivos adjuntos por mensaje, por ejemplo en el caso de Hotmail es de 250 mb.

11 Finalmente, nos muestra la página para redactar el correo que queremos enviar y donde nos aparece adjunto el archivo elegido. Rellenado todos los datos, le daremos a Enviar y mandaremos el correo con el archivo adjunto.

12 Con Microsoft Outlook también es posible adjuntar cualquier tipo de archivo. Para ello, una vez abierta la ventana del nuevo mensaje que queremos enviar, pulsamos sobre el icono de la barra de herramientas o bien en el menú Insertar y después Archivo. A continuación se nos abre una nueva ventana donde especificamos el archivo que queremos adjuntar al mensaje, buscando la ubicación donde esté guardado. En este caso el documento de Word llamado Archivo prueba que está guardado en la carpeta Mis Documentos. Seleccionamos el archivo y pulsamos en Insertar.

13 A continuación se nos muestra la ventana donde se redacta el mensaje que queremos enviar con el archivo que hemos adjuntado. Sólo nos quedaría pulsar en Enviar para mandarlo. Si quisiéramos enviar más archivos adjuntos, debemos repetir los mismos pasos que hemos mostrado. ARCHIVOS COMPRIMIDOS: COMPRESIÓN Y DESCOMPRESIÓN. Para que nuestros archivos ocupen menos (por ejemplo, para mandarlos por correo electrónico), existe la opción de poder comprimirlos. Esto se hace a través de programas llamados compresores. El más utilizado es Winzip, pero hay otros muchos como WinRar, WinAce, etc. Vamos a ver como se comprimen y descomprimen ficheros primero con Winzip. Para ello necesitamos en primer lugar tener instalado dicho programa en nuestro equipo. El proceso de compresión y descompresión de ficheros es bastante sencillo. - Compresión de ficheros con Winzip: Si se trata de un solo archivo, podemos pulsar el botón derecho del ratón sobre él y aparecerá el menú contextual. En nuestro caso sobre el archivo plantilla

14 Add to Zip mostrará una pantalla en la que se nos preguntará en qué carpeta queremos crear el archivo comprimido y qué nombre recibirá éste. Por defecto nos muestra ya el nombre que puede recibir: Para comprimirlo pulsamos sobre el botón Add

15 Add to Dibujo.Zip crea directamente un archivo llamado, en nuestro ejemplo, prueba.zip en la misma carpeta donde se encuentra ubicado el archivo. Podemos ver en este ejemplo como el archivo al comprimirlo ocupa de 11Kb a 2Kb al comprimirlo. También podemos crear carpetas en.zip y luego añadimos los archivos que deseemos. Para ello ejecutamos el programa Winzip. En la ventana que se nos abre, pulsamos en la opción New

16 A continuación nos abre otra ventana donde especificaremos la ubicación del nuevo archivo y el nombre con el que lo queremos guardar, en este caso nuevo zip Se nos abrirá una nueva ventana para especificar los archivos que queremos añadir a la nueva carpeta. Con la tecla control presionada, podemos pulsar con el ratón sobre varios archivos. Pulsamos la tecla Add una vez que los tenemos seccionados.

17 - Descompresión de ficheros con Winzip: Imaginemos que hemos recibido por mail o de alguna página Web, un fichero comprimido en una de las carpetas de nuestro ordenador. Podemos ejecutar el programa WinZip y realizar la operación desde el mismo programa, o podemos hacerlo aún más fácil. Localizamos el fichero comprimido, en este caso en fichero prueba.zip, ubicado en nueva carpeta. Pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el archivo y aparecerá el menú contextualcon varias opciones:

18 Extract to... extrae los archivos comprimidos en la carpeta que nosotros elijamos. Extract to fólder creará una nueva carpeta llamada Informes y descomprimirá allí los ficheros. Create Self-Extractor (EXE) crearé un fichero EXE (ejecutable) que se podrá descomprimir directamente en cualquier ordenador sin necesidad de tener instalado el programa WinZip. El segundo método es pulsar directamente un doble click sobre el archivo. Aparecera una nueva ventana del programa donde nos muestra el contenido del archivo comprimido en zip que hemos abierto.

19 Seleccionamos el/los archivos y pulsamos sobre la opción Extract. Se nos abrirá una nueva ventana donde deberemos especificar el lugar donde queremos que nos extraiga el fichero comprimido.

20 Seleccionamos el lugar deseado y pulsamos sobre Extract. Otro programa muy utilizado para compresión/descompresión de ficheros es WinRar. La forma de comprimir y descomprimir ficheros es bastante similar a la explicada anteriormente para el Winzip, aunque este programa es algo más completo. Por ejemplo, si queremos comprimir un archivo en concreto como, en nuestro ejemplo, el documento en Word prueba con WinRar, pulsamos sobre el archivo con el botón derecho del ratón, desplegándose el siguiente menú: Son las mimas opciones que nos aparece con WinZip. Si pulsamos sobre la primera opción Añadir al archivo, se nos abrirá la ventana donde se nos preguntará qué nombre queremos dar al archivo. Lo que cambia del anterior programa, es que nos da la opción de guardarlos como un archivo.rar o.zip (hay que tener en cuenta que este último es el más usado).

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