exhibición inauguración mantenimiento y control comunicación y difusión

Transcripción

1 exhibición Esta fase supondrá la culminación de todo el trabajo anterior, es el momento en el que se presentará al público el proyecto ejecutado, y en el que se constatará la recepción que de éste hace la sociedad. De su buena acogida dependerá en parte el éxito de la exposición. La inauguración será el momento de presentación oficial a los medios de comunicación y al público en general. Su período de apertura deberá ser el suficiente para alcanzar su máxima difusión y rentabilidad social. 96 Durante este período se hará un seguimiento de la condiciones ambientales y de seguridad de la sala de exposiciones, para controlar que los bienes expuestos no sufran alteraciones. Paralelamente se organizarán actividades complementarias que contribuyan a una participación activa de los visitantes, junto a una planificada publicidad y difusión que deberá mantenerse durante todo el período de apertura de la muestra. inauguración mantenimiento y control comunicación y difusión

2 inauguración Se realizarán las gestiones protocolarias pertinentes para que las autoridades que se desea inauguren la exposición. Al mismo tiempo se coordinará la edición de las invitaciones, la presentación a los medios de comunicación y los correspondientes actos inaugurales. Invitaciones Es aconsejable disponer de un diseño específico de invitación, ya que supone una imagen de difusión de la propia entidad organizadora. Entre los aspectos vinculados a las invitaciones hay que reseñar: Criterios y fórmulas protocolarias. Quién invita. Fórmula protocolaria. Título de la exposición. Lugar, fecha y hora. Imagen identificativa de la exposición. Logotipos, dependiendo de lo acordado en los convenios o lo establecido como norma oficial. 97 Distribución de las invitaciones, que se hará con la suficiente antelación para su recepción anticipada, y el alcance de dicha distribución dependerá del tipo de exposición, estableciéndose diferentes grupos de destinatarios. Protocolo y patrocinadores. Prestadores, colaboradores de la muestra y del catálogo. Profesionales de ámbitos relacionados con la temática de la exposición. Presentación a los medios de comunicación Con anterioridad al acto inaugural se convocará a los medios de comunicación para la presentación de la exposición que, con carácter general, consistirá en: Presentación a cargo del organizador. Presencia y participación del comisario, de patrocinadores o colaboradores, según las estipulaciones previstas en convenio. Visita a la exposición guiada por el comisario.

3 Se entregará a cada uno de los asistentes el dossier de prensa de la exposición que constara de: Texto breve explicativo de la exposición, que suele ser un extracto del catálogo de la muestra. Notas informativas sobre la organización, el comisariado, el espacio expositivo, las actividades de difusión, en su caso, etc. Material fotográfico para su publicación. Acto inaugural En el lugar, fecha y hora indicados en la invitación se procederá a la inauguración de la exposición, mediante: Presentación inaugural a cargo del organizador. Presencia y participación de patrocinadores o colabores, en su caso, según estipulaciones previstas en convenio.. Visita a la exposición guiada por el comisario. Optativamente se podrá ofrecer un cóctel de cortesía. 98 mantenimiento y control Una vez inaugurada la exposición será necesario realizar controles periódicos que aseguren: Que la gráfica y los elementos expositivos se mantengan en perfecto estado. La seguridad y conservación de los objetos expuestos, comprobando el correcto funcionamiento de los mecanismos de medición y control e informando de cualquier incidencia al coordinador de la exposición. La reposición constante del material divulgativo que se facilite en la exposición. El correcto funcionamiento de audioguías, elementos audiovisuales, etc. Que el número de visitantes en la sala de exposición no supere el límite establecido, tanto para la buena conservación de los bienes expuestos como para su adecuada contemplación. La atención correcta al visitante por el personal de vigilancia.

4 comunicación y difusión Sin duda, el fin último de toda exposición es incrementar el acervo cultural de amplios sectores de la sociedad. Para ello se facilitarán los elementos necesarios que permitan una mayor aproximación y disfrute de la exposición. Este objetivo se alcanza a través de diferentes mecanismos de comunicación y difusión. Publicidad La programación y gestión deberán realizarse con antelación a la fecha de la inauguración. Los medios son variados y su utilización dependerá del alcance que se quiera dar a la difusión de la exposición 10, así como del presupuesto económico que se disponga. Además de la rueda de prensa que se habrá realizado con motivo de la inauguración, se podrán tener en cuenta diferentes recursos como: Inserciones publicitarias en medios de comunicación, prensa, radio y/o televisión. Difusión a través de internet. En la propia sede de la exposición mediante la colocación de banderolas, paneles y carteles informativos en el exterior. Instalación de carteles en puntos informativos urbanos, medios de transporte, etc. Edición de postal-free y su difusión en lugares de ocio. Publicidad en los programas de tour-operadores. Comercialización de objetos relacionados con la exposición. Durante el periodo de exhibición se recopilará toda la publicidad y reseñas aparecidas en diferentes medios de comunicación para la elaboración del dossier de prensa. 99 Elementos comunicativos La información deberá estar estructurada en diferentes niveles que den respuesta a las necesidades de los diferentes públicos que acudan a la exposición. Se tendrá en cuenta el contenido, con especial atención a los conceptos y a la terminología, a la extensión que deberá ser esquemática y breve y así como al diseño en cuanto a colores, tipografías, escenografías e imágenes. Los diferentes medios informativos a utilizar se podrán agrupar en : Orales: guías, audioguías Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicación Institucional.

5 Escritos: paneles informativos, folletos, boletines, guías breves, catálogos, etc. Medios audiovisuales e interactivos. La programación de actividades será otro elemento comunicativo indispensable. Las posibilidades son múltiples y dependerán del tipo de exposición y del tipo de público al que van dirigidas. Entre las actividades más frecuentes destacan: Visitas guiadas, interactivas o virtuales. Conferencias, cursos, coloquios, debates... Proyecciones de audiovisuales. Talleres. Escenificaciones o performances. Conciertos y/o otras actividades complementarias. Maletas didácticas. 100 Catálogo Entre las diferentes publicaciones (folletos, boletines, guías breves...) que con motivo de una exposición temporal se suelen llevar a cabo, el catálogo cobra un especial protagonismo al difundir las investigaciones más recientes sobre la materia. Dado su carácter testimonial una vez finalizada la exposición, se deberá cuidar al máximo en su elaboración la calidad científica y técnica. La edición del catálogo requiere su inclusión previa en el plan anual de publicaciones de la Institución o entidad organizadora, que dotará la partida presupuestaria correspondiente para la realización del mismo. La gestión del catálogo supone en si misma una labor de coordinación equiparable a la de la propia exposición. Con carácter general el esquema básico del catálogo contemplará: Cuadro directivo de la organización. Créditos: de la exposición, del catalogo, copyright 11 de los autores y de los fotógrafos, agradecimientos, NIPO, ISBN... Textos institucionales de presentación de la exposición, organizador, patrocinadores y/o Instituciones o entidades colaboradoras según estipuladas en el convenio. Textos de investigación, que analizan en profundidad los temas según los bloques expositivos. 11 Para todo lo relacionado con los derechos de autoría y reproducción habrá que atenerse a la Ley de Propiedad Intelectual.

6 Fichas de las piezas expuestas, individualizadas o por conjuntos de obras, acompañadas de una imagen identificativa. Logos, atendiendo a la categoría de organización, patrocinio y colaboración. Código de barras, si se desea su comercialización. 101