FLUJOGRAMA CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

Transcripción

1 03 Según DIRE-REG-001 Reglamento para Comités se realiza el Comité de Esquema para cada alcance y se registra en CERT-FOR-001 Esquema de Certificación, que contiene: 1 Realizar ajustes al Esquema 1 INICIO Diseñar Esquema de Certificación Aprobar Esquema de certificación Comité de Esquema Esquema de Certificación Código del Esquema Esquema de Certificación Costo de proceso de certificación Costo de vigilancia (cuando aplica) Tiempo de validez del Esquema. Costo Examen adicional de conocimiento.. Intento de presentación examen de conocimiento. Costo Examen adicional de Desempeño.. Intento de presentación examen de Desempeño. 1) Alcance de la Certificación. 2) Descripción del trabajo y tareas. 3) Competencia requerida 4) Aptitudes: Integra cuando aplica perfil psicológico, capacidad de servicio, evaluación de valores éticos, aplicación Código de ética y Buen Gobierno, Otros, exámenes de primera vez y renovación. 5) Prerrequisitos: según el alcance. 6) Criterios: Para certificación inicial en porcentaje para: Conocimiento aprobado, desempeño aprobado y producto aprobado y para Renovación de certificación: Examen de conocimiento, entrevista estructurada y Evidencia documental continuidad trabajo satisfactorio. 7) Métodos de Evaluación: Para certificación inicial y renovación. 8) Métodos y Criterios de Vigilancia: Cuando aplica. 9) Criterios para suspender y retirar Certificación. 10) Criterios para efectuar cambios en el Alcance o en el nivel de certificación. 11) Vigencia del Certificado. Aprobado Según Acta., Fecha y Comité de Esquema. En la página Web: Publicar Esquema de Certificación Web Coordinador de Gestión de la Información. A Página. 1 de 10

2 03 A Estructuración Administrativa de pruebas Comité de Esquema Estructuración Administrativa Los procesos de evaluación en la organización deben estructurarse teniendo en cuenta: 1. Descripción de trabajos y tareas, según registro CERT-FOR-001 Formato Esquema de Certificación. 2. Alcance de la certificación descrito en el registro CERT-FOR-001 Formato Esquema de Certificación. 3. Nivel descrito en el registro CERT-FOR-001 Formato Esquema de Certificación. Y/o apoyado en el CERT-PRO-002 para el Desarrollo y Definición de los Niveles de Titulación. CERT-PRO-001 para el desarrollo de Instrumentos para la Gestión del Conocimiento; CERT-PRO-003 Evaluación de los aspectos de perfil de competencia comportamentales, CERT-PRO-004 para el desarrollo del examen de desempeño. Estructuración de pruebas; criterios de desempeño y rango de aplicación Experto Técnico Basados en los trabajos y tareas definidos para cada alcance en el registro CERT-FOR-001, se establecen los criterios de desempeño en el formato CERT-FOR-011 Formato Hoja de ruta para evaluar desempeño, y en el registro CERT-FOR-020 Formato Correlación conocimiento, desempeño y normatividad vigente para cada alcance. B Página. 2 de 10

3 03 B Solicitud Ofertas de servicios del aspirante Asesor Comercial Coordinador de Gestión de la Información. En apoyo a página Web: Registrar Hojas de Vida Aspirante Registro CERT-FOR-003 Formato Hoja de vida. 2 Declaración impedimento físico o mental Inscripción Competencias Aspirante Aspirante De acuerdo GESH-MAN-002 Código de Ética y Buen Gobierno, numeral Política de Inclusión Social. Registro CERT-FOR-004 Formato de inscripción de Competencias, En este formato el aspirante-candidato reconoce que ha leído la totalidad de requisitos aplicables al esquema de certificación: Por medio de la firma el aspirante candidato reconoce: Solicitud de Servicios a) Alcance de la certificación deseada. b) Declaración del solicitante donde acuerda cumplir con los requisitos de la certificación y proporcionar toda la información pertinente. c) Presentar toda la información de apoyo para la demostración objetiva del cumplimiento de los prerrequisitos del esquema. Según el Anexo aplicable. d) Declaración de necesidades especiales que requieran de mayor atención o en conocimiento del organismo de certificación. e) Costos asociados al proceso de certificación y su correspondiente consignación. f) Presentación de los pre-requisitos relacionados CERT-FOR-001 Formato Esquema de Certificación Numeral 5. Aprobar Inscripción Esquema de certificación stema ERP Aceptación de solicitud de inscripción al Esquema de Certificación. 2 Pago costo asociados al proceso de Certificación de personas Carta de Bienvenida C stema ERP Candidato stema ERP Candidato Generación valor a cancelar por candidato según Esquema de Certificación a realizar y pago por parte del candidato Reg. CERT-FOR-005 Carta de Bienvenida, el cuerpo de carta deberá consignar: El experto técnico asociado al alcance de la certificación. Declaración de cumplimiento requisitos del esquema de certificación declarados en la solicitud. Declaración de conflicto de intereses. Declaración de imparcialidad. Reconocimiento de cancelación costos asociados al proceso de Certificación. Página. 3 de 10

4 03 C D E Sensibilización Esquema de certificación H Experto Técnico, supervisor y/o encargado por la organización Se evidencia el documento CERT-FOR-006 Formato de Sensibilización, para presentar diferentes actividades del esquema de Certificación realizando especial interés en: a) Presentación de Expertos Técnicos/examinadores b) Presentación de Candidato(s) c) Presentación General del esquema de Certificación. d) Socialización del código de ética y buen gobierno. e) Socialización Derechos y Deberes. f) Buen uso del Certificado. g) Explicación del cronograma de actividades. h) Explicación plataforma de Consulta Pagina Web. i) Explicación de las condiciones especiales del examen (Uso Celulares, y Otros) j) Se exige la confirmación de identidad de los candidatos. k) Características de los exámenes Psicológicos. l) Actividades de renovación. m) PQA Cronograma Examinador Examen Se establecen las diferentes actividades (Conocimiento- Desempeño-Producto) describiendo las fechas iniciales y de terminación. Reprogramación de actividades Observaciones en la programación Desarrollo de la evaluación Examinador Examinador Se indican las evidencias requeridas registradas en el CERT-FOR-001 Esquema de Certificación, para que el candidato las presente al examinador. F Página. 4 de 10

5 03 F Ejecución del Examen psicológico Examinador y/o supervisor Aplicación de aptitudes en forma virtual para las pruebas estructuradas de: Examen Perfil Psicológico. Capacidad de Servicio. Evaluación de Valores Éticos. Entrevista Psicológica Virtual. Necesidad de Entrevista psicológica virtual stema ERP Cuando el candidato registra niveles inferiores a un 60% en la prueba psicológica debe realizar Entrevista psicológica virtual. Entrevista psicológica virtual Psicologo Realizar entrevista psicológica Aplicación Examen de conocimiento Examinador o supervisor Plataforma LMS Aplicación prueba de conocimiento en sistema LMS, ingresando por medio del usuario y contraseña asignados. Cuantificación Examen de conocimiento stema ERP El stema consolida los resultados del Examen de conocimiento, los cuales pueden ser consultados en el ERP de la organización. G Página. 5 de 10

6 03 G La cuantificación de la prueba tendrá estas opciones. Conocimiento aprobado, según Esquema (a) stema ERP a) Prueba de conocimiento con porcentaje SUPERIOR a los porcentajes definidos por el comité de esquema en el registro CERT-FOR- 001 Formato esquema de certificación numeral 06 Criterios. Son válidos y significan la aprobación de la prueba. Examen Conocimiento aprobado, según Esquema stema ERP b) Los porcentajes INFERIOR(ES) de conocimiento definidos en CERT-FOR-001 formato esquema de certificación al 70% Dara como resultado una sola y única nueva oportunidad de examen sin costo alguno. Nueva presentación Examen de conocimiento sin costo H Examen Desempeño Examinador En el sistema LMS se registra los resultados obtenidos de la aplicación del registro CERT-FOR-011 Hoja de ruta para evaluar desempeño. Examen producto Solicitud de evidencias físicas que debe entregar el candidato acorde a los criterios establecidos en el CERT-FOR-001 Esquema de certificación. I Página. 6 de 10

7 03 I Informe Experto Técnico Experto Técnico Registro realizado en el ERP, de la organización donde se consigna el resumen del proceso de la evaluación realizada Aceptación de Evidencias por Comité de Atestación y Dictamen Comité Comité de Atestación Según DIRE-REG-001 Reglamento para Comités se establece el registro CERT-FOR-013 Acta Comité Atestación Candidato cumple Requisitos Esquema de Certificación Comité de Atestación Decisión Certificación Envió del registro CERT-FOR-009 Carta de finalización al Candidato informando: a) Cuantificación de la evaluación de conocimiento. b) Cuantificación de la evaluación de desempeño. c) Cuantificación Evaluación Producto. d) Condiciones del esquema de certificación. e) Informando condiciones de apelación a la respuesta. Correo de información al candidato Comité de Atestación En caso de no estar de acuerdo con la decisión el usuario puede emplear los mecanismos del ente según GESC-PRO-004 PQA (Petición, Queja, o Apelación) La expedición del certificado CERT-FOR-023 Formato Certificado de Personas será publicado en la página web: y a disposición de la persona certificada. De acuerdo con Decisión K FIN Expedición Certificado Firma de Acuerdo Ingreso a Bases de Datos Certificados Director General Auxiliar de Gestión del Cambio y Administrativo Coordinador Gestión de la Información Registro en CERT-FOR-030 Formato Acuerdo Personas Certificadas. Registro en CERT-FOR-016 Formato Base de Datos candidatos. El documento GESC-PRO-004 PQA (Petición, Quejas, Y Apelación) consultar en página web GESC-PRO-004 PQA J Página. 7 de 10

8 03 J Requiere vigilancia Según revisión de registro CERT-FOR-016 Formato base de datos candidatos se envía correo electrónico a la persona certificada y a la empresa del último registro de trabajo consignada en el registro CERT-FOR-016 Formato Base de Datos, con el adjunto del registro documento CERT-FOR- 025 Formato Solicitud vigilancia o renovación, la cual tendrá en cuenta los siguientes ítems: Vigilancia Coordinador Técnico y Examinador 1. Fecha de convocatoria. 2. Lugar de convocatoria. 3. Costo de la renovación o vigilancia. 4. Solicitud de aptitudes físicas acorde al registro CERT-FOR-001 Formato Esquema de Certificación numérale 8 métodos y criterios de vigilancia. D Renovación Certificado E Suspender, retirar o reducir Alcance de la Certificación Comité de Atestación K Página. 8 de 10

9 03 CONVENCIONES FLUJOGRAMA CONVENCIONES DESCRIPCIÓN Inicio o fin de un flujograma Decisión conecta a la acción del SI o NO Actividad realizada. Flecha dirección, flujo de actividad, según orden. Conector dentro de página Conector fuera de página. ta de aclaración de una integración de actividades Página. 9 de 10

10 03 1. Y APROBACIÓN DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DE VERSIONAMIENTO /03/01 Elaboración de acuerdo a lineamientos de los documentos: GESC-PR0-001 Control de Documentos y GESC-PRO-002 Control de Registros. ISO/IEC 17024:20212 (NTC-ISO/IEC 17024:2013) numerales 9.8 Apelaciones contra decisiones de Certificación y 9.9 Quejas /01/15 Cambiar: competente por: candidato cumple Esquema de certificación 03 Actualización de flujograma, acorde a cambios realizados en formatos ELABORADO REVISADO APROBADO CARGO COORDINADOR DE CALIDAD COORDINADOR DE CALIDAD DIRECTOR GENERAL APELLIDOS Y NOMBRES ING. NATALI RODRIGUEZ ING. NATALI RODRIGUEZ ECON. SERGIO LOZANO FIRMAS Página. 10 de 10