Procedimiento para el Control de Documentos Referencia a la Norma ISO 9001:
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- María del Rosario María Ángeles Maldonado Hernández
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1 Procedimiento para el Control Página Propósito Establecer y mantener un control electrónico los documentos l Sistema Gestión la Calidad. 2. Alcance Aplica para todos los documentos l Sistema Gestión la Calidad l Instituto Tecnológico Pachuca. 3. Políticas operación 3.1 Se consiran documentos vigentes y controlados manera electrónica los documentos l SGC que se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para impresión. 3.2 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original 3.3 Consirando la política anterior, el CD l Instituto es el único autorizado para imprimir procedimientos l SGC, a aquellos usuarios que seen tener el documento en físico, asegurándose siempre que sea la revisión vigente. 3.4 El notifica a través l Portal l SGC l Instituto los cambios y correcciones que se hagan a los Controlados e informa a los responsables los procesos. 3.5 En el caso no contar con Internet en todas las áreas l Instituto, el CD podrá entregar los documentos l SGC en electrónico y en PDF sin opciones Impresión o copiado con el fin scargarlo en sus equipos cómputo. 3.6 Los documentos origen externo son intificados por su nombre y fecha emisión, se controlan a través l portal l SGC en el Instituto, quien see tener un documento externo impreso en papel berá reportarlo al CD su control. 3.7 Es responsabilidad l l Instituto actualizar la lista maestra documentos controlados. 3.8 Cuando se requiera la impresión algún documento, be solicitarse por escrito al controlador documentos l Instituto. El CD berá conservar las solicitus a efecto comunicar los cambios cuando sea un usuario los documentos l SGC. 3.9 Los documentos entraran en vigor en un máximo 10 días hábiles posteriores a la fecha autorización l mismo 3.10 El CD en conjunto con los miembros l comité calidad, serán responsables contar únicamente con la versión actualizada l SGC, eliminando los documentos obsoletos El jefe l Centro cómputo será responsable dar mantenimiento al portal calidad l SGC El CD berá mantener una carpeta con los documentos l SGC impresos con las firmas autógrafas elaboración, revisión y autorización. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ M. C. I. Sesangari Vaca Flores ING. FERNANDO CRUZ M.C GLORIA EDITH PALACIOS HERNANDEZ. RD ALMON DIRECTORA Firma: Firma: Firma: 18 DE AGOSTO DE DE AGOSTO DE DE AGOSTO 2014 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.
2 Procedimiento para el Control Página Diagrama l procedimiento. Elaborador. s Revisar Autorizar. y Usuario Inicio Elabora 1 Revisa 2 NO Es Correcto? SI 3 Firma revisado 4 5 Autoriza documento Intifica Cambios y Número Revisión. 6 Publica Documentación e informa a los responsables los procesos 7 Consulta y aplica documentación publicada en el portal Término Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.
3 Procedimiento para el Control Página Descripción l procedimiento Secuencia etapas Actividad 1. Elabora 1.1 Detecta necesidad emitir un nuevo documento, fine el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre berá hacer referencia a la actividad propia a realizar. 1.2 Elabora Documento conforme al instructivo trabajo para elaborar documentos. ITPAC-CA-IT Asigna código y número revisión al documento, fecha revisión. (Ver Anexo 9.2 tabla asignación códigos). Elaborador documento. 2. Revisa 3.Firma revisado 2.1 Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables. 2.2 Los documentos ben ser revisados acuerdo a la Tabla aprobación y autorización documentos (Ver Anexo 9.3). SI es correcto pasa a la etapa 3. NO es correcto regresa a la etapa Firma documento en el campo correspondiente revisado RD revisar 4.-Autoriza documentos 4.1 Autoriza documento y firma en el campo correspondiente autorizar 5.Intifica Cambios Número Revisión. y 5.1 El recibe la documentación revisada y autorizada verifica cambios y número revisión (ver anexo 9.1). 5.2 En caso intificar algunas inconsistencias en los documentos en cuanto a códigos, número revisión, nominaciones, fechas elaboración, revisión y autorizaciones be notificar al RD para su aclaración (ver anexo 9.1). Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.
4 Procedimiento para el Control Página 4 6 Secuencia etapas 6.Publica documentación e informa a los responsables los procesos 7. Consulta y aplica documentación publicada en el portal Actividad 6.1 Da alta en el portal institucional los actualizados una vez autorizados y los registra en la lista maestra documentos y los formatos en la lista para control registros calidad. 6.2 Difun a través l portal Institucional la disponibilidad la documentación incluyendo formatos y su fecha aplicación, e informa a los responsables los procesos. 6.3 En caso no contar con servicio Internet en todas las áreas l Instituto el CD berá instalar una copia en el equipo cómputo l usuario los documentos en PDF sin opción a impresión. 6.4 Pedirá al usuario firme la lista para control instalación archivos electrónicos l SGC. 6.5 En el caso que algún usuario see tener el documento impreso berá solicitarlo por escrito al CD para que, le haga entrega l documento impreso y en el caso que sea electrónico berá firmar la lista para el control distribución documentos electrónicos ITPAC-CA-PG con el fin tener un control los documento que se han entregado y por notificarle que existe algún cambio o una nueva versión cuando sea necesario. 6.6 En el caso los formatos que son anexos a un procedimiento o que no pertenezcan a uno en particular be entregarlos con sus respectivos instructivos llenado y en medio electrónico para que puedan ser requisitados por el usuario (ver procedimiento para el Control los Registros Calidad ITPAC-CA-PG-002), 7.1. El usuario consultara en el portal institucional la documentación l Sistema Gestión Calidad para su aplicación. Usuario Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.
5 Procedimiento para el Control Página referencia DOCUMENTO Norma para el Sistema Gestión la calidad- Fundamento y vocabulario. ISO 9000:2005 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC Norma para el Sistema Gestión la calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9001-IMNC Instructivo para elaborar documentos l SGC ITPAC-CA-IT Registros Registros Tiempo Retención conservarlo Código registro Lista Maestra Internos Controlados. Hasta la siguiente modificación. documentos ITPAC-CA-MC-001 Lista Origen Externo. Hasta la siguiente modificación documentos ITPAC-CA-MC-001 Lista para el Control Instalación Electrónicos. Lista para Control Registros Calidad. Permanente Hasta nueva actualización Usuario los registros calidad ITPAC-CA-PG ITPAC-CA-MC Glosario Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad los servicios proporcionados por el Instituto Tecnológico. Documento Origen Externo: Documento que sirve referencia al sarrollo las actividas y funciones l Sistema Gestión la Calidad y que no fue elaborado manera interna en el Tecnológico Ej.: Ley Feral l Trabajo. Documento Interno Controlado: Documento l Sistema Gestión la Calidad. Lista Maestra Controlados: Registro calidad en don se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema Gestión la Calidad. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.
6 Procedimiento para el Control Página 6 6 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evincia actividas sempeñadas. 9. Anexos 9.1 Tabla control cambios. ITPAC-CA-RC Tabla asignación códigos para documentos l SGC. ITPAC-CA-RC Tabla aprobación y autorización documentos. ITPAC-CA-RC Formato para el control instalación documentos electrónicos ITPAC-CA-PG Instructivo trabajo l para elaborar procedimientos. ITPAC-CA-IT Cambios a esta versión Número revisión. Fecha actualización. Descripción l cambio agosto 2014 Se anexa el punto 3.12 el cual cita que el CD berá mantener una carpeta con los documentos l SGC impresos con las firmas autógrafas elaboración, revisión y autorización 9 8 agosto 2012 Se corrige el punto 3.3 que cita que el CD es el único que pue imprimir todo, y es únicamente los procedimientos. Se agregaron los puntos: 3.7 quien see tener un documento externo impreso en papel berá reportarlo al CD su control El CD en conjunto con los miembros l comité calidad, serán responsables contar únicamente con la versión actualizada l SGC, eliminando los documentos obsoletos El jefe l Centro cómputo será responsable dar mantenimiento al portal calidad l SG 8 5 Agosto 2010 Se cambio el código SNEST por ITPAC 7 04 septiembre 2009 Revisión total 6 22 marzo 2007 Se modifica el propósito, el alcance y las políticas, con el fin que el control los documentos sea un control electrónico, se modifica la etapa 6 en el diagrama l procedimiento y se modifica la scripción actividas, bido a que ya no se genera una bitácora distribución, no se sellan ni se firman las copias,, se modifican los anexos y sus códigos, elimina el formato para la lista maestra documentos ya que esta se convierte en Registro calidad quedando como anexo l manual. El Formato bitácora distribución pasa a ser un formato para el control distribución documentos. En los Anexos se ja la lista documentos externos controlados los Institutos Tecnológicos Estatales, bido a que el mismo procedimiento opera para su SGC. Se elimina la tabla para el control los documentos. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.
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