PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y COBRANZAS

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1 FACTURACION Y Pág.: 1 de 7 PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y Control de Cambios del Documento Fecha Versión Síntesis de la Modificación Versión Nº 1 ELABORO REVISO APROBO Encargado del SGC Subgerencia de Administración y Finanzas Gerencia General CODIGO DEL DOCUMENTO: Versión 1 01/09/ / / Ubicación: SGC/PROC.APOYO/FACTURACION Y El presente documento es propiedad de MOYA Y CÍA LTDA. Su contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros. Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA.

2 Pág.: 2 de 7 INDICE Ítem Materia Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES MODO OPERATIVO Facturación de Servicios Facturación de Servicios Especiales Cobranzas REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS... 7

3 Pág.: 3 de 7 1. OBJETIVO Establecer las actividades que se realizan en la facturación y cobranza por los servicios de transporte de cargas desarrollados por la empresa. 2. ALCANCE Aplicable al proceso de facturación y cobranzas de Moya y Cía. Ltda. 3. DEFINICIONES No aplica. 4. RESPONSABILIDADES Las personas responsables que están indicadas en el ítem 5, en la columna Responsable del diagrama de flujo son los que tienen relación directas con la ejecución de las actividades establecidas en el. 5. MODO OPERATIVO

4 Pág.: 4 de Facturación de Servicios. Facturación de Servicios REGISTRO ACTIVIDAD RESPONSABLE Guías de Despacho Guías de Despacho Interna más - Guia de Despacho del Proveedor del Cliente - o Guía de Desapcho propia del cliente Sistema ABACO Generar factura de Transportes Moya en Sistema ABACO(Papel) Colilla Correo Despachar al cliente a través de correo (Carta Certificada) o en forma directa Cambios en la Facturación Facturación de Servicios Libro de Correspondencia Factura Nota de Debito o Crédito Solicitar firma del cliente en la 4 copia o libro de correspondencia IR A PÁGINA SIGUIENTE Factura Emitida Realizar Nota de Debito o Nota de Crédito, según corresponda si se presentan problemas de monto o información errónea IR A PÁGINA SIGUIENTE Junior

5 Pág.: 5 de Facturación de Servicios Especiales. Facturación de Servicios Especiales REGISTRO ACTIVIDAD RESPONSABLE Guías de Despacho Viajes Realizados Página Web Ingresar a página de la empresa Ver observaciones Facturación de Servicios Especiales Factura Sistema ABACO Chequear los lotes (autorización de viajes) Facturar en función de la cantidad de viajes realizados y/o autorizados Asociar factura de la empresa al sistema del cliente IR A FACTURACIÓN DE SERVICIOS Observaciones: La facturación de servicios especiales sólo rige para la empresa cliente SODIMAC.

6 Pág.: 6 de Cobranzas. Cobranzas REGISTRO ACTIVIDAD RESPONSABLE Factura Emitida Planilla Presupuesto de de tesoreria Facturación Llenar archivo donde se mantienen por fecha de vencimiento Realizar cobranzas a las facturas ya vencidas (por correo o vía telefónica) Cobranzas Sistema ABACO Planilla Presupuesto de de tesoreria Facturación NO Se realizo pago? SÍ Contabilizar en Sistema Contable Insistir hasta que se produzca el pago SÍ Termina Cobranza? NO Traspasar al abogado, sólo en casos excepcionales cuando no se logra el pago el cual determina las acciones a seguir según políticas de la empresa. Fin

7 Pág.: 7 de 7 6. REGISTROS Nombre del Registro Presupuesto de tesoreria Colilla de correo Sistema Abaco Guía de despacho Libro de correspondencia Factura Notas de debito/credito Pagina Web Responsable Sub gerente administración y finanzas Contadora general/ Sub gerente de operaciones Junior Contadora general/ Contadora general/ Asistente Lugar de Almacenamiento Tiempo de Retención Disposición Final Pc Finanzas 1 Año Respaldo Magnetico Archivador Boletas 1 Año bodega Pc Servidor 1 Año Respaldo Magnetico Sistema transporte 1 Año Respaldo Magnetico Libro de 1 Año bodega correspondencia Archivador ventas del 1 Año bodega mes Archivador ventas del mes Archivador guías Despachos Sodimac 1 Año bodega 1 Año Desechos 7. REFERENCIAS ISO 9001:2008, Punto ANEXOS No aplica.