PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO CONSEJO DE LA JUDICATURA

Transcripción

1 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO CONSEJO DE LA JUDICATURA DE LA UNIDAD DE MENSAJERÍA

2 PÁG. 2 DE ÍNDICE SEC TEMA PÁGINA 1.- ÍNDICE INTRODUCCIÓN MARCO LEGAL MISIÓN VISIÓN VALORES ORGANIGRAMA ATRIBUCIONES OBJETIVO Y FUNCIONES POR PUESTO... 9 ENCARGADO DE MENSAJERÍA... 9 AUXILIAR DE MENSAJERÍA AUXILIAR DE MENSAJERÍA MENSAJERO EXPEDICIÓN... 16

3 PÁG. 3 DE INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como propósito principal, proporcionar la información sobre la Unidad de Mensajería en donde se establece el marco legal, la misión, visión, valores, la estructura orgánica y sus funciones; con la finalidad de proveer al personal que la integra, una herramienta de trabajo que le sea de utilidad para cumplir con los objetivos propuestos en forma mas eficaz y eficiente contribuyendo así a lograr el objetivo institucional de una impartición de justicia pronta y expedita. También funge como un medio de orientación e integración al personal, debido a la información que contiene. Este manual se puede utilizar como instrumento de capacitación de personal para facilitar su incorporación al área de trabajo así como ser un instrumento para la orientación e información al público en general, razón por la cual debe actualizarse, realizando las adecuaciones que sean necesarias en el momento oportuno, formando parte del proceso de modernización que requiera la sociedad actual. Por otra parte se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 7 fracciones I y IX de la Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental en el Estado de Querétaro. En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo. Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de las funciones que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

4 PÁG. 4 DE MARCO LEGAL 1. Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos. 2. Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental en el Estado de Querétaro. 3. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro. (Articulo 105 y Articulo 106 Fracción I) 4. Ley de los Trabajadores al servicio del Estado y Municipios. 5. Ley que Establece las Bases para la Entrega Recepción Administrativa en el Estado de Querétaro. 6. Reglamento Interior de Trabajo (Gobierno del Estado de Querétaro). 7. Reglamento de Oficialía Mayor del Poder Judicial, Articulo 25, 26 y 27.

5 PÁG. 5 DE MISIÓN Somos un área que proporciona los servicios de recepción entrega de correspondencia del Poder Judicial bajo los valores de compromiso, responsabilidad y legalidad para satisfacer las necesidades de los usuarios que requieren el servicio en el cumplimiento de sus labores encomendadas en la impartición de justicia pronta y expedita. 5.- VISIÓN Ser reconocida como un área de servicio que satisface los requerimientos de los usuarios bajo los criterios de una mejora continua que genere credibilidad y confianza en el servicio de mensajería que trabaja con procesos eficientes. 6.- VALORES Probidad Responsabilidad Compromiso Lealtad Iniciativa Eficiencia Economía de recursos Secreto Profesional

6 PÁG. 6 DE ORGANIGRAMA

7 PÁG. 7 DE ATRIBUCIONES Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro Artículo 24. Son facultades y obligaciones del Presidente del Tribunal: IV. Llevar la correspondencia oficial del Tribunal Superior de Justicia, a través de la Oficialía Mayor, excepto la que es propia de los presidentes de las salas; Reglamento de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado de Querétaro Artículo 26. El Jefe del Área de Mensajería tiene las siguientes facultades y obligaciones: I. Establecer y ejecutar los sistemas de control de la correspondencia recibida y entregada; II. III. IV. Establecer y dar a conocer las políticas y normas de uso del servicio de mensajería, así como los horarios de entrega de correspondencia para asegurar su envió oportuno; Programar las rutas de trabajo para la prestación del servicio de mensajería; Determinar las prioridades de acuerdo al tipo de correspondencia a entregar; V. Elaborar e implementar sistemas de supervisión y evaluación de las actividades y conducta de los servidores públicos adscritos al Área de Mensajería; VI. VII. VIII. Rendir los informes que le sean solicitados por el jefe del departamento de Servicios Generales y Administrativos; Proponer al Oficial Mayor los criterios y las medidas para el adecuado cumplimiento de las atribuciones del Área de Mensajería; Auxiliar al Oficial mayor en las labores que le encomiende, relacionadas con las funciones del departamento;

8 PÁG. 8 DE 17 IX. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.

9 PÁG. 9 DE OBJETIVO Y FUNCIONES POR PUESTO PUESTO OBJETIVO: ENCARGADO DE MENSAJERÍA Organizar las actividades de la Unidad de Mensajería que concentra la correspondencia de las áreas del Poder Judicial, para realizar una recepción, distribución rápida y oportuna dentro de la Institución y áreas externas, en base a los procedimientos y normatividad aplicable. FUNCIONES: 1. Establecer y ejecutar los métodos de control de la Unidad, para la recepción- entrega de correspondencia de las diferentes áreas y mensajeros del Poder Judicial. 2. Establecer y dar a conocer las políticas y normas de uso del servicio de mensajería interna al personal del Poder Judicial así mismo los horarios de recepción y entrega de correspondencia a las áreas para asegurar un servicio de envío oportuno a los destinatarios. 3. Programar las actividades a realizar para el envío de correspondencia urgente no prevista que se presente en la Unidad de Mensajería del Poder Judicial. 4. Establecer las políticas y lineamientos de la Unidad para la recepción y entrega de correspondencia de las áreas del Tribunal Superior de Justicia para su envío oportuno de acuerdo a su destino. 5. Dar el seguimiento a la correspondencia recibida en la unidad para su localización inmediata y proporcionar información oportuna al usuario del lugar donde se encuentra y/o estatus que guarda su correspondencia. 6. Programar los requerimientos del equipo de trabajo necesario para una correcta transportación de correspondencia recibida en la Unidad para realizar una entrega en tiempo y forma.

10 PÁG. 10 DE Establecer e implementar medidas de seguridad para proteger contra extravió, maltrato o deterioro la documentación recibida en la unidad hasta la entrega a su destinatario. 8. Establecer prioridades de acuerdo al tipo de correspondencia a enviar considerando la urgencia de su entrega, para determinar el medio de envió, siendo este por mensajería privada, servicio postal mexicano, para obtener un ahorro en tiempo y financiero. 9. Evaluar las actividades de los mensajeros y personal a su cargo, considerando tiempos de acuerdo a su ruta de trabajo y métodos de control, para validar el desempeño de los mismos. 10. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado. 11. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

11 PÁG. 11 DE 17 PUESTO AUXILIAR DE MENSAJERÍA OBJETIVO: Recibir y distribuir la correspondencia enviada a la Unidad de Mensajería en base a los lugares de destino, así como llevar el control de las entregas y recepciones de las mismas, de acuerdo a los reglamentos y leyes aplicables para garantizar una recepción entrega oportuna y confiable. FUNCIONES: 1. Recibir y registrar la correspondencia que los usuarios depositan en la Unidad de Mensajería para su control y posterior envío. 2. Distribuir la correspondencia recibida en la Unidad de Mensajería de acuerdo a los lugares de destino y entregar a los mensajeros para optimizar los servicios del mismo. 3. Elaborar, imprimir y archivar los documentos necesarios para el adecuado control de la correspondencia. 4. Elaborar, imprimir, archivar los documentos necesarios para de control de los acuses de entrega y recabar la firmas de recibido, tanto del destinatario como el remitente. 5. Recibir y capturar la documentación que los mensajeros recopilan durante su recorrido, para su posterior entrega, capturando también los acuses de recibido por el destinatario para su devolución al lugar de origen. 6. Apoyar en las funciones propias de la Unidad de Mensajería y necesarias para un mejor desempeño de esta unidad, incluyendo entrega de correspondencia y documentos atendiendo al grado de urgencia en su entrega. 7. Realizar todas aquellas actividades y funciones que se desarrollan y se describen en el Manual de Organización y el Manual de Procedimientos de la Unidad de Mensajería.

12 PÁG. 12 DE Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado. 9. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

13 PÁG. 13 DE 17 PUESTO AUXILIAR DE MENSAJERÍA OBJETIVO: Recibir y entregar correspondencia y documentos, según su distribución de trabajo asignada por el responsable de la Unidad de Mensajería, para garantizar una recepción entrega oportuna y confiable de la correspondencia, con base en los procedimientos y leyes aplicables. FUNCIONES: 1. Recibir, recoger y entregar acuses de correspondencia y documentos varios en las áreas o dependencias correspondientes. 2. Llevar el control de la correspondencia y documentos varios recibidos y de acuses entregados, para su seguimiento. 3. Recoger el vehículo en el Centro de Trabajo denominado Juzgados Civiles y Familiares para el traslado de la correspondencia o documentación. 4. Recoger en la Coordinación Administrativa de los Juzgados Civiles y Familiares las listas publicadas de cada uno de los juzgados para su traslado y entrega en las áreas correspondientes.(cuando aplique) 5. Apoyar en el Traslado de personal del Poder Judicial en caso de ser necesario para atender actividades inherentes a las atribuciones asignadas. 6. Auxiliar al encargado de la Unidad de Mensajería en las labores que se le encomienden relacionadas con las funciones de Coordinación Administrativa que lo requiera y sea necesario. 7. Realizar todas aquellas actividades y funciones que se desarrollan y se describen en el Manual de Organización y el Manual de Procedimientos de la Unidad de Mensajería.

14 PÁG. 14 DE Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado. 9. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

15 PÁG. 15 DE 17 PUESTO MENSAJERO OBJETIVO: Recibir y entregar la correspondencia y documentos a las áreas que le corresponde, según su distribución de trabajo asignada por el responsable de la Unidad de Mensajería, para garantizar una recepción entrega oportuna y confiable, en base a los procedimientos y normatividad aplicable. FUNCIONES: 1. Recoger el vehículo en el centro de trabajo correspondiente para el traslado de la correspondencia o documentación. 2. Recoger la correspondencia y documentos en la Unidad de Mensajería y en la Coordinación Administrativa respectiva, para su entrega oportuna 3. Llevar el control de la correspondencia y documentos varios recibidos y de acuses entregados, para su seguimiento. 4. Clasificar y entregar la correspondencia y documentos varios en las Áreas o dependencias correspondientes. 5. Clasificar y entregar acuses de correspondencia recogida en las áreas o dependencias correspondientes, para su entrega oportuna. 6. Realizar adicionalmente otras funciones a fines a las señaladas y las que expresamente le encomiende el encargado de la Unidad de Mensajería. 7. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado. 8. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.

16 PÁG. 16 DE EXPEDICIÓN En cumplimiento a lo dispuesto por el articulo 101 fracción XII, 102 fracción II, 103 párrafo cuatro de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro; artículos 9 fracción I, 50 fracción I, 94 del Reglamento del del Poder Judicial, el Lic. Jorge Herrera Solorio, expide el presente manual de organización para su debida difusión y observancia al interior del Poder Judicial del Estado de Querétaro, siendo las 13:00 trece horas del día 07 siete de Julio del 2010 dos mil diez. El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su autorización por el. La Dirección de Contraloría Interna será la dependencia encargada de coordinar los trabajos de elaboración y modificación de los diversos manuales administrativos de las dependencias o unidades administrativas del Poder Judicial, debiendo conservar una copia de los documentos autorizados. ATENTAMENTE LIC. JORGE HERRERA SOLORIO MAGISTRADO PRESIDENTE DEL PLENO DEL T.S.J. Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

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