PODER JUDICIAL DEL ESTADO CONSEJO DE LA JUDICATURA INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES EN MATERIA ARCHIVÍSTICA 2011

Transcripción

1 PODER JUDICIAL DEL ESTADO CONSEJO DE LA JUDICATURA INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES EN MATERIA ARCHIVÍSTICA 2011 San Luis Potosí, S.L.P., enero

2 En cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública, el Poder Judicial del Estado desarrolló el Programa de Desarrollo Archivístico del año 2011, que contiene las acciones que sirvieron como base para elaborar los Programas Operativos Anuales del Archivo Judicial y la Coordinación de Archivos cuyos avances fueron los siguientes: 1) Diagnóstico de Archivos.- En el periodo que se informa se realizaron tres diagnósticos de archivos judiciales, el primero de ellos se efectuó en el Juzgado Primero Civil; el segundo correspondió al Archivo Judicial Zona Huasteca en Ciudad Valles y el tercero al juzgado Menor de Soledad de Graciano Sánchez. Los resultados obtenidos en los dos últimos inmuebles tienen en común la necesidad de ampliación de espacio físico para los archivos en los locales que ocupan; la instalación de tecnologías de la información para el registro, control y consulta de expedientes; el establecimiento de lineamientos para el servicio de préstamo y consulta de expedientes; compra de mobiliario de archivo adecuado para soportar el peso de los expedientes y facilitar su consulta 2

3 frecuente. 2) Normatividad Técnica.- A la fecha de este informe se aprobó el Acuerdo General Septuagésimo Séptimo del Pleno del Consejo de la Judicatura que establece los Criterios Básicos para Identificar y Dictaminar Documentos Históricos en los Archivos del Poder Judicial del Estado. 3) Capacitación.- Se realizaron cuatro cursos de capacitación sobre Organización de Archivos Judiciales, dirigidos al personal encargado de los archivos en los juzgados penales, civiles y familiares con sede en la ciudad de San Luis Potosí; así como en los juzgados de primera instancia de Ciudad Valles y los juzgados menores de Aquismón, Rayón, El Naranjo, Tampamolón, Coxcatlán, Xilitla, San Antonio, Tanlajás, Tamuín, Aquismón; Archivos Judiciales de San Luis Potosí y Ciudad Valles. En total, fueron capacitados 78 servidores judiciales. 4) Asistencia a Eventos Archivísticos.- Como parte de las actividades de fomento y difusión de la cultura archivística se participó en los siguientes eventos: a) XI Jornadas de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, organizadas por la Universidad Autónoma de Zacatecas, realizadas en esa 3

4 ciudad los días 15, 16 y 17 de junio, participando en el Taller de Valoración Documental; b) Congreso Internacional Archivos, Derechos Humanos y Transparencia, organizado por la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información del Estado de San Luis Potosí y la Asociación Civil Archiveros Sin Fronteras Internacional, los días 22, 23 y 24 de Junio, la temática del Congreso resaltó la importancia de contar con archivos organizados para cumplir con los objetivos de Transparencia, Acceso a la Información, Defensa de los Derechos Humanos y La Conservación de la Memoria Histórica; c) II Jornada de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de San Luis Potosí, realizada los días 29 y 30 de septiembre, organizada de manera conjunta entre el Congreso del Estado, la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado, Secretaría de Cultura del Gobierno del Estado; la Escuela de Ciencias de Ia Información de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí y el Poder Judicial de Estado de San Luis Potosí. 5) Conservación de Documentación.- Como una manera de contribuir a la preservación de la memoria institucional se han descrito hasta el momento más de 350 expedientes de carácter histórico conservados en el Archivo Judicial. 4

5 4) Procesos de Depuración.- El Poder Judicial del Estado, en atención a los Lineamientos para la Organización de los Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública, inició la depuración de documentos en los archivos de los órganos judiciales. De esta forma, se elaboraron seis Dictámenes de Valoración Documental, el primero de ellos, para dar de baja 5.3 toneladas de documentos que han concluido su vigencia en el Archivo Judicial; así como las solicitudes de baja de 4151 expedientes duplicados de procesos penales, presentadas por los titulares de los juzgados penales en la capital del Estado; 2316 duplicados de procesos conservados en el Archivo Judicial en Ciudad Valles. El primer Dictamen de Valoración y el Acta de Baja Definitiva correspondiente fueron aprobados y se publicaron en el Periódico Oficial del Estado el día 4 de junio de En virtud de lo anteriormente expuesto, en el transcurso del año 2011 se logró: a) Disminuir el volumen documental en los archivos de los órganos judiciales a través del proceso de depuración documental; b) Identificar documentos de carácter histórico 5

6 existentes en el Archivo Judicial del Estado; c) Capacitar al personal judicial en materia archivística para que coadyuven en las tareas de organización de archivos. Es importante señalar que la eliminación de documentos resolverá temporalmente la necesidad de espacio que presentan los órganos judiciales y permitirá efectuar nuevas transferencias de expedientes. 6