Actividades de FAC en tiempo real. Sede Virtual y otras reuniones. Aspectos básicos para asistir a reuniones de trabajo

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1 Actividades de FAC en tiempo real Sede Virtual y otras reuniones Aspectos básicos para asistir a reuniones de trabajo

2 Reuniones de trabajo en tiempo real Se utiliza WebEx Meeting desde la dirección fac-cetifac.webex.com Pueden asistir hasta 200 participantes. Importante: no se debe compartir el ancho de banda con otras computadoras ya que disminuye la calidad de la conexión. Si en un lugar físico habrá más de una persona, conectar una sola máquina, y alejarla para que la cámara abarque a todos los presentes o utilizar un cañón de proyección o una pantalla mayor. Si no ha ingresado nunca al WebEx de FAC, lea por favor sus características haciendo click aquí

3 Perfiles en reuniones Organizador: puede convocar a reuniones, tiene en ellas el comando total y puede convertir a participantes en presentadores. Organizador alternativo: en una reunión donde se lo configura como tal, tiene las mismas atribuciones que el organizador. Presentador: puede compartir programas y archivos con los participantes, así como pasarles su perfil. Participante: puede solicitar al organizador o al presentador ser convertido en presentador.

4 Acceso: Se muestran en pantalla las reuniones programadas en el día, la semana y el mes: Para ingresar, en el día y la hora programada se hace click en el botón Entrar o en el título de la reunión, y

5 Se abre un formulario de acceso: No aparece si es de acceso libre Se llenan los campos del formulario y click en Entrar Si es la primera vez que se utiliza WebEx, se ofrecerá instalar una herramienta gratuita de acceso

6 Herramienta gratuita de acceso Aparecerá este mensaje, en el que se deberá hacer click en Ejecutar (o similar): Una vez instalada la herramienta, se accederá en forma directa a la reunión

7 Acceso inicial Hacer click sobre Sí : Desmarcar la casilla Silenciar : Si la conexión es lenta, no encender la cámara de video, o inhabilitarla si se inicia automáticamente, con lo que los íconos quedarán así:

8 Optimizar la recepción de audio Durante el desarrollo de la reunión, para evitar interferir con quien está en uso de la palabra se debe desactivar el propio micrófono marcando la casilla Silenciar : Con lo que los íconos quedarán así: Cuando se desee hablar, desmarcar la casilla.

9 Por qué hay que desactivar el micrófono? Porque se capta la totalidad de los sonidos que se producen en el entorno de cada participante (ruidos del mouse, llamadas telefónicas, apertura y cierre de puertas, etc.), los que al transmitirse por el sistema hacen que se entrecorten las palabras de quien esté hablando. Recuerde: apague su micrófono mientras no esté en uso de la palabra

10 Pantalla de participante En uso de la palabra, sin activar el Video: Activado audio Video apagado Recibiendo audio

11 Pantalla de organizador/presentador Varios participantes, la imagen mayor muestra a quien esté hablando (cambia en forma automática). Puede compartir programas y archivos Logo que lo identifica Puede agregar participantes

12 Pantalla de organizador/presentador Varios participantes, la imagen mayor muestra a quien esté hablando (cambia en forma automática); todos los asistentes ven a quienes encendieron la cámara: Opción de grabar la reunión Controles de audio

13 Pantalla de organizador/presentador Varios participantes, la imagen mayor muestra a quien esté hablando (cambia en forma automática); todos los asistentes ven a quienes encendieron la cámara: Opción de grabar la reunión Controles de audio

14 Cambio de presentador El participante CETIFAC pasa a ser presentador, con lo que puede compartir programas y archivos: Lo identifica el logo Se habilita esta opción

15 Nuevo presentador Muestra un archivo.doc de su computadora: Documento que es visto por todos los participantes

16 Compartiendo una presentación en PowerPoint: Participante pide la palabra

17 Reuniones grabadas Para observarlas se debe instalar un reproductor, que se obtiene desde:

18 En las próximas tres diapositivas se presenta una guía rápida para organizadores Ver luego Organizador alternativo Ante dudas o inconvenientes escribir a Recuerde: apague su micrófono mientras no esté en uso de la palabra

19 Guía rápida para organizadores Invitar gente a una reunión en curso Desactivar el tono de entrada y salida de los participantes Editar un mensaje de bienvenida durante una reunión Grabar su reunión Cambiar el nombre de un usuario que llama Editar el sonido que se reproduce cuando un participante se une o entra a una reunión Editar el sonido que se reproduce cuando un participante introduce un mensaje de chat Desde la ficha Inicio rápido, seleccione Invitar y enviar recordatorio, seleccione su método de invitación y, a continuación, introduzca la información solicitada. Seleccione Participante > Tono de entrada y salida. Seleccione Reunión > Mensaje de bienvenida. Seleccione Grabar. Sugerencia: Pause y continúe la grabación según sea necesario para evitar crear varios archivos de grabación. Haga clic en el nombre del usuario que llama en la lista de participantes y seleccione Cambiar el nombre. Haga clic con el botón derecho en el título del participante y seleccione Alertas de sonido. Haga clic con el botón derecho en el título del chat y seleccione Alertas de sonido.

20 Guía rápida para organizadores Hacer que otra persona sea el presentador Hacer que otra persona sea el organizador Reclamar el rol de organizador Arrastre la bola de WebEx del último presentador hasta el siguiente presentador. Si está viendo miniaturas de participantes, pase el mouse sobre una miniatura y seleccione Convertir en presentador. Si está compartiendo en modo de pantalla completa, pase el mouse sobre la bandeja acoplada en la parte superior de su pantalla y seleccione Asignar > Convertir en presentador; a continuación, seleccione un participante. Haga clic con el botón derecho en el nombre de un participante o en una miniatura y, a continuación, seleccione Cambiar el rol a > Organizador. Sugerencia: Si planea reclamar el rol de organizador más adelante, anote la clave de organizador que aparece en la ficha Información de su reunión en la ventana de su reunión. Seleccione su nombre en la lista de participantes y, a continuación, seleccione Participante > Reclamar el rol de organizador e introduzca la información solicitada.

21 Guía rápida para organizadores Eliminar un participante de una reunión Restringir el acceso a una reunión Seleccione el nombre del participante a quien desea eliminar y, a continuación, seleccione Participante > Expulsar. Seleccione Reunión > Restringir acceso. Sugerencia: Esta opción impide que cualquier persona entre a su reunión, incluidos los participantes que fueron invitados a su reunión, pero que aún no entraron. Seleccione Reunión > Restaurar acceso. Restaurar el acceso a una reunión Abandonar una reunión Seleccione Archivo > Abandonar Reunión. Sugerencia: Si es el organizador de su reunión, primero deberá transferir el rol de organizador a otro participante antes de abandonar su reunión. De lo contrario, su reunión finalizará para todos los participantes. Si un organizador de Meeting Center abandona una reunión sin transferir el rol de organizador, otro participante recibirá el rol de organizador de forma automática. Finalizar una reunión Seleccione Archivo > Finalizar Reunión. Sugerencia: Como organizador de una reunión, también puede abandonar una reunión sin finalizarla. Antes de abandonar una reunión, debe primero transferir el rol de organizador a otro participante.

22 Organizador alternativo El organizador alternativo recibe un mensaje automático con "clave de organizador", la que le permite ingresar como cualquier participante y, una vez adentro, ir a "Participante" > "Reclamar función de organizador" > e ingresar la clave de organizador recibida. El organizador alternativo puede convertir a un participante en presentador y también en organizador.

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