Procedimientos ISO que conforman el Sistema Integral de Gestión Institucional

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Procedimientos ISO que conforman el Sistema Integral de Gestión Institucional Enero 2015

2 Enero 2015 Contenido 1. Procedimiento de control de documentos; 2. Procedimiento de control de registros; 3. Procedimiento de auditoría interna; 4. Procedimiento de control de producto no conforme; 5. Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora.

3 Enero Procedimiento de Control de Documentos Requisito de la norma ISO 9001:2008, establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental del Sistema Integral de Gestión Institucional.

4 1. Aprobar 7. Legibles e identificables 6. Disposición Procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: 2. Revisar 3. Actualizar 5. Identificar versión 4. Identificar cambios

5 Documentos requeridos por el Sistema Integral de Gestión Institucional:

6 Descripción Gráfica del Procedimiento Control de Documentos Dependencias de la UAEH Dirección de Gestión de la Calidad Inicio 3. Revisa los documentos. A 1. Actualizan los documentos apegados a las guías técnicas para elaborar manuales de organización y procedimientos e instructivos para descripción de puestos y lista de documentos y registros. 4. Documentos apegados a guías e instructivos? No 5. Se envían observaciones a las dependencias. 2. Envían documentos a la Dirección de Gestión de la Calidad (gcalidad@uaeh.edu.mx), para su revisión. Si 6. Descarga y archiva el documento. A 1

7 Enero 2015 Dependencias de la UAEH Dirección de Gestión de la Calidad 1 7. Notifica a las dependencias mediante correo electrónico la aprobación del documento. 8. Envían el documento a la Dirección de Tecnologías Web y Webometría, para su publicación en el micro-sitio de la dependencia. Termina

8 Enero Procedimiento Control de Registros Requisito de la norma ISO 9001:2008, resalta el rigor con que dichos registros deben ser realizados y conservados a fin de que puedan utilizarse como datos de partida para la mejora de la calidad y puedan ponerse a disposición del usuario, cuando así se establezca.

9 Enero 2015 Desde el punto de vista documental es importante diferenciar entre: Formato: Documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la realización de cualquier tarea del sistema (esqueleto). Registro: Formato (lleno) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

10 Enero 2015 Importancia de los formatos y registros 1. Planificación de actividades. Cómo se hace? Dónde anotar resultados? Procedimiento Formato 2. Realización de actividades. Evidencias? Registro

11 1. Identificar 6. Retener 5. Disponer Procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: 2. Conservar 3. Almacenar 4. Proteger y Recuperar

12 Descripción Gráfica del Procedimiento Control de Registros Dependencias de la UAEH Inicio 1. Identifican los registros por nombre. 2. Conservan los registros en un lugar disponible para su consulta por las áreas 3. Almacenan los registros en áreas definidas para prevenir su daño o perdida. 4. Protegen y recuperan los registros en papel en el archivo; y los electrónicos mediante dispositivos de almacenamiento electrónico. 5. Disponen de los registros que generan. El acceso se sujeta a la autorización del titular de la dependencia. 6. Definen el tiempo de retención de sus registros. 7. Envían sus registros a la Dirección de Archivo General para su archivo permanente, una vez terminado el tiempo de retención de sus registros. Termina

13 Enero Procedimiento de Auditoría Interna Requisito de la norma ISO 9001:2008, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos).

14 1. Definir responsabilidades 5. Informar los resultados Procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: 2. Requisitos para planificar las auditorías 4. Establecer registros 3. Requisitos para realizar las auditorías

15 Enero 2015 En las auditorías internas se debe considerar lo siguiente: Se deben llevar a cabo a intervalos planificados; Deben mantenerse registros de las mismas y los resultados; La dirección responsable del área que está siendo auditada deben asegurarse de que se realizan las correcciones y acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas; Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.

16 Descripción Gráfica de las actividades en que participan las dependencias de la UAEH en el Procedimiento de Auditoría Interna Representante de la Rectoría Auditor Líder Equipo Auditor Dependencias de la UAEH 14. Reciben la notificación del plan y programa de auditoría interna Notifican con por lo menos 5 días hábiles antes del inicio de la auditoria a la Dirección de Gestión de la Calidad, les reasigne otro día para auditoría, en caso de que en el día asignado exista una actividad que impida la realización de la auditoría.

17 Representante de la Rectoría Auditor Líder Equipo Auditor Dependencias de la UAEH Realiza la reunión de apertura en las dependencias que les asignaron auditar, de acuerdo a la Orden del día. 22. Proporciona la información necesaria para la realización de la auditoría

18 Enero Procedimiento control de producto no conforme Requisito 8.3 de la norma ISO 9001:2008, señala que se debe de tener un procedimiento que indique que hacer y como controlar el producto o servicio que quede fuera de especificación, así como su disposición final.

19 Asegurarse de que el producto que no sea conforme, se: Identifica Controla Tratar los productos no conformes, de la siguiente forma: Realizando acciones para eliminar la no conformidad; Tomando acciones para impedir su uso previsto. Cuando se corrige se debe someter a una nueva verificación. Mantener registros de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente. Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso se deben tomar las acciones apropiadas.

20 Descripción Gráfica del Procedimiento Control del Producto No Conforme Dependencias de la UAEH Inicio 1. Identifican la especificación que no se cumplen. 7. Realizan la verificación del impacto de las acciones correctivas. 2. Identifican la causa de incumplimiento. 3. Planifican la acción correctiva a implementar. A 8. Acción efectiva? No A 4. Asignan fecha y responsable de la implementación de la acción correctiva. 5. Asignan fecha y responsable de la verificación de la acción correctiva. 6. Notifican las no conformidades y las acciones a implementar a la Dirección de Gestión de la Calidad mediante el reporte de producto no conforme. 9. Notifican el impacto a la Dirección de Gestión de la Calidad mediante el Reporte de seguimiento y verificación de la efectividad de las acciones correctivas. Si Termina

21 Enero 2015 La identificación del incumplimiento a la especificación puede ser detectado por: La misma dependencia; Quejas, reclamos o sugerencias del cliente; Evaluaciones de satisfacción del cliente; Hallazgo de auditoría interna; Hallazgo de auditoría externa.

22 Enero Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora Requisito de la norma ISO 9001:2008, son una herramienta básica para la mejora continua de las organizaciones. El objetivo de las acciones correctivas es prevenir que algo vuelva a producirse; el de las oportunidades de mejora es renovar lo que esta haciendo.

23 Enero 2015 Diferencia entre acción correctiva y corrección: Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (incumplimiento de un requisito) detectada u otra situación no deseable; Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

24 1. Revisar las no conformidades 6. Revisar la eficacia de las acciones tomadas 5. Registrar los resultados de las acciones tomadas Procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: 2. Determinar las causas 3. Adoptar acciones para que no vuelvan a ocurrir 4. Implementar las acciones

25 Descripción Gráfica del Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora Dependencias de la UAEH Inicio 1. Revisan el hallazgo detectado. 2. Determinan que acción (acción correctiva u oportunidad de mejora) corresponde realizar. A 3. Identifican la causa que origina la acción correctiva u oportunidad de mejora. 6. Asignan fecha y responsable de la verificación de la acción. 7. Notifican la acción correctiva u oportunidad de mejora a implementar a la Dirección de Gestión de la Calidad mediante el Reporte de acciones correctivas u oportunidades de mejora. 8. Realizan la verificación del impacto de la acción correctiva. 4. Planifican la acción correctiva u oportunidad de mejora a implementar. 9. Acción efectiva? No A 5. Asignan fecha y responsable de la implementación de la acción. 10. Notifican el impacto a la Dirección de Gestión de la Calidad mediante el Reporte de seguimiento y verificación de la efectividad de la acción correctiva u oportunidad de mejora. Si Termina

26 Enero 2015 Quién puede realizar un hallazgo para implementar una acción correctiva u oportunidad de mejora? La misma dependencia; Quejas, reclamos o sugerencias del cliente; Evaluaciones de satisfacción del cliente; Hallazgo de auditoría interna; Hallazgo de auditoría externa.

27 Enero 2015 Se puede corregir o mejorar los siguientes aspectos: Objetivo del proceso; Requisitos legales; Entradas; Especificaciones de las entradas; Salidas; Especificaciones de las salidas; Manual de organización; Manual de procedimientos; Descripción de puestos; Lista de registros; Análisis de datos (Indicadores); La identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales; Otro no contemplado en esta lista.

28 Dirección de Gestión de la Calidad Tel Ext Enero 2015