Procedimiento del SGC para el Control de Documentos. Referencia de la Norma ISO 9001: REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

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1 No. de Rev. Fecha de Modificación 21//20 REVISIONES Y ACTUALIZACIONES Hoja modificada TODAS 02 16/06/21 TODAS 03 /10/22 3 4, /08/24 2, 5 27/10/23 7 Descripción de la revisión o actualización Se adecua el procedimiento referenciando la norma NMX-CC- 90-IMNC-2008 en el encabezado del documento. Actualización en el punto 3 de Referencias y Definiciones Se modifica el encabezado del documento por cambio de imagen Se adecua el procedimiento referenciando al MEG:2003 con un lenguaje incluyente. Se Cambia el punto y el de las disposiciones generales, eliminando la impresión de los documentos. Se modifica el texto de la pagina 2 por la dirección electrónica de la universidad por cambio de dominio. Se modifica el punto y por cambio de la dirección del portal. Se modifica redacción de descripción del procedimiento Elaboró, Nombre y Firma Tomás Ramírez Cid Tomás Ramírez Cid Tomás Ramírez Cid Alfredo Landa Becerra Alfredo Landa Becerra Este Procedimiento deberá ser actualizado conforme a los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora, a partir de la fecha de emisión o última revisión; para aumentar la eficacia de su cumplimiento. DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 1 DE 17

2 CONTROL DE COPIAS Puesto Dirección de Planeación Evaluación y Calidad No. de copias electrónicas controladas 1 Fecha y firma de recibido Rectoría 1 La dirección electrónica en donde se encuentra ubicado este procedimiento es: para consulta general. DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 2 DE 17

3 ÍNDICE Contenido Página 1. Propósito Alcance Referencias Definiciones Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Registros Diagrama de Flujo Anexos DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 3 DE 17

4 1. Propósito. Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora. 2. Alcance. Este procedimiento aplica a todos los Procesos Estratégicos de la UTGZ. 3. Referencias. Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad -Fundamentos y vocabulario.- ISO 9000:2008 COPANT/ISO 9000:2008 NMX-CC-9000 IMNC Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos.- COPANT /ISO NMX-CC-90-IMNC Instructivo de trabajo del SGC para elaborar procedimientos. IWA2. Guía de aplicación de la Norma ISO 90:2000 en Organizaciones Educativas. Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora. Manual de Organización de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora. Modelo de Equidad de Género 2003 (MEG:2003). Norma para el Sistema de Gestión Ambiental Requisitos con orientación para su uso.- COPANT/ISO NMX-SSA-140-IMNC MEG:2003: Modelo de Equidad de Genero. 4. Definiciones. Cliente: Organización, alumno, alumna, persona, partes interesadas internas y/o externas, que recibe(n) un producto o servicio. Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por la Universidad. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual no fue elaborado de manera interna. Documento Electrónico Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad que es instalado en equipos electrónicos. Elaborador (a) : Es la Oficina, Departamento o Jefatura Lista Maestra Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. Medio ambiente: Entorno en el cual opera la Universidad Tecnológica de Gutierréz Zamora, incluyendo el aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Producto: Es el resultado de un Proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 4 DE 17

5 Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos, proporciona evidencia de las actividades desempeñadas así como de su cumplimiento. Sistema de Gestión Ambiental: Parte del sitema de gestión de la UTGZ, empleada para desarrollar, implementar y gestionar actividades, productos y servicios que interactúan con el medio ambiente. 5. Políticas de Operación Frecuencia Este procedimiento es aplicable de manera continua Disposiciones generales Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del SGC que se encuentren a disposición en el portal de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora, para su consulta; así como los instalados en equipos electrónicos de los responsables de los procedimientos, mismos que se registrarán en el formato SGC-RC La Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad notificará mediante memorándum o correo electrónico el día de su autorización los cambios y correcciones que se hagan a los Documentos Controlados, a los Directores y Directoras de Área, responsables de los Procesos Estratégicos de la UTGZ Los Directores y Directoras de Área, firmarán los documentos originales impresos, los cuales se quedarán en resguardo de la Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad. Los documentos en formato electrónico podrán ser consultados y descargados desde el portal de la UTGZ Los procedimientos en formato electrónico podrán ser instalados en los equipos de los usuarios que lo requieran, previo registro en el Formato para el Control de Instalación Electrónicos Los formatos electrónicos, no serán susceptibles de ser modificados o alterados Será responsabilidad de la Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad actualizar la lista maestra de documentos controlados Las Áreas que incidan en un Proceso Estratégico son responsables de documentar las actividades que consideren le dan un valor agregado al proceso para cubrir las expectativas del cliente o clienta, en cada Proceso Estratégico definido en el Manual de Calidad (MC). Dicha documentación quedará formalizada en un procedimiento elaborado conforme al Instructivo de Trabajo SGC-IT El Director o Directora de Área es el responsable de revisar que el procedimiento elaborado sea conveniente al SGC. DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 5 DE 17

6 5.5. La Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad es responsable de revisar que el procedimiento cumpla con las especificaciones en función del Instructivo de Trabajo SGC-IT La Rectoría es responsable de autorizar el procedimiento elaborado Deberá colocarse firma autógrafa y fecha en los documentos impresos. DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 6 DE 17

7 6. Descripción del Procedimiento. Secuencia de etapas 1. Elaboración y actualización de Procedimientos. 2. Revisan el Procedimiento por Proceso Estratégico. 3. Autoriza el Procedimiento. 4. Inscribe el Procedimiento en el Registro de Calidad. Actividad 1.1 Define las actividades que son necesarias documentarse en un procedimiento, para asegurar la satisfacción del cliente, o los cambios necesarios para mejorar un procedimiento existente, en función del Mapa de Procesos de la Institución (SGC-RC-08), (SGC-RC-03). 1.2 Define el nombre del Procedimiento, en caso de tratarse de uno nuevo el nombre deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar. 1.3 EL Elaborador/Elaboradora crea o modifica el procedimiento respectivo conforme al Instructivo de Trabajo SGC-IT Turna a la Dirección de Área responsable del proceso y al Responsable del SGC para su revisión. 2.1 Revisa que el procedimiento o modificación sea conveniente al SGC. Sí procede: Es correcto pasa a la etapa 2. No procede: Regresa al paso anterior. 2.2 Interrelaciona el procedimiento con las demás Direcciones de Áreas que interactúan en éste, en función del (los) Procesos(s) Estratégico(s). 2.3 Asignación de códigos de procedimiento, de formatos. Así como el respectivo Registro de Calidad SGC-RC Se pasa a firma a la Dirección de Área a la cual corresponde el procedimiento. 3.1 Autoriza la publicación y ejecución del procedimiento, por medio de la firma autógrafa. 4.1 Recibe el procedimiento y lo da de alta en el SGC, en el Registro de Calidad SGC-RC Gira memorándum físico o correo electrónico a todas la Áreas para su conocimiento. 4.3 Publica el procedimiento mediante los mecanismos adoptados para ello y resguarda el original. 5. Ejecución. 5.1 Aplica el procedimiento respectivo, en caso de algún cambio o mejoría, notifica al Director/Directora de Área respectivamente, para continuar en el paso 2. Fin del Procedimiento Responsable Elaborador o elaboradora del procedimiento Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad. Rectoría Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad. Responsable del proceso. DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 7 DE 17

8 7. Registros. Los registros que se utilizan son los siguientes: Registros Lista de Origen Externo Lista de Control de Instalación Electrónicos Lista de Control para Registros de Calidad Lista Maestra de Documentos Tiempo de retención Hasta la siguiente modificación Hasta la siguiente modificación Hasta nueva actualización Hasta nueva actualización Responsable de conservarlo Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad Dirección de Planeación, Evaluación y Calidad Código del Registro SGC-RC-04 SGC-RC- SGC-RC-06 SGC-RC-14 DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD 27 DE OCTUBRE DEL 24 8 DE 17

9 Nombre del Documento: Procedimiento del SGC para el Control de Documentos 8. Diagrama de Flujo ELABORADOR (A) DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIDAD ÍA RESPONSABLE(S) DEL PROCESO Inicio 1 Elaboración actualización procedimiento. No Correcto? y del 2 Revisan el Procedimiento por Proceso Estratégico 3 Autoriza el Procedimiento 4 Sí Inscribe el Procedimiento en el Registro de Calidad. 5 Consulta Fin DIR. DE P.E.C DIC/TRC. 9 DE 17

10 9. Anexos Lista de Origen Externo. (SGC-RC-04) Y CALIDAD DIR.P.E.C. 10 DE 17

11 INSTRUCTIVO DE LLENADO. NÚMERO INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 Espacio para anotar el nombre consecutivo.. 2 Espacio para anotar el nombre del Documento Externo. 3 Espacio para anotar el nombre de la Dependencia que emite el Documento Externo. 4 Espacio para anotar las áreas de Aplicación del Documento. Y CALIDAD DIR.P.E.C. 11 DE 17

12 9.2. Lista de Control de Instalación Electrónicos. (SGC-RC-). Y CALIDAD DIR.P.E.C. 12 DE 17

13 INSTRUCTIVO DE LLENADO. NÚMERO INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 Espacio para anotar el nombre consecutivo.. 2 Espacio para anotar el nombre del Departamento, Oficina a la que se instaló el documento electrónico. 3 Espacio para anotar el nombre del Área a la que pertenece el usuario. 4 Espacio para anotar la fecha en la que se realizó la instalación. 5 Espacio para la firma de conformidad del usuario. Y CALIDAD DIR.P.E.C. 13 DE 17

14 9.3. Lista de Control de para Registros de Calidad. (SGC-RC-06). Y CALIDAD DIR.P.E.C. 14 DE 17

15 INSTRUCTIVO DE LLENADO. NÚMERO INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 Espacio para anotar el nombre consecutivo del documento. 2 Espacio para anotar nombre del Registro. 3 Espacio para anotar el Código del Registro. 4 Espacio para anotar los Procesos Estratégicos en los que incide el Registro. Y CALIDAD DIR.P.E.C. 15 DE 17

16 9.4. Lista Maestra. (SGC-RC-14). Y CALIDAD DIR.P.E.C. 16 DE 17

17 INSTRUCTIVO DE LLENADO. NÚMERO INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 Espacio para anotar el código. 2 Espacio para anotar nombre del procedimiento Y CALIDAD DIR.P.E.C. 17 DE 17

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