PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 5 Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr el cumplimiento y ejecución de las auditorias programadas por la Oficina de. Aplica a todos los todos los procesos de la Universidad involucrados en el programa de auditorias de la Oficina de COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL. Es el responsable de aprobar el programa de auditorias de la Oficina de JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL. Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo EQUIPO AUDITOR DE CONTROL Son los encargados de desarrollar las s a todos los procesos, aplicando los lineamientos descritos en este procedimiento LIDERES DE PROCESOS Y SU EQUIPO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES Son los responsables de atender la auditoria y de facilitar la información necesaria para el cumplimiento de ésta. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. AUDITORIA PROGRAMADA: Es aquella que se encuentra contemplada en el programa de auditorias. Revisado por: Angel Britton Howard Aprobado por: Jaime Hiram De Santis Villadiego Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Firma: Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009

2 PÁGINA: 2 DE 5 AUDITORIA EXTRAORDINARIA: Es aquella que no se encuentra contemplada en el programa de auditorias y es solicitada formalmente por la Alta Dirección o por los líderes de los procesos. AUDITOR: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria. AUDITADO: Una o varias personas encargadas de atender y responder la auditoria. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los Criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. PROGRAMA DE AUDITORIA: Documento preparado por la Oficina de y aprobado por el Comité de Coordinación de, donde se señalan las tareas específicas que deben ser cumplidas por el equipo auditor, así como los responsables de su ejecución y los plazos fijados para cada actividad. EVIDENCIA DE AUDITORIA: Información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su concepto. La evidencia de auditoria abarca los documentos fuente y los registros que son verificables a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios. La evidencia de auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa, HALLAZGO DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. RECOMENDACIÓN: Constituyen las medidas sugeridas al Rector (a), orientadas a promover la superación de los hallazgos de auditoria y a mejorar los procesos. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: Toda auditoria programada debe iniciarse cumpliendo con el programa de auditorias de la Oficina de. Las auditorias extraordinarias, deberán ser solicitadas formalmente al Jefe de la Oficina de para poder ser desarrolladas. Las auditorias programadas no podrán suspenderse por la realización de una auditoria extraordinaria. Sin embargo, el Jefe de la Oficina de podrá darle carácter prioritario a la auditoria extraordinaria, dependiendo del asunto. Las auditorias podrán informarse previamente al líder del proceso auditado a juicio del Jefe de la Oficina de control Interno, dependiendo del asunto.

3 PÁGINA: 3 DE 5 Las auditorias programadas o extraordinarias podrán realizarse en las instalaciones de los procesos auditados o en la oficina de control interno a juicio del Jefe de la Oficina de. Todas las auditorias deben conducir al mejoramiento o a la prevención de riesgos establecidos en el mapa de riesgos de la institución. El informe de debe estar soportado en evidencias encontradas a lo largo de la auditoria. Una vez remitido el informe de auditoria al proceso auditado por parte de rectoría, dicho proceso debe realizar un plan de mejoramiento teniendo en cuenta las recomendaciones de la Oficina de control interno. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables Definir el programa de auditorias para la respectiva vigencia. Presentar al comité de coordinación de control interno el programa de auditoria para revisión y aprobación Aprobar el programa de auditoria para la respectiva vigencia Decidir si se notifica previamente al proceso a auditar sobre la realización de la auditoria Si, paso actividad 5 No, paso a actividad 6 Notificar formalmente al proceso auditado de la realización de la misma. Analizar el traslado del equipo auditor a las instalaciones del proceso Auditado para desarrollar la. Si, paso actividad 7 No, paso actividad 8 Trasladar el equipo auditor a las instalaciones del proceso que se va a auditar para notificar la realización de la auditoria. 8 Solicitar la documentación necesaria para el desarrollo de la. Comité coordinador de control Interno 9 Verificar y auditar la información recibida. Documento/ Registros programa de Acta del Comité Acta del Comité Oficio, Acta Oficio, Acta Informe 10 Realizar reunión del equipo auditor en donde comparten información obtenida en la auditoria Informe

4 PÁGINA: 4 DE 5 No. Descripción Responsables 11 Realizar el proyecto de informe de auditoria 12 Revisar y aprobar el proyecto de informe de auditoria por parte del Jefe de la Oficina de. Si aprueba, paso actividad 13. No aprueba, paso actividad Enviar informe de auditoria a rectoría. control Interno 14 Remitir el informe de auditoria al proceso auditado Rectoría Documento/ Registros devuelto para corrección o aprobado Oficio Remisorio 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política. Ley 30 de Ley 87 de 1993, normas para el ejercicio del control Interno en las entidades del Estado Decreto 1599 de 2005, Modelo Estándar de Ley 872 de 2003, Sistema de Gestión de Calida Decreto 4110 de 2004, Norma técnica de calidad en la gestión pública Decreto 1537 de 2001, elementos técnicos y administrativos que fortalecen el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado Ley 489 de 1998, Estatuto básico de organización y funcionamiento de la organización pública Decreto 2145 de 1999, Sistema Nacional de Ley 716 de 2001 Saneamiento Contable Ley 962 de 2005 Racionalización de tramites Circulares DAFP Decreto 3512 de 2003 Operación SICE Acuerdo Superior No. 004 de 2007, Estatuto General UA Acuerdo Superior No de 2008, Código de Ética UA Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001 Guía para solución de problemas 8. REGISTROS Actas Comité Coordinador de control Interno Programa de s de Oficio/ , por medio del cual se notifica la realización de la auditoria Actas de reuniones de auditoria Oficio/ , por medio del cual se solicita información necesaria para el desarrollo de la auditoria

5 PÁGINA: 5 DE 5 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 de 2009 Jaime Hiram De Santis Villadiego VERSIÓN ORIGINAL