INFORME SOBRE SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL

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1 INFORME SOBRE SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL Informe Primer Trimestre Información con corte al 31 de marzo de OBJETIVO: Planificar, coordinar y gestionar la adquisición oportuna y de calidad de los bienes y servicios requeridos por la Institución. 2. Naturaleza del negocio La responsabilidad principal del Proceso Contratar Bienes y Servicios es proporcionar a sus clientes los bienes y servicios que estos necesitan para el desarrollo de sus funciones, mediante la aplicación de un régimen normativo de compras públicas, bajo un esquema de calidad, oportunidad y mejora continua. Principales actividades que están bajo su responsabilidad. Actos preparatorios para la depuración del presupuesto de compras Crear el Plan de Adquisiciones anual. Ejecutar el Plan de Adquisiciones Atención de Aspectos Administrativos de los contratos Atención de asuntos especiales de los contratos en su etapa de ejecución (por ejemplo ejecución de garantías, multas, rescisiones, modificaciones, etc) Gestión del Registro de Proveedores Calificación de Proveedores. 3. Detalle de las condiciones actuales del área en cuanto a la estructura orgánica, análisis FODA del área, Fortalezas. La existencia de reglamentación procedimental, tanto externa como interna, junto con los instructivos y políticas de trabajo respectivas. La calidad profesional y la ética de trabajo del personal de JASEC y el conocimiento de cómo realizar las tareas Claridad de objetivos Debilidades. Ausencia de una plataforma tecnológica para controlar la gestión de todo el proceso y obtener información en línea, tanto actual como histórica. Insuficiente conocimiento del mercado y de los proveedores. Oportunidades. Desarrollo de una plataforma tecnológica propia y adhesión a alguna plataforma estatal como Merlink o Compra Red.

2 Desarrollo del conocimiento del mercado y de los proveedores, de tecnologías y precios. Amenazas Rotación del personal sin concertación previa. Proveedores reacios a concertar negocios con JASEC por razones de imagen o de rendimiento económico. Indefinición clara y oportuna del presupuesto institucional neto, disponible para la adquisición de bienes y servicios 4. MISIÓN. Lograr en forma ágil y oportuna el suministro de bienes y servicios requeridos por los diferentes negocios, atendiendo las políticas, la normativa del régimen de contratación y los estándares exigidos por la competencia y los clientes, mediante la aplicación de recursos humanos, técnicos e informáticos de calidad, que permitan el conocimiento del mercado, los productos y la gestión de los proveedores, de forma que se garantice la calidad competitiva de los insumos y el desarrollo sostenible de la institución. 5. VISIÓN. Ser el proceso que lidera, planifica, asesora y ejecuta las actividades de contratación de bienes y servicios, dotado de los recursos y herramientas necesarias y suficientes para que, en un ambiente de calidad ética y técnica, apoyado en herramientas informáticas, logre el conocimiento del mercado y de los productos, gestione una cartera de proveedores seleccionados y produzca la innovación en el proceso contractual, de tal forma que asegure la provisión oportuna de insumos de calidad certificada o al menos comprobada, según sean requeridos por el cliente 6. DIAGNOSTICO: detalle de los proyectos (operativos y/o inversión) que a la fecha están siendo desarrollados, vinculados con el nivel de ejecución presupuestaria, así como el análisis integral del cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de gestión. PRIMER TRIMESTRE, ETAPA DE ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS. A. Indicador 1: Nivel del presupuesto adjudicado en función al presupuesto del Plan de Compras. 1% 10% Para este trimestre se ha logrado ejecutar un 1% del total del presupuesto destinado para compras, es decir, al 31 de marzo del año en curso se ha ejecutado en comparación con el monto correspondiente al Plan de Compras publicado en el sitio Web de JASEC mismo que es de

3 1. Plan de Acción: Identificar el nivel de presupuesto adjudicado en función al presupuesto de Compras. Logros: El hecho de que se haya logrado implementar una mejora en el SIFAJ para la formulación del presupuesto, contribuyó a que el Plan de compras se realizará en un periodo de tiempo más corto que en años anteriores y que por consiguiente, se haya iniciado con su ejecución en una etapa más temprana. Asimismo, la implementación de políticas presupuestarias a tenientes a procurar la correcta ejecución de los recursos asignados, ha colaborado a que los paquetes de gestión se presenten dentro de los plazos programados en el Plan de Adquisiciones. Desviaciones: Tomando en cuenta que el porcentaje de ejecución presupuestaria alcanzado para este trimestre parece ser poco, es importante considerar que el dato nace a partir de una comparación entre el monto total correspondiente al plan de compras y la ejecución real, por lo que es necesario contemplar que esta diferencia se da a raíz de que existe una licitación pública por un monto de la cual representa un 25% del Plan de Compras. Medidas Correctivas: Para el próximo trimestre se procurará la ejecución de un mayor porcentaje del presupuesto, a fin de que se logre realizar la totalidad de las compras programadas. B. Indicador 2: Paquetes de contratación ejecutados dentro de los plazos programados % 25% Durante este trimestre de 46 paquetes de gestión tramitados, 29 se lograron realizar dentro de los plazos programados, 11 aún se encuentran en proceso y 6 no cumplen con este indicador. 2. Plan de Acción: Control de cumplimiento de los actos del procedimiento (contenido y plazo). Logros: El Plan de compras se logró publicar el 01 de marzo del año en curso, a partir de ese momento se han tramitado una serie de paquetes de gestión de acuerdo a la programación del plan de compras, procurando en gran medida que se cumpla con los plazos programados en cada uno de los casos Desviaciones: en el periodo de tiempo en que ejecuta este indicador, generalmente intervienen una serie de factores externos a la Proveeduría, tal como la parte técnica y legal, lo que en algunos casos puede ocasionar que

4 no se cumplan los plazos. Medidas Correctivas: Para el próximo trimestre se procurará un mayor control de los plazos programados de manera que exista un mecanismo que permita gestionar mejor los tiempos para adjudicación sobre todo en los casos de compras institucionales como de los carteles cuya complejidad contribuyan al incumplimiento de este indicador. 3. Plan de Acción: Desarrollar una metodología para determinar la incidencia de causas y de responsables de los atrasos. Logros: no hay logros Desviaciones: no hay desviaciones Medidas Correctivas: a raíz del cambio de Coordinación se procederá a analizar si este Plan de acción se mantiene o deberá replantearse. C. Indicador 3: Paquetes de gestión cuyo procedimiento inicia en un plazo no mayor a 10 días hábiles después de recibidos % 25% Para este trimestre se logró alcanzar un porcentaje muy satisfactorio ya que de las 46 solicitudes recibidas, solamente 1 no se logró tramitar dentro de los 10 días hábiles que estable este indicador. 4. Plan de Acción: Desarrollar un plan de verificación de cumplimiento y fidelidad de datos Logros: Dentro del cuadro de control que maneja a lo interno el Proceso Contratar Bienes y Servicios, se incorporó para este año en el documento Control de notas de trabajo dos columnas adicionales en las cuales se indica la fecha estimada y la fecha real para el trámite de los paquetes de gestión o solicitudes recibidas. De esta forma habrá un mayor control de los tiempos en los cuales se realiza cada gestión. Desviaciones: No hay desviaciones Medidas Correctivas: No hay medidas correctivas 5. Plan de Acción: Registrar el ingreso de los paquetes de gestión y asignarlos con base en el Plan o bien por su naturaleza. Logros: Igual que en años anteriores todas las solicitudes de trámite que

5 ingresan al Proceso son revisadas por el Coordinador para su posterior distribución entre los funcionarios del Departamento, los cuales una vez recibidos deberán indicar en el cuadro de control la fecha en que dan inicio cada uno de los trámites asignados. Desviaciones: No hay desviaciones Medidas Correctivas: no hay medidas correctivas