REGLAMENTO DE PROCESOS EDITORIALES REGLAMENTO DE PROCESOS EDITORIALES

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1 REGLAMENTO DE PROCESOS EDITORIALES REGLAMENTO DE PROCESOS EDITORIALES 1

2 REGLAMENTO DE PROCESOS EDITORIALES UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA 2

3 CONTENIDO OBJETIVO...4 ALCANCE...4 RESPONSABLE...4 GENERALIDADES...4 Glosario de Términos...4 Directrices...6 Del Comité Editorial...7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO...7 Marco Legal...11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA...11 REGISTROS...11 ANEXO...13 Flujograma...13 Formato para evaluación de obras

4 OBJETIVO Definir los pasos necesarios para la publicación de obras, con el fin de coordinar y apoyar la publicación de los materiales bibliográficos resultantes de los proyectos adelantados por los grupos de investigación de la Universidad del Magdalena, producto de las actividades de docencia, investigación, extensión y de otras manifestaciones culturales tanto a nivel local, regional, nacional e internacional. ALCANCE El presente procedimiento aplica para publicación de obras derivadas de los docentes o particulares como resultado de la experiencia de investigación, docencia, extensión u otras manifestaciones culturales. El procedimiento inicia con la solicitud de publicación de la obra y finaliza con la divulgación de la obra. RESPONSABLE El responsable de la adecuada aplicación de éste procedimiento es el Vicerrector de. GENERALIDADES Glosario de Términos Selectividad: Hace referencia a que el contenido del libro ha sido considerado por pares investigadores como un aporte válido y significativo al conocimiento del área en cuestión 1. Temporalidad: Hace referencia a que el libro ha sido el resultado de un proceso maduro de investigación, es decir, que la investigación ha sido retroalimentada por los mecanismos de divulgación científica y contrastación con otras obras de investigación en el área. 2 Normalidad: Hace referencia a que el libro está estructurado y escrito en forma adecuada para ser entendido y discutido por la comunidad de investigadores en el tema. 3 Libro Producto de investigación: Hace referencia a una publicación original, resultado de investigación, que ha sido objeto de revisión por 2 o más evaluadores externos y que ha sido seleccionada por sus cualidades científicas como una 1. Adaptado del documento Validación de libros resultado de investigación y registro de editoriales nacionales 2012 de la Dirección de Fomento a la de Colciencias, Junio 1 de Adaptado del documento Validación de libros resultado de investigación y registro de editoriales nacionales 2012 de la Dirección de Fomento a la de Colciencias, Junio 1 de Ibid. 4

5 obra que hace un aporte significativo al conocimiento en su área y da cuenta de un proceso de investigación maduro. Además, esta publicación ha pasado por procedimientos editoriales que garantizan su normalización bibliográfica y su disponibilidad 4. Para que el libro sea clasificado en esta categoría, se debe cumplir lo siguiente: 1. El libro debe ser el resultado de la actividad de un Grupo de. 2. El libro debe ser el resultado de un Proyecto de o una serie de proyectos de investigación desarrollados en la temática. 3. Los autores del libro, deben estar incluidos en el equipo ejecutor del proyecto de investigación. Libro recopilación de capítulos de investigación: Hace referencia a la publicación de un libro de investigación realizado en colaboración conjunta, donde cada uno de los capítulos ha pasado por la revisión de mínimo 2 evaluadores externos, los cuales han conceptuado que la obra es un aporte significativo a un área específica de conocimiento. Adicionalmente, el libro ha pasado por un proceso de edición que garantiza su normalización bibliográfica y disponibilidad. 5 Para que el libro sea clasificado en esta categoría, se debe cumplir lo siguiente: 1. El libro debe ser el resultado de la actividad de uno o más Grupos de. 2. El libro debe ser el resultado de uno o más Proyectos de. 3. Los autores del libro, deben estar incluidos en el equipo ejecutor de los proyectos de investigación que dieron origen a los capítulos del libro. Libro de texto de posgrado: Hace referencia a la publicación de un libro resultado de una tesis realizada y sustentada por estudiantes de posgrado. Para que el libro sea clasificado en esta categoría, se debe cumplir lo siguiente: 1. La tesis debe haber sido sustentada y aprobada. Libro de texto de pregrado: Hace referencia a la publicación de un libro de texto que es de utilidad e interés para un programa académico. Para que el libro sea clasificado en esta categoría, se debe cumplir lo siguiente: 1. Recomendación del comité de programa de publicar el texto, en la cual se indique que el texto es un material didáctico de utilidad y que puede ser incorporado en el programa académico. Libro de divulgación científica: Hace referencia a la publicación de un libro de texto divulgativo, dirigido al público en general, en el cual se presenta la temá- 4. Validación de libros resultado de investigación y registro de editoriales nacionales 2012 de la Dirección de Fomento a la de Colciencias, Junio 1 de 2012, página Adaptado del documento Validación de libros resultado de investigación y registro de editoriales nacionales 2012 de la Dirección de Fomento a la de Colciencias, Junio 1 de 2012, página 11. 5

6 tica de manera clara, sencilla y amena, pero bien fundamentada y sin utilizar el lenguaje especializado. Obras de divulgación cultural: Hace referencia a la publicación de un libro divulgativo, dirigido al público en general, de obras artísticas, literarias y demás elementos culturales. Diagramación: También llamada maquetación, es un oficio del Diseño editorial que se encarga de organizar en un espacio, contenidos escritos, visuales y en algunos casos audiovisuales (multimedia) en medios impresos y electrónicos, como libros, diarios y revistas. Pruebas duras: También llamadas galeras son una muestra preliminar de cómo quedarán las impresiones finales del material a publicar. Directrices El responsable del procedimiento velará por la calidad requerida para la presentación de publicaciones sea en forma digital o impresa. Las solicitudes de publicación de obras se pueden solicitar durante todo el año para investigadores, docentes, catedráticos, estudiantes o cualquier persona que desee publicar una obra siempre y cuando ésta sea de interés y conveniencia para la Universidad del Magdalena. El autor debe presentar su obra a la Dirección de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual, quien presenta la obra al Comité Editorial, quien realiza una revisión previa en la cual se clasifica la obra (entre libro resultado de investigación, libro recopilación de capítulos de investigación, libro de texto de posgrado, libro de texto de pregrado, libro de divulgación científica u otras obras de divulgación cultural) y se conceptúa sobre el interés y conveniencia para la Universidad de publicar la obra. Si el concepto del Comité Editorial es favorable se decide proseguir con el proceso y la obra se envía a dos pares externos reconocidos como tal por parte de Colciencias, preferiblemente investigadores activos si el libro es producto de investigación. Una vez recibido el concepto de los pares el Comité editorial analiza la evaluación de los pares y conceptúa sobre la pertinencia, interés institucional en la publicación y disponibilidad presupuestal, con el fin de decidir si la obra continúa en el proceso de publicación. Se hará seguimiento a las etapas del procedimiento en las que se involucran programas, facultades, dependencias adscritas u otras, así como a los entes particulares. El Vicerrector de, junto con el Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual, buscará articular el proceso de edición de las obras para asegurar la calidad de las mismas. Éste vigilará por el cumplimiento del presente procedimiento, sus métodos y plazos para las distintas revisiones a lugar. 6

7 Todo proyecto o manuscrito que llegue a la se le aplicarán las leyes vigentes en materia de propiedad intelectual, en especial lo concerniente a los derechos de autor. El responsable del seguimiento y control será el Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual, quien rendirá informes periódicos al Vicerrector de. Del Comité Editorial Este comité está conformado por: el Vicerrector de, quien lo presidirá, el Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual, el profesional Universitario de la editorial quien fungirá como secretario, y un (1) representante de los Editores de Revistas de la Universidad. El comité definirá las políticas de publicación y las obras a ser editadas. Cualquier violación de compromisos y obligaciones que se adquieran con la Vicerrectoría de a través de los diferentes actos administrativos en donde se comprometan apropiaciones presupuestales y que estén debidamente soportadas por los certificados de disponibilidad presupuestal, generará responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal según sea el caso. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N o. 01 Autor 02 Autor Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad Diligenciar documentación Diligenciar el formato de solicitud de publicación de obras. Diligenciar el formato de cesión de derechos patrimoniales, este formato debe ser firmado por todos los autores. Remitir solicitud Remite mediante oficio radicado a la Dirección de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual los siguientes documentos: Formato de solicitud de publicación de obras. Formatos de cesión de derechos patrimoniales firmados por los autores. Material del libro a publicar, en medio digital El material debe tener las siguientes características: Tipo de letra arial 12 pts., a espacio sencillo, todos los márgenes de 2 cms, en papel tamaño carta y en formato digital (CD o DVD) 7

8 N o Responsable/ Dependencia Comité Editorial / Vicerrectoría de Descripción de la Actividad Revisión previa del Comité Editorial Se revisa que la solicitud adjunte los formatos IN-F01 Formato solicitud publicación obras e IN- F10 Formato de Cesión Derechos Patrimoniales firmadas por los autores. Se clasifica la obra entre: libro resultado de investigación, libro recopilación de capítulos de investigación, libro de texto de posgrado, libro de texto de pregrado y libro de divulgación científica u otras obras de divulgación cultural. Así mismo, se conceptúa sobre el interés y conveniencia para la Universidad de publicar la obra. Seleccionar pares evaluadores Selecciona 2 evaluadores externos, preferiblemente reconocidos como tales ante COLCIENCIAS. Nota: Todos los libros deben ser evaluadores por 2 pares externos, especialmente los libros resultado de investigación. Remitir material a los pares seleccionado Envía a los pares seleccionado el material y el formato de evaluación (Ver formato en los anexos). En esta evaluación de contenido se tienen en cuenta criterios relacionados con la temporalidad, la normalidad de contenido y la coherencia con la selectividad científica Autor Comité Editorial / Vicerrectoría de Recepcionar evaluación de los pares Recibe la evaluación de los pares. Evaluar material a publicar Analiza la evaluación de los pares. Para que una obra sea publicable, las 2 evaluaciones deben ser positivas y sugerir la publicación de la obra. Igualmente, se conceptúa sobre la pertinencia de la misma y el interés de la Universidad en su publicación, como también sobre la disponibilidad presupuestal de la Institución para continuar con el proceso de publicación. Divulgar el concepto Notificar al autor (es). Si el concepto es favorable sigue el procedimiento, en caso contrario acá termina el mismo. Revisar material Revisa el material y realiza las correcciones u observaciones que sean pertinentes. El autor tiene un plazo máximo de seis (6) meses para devolver la obra con las observaciones, a partir de la fecha de entrega de la misma. En caso de no cumplir con este plazo, acá termina el proceso y para volver a enviarlo deberá iniciar un trámite nuevo. 8

9 N o Responsable/ Dependencia Revisor de Estilo/Vicerrectoría de investigación Descripción de la Actividad Recepcionar material revisado por el autor Recibe el material con los ajustes realizados por el Autor y revisa que se hayan hecho los cambios sugeridos por los evaluadores y comité editorial. Así como, que el documento conserve las mismas características del tipo de letras, espacios y márgenes descritas en el numeral 02. Remitir material a revisión de estilo Envía material a revisión de estilo. Recepcionar material Recibe, revisa y entrega el material con las correcciones a la Vicerrectoría de investigación. Entregar material Entrega el material al autor para que de su aprobación. 14 Autor Autor Diagramador / Vicerrectoría de Diagramador / Vicerrectoría de Revisar material de la revisión de estilo Revisa el material y realiza las correcciones u observaciones que sean pertinentes y envía a Vicerrectoría de investigación. Recepcionar material post - revisión de estilo Recibe y revisa el documento enviado por el autor. Diagramar material Ejecuta la diagramación y gestiona las revisiones a lugar así: Realiza el diseño de cubiertas. Diagrama primer borrador del material y lo imprime. Remite borrador al autor para su primera revisión. Recepcionar primer borrador diagramado Recibe el material diagramado y lo remite al autor de la obra. Revisar diagramación Revisa el primer borrador diagramado y realiza observaciones pertinentes. Recibir material diagramado y revisado por el autor Recibe por parte del autor el material diagramado previamente con las observaciones. Realizar correcciones sugeridas por el autor al material diagramado Ejecuta correcciones al material diagramado, según observaciones hechas por el autor de la obra. Revisión del material diagramado Recibe y revisa el documento para verificar que las segundas correcciones hayan sido realizadas. 9

10 N o. 22 Autor Responsable/ Dependencia Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual / Vicerrectoría de Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual / Vicerrectoría de Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual / Vicerrectoría de Descripción de la Actividad Solicitar visto bueno Realiza la última revisión al material diagramado y autorizar por medio electrónico u otro existente la conformidad con el material diagramado. Solicitar el ISBN Solicita y diligencia el formato ISBN para obras. Aprobar Revisa y aprueba el documento para impresión. Así mismo, se revisa que el documento contenga la normalización básica: ISBN, la nota legal, la ficha de catalogación en la fuente, depósito legal, tabla de contenido y bibliográfica o de referencias bibliográficas. Gestión de publicaciones Seleccionar empresa editorial que realizará la impresión. Elaborar solicitud de orden de servicio Elabora la solicitud de la orden de servicio con los soportes y la remite al vicerrector de investigación para su aprobación y trámite Remitir a impresión Remite el material para realizar la impresión. Evaluar pruebas duras Recepciona y aprueba las pruebas duras enviadas por el proveedor de servicios de impresión. Recepcionar material impreso Recibe el producto terminado, se verifica su calidad y se expide el recibo a satisfacción. Divulgar la obra Remite el depósito legal de las obras a: Biblioteca Nacional, Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia, Biblioteca del Congreso y Biblioteca Departamental. Envía obras a la Biblioteca de la Universidad del Magdalena, para consulta de los estudiantes y para ser canjeado con otras instituciones, entidades o donde determinare el autor. Así mismo, se participa en ferias y se hace venta de las obras a través de librerías. Igualmente, las obras publicadas son incluidas en el catálogo editorial disponible en el portal web. 10

11 MARCO LEGAL Tipo de Norma Ley Ley Entidad que Emite Congreso de la República Congreso de la República Nº Identificación Fecha de Expedición (DD/MM/ AAAA) /04/ /06/2011 Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al documento Por medio de la cual se implementan compromisos adquiridos por virtud del acuerdo de promoción comercial, suscrito entre la República de Colombia y los Estados Unidos de América Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, Ley Congreso de la República 23 28/01/1982 Sobre Derechos de Autor Ley Ley Decreto Congreso de la República Congreso de la República Congreso de la República Norma Internacional En Colombia la genera la Cámara Colombiana del Libro 33 26/10/ /02/ /06/1989 N/A 1951 (adhesión al Convenio de Berna Para la Protección de las Obras Literarias y Artísticas ) (modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y modifica la Ley 29 de 1944) (inscripción del soporte lógico (software) en el Registro Nacional del Derecho de Autor) El ISBN (International Standard Book Number / Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas) es un código numérico reconocido internacionalmente para la identificación de las publicaciones. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentación de referencia no contenida en el marco legal pero que es indispensable para la operatividad del documento (manuales técnicos, manuales del usuario) REGISTROS Código Formato Identificación Nombre Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Tiempo de Retención Protección Responsable de Archivarlo Recuperación (clasificación para consulta) Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) IN-F01 Formato de Solicitud de Publicación de Obras Archivo de la Editorial 1 Año Profesional Universitario Titulo Fecha Archivo de la Vicerrectoría de 11

12 Código Formato Identificación Nombre Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Tiempo de Retención Protección Responsable de Archivarlo Recuperación (clasificación para consulta) Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) IN-F10 Archivo Fondo Editorial Formato Cesión de Derechos Patrimoniales Permanente Profesional Universitario Titulo Fecha Referencia Archivo de la Vicerrectoría de IN-F04 Formato de evaluación para obras Editorial / Físico- Magnético 1 Año Profesional Universitario Fecha Archivo de la Vicerrectoría de No Aplica Orden de Servicios Editorial / Físico- Magnético 1 Año Profesional Universitario Fecha Referencia Archivo de la Vicerrectoría de No Aplica Formato ISBN Editorial / Físico- Magnético 1 Año Profesional Universitario Fecha Titulo Archivo de la Vicerrectoría de El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros. 12

13 ANEXO Flujograma INICIO Autor Diligenciar documentación Autor Remitir solicitud Comité Editorial / Revisión previa del Comité Editorial IN-F01 Formato de Solicitud de Publicación de Obras Seleccionar pares evaluadores Remitir material a los pares seleccionado Recepcionar evaluación de los pares Comité Editorial / Evaluar material a publicar Divulgar el concepto Autor Revisar material Recepcionar material revisado por el autor Remitir material a revisión de estilo Revisor de Estilo/Vicerrectoría de investigación Recepcionar material Entregar material Autor Revisar material de la revisión de estilo Recepcionar material post - revisión de estilo A 13

14 A Diagramador / Diagramar material Recepcionar primer borrador diagramado Autor Revisar diagramación Recibir material diagramado y revisado por el autor Diagramador / Realizar correcciones sugeridas por el autor al material diagramado Revisión del material diagramado Autor Solicitar visto bueno Solicitar el ISBN Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual / Aprobar Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual / Gestión de publicaciones Director de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual / Elaborar solicitud de orden de servicio Remitir a impresión Evaluar pruebas duras Recepcionar material impreso Divulgar la obra FIN 14

15 Formato para evaluación de obras SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD - COGUI VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Código: IN-F04 FORMATO PARA EVALUACIÓN DE OBRAS Versión: 05 INFORMACIÓN BÁSICA Fecha de entrega de la evaluación diligenciada: D M A Título del libro: Evaluador: Vinculación institucional del evaluador: EVALUACIÓN CUANTITATIVA Para los siguientes criterios de evaluación se utilizará una calificación cuantitativa. Por favor califique cada criterio en una escala de 1 a 10, donde 1 es deficiente y 10 es excelente. CRITERIO CALIFIQUE DE 1 A 10 (1 deficiente y 10 excelente) OBSERVACIÓN 1. El título es apropiado 2. El contenido corresponde a temas de estudio de interés y actualidad 3. Aporte, análisis y reflexión del autor a la temática 4. Originalidad de la investigación 5. El libro tiene unidad de obra 6. Metodología propia de la temática de estudio 7. Solidez teórica y conceptual 8. Claridad en la presentación 9. Calidad de la redacción 10. Las referencias bibliográficas son exactas, pertinentes y actualizadas TOTAL (suma) 15

16 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD - COGUI VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Código: IN-F04 FORMATO PARA EVALUACIÓN DE OBRAS Versión: 05 RESULTADO DE LA EVALUACIÓN: 1. Recomienda la publicación del libro: Tal como fue recibido Después de modificaciones sugeridas por Ud. Rechaza su publicación 2. Exprese los comentarios que considere (puede utilizar hojas adicionales si lo considera pertinente) Nombre del evaluador: Firma del evaluador: (requerida) No. Cédula de ciudadanía: 16

17 REGLAMENTO DE PROCESOS EDITORIALES UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA investigacion.unimagdalena.edu.co Carrera 32 No Sector San Pedro Alejandrino Edificio Administrativo Roque Morelli Zárate PBX: (57-5) Ext. 140/170/274 - Santa Marta, Colombia 17