Pág PROCEDIMIENTO PARA OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS

Transcripción

1 Pág PROCEDIMIENTO PARA OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS

2 Pág Introducción: De acuerdo a lo indicado en la guía de gobiernos corporativos de las empresas SEP N 3, conflictos de intereses, para directores y ejecutivos de la empresa, se establece que el directorio debe preocuparse de contar con un procedimiento para identificar los conflictos de intereses y como proceder ante ello. Objetivo: El objetivo de este procedimiento es establecer pautas a seguir para detectar el conflicto de intereses de los directivos y ejecutivos de la empresa. Desarrollo: La guía Nº3, nos indica tres tipos de problemáticas que debemos considerar: Contratación de bienes y servicios Deber de lealtad Procedimiento de operación con partes relacionadas CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS El artículo 4 de la Ley N , sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios dispone, que ninguna empresa del Estado o en que éste tenga participación, podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes o prestación de servicios con: 1.- Los funcionarios directivos de la misma empresa; 2.- Personas unidas a ellos por vínculos de parentesco (cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive); 3.- Sociedades de personas de las que los funcionarios directivos o sus parientes, ya individualizados, formen parte; 4.- Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus funcionarios directivos o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas; 5.- Sociedades anónimas abiertas en que sus funcionarios directivos o los parientes de éstos, ya individualizados sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital; y, 6.- Gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas.

3 Pág DEBER DE LEALTAD El deber de lealtad para con la sociedad surge de la naturaleza misma del cargo, desde la confianza que en ellos han depositado los dueños de las empresas para que guíen a las empresas en el camino para incrementar su valor. Existen diversas razones que pueden llevar a un director a encontrarse en una situación de conflicto de interés, entre otras, las siguientes: - Operaciones con personas relacionadas, directa o indirectamente; - Oportunidades de negocio conocidas en su carácter de director; - Presiones políticas indebidas; - Revelación de información de oportunidades comerciales o negocios de la empresa; - Implementar operaciones diseñadas para favorecer a determinadas personas; Es importante recordar que el deber de lealtad de los directores para con la empresa nace al momento de aceptar éstos su designación y, por tanto, a partir de ese momento no deben guardar respeto de aquel accionista que los haya elegido un trato preferente alguno, debiéndose a la empresa y a todos los accionistas por igual. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN CON PARTES RELACIONADAS Para estos efectos, se entenderá que las empresas públicas creadas por ley, las empresas con participación estatal mayoritaria, y las filiales de todas ellas, y el Estado mismo, inclusive, conforman un mismo grupo empresarial, para efectos de la definición dada a este término en el artículo 96 de la Ley N ; y que el Estado es el controlador de la empresa según este término se define en el artículo 97 de la citada ley. La empresa podrá celebrar operaciones con partes relacionadas cuando éstas tengan por objeto contribuir al interés de la empresa, se ajusten en precio, términos y condiciones a aquellas que prevalezcan en el mercado al tiempo de su aprobación, y cumplan con los requisitos y procedimientos establecidos en el artículo 147 de la Ley Nº Para determinar si una operación es o no con parte relacionada sugerimos seguir las siguientes recomendaciones: Son operaciones con partes relacionadas de una empresa SEP toda negociación, acto, contrato u operación en que deba intervenir la sociedad y, además, alguna de las siguientes personas: 1) Una o más personas relacionadas a la sociedad, conforme al artículo 100 de la ley N ) Un director, gerente, administrador, ejecutivo principal de la empresa, por sí o en representación de personas distintas de la propia empresa, o sus respectivos cónyuges o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad inclusive.

4 Pág ) Las empresas en las que las personas indicadas en el número anterior sean dueños, directamente o a través de otras personas naturales o jurídicas, de un 10% o más de su capital, o directores, gerentes, administradores, ejecutivos principales. 4) Aquellas que establezcan los estatutos de la empresa o fundadamente identifique el comité de directores, en su caso. 5) Aquellas en las cuales haya realizado funciones de director, gerente, administrador, ejecutivo principal, dentro de los últimos dieciocho meses. Las mencionadas operaciones deberán cumplir además con los requisitos y procedimientos que se señalan a continuación: a) Los directores, gerentes, administradores, ejecutivos principales que tengan interés o participen en negociaciones conducentes a la realización de una operación con partes relacionadas de la empresa, deberán informar inmediatamente de ello al directorio o a quien éste designe. Quienes incumplan esa obligación serán solidariamente responsables de los perjuicios que la operación ocasionare a la empresa y sus dueños, socios o accionistas. b) El consentimiento para que la empresa realice una operación con parte relacionada, deberá ser aprobado por la mayoría de los miembros del directorio, con exclusión de los directores involucrados, quienes no obstante deberán hacer público su parecer respecto de la operación si son requeridos por el directorio, debiendo dejarse constancia en el acta de su opinión. Asimismo, deberá dejarse constancia de los fundamentos de la decisión y las razones por las cuales se excluyeron a tales directores. c) Los acuerdos adoptados por el directorio para aprobar una operación con una parte relacionada serán dados a conocer al Consejo SEP más próximo, debiendo hacerse mención de los directores que la aprobaron. Ningún director, gerente, administrador, ejecutivo principal, liquidador, controlador, ni sus personas relacionadas, podrá aprovechar para sí las oportunidades comerciales de la empresa de que hubiese tenido conocimiento en su calidad de tal. Se entenderá por oportunidad comercial todo plan, proyecto, oportunidad u oferta exclusiva dirigida a la empresa, para desarrollar una actividad lucrativa en el ámbito de su giro o uno complementario a él. Para lograr el objetivo de esta guía Nº3, nuestra empresa ha implementado controles por lo siguiente: 1. Los directores y gerente general de la empresa, deben llenar lo siguiente: Declaración de intereses para funcionarios y autoridades regidos por el DS Nº99 de 2000, del Ministerio de Secretaria General de la Presidencia, firmada ante notario. Declaración de patrimonio para funcionarios y autoridades regidos por el DS Nº45 de 2006, del Ministerio de Secretaria General de la Presidencia, firmada ante notario.

5 Pág Ficha conflicto de intereses La presente ficha será llenada por los directores y los ejecutivos de la empresa, con la finalidad de ingresar esta información, en la base de datos de proveedores y clientes, lo cual nos indicará si se presenta en algún momento un conflicto de intereses que necesite llevarse al directorio para su resolución. Esta ficha deberán llenarla los directores y ejecutivos de COTRISA sólo con personas relacionadas que tengan operaciones comerciales vigentes donde sean dueños controladores o con un porcentaje igual o superior al 10% y/o se desempeñen como directores, gerentes o ejecutivo principales. Además, se deberá informar las empresas en las que el director o gerente de COTRISA se desempeñó en calidad de director, gerente o administrador en los últimos dieciocho meses previos a asumir en COTRISA y aquellas empresas en que se desempeñe en calidad de asesor, director, gerente o administrador de otras sociedades. Esta ficha se deberá actualizar cada cuatro años obligatoriamente y voluntaria con el director o ejecutivo que lo considere necesario, la que deberá contener la siguiente información:

6 Pág FICHA DECLARACIÓN CON PARTES RELACIONADAS FECHA:... NÚMERO CORRELATIVO: Cargo: Nombre completo: Participación en sociedades con más del 10% del capital o controlador de la sociedad: Se desempeñó en calidad de director, gerente o administrador en los últimos dieciocho meses previos a asumir en COTRISA Se desempeña en calidad de asesor, director, gerente o administrador Personas relacionadas y/o parientes relacionados. 1. Nombre: Parentesco: Participación en sociedades con más del 10% del capital o controlador de la sociedad: 2. Nombre: Parentesco: Participación en sociedades con más del 10% del capital o controlador de la sociedad: 3. Nombre: Parentesco: Participación en sociedades con más del 10% del capital o controlador de la sociedad:

7 Pág Nombre: Parentesco: Personas naturales relacionadas al director o gerente de COTRISA que se desempeñen como directores, gerentes o ejecutivo principales de una sociedad: Declaro bajo juramento en mi condición de director, y/o gerente y/o ejecutivo principal, que lo consignado precedentemente es cuanto de buena fe me consta para evitar un conflicto de interés, con partes relacionadas cuya existencia me consta y conozco. Firma

8 Pág Procedimiento Operacional La Ficha conflicto de intereses con los antecedentes de los Directores y Ejecutivos, será recepcionada por Contabilidad e ingresada a los sistemas computacionales de Proveedores y Clientes, con la observación de las características especiales relacionados con el conflicto de intereses. Si el sistema computacional detecta algún conflicto de intereses, controlado por RUT, esta información se deberá comunicar por escrito a la Gerencia General para su resolución en el Directorio.