1. Código del Procedimiento 2./Revisión;Fecha: 7. CONTROL DE EMISIÓN

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1 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 1 de 7 7. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Controlador de Documentos REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR Firma: Firma: Firma: 1. Propósito Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros de calidad establecidos en el sistema de gestión de la calidad del TESCHI. 2. Alcance Aplica para todos los registros que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. Políticas de operación 3.1 El control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros es responsabilidad del usuario de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de los registros de calidad y lo descrito en el apartado 7 de cada uno de los procedimientos. 3.2 Todos los formatos de los procedimientos al momento de requisitarse se convierten en registros de calidad; los cuales deberán ser controlados por cada uno de los usuarios y de acuerdo a la política anterior. 3.3 Los espacios en los formatos para los registros de calidad deben ser requisitados de acuerdo a su instructivo o bien cancelados en caso de no requerir llenarse. 3.4 En los casos, en que los registros se controlen por folio, y se tenga la necesidad de realizar alguna corrección, se debe cancelar completamente el registro cruzándolo con la palabra Cancelado, debiéndose archivar y conservar en el área correspondiente de uso con el fin de mantener un control. 3.5 La disposición de los registros de calidad se sujetará a la normatividad vigente y a la naturaleza de los Registros de Calidad. 3.6 Toda Los Formatos copia en para PAPEL la generación es un Documento de registros No de Controlado calidad serán a excepción proporcionados del original. a través

2 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 2 de 7 del portal; para que sea proporcionada al TESCHI por su Controlador de Documentos a cada una de las áreas o usuarios correspondientes según se establece en cada procedimiento del SGC. 3.7 Los usuarios de los registros de calidad son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico con el fin de que estos sean recuperados, en caso de que alguna contingencia. 3.8 Todos los formatos deberán hacerse de acuerdo al formato: Encabezado General CA- PO En la elaboración del formato se deberá considerar el Instructivo de llenado CA-PO A la nomenclatura del código se le agregarán, el número de la y la fecha de emisión sin llegar a formar parte del código, se incluirán de la siguiente forma: Código / Revisión ; fecha de emisión Ejemplo: CA-PO-003 / R3 ; Código del formato diagonal una R y el número de el signo (;) La fecha de emisión con número colocando primero el día, mes y año (ddmmaa=1 de octubre de 2014=011014). DEL CONTROL DE REGISTROS: Una vez aprobado el formato, es obligación del Controlador de registros subir los formatos al Portal Institucional, para que estén disponibles en los puntos de uso del TESCHI. Es responsabilidad del Controlador de registros revisar la Lista Maestra de Control de Registros y actualizarla cada vez que se modifique alguno de estos, o bien que se añadan por la edición de un nuevo procedimiento. Todos los registros utilizados deberán ser almacenados de manera que se preserven. DEL LLENADO DE REGISTROS: Todos los campos de los formatos deberán ser llenados de forma legible y se deberán cumplir los siguientes aspectos: Que la información esté completa y legible. Que no se lleven a cabo tachones o enmendaduras con corrector líquido o de cualquier otro tipo. Cuando un formato sea completado por una persona que normalmente no realiza esta actividad, (por razones especiales), deberá firmar en el campo de elaboración y colocar a un lado P.A. (por ausencia).

3 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 3 de 7 Si no existe información para un campo de los registros, entonces se deberá indicar que no aplica ó colocar un guión ó líneas de cancelado según el caso. FORMATOS EXTERNOS: La codificación de los formatos externos se define de acuerdo al procedimiento de Control de Documentos P-24-02, Según las políticas estipuladas.

4 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 4 de 7 4. Diagrama del procedimiento Responsable del Autor o Elaborador de Registros y/o Responsable de Registros Controlador de Documentos Inicio Detecta la necesidad de un nuevo formato o una Hace propuesta o modificación de nuevos formatos o cambios de Verificar el cumplimiento de la política para la elaboración de registros y proporcionar revisiones de formatos Revisar y Autorizar Poner a disponibilidad del usuario el formato para generar registros Y cancela revisiones anteriores 4 5 Llena, almacena y conserva registros Fin

5 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 5 de 7 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Detecta la necesidad de un nuevo formato o una 2. Hace propuesta o modificación de nuevos formatos o cambios de 3. Verificar el cumplimiento de la política para la elaboración de registros y proporcionar revisiones de formatos Actividad 1.1 Detecta la necesidad de un nuevo formato o alguna nueva a un formato. 2.1 Hace una propuesta de formato, una nueva a algún formato o modificaciones a la propuesta de formato en el Encabezado General CA-PO El autor o elaborador del registro diseña los formatos que se emplearán para anotar las actividades que resulten de la aplicación de los procedimientos y requisita el Instructivo de Llenado CA-PO correspondiente. 2.3 Los requerimientos mínimos a tomar en cuenta para la elaboración de un registro se definen en el Control de documentos CA-PO-006 y en las políticas de operación del Control de Registros. 3.1 Verifica el cumplimiento de las políticas para la elaboración de registros, revisa la Lista Maestra de Control de Registros y a partir del consecutivo disponible proporciona y asigna el código y al mismo. 3.1 Revisa la propuesta de formato y si no es aprobada, pasar al paso Si la propuesta es aprobada, el responsable del procedimiento y el autor o elaborador del registro firman en el Instructivo de Llenado CA-PO en los campos de aprobó y elaboró respectivamente. Se pasa a la secuencia 4. Responsable

6 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 6 de 7 4. Poner a disponibilidad del usuario el formato para generar registros Y cancela revisiones anteriores 5. Llena, almacena y conserva registros 4.1 Se sube el formato al SEGC, para su disponibilidad de los respectivos usuarios, se avisa de los nuevos cambios por medio de memorándum. 4.2 Si existen revisiones anteriores del formato, se cancelan al colocarles el sello de Documento Cancelado y se envía a la Carpeta de Documentos Cancelados en la carpeta de obsoletos. 5.1 El registro o llenado del formato debe ser realizado por la persona que realiza la actividad (especificado en el procedimiento) apoyándose del instructivo de llenado correspondiente cuidando los aspectos indicados en las políticas del llenado de registros. Archivar los registros según el instructivo de llenado, cuidando los siguientes aspectos: 1) Los registros deberán ser archivados de forma tal que puedan ser fácilmente accesados. 2) Los registros deberán ser archivados en un lugar que los asegure contra daño o deterioro. 3) Conserva los archivos y en caso de que sea necesario analizar algún registro (Auditorías Internas, Investigación de No Conformidad, etc.), da acceso a las personas interesadas asegurándose de que los registros vuelvan al archivo. 6. Documentos de referencia Manual de Calidad del SGC para el Control de Documentos. TESCHI-CA-PG-001

7 1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Registros 5. Página : 7 de 7 7. Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Lista Maestra de Registros de Calidad. Hasta nueva. Controlador de Documentos Glosario TESCHI: Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán Disposición de los registros: Acción tomada sobre los Registros de Calidad una vez concluido el tiempo de retención definido (Ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos). Registros de calidad: Documento que se genera a partir de requisitar un formato del SGC, con el cual se conserva la evidencia de que los procesos del mismo se realizan de manera estándar conforme a lo establecido en los procedimientos. Tiempo de retención: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposición. 9. Anexos: 9.1Lista Maestra de Registros de Calidad. 10. Cambios a esta Número de Fecha de la actualización Descripción del cambio 1 15-ABRIL-2010 Se cambió la referencia de la Norma ISO 9001:2000 a la ISO 9001: JULIO-2014 Incremento en las Políticas de Operación y modificación de las actividades del procedimiento.