Venezolana de Alimentos LA CASA S.A.

Transcripción

1 Venezolana de Alimentos LA CASA S.A. Contenido MANUAL DE NORMAS Y MANUAL DE NORMAS Y

2 Venezolana de Alimentos LA CASA S.A. Contenido 1) Objetivo de Manual 2) Alcance y Unidades Involucradas 3) Normas Generales de la Facturaciòn y Cobranzas De los soportes de la factura De la cobranza 4) Procedimiento: Facturaciòn y Cobranzas 5) Anexos MANUAL DE NORMAS Y

3 OBJETIVO DEL MANUAL MANUAL DE NORMAS Y 3 19 Proporcionar a las deferentes unidades o dependencias de la empresa las normas y procedimientos para realizar el proceso de facturación y cobranzas.

4 ALCANCE Y UNIDADES INVOLUCRADAS MANUAL DE NORMAS Y 4 19 Este manual está dirigido a todas las unidades o dependencias de la empresa y debe ser de estricto cumplimiento a fin de cumplir con los debidos procedimientos establecidos por la empresa

5 ALCANCE Y UNIDADES INVOLUCRADAS MANUAL DE NORMAS Y Las diferentes plantas de la empresa por ser las que ejecutan las ordenes de despacho 2. El departamento de comercialización y operaciones por ser la unidad que genera la información 3. Gerencia de Administración y Finanzas, a través de la sección de Facturación y Cobranzas, por ser la unidad que realiza y analiza el proceso de facturación como tal.

6 PROCEDIMIENTO: 6 19 Emisión de Facturas identificada de acuerdo a la planta que realiza el despacho. Se realiza con documentos originales. Analista de Facturación Analista de facturación. 1. Venezolana de Alimentos LA CASA S.A. utilizará para la tramitación de cada venta realizada por la misma, una factura la cual estará identificada de acuerdo a la planta que realiza el despacho. 2. La factura solo se realiza con documentos originales. Debe estar Firmado por el jefe inmediato. Gerente de Administración y Finanzas. 3. Toda factura debe estar firmada por Gerente de Administración y Finanzas en señal de aprobación Especificar claramente y de manera detallada la descripción de la venta. Analista de facturación. 4. Toda factura debe especificar claramente y de manera detallada la descripción de la venta. Asimismo, los documentos que se generen como soportes deben presentarse en original, sin borrones, enmendaduras, tachaduras o cualquier modificación Especificar el Nombre del Archivo: numero de Responsable de la Elaboración del Documento: Sello de la Junta Directiva Orden de despacho, Analista de facturación nota de entrega y contrato si existe.

7 PROCEDIMIENTO: La factura debe especificar el número de orden de despacho, nota de entrega y contrato, si existe Enviar las copias de los documentos. Archivar las copias de las facturas y soportes. Jefes de Plantas Analista de Facturación 6. Las diferentes plantas de la empresa deben enviar las copias de los documentos exigidos y de la facturación, directamente a la sede principal de la empresa 7. Se debe archivar las copias de las facturas y los soportes por cada planta y por año Firmar y Sellar. Analista, Proveedor y Jefe 8. La documentación requerida debe tener las firmas de autorización y demás firmas solicitadas con sus respectivos sellos. 9. El Departamento de Comercialización y Operaciones debe remitir a La Gerencia Realizar la Facturación con la documentación previamente aprobada.

8 PROCEDIMIENTO: 8 19 De Administración y Finanzas el contrato y/o orden de compra debidamente firmadas por el Presidente de la empresa y el cliente en señal de aprobación, donde se detalle claramente el producto, la cantidad contratada, el precio y demás condiciones de la venta a fin de proceder a realizar la factura correspondiente. DE LOS SOPORTES DE LA FACTURA El analista de facturaciòn antes de proceder a realizar la factura debe verificar la existencia de los siguientes documentos originales

9 PROCEDIMIENTO: 9 19 La orden de Despacho debe estar firmada y autorizada. Analista de Facturación, Comercialización y Operaciones. a. Orden de Despacho debidamente firmada y autorizada por el Jefe de Comercialización y Operaciones La nota de Entrega debe estar firmada por el funcionario que entrega el producto y de quien lo recibe. Sellos húmedos de cada Institución en señal de conformidad. Analista de facturación, Funcionario quien Entrega y quien Recibe. b. Nota de entrega con la firma del funcionario que entrega el producto y la del funcionario que lo recibe, así como los sellos húmedos de las instituciones que representan dichos funcionarios en señal de conformidad. c. En caso de CASA S.A. se debe verificar que exista la Nota de Entrega que arroja el sistema de dicha empresa con Verificar que exista toda Nombre del Archivo: la documentación Responsable de la Elaboración del Documento: Sello de la Junta Directiva exigida. Analista de Facturación.

10 PROCEDIMIENTO: Otros documentos. Analista de facturación. los requerimientos mencionados en punto anterior, el código de barra, número y fecha. Además debe contener la Nota de Entrega perteneciente a la Planta en particular. d. Acta de recepción con la firma del funcionario que entrega el producto y la del funcionario que lo recibe, así como los sellos húmedos de las instituciones que representan dichos funcionarios en señal de conformidad. e. Y otros documentos que se generen en el proceso La documentación descrita en el punto anterior debe presentarse en original, sin tachaduras, enmendaduras, borrones y/o modificaciones DE LA COBRANZA Monitoreo de las cuentas por cobrar. Analista de Cobranza 1. El analista de cobranza debe mantener constante monitoreo de las

11 PROCEDIMIENTO: cuentas por cobrar Colocar sello de Pagado, solo cuando reciba del cliente el comprobante del depósito. No se podrá recibir dinero en efectivo. Analista de Cobranza 2. El analista de cobranza debe colocar sello de pagado a la factura original sólo cuando reciba del cliente el comprobante de depósito original 3. No se podrá recibir dinero en efectivo por concepto de cobranza por ventas realizadas Mantener actualizado los archivos y registros. 4. El analista de cobranza debe mantener actualizado los archivos y registros de las cuentas por pagar Orden de despacho. Nota de entrega. Actas de recepción. Y demás documentos generados. Analista de Facturación 1. Operaciones copia del contrato suscrito y los siguientes documentos originales de la operación: a. Orden de Despacho b. Nota de Entrega c. Acta de Recepción y demás documentos que se generen en la operación 2. Registra los datos fiscales de la Registro de datos fiscales de la empresa. Analista de Facturación

12 PROCEDIMIENTO: empresa a. Revisa que los documentos mencionados en punto Nº 1 contengan los requerimientos y condiciones establecidos en el contrato y/o orden de despacho, además de la firma del funcionario que entrega el producto y la del funcionario que lo recibe, así como los sellos húmedos de las instituciones que representan dichos funcionarios en señal de conformidad. Realizar y 3. Realiza factura registrar Solicita factura. la firma de la factura al jefe de Administració 3. Realiza facturas y registra en cuadro Analista de Facturación. Facturación Venezolana de Alimentos LA CASA, S.A. Solicitar firma. Analista de Facturación.

13 PROCEDIMIENTO: Solicita la firma de la factura Gerente de Administración y Finanzas. Recibe la factura. Gerente de Administración y Cobrazas. 5. Recibe la factura y documentos mencionados en punto nº 1 del analista de facturación Revisar las facturas. Gerente de de Administración y Finanzas. 6. Revisa que la factura se haya realizado de forma correcta de acuerdo a los documentos y condiciones establecidas en el contrato y/o orden de compra. De estar conforme firma en señal de aprobación y lo entrega al analista de facturación. En caso contrario devuelve al analista de facturación para su corrección Recibe factura y documentos. Analista de Facturación. 7. Recibe factura y documentos mencionados en punto Nº 1 del Gerente de Administración y Finanzas. Revisar las facturas. Analista de Facturación. 8. Revisa que la factura este debidamente firmada por el Gerente de

14 PROCEDIMIENTO: Administración y Finanzas como señal de aprobación Desglose de la facturación. Analista de Facturación. 9. De estar conforme realiza desglose de la factura de acuerdo a la siguiente distribución: a. Original de factura, original Acta de Recepción, Original Nota de Entrega y demás originales que se generen en la operación, serán para el analista de cobranzas b. Copia verde y azul de la factura, copia Acta de Recepción, Copia Nota de Entrega, Copia Orden de Despacho y demás copias, para la Sección de Facturación y Cobranza c. Copia rosada de la factura, copia Acta de Recepción, Copia Nota de Entrega, Copia

15 PROCEDIMIENTO: Orden de Despacho y demás copias, serán para la Sección de Contabilidad d. Copia amarilla de la factura para la Sección de tesorería Entrega de documentos. Archivar documentos. 10. Entrega documentos mencionados en numeral a del punto Nº 9 al analista de cobranzas con el fin de que el mismo inicie las gestiones de cobranzas con el cliente. 11. Archiva documentos mencionados en numeral b del punto Nº 9 en la Sección Realizar relación y envío a las secciones correspondientes. 12. Realiza relación y envía a las Secciones correspondientes de acuerdo a la distribución mencionada en los numerales a, c y d del punto Nº 9

16 PROCEDIMIENTO: Recibir del analista los documentos. 13. Recibe del analista de facturación los documentos mencionados en el numeral a del punto Nº 9 Revisar. 14. Revisa que la factura y los documentos mencionados en el numeral a del punto Nº 9, concuerden con los requerimientos y condiciones establecidas en el contrato y/o orden de compra Información al cliente, sobre el monto de la deuda. 15. Inicia la gestión de cobranza, informando al cliente el monto de la deuda, a través de una relación de facturas emitidas donde se refleja el estatus de sus movimientos Informar donde será depositado el dinero producto de la venta. 16. Informa al cliente el número de cuenta bancaria donde será depositado el dinero producto de la venta. Recibe el comprobante.

17 PROCEDIMIENTO: Recibe el comprobante de depósito original del cliente Verifica los montos. 18. Verifica que el monto del comprobante coincida con el monto de la factura. Verificar los montos. 19. Verifica que el monto indicado en el comprobante entregado por el cliente se encuentre efectivo realmente en la cuenta de la empresa indicada para el pago Entregar factura. 20. Una vez verificado el Comprobante de depósito entrega factura original con sello de pagado al cliente Anexar Comprobante. 21. Anexa original del comprobante del depósito a la copia verde de la factura Nombre del Archivo: Actualizar las Responsable de la Elaboración del Documento: Sello de la Junta Directiva cuentas por cobrar. Analista T.S.U Heber de Cobranza. Páez V

18 PROCEDIMIENTO: Actualiza las cuentas por cobrar Envío copia del Depósito. 23. Envía copia del depósito a la Sección de Tesorería informando la descripción del ingreso Realizar relación mensual. 24. Realiza relación mensual de cuentas por cobrar.

19 ANEXOS: MANUAL DE NORMAS Y 19 19