Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015

Transcripción

1 Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015 Conforme a lo dispuesto en el Titulo Segundo, Capitulo VII, Articulo 41, en el que se estable que los entes públicos deberán elaborar un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), a continuación se presente el desarrollo del programa elaborado por la Unidad Coordinadora de Archivos I.- Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica I.I. Actualización de los instrumentos archivísticos y documentales conforme a la normatividad Con objeto de que los responsables de los acervos apliquen correctamente los instrumentos de control y consulta archivística en la Secretaría de Cultura, se hace necesaria la revisión y actualización constante de dichos instrumentos, con el objetivo de que cada unidad administrativa pueda identificar y ordenar sus expedientes de forma homogénea. Así mismo, la revisión y actualización de dichos instrumentos se realizara periódicamente, en coordinación con cada unidad administrativa con el fin de identificar aquellas posibles observaciones y mejorar el manejo de archivos en las distintas áreas administrativas. II.- Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico II.I. Cursos de Capacitación para la organización de archivos y aplicación de instrumentos archivísticos y normativos Conforme a lo establecido en el Artículo 20, Fracción VII, la Unidad Coordinadora de Archivos, en coordinación con el área de Capacitación de la Dirección de Recursos Humanos, programarán una serie cursos de capacitación. El objetivo de los curso es ampliar y reforzar los conocimientos relacionados a los procesos archivísticos y el manejo de un archivo de trámite y así mismo hacer referencia, de que contar con un archivo bien organizado deriva en numerosos beneficios, tales como una mejor gestión, la disposición de recursos para la adecuada toma de decisiones, la conformación de fuentes para la investigación y la reflexión. Además, de resguardar la memoria institucional derivada, no sólo, en la conformación de patrimonios documentales, si no en la utilidad inmediata en la presentación de mejores servicios a la ciudadanía y en el establecimiento de canales adecuados para acceder a la información gubernamental.

2 Estructura de los cursos: I.- Normatividad y Legislación II.- Sistema Institucional de Archivos III.- Unidad de Documentación en trámite IV.- Unidad de Archivo de Trámite II.II. Adiestramiento de datos personales para los sistemas adscritos a la Oficialía Mayor Con el fin de optimizar y garantizar los recursos de la información, garantizar la transparencia y la protección de los datos personales en posesión de las áreas administrativas adscritas a la oficialía mayor, se llevaran a cabo reuniones de trabajo con los distintos enlaces en materia de protección de datos personales de las adscritas a la dirección ejecutiva de administración, con el objetivo de acatar las normas y disposiciones en la materia, que emita las autoridades de acuerdo con sus funciones y atribuciones. Los titulares de las Direcciones de Recursos Humanos, Financieros y Materiales y Servicios Generales, garantizaran que se lleven a cabo los trabajos en materia de protección de datos personales con el objetivo de: Garantizar la seguridad de la información mediante el establecimiento de niveles de seguridad La difusión de las normas y/o lineamientos establecidos para la salva guardia de la información, dentro de sus áreas administrativas, para el buen funcionamiento de los Sistemas de Protección de Datos Personales La compatibilidad de los expresiones de intercambio de datos y formatos Así mismo, cada área adscrita a la Dirección Ejecutiva de Administración deberá nombrar a un enlace con las facultades necesarias para la toma de decisiones en el desarrollo de los trabajos II.III Elaboración del Plan de Contingencias de Protección Civil en la Unidad Archivo de Concentración Conforme a lo establecido por el Artículo 42 Fracción VII y el Artículo 54, Fracción III, inciso g), de la Ley de Archivos del Distrito Federal, la Unidad de Archivos de Concentración deberá generar un plan de contingencias preventivos que permita enfrentar situaciones de emergencias, riesgo o catástrofes, en sus unidades de archivos conforme su sistema de control de archivos, implementando las medidas preventivas y de seguridad que garanticen la protección de los depósitos documentales.

3 III.- Proyectos para la adquisición, con bases en las condiciones presupuestales de cada ente público, de los recursos materiales de mayor urgencia que requiera los archivos de la institución III.I.- Suministros para medidas de conservación y prendas de protección La percepción que tiene todo el mundo de los archivos y de la función no es, naturalmente ni univoca ni homogénea, por un lado establecer la seguridad de los acervos que se resguardan en unidad de archivos es vital, pero por otro lado, el personal que realiza las actividades en las unidades de archivos que de manera general casi nunca se encuentran en buen estado hace que reflexionemos en la seguridad de este recurso. La prioridad en este rubro es tener seguridad, si bien es cierto que el personal (en el caso de base), cuenta con los beneficios para asegurar su protección, tenemos por otro lado el personal de honorarios, el cual, requiere de equipo y accesorios de seguridad para la manipulación del material que se encuentra en la unidad de archivo de concentración. En cuanto a la seguridad del material, se requiere de herramientas que coadyuven a la conservación de las piezas documentales, una vez que se haya definido que su permanencia en la unidad de archivo pueda ser permanente, pasando está a ser parte del patrimonio histórico de la entidad. III.II.- Equipamiento de mobiliario (anaqueles) en la Unidad de Archivo de Concentración* Con forme al Capítulo II, del Título Tercera, de la Ley de Archivos del Distrito Federal, los entes públicos deberán destinar y establecer áreas adecuadas y suficientes para el depósito y servicios de archivos. Con base en lo anterior el archivo de concentración requiere finalizar el proyecto de readecuación de sus áreas, por lo que se pretende la adquisición de un sistema de racks (mobiliario) que permita la distribución adecuada y técnica de los acervos documentales que resguarda y pertenecen a todas las áreas de la Secretaría de Cultura del DF, así mismo, con la obtención de este tipo de sistemas, asegurar la perfecta conservación y resguardo de los acervos y así permitir, seguir con el ciclo vital del documento, al establecer el Archivo Histórico de la Secretaria de Cultura del DF IV.- Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de la información en el campo de los Archivos. IV.I.- Digitalización para el Proyecto Memoria Retomar el proyecto de memoria, el cual tenía el objetivo de contribuir con el informe anual de actividades de la Secretaría de Cultura. Para esto, se llevará a cabo un diagnóstico del estado que guardan los expedientes y archivos

4 en las diferentes áreas adscritas a la Secretaria de Cultura del D.F., con el fin de detectar, que áreas han realizado la organización de sus archivos conforme a las disposiciones establecidas por la Unidad Coordinadora de Archivos y con esto facilitar el proceso de digitalización de los expedientes, ya que la aplicación de los instrumentos, como lo es, la Carátula Estandarizada de Expedientes, permite identificar y describir de manera general el contenido de los asuntos de cada uno de los expedientes generados por las áreas sustantivas de la dependencia. V.- Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultural institucional en la materia V.I Difusión a través de un correo electrónico para promover la cultura archivística dentro de la Secretaría (CIMA) A través de Capsulas de Información en Materia Archivística, (CIMA) la Unidad Coordinadora de Archivos, pretende impulsar el intercambio de información relacionada con los trabajos en la materia. Esto permitirá reforzar, comprender y compartir los conocimientos sobre el tema Dichas capsulas serán enviadas vía correo electrónico en un periodo de 15 días, a los enlaces en materia de administración de documentos con la finalidad de que estos mismos, las difundan dentro de sus áreas administrativas En las capsulas se abordaran temas, como: La normatividad aplicable en materia de archivos Los procesos archivísticos que deben desarrollarse dentro de las áreas administrativas La relación de los archivos con la transparencia y la protección de datos personales El funcionamiento del sistema interno de control de archivos Entre otros más.. VI.I.- Medidas de conservación precautoria para expedientes resguardados en la Unidad Archivo de Concentración Consiste en la responsabilidad del ente público para mantener en perfecto estado de conservación los documentos que por disposiciones de la normatividad y sus atribuciones, le han sido encomendados o le han sido permitidos el acceso a los mismos. El conjunto de acciones tendientes a garantizar la correcta conservación del patrimonio documental, mediante la implementación de adecuados programas de mantenimiento, para lograr las condiciones idóneas, procedimientos de manejo y la exhibición de los documentos.

5 El establecimiento de planes para el control de plagas es necesario para la seguridad del acervo y del personal que manipula y trabaja con los documentos. Establecimiento del plan de contingencias de la Unidad Archivo de Concentración para su integración al sistema de protección civil de la Subdirección de Logística y Equipamiento. El desarrollo de un plan de protección civil dentro de la Unidad de Archivo de Concentración establece las medidas y dispositivos de seguridad y autoprotección para el personal, usuarios y bienes de la dependencia, a fin de ser aplicados antes, durante y después de la eventualidad de un desastre