MANUAL ERP- AX CG_08_Acumulaciones Contables

Transcripción

1 MANUAL ERP- AX CG_08_Acumulaciones Contables

2 Contenido Introducción... 3 Descripción... 3 Mapa del Macro Proceso Contabilidad... 4 Mapa Sub Proceso Acumulaciones Contables... 5 Tipos de roles... 6 Pre-Requisitos... 6 Pasos a seguir... 7 Parte 1. Creación de un Esquema de Acumulación... 7 Parte 2. Aplicación de un Esquema de Acumulación... 9 Glosario de Términos

3 Introducción Descripción Génesis, proyecto de implementación de un ERP CRM para el Grupo Gtd, va a soportar los procesos de negocios asociados a las áreas de: o Recursos Humanos o Finanzas o Adquisición y Logística o Proyectos o BI Más un conjunto de funcionalidades de CRM que permitan dar una respuesta rápida a las necesidades del cliente en las siguientes áreas: o Área Comercial o Área de Atención a Clientes Éste nos permitirá contar con información oportuna y unificada, mejorando la experiencia del cliente, teniendo un mayor soporte para el crecimiento de los negocios y así poder potenciar nuestra gestión. Es una solución fácil y amigable lo que nos proporcionará valor de forma más rápida, sacar mejor partido de las oportunidades de negocio, y propiciar la participación de los usuarios y la innovación en toda la organización. 3

4 Mapa del Macro Proceso Contabilidad CONTABILIDAD AX Configuración y mantención Transacciones Cierres contables 01 Crear/modificar Dimensiones financieras 05 Mantener tipos de cambio 08 Acumulaciones contables 11 Ajustes contables 12 Conciliación bancaria - Manual 15 Corrección Monetaria Tributaria de Existencias 18 Cierre fin de mes 02 Crear/modificar cuentas contables 06 Crear/Actualizar perfil de contabilización Cliente 09 Asignaciones contables 13 Conciliación bancaria - Automática 16 Consolidación - proceso eliminación 19 Cierre de fin de año 03 Configurar informes financieros 07 Crear/Actualizar perfil de contabilización Proveedor 10 Transacciones Intercompañía 14 Revaluar Monedas 17 Consolidación Importación/ exportación de datos 04 Mantener Plan de cuentas 4

5 Mapa Sub Proceso Acumulaciones Contables 5

6 Tipos de roles Contable > Persona encargada de documentar y registrar los eventos de contabilidad y responder a las consultas contables Pre-Requisitos - Efectuar la configuración de los Esquemas de Acumulaciones requeridos para GTD 6

7 Pasos a seguir La mayoría de las reglas de contabilidad comunes registran y reconocen los ingresos y gastos del período en que se incurren, debido a su importancia para los ingresos y flujo de efectivo futuros de la empresa. Para tal fin en Dynamics AX, se presenta la funcionalidad denominada Esquemas de acumulación que permite prorrogar el costo o ingreso en los periodos requeridos, o efectuar provisión de operaciones, a fin de redistribuirlos para que se reconozcan en el período contable correspondiente. A continuación, se detalla el proceso de creación y aplicación de la funcionalidad. Parte 1. Creación de un Esquema de Acumulación Para la creación del esquema de acumulación en Microsoft Dynamics AX debe seguir la ruta Contabilidad general -> Configurar -> Registro -> Esquemas de acumulación. Oprima el botón Nuevo para crear un nuevo esquema de acumulación. Para definir la información de todo el registro contable, parámetros de duración y registro en tiempo que tendrá el esquema de acumulación debe seguir el paso a paso que se le presenta a continuación: Dentro del formulario Esquemas de Acumulación haga clic en la ficha General. En la sección de Registro debe llenar los siguientes campos: 1. Débito y Crédito: Los números de cuenta de débito se utilizan para registrar los importes de débito acumulados en una cuenta de activos, mientras los importes de crédito acumulados se registran en una cuenta de pasivos (débito/activo crédito/pasivo). 7

8 2. Asiento: En esta opción, debe indicar cómo debería utilizarse el número de asiento: Base: El número de asiento principal se utilizará para todas las transacciones generadas. Simple: Hay un número de asiento nuevo para cada fecha de transacción. Varias: Hay un número de asiento nuevo para todas las transacciones acumuladas. 3. Código de secuencia numérica: Si en la lista Asiento se selecciona Simple o Varias, deberá seleccionar un código de la lista desplegable en para los números de asiento. 4. Descripción: Debe describir la transacción a realizar, ésta se utilizará en todas las transacciones acumuladas, si no se escribe ningún texto en este campo se utilizará el texto de la transacción del asiento principal. 5. Fecha de registro: Se selecciona la fecha en la que deben registrarse las transacciones acumuladas. Las opciones que presenta el formulario son comienzo, medio o fin. En la sección de Duración debe completar los siguientes campos: 1. Tipo de calendario: Tiene 3 posibilidades globales, la duración afecta el tiempo que estarán abiertos los esquemas de acumulación: Calendario: Las acumulaciones se realizan en función del año calendario Fiscal: Las acumulaciones se realizan en función del año fiscal que se define en el formulario de Calendarios fiscales Clave de asignación: La clave de asignación se basa en porcentajes previamente configurados, esta opción le permite asignar el porcentaje que desea aplicar al monto por cada periodo hasta llegar al 100% la clave de asignación previamente definida Se debe tener en cuenta que los períodos contables deben coincidir con toda la duración definida. 2. Frecuencia de períodos: Seleccione si el registro se realizará mensualmente, trimestralmente, semestralmente o anualmente. Esta frecuencia de períodos solo está disponible si en la lista Tipo de calendario se selecciona Calendario o Fiscal. 3. Longitud: especifique el número de acontecimientos para la frecuencia de períodos seleccionada. Por ejemplo 4 trimestres. 8

9 En la sección de Registro debe completar los siguientes campos: 1. Clave de periodo: Esta opción solo se habilita si seleccionó en el campo Tipo de Calendario la opción Clave de asignación. 2. Frecuencia de registro: presenta las opciones Día, semana, mes o trimestre. puede indicar si todos los meses se debe registrar el mismo importe o si cada mes se debe registrar en función del número de días en el mes calculado para el número total de días. Esta opción solo se encuentra disponible si seleccionó Calendario en el campo Tipo de Calendario. 3. Registro del valor: Seleccione Par si todos los meses o trimestres se debe cargar el mismo importe o Escala si el cargo de cada mes se debe basar en el número de días medido en relación al número total de días. Por ejemplo, Par es 1/12 (1 mes de 12) parte del importe acumulado si la frecuencia de período es mensual y Escala se basa en el número de días de un período, por ejemplo, 31 días de 365 en agosto con una frecuencia de período mensual. Se debe tener en cuenta que frecuencia de períodos y la frecuencia el registro no son necesariamente iguales. Por ejemplo, una duración de 2 años normalmente necesita registros cada mes. Parte 2. Aplicación de un Esquema de Acumulación Para iniciar con el proceso de acumulaciones siga la siguiente ruta: 1. Contabilidad general > Diarios > Diario general > Nuevo (si el diario ya existe, selecciónelo y haga clic en el botón líneas ) 2. En el formulario Asiento del diario elabore la operación que requiere registrar colocando el importe débito o crédito que corresponda. 9

10 3. Seleccione la cuenta donde se registrará la acumulación. Por ejemplo, utilice la cuenta contable 63506, Seguros generales, luego haga clic en el botón Funciones y luego en Acumulaciones contables. Se debe tener en cuenta que esta opción se permite utilizar cuando el tipo de cuenta es Contabilidad 4. El sistema abre el formulario denominado Acumulaciones Contables en el cual se deberán diligenciar los campos necesarios para efectuar la distribución del registro. 10

11 En este formulario se seleccionan los siguientes campos: Identificación acumulada: Seleccione el esquema de acumulación que procesará. Importe base: Escriba el importe que se usará. Corresponde al importe de las líneas de diario menos el importe de los impuestos, en razón a que los impuestos no se acumulan. Fecha inicial: Coloque la fecha desde la que se iniciará la primera transacción acumulada. Fecha final: Se rellena automáticamente según la configuración del esquema de acumulación. Cuenta o cuenta de contrapartida: Seleccione si la cuenta o la cuenta de contrapartida de la línea de diario es la cuenta que se debe acumular. Las cuentas definidas en el esquema de acumulación se utilizan como cuentas de contrapartida para las transacciones de acumulaciones. 5. Haga clic en el botón Transacciones para ver la distribución de la asignación generadas. Si se ha configurado el número de asiento, el formulario muestra las nuevas transacciones con los nuevos datos y el nuevo asiento. En este caso, generó solo 3 asientos ya que seleccionamos como Frecuencia de período el mensual y como longitud escribimos 3. 11

12 6. En el caso en que la distribución sea correcta haga clic en aceptar para volver a la línea de diario, luego botón Registrar 7. En el momento de registrar la operación el sistema informará que efectuó el registro 8. Para consultar el asiento generado ingresar por el botón Consultas -> Asiento 12

13 9. Para visualizar el asiento y la acumulación contable registrada, haga clic sobre el botón Origen de Transacción 13

14 Glosario de Términos Dimensiones financieras: Son clasificadores que se utilizan principalmente para los informes financieros. Se definen para analizar y clasificar transacciones financieras y proporcionan una descripción más detallada de las transacciones. Acumulaciones Contable: permiten redistribuir los costes o los ingresos de una línea de diario para que se reconozcan en los períodos adecuados 14