CALENDARIO E INFORME DE AVANCE DE ACCIONES REALIZADAS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO ENERO-JUNIO 2017

Transcripción

1 CALENDARIO E INFORME DE AVANCE DE ACCIONES REALIZADAS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO ENERO-JUNIO 2017 JULIO DE 2017

2 PRESENTACIÓN El acceso a la información pública favorece la democracia y la participación ciudadana, así como la eficacia y la rendición de cuentas de los servidores públicos, por lo que el compromiso de la Administración Pública Federal es lograr un equilibrio entre la transparencia de la gestión gubernamental, el buen funcionamiento del Estado y la protección del derecho a la vida privada, que la información gubernamental es pública, reservada o confidencial de acuerdo a los ordenamientos de la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. El informe de la organización de los archivos del Hospital Infantil de México Federico Gómez, forma parte del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2017 los cuales determinan el cumplimiento de las metas.

3 No. ACTIVIDADES 1 Actualizar los Instrumentos archivísticos: Inventario general y la Guía simple de archivos. 2 Estandarización de formatos de expedientes. 3 Dar seguimiento a la estandarización de los archivos de trámite INFORME DE AVANCE DE ACCIONES REALIZADAS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO ENERO-JUNIO 2017 CUMPLIO RESPONSABLE PORCENTAJE archivos archivos Titulares de Área, responsables del archivo de trámite y Área Coordinadora de archivos archivos 4 Actualizar los Instrumentos archivísticos: CGCA y CADIDO 5 Promover las transferencias primarias. Responsable del archivo de concentración 6 Promover los trámites de bajas y transferencias secundarias. 7 Actualizar los Criterios específicos del Sistema Institucional de Archivos 8 Elaborar e impartir un programa de capacitación en materia archivística Responsable de archivo de concentración e histórico Archivos y Responsable de archivo de Concentración e Histórico Archivos y Responsable de archivo de Concentración e Histórico SI NO OBSERVACIONES X 100% Se publicó en la página web de la Institución X 100% Se encuentran disponibles en la página del Instituto los formatos correspondientes en materia de archivos. X 100% Se brinda asesoría permanente a los responsables de los archivos de trámite para la actualización de los archivos. X 50% Se está trabajando con los coordinadores de archivos de los Institutos Nacionales de Salud para la actualización de estos instrumentos. X 100% A las unidades administrativas que precisan transferir sus expedientes al archivo de concentración, se les ha apoyado con asesorías para la elaboración de inventarios de transferencias primarias. X 100% A las unidades administrativas que precisan transferir sus expedientes con valor histórico al archivo de concentración, así como las que requieren la baja definitiva de su documentación se les ha programado para la recepción de su información. Se gestionó la solicitud de baja documental original contable a la Unidad de Contabilidad Gubernamental de la SHCP, el cual fue rechazado por tener algunas observaciones que se están corrigiendo en el área de contabilidad para su nueva solicitud. X 50% Se está trabajando en el apartado relativo al Archivo de Concentración, alineándolo a la normatividad aplicable. X 100% Se brindan asesorías de forma permanente a todos los responsables de los archivos de tramité.

4 Adicionalmente se realizaron las siguientes actividades por parte del Responsable del Archivo de Concentración e Histórico. 1.- Oficio avisando que la documentación remitida para baja va a ser valorada con miras a obtener los dictámenes correspondientes del Archivo General de la Nación (AGN); y, en el caso de la documentación contable, también el de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). 2.- Análisis de valoración aplicado a los inventarios de la documentación propuesta para baja por sus respectivas unidades productoras, tomando en consideración el Catálogo de Disposición Documental y la legislación archivística correspondiente. 3.- Corrección de inventarios de cada baja documental propuesta a fin de adecuarlos a lo estipulado por el AGN, la SHCP y la doctrina archivística. 4.- Elaboración de fichas técnicas de prevaloración de cada una de las bajas documentales propuestas para ese fin por sus respectivas unidades productoras. La ficha técnica implica un análisis integral de la o las series que abarca; metodología de valoración, historia institucional, funciones y atribuciones, análisis y enunciamiento de la legislación y normatividad aplicable; datos de los archivos; apreciación de valores primarios o secundarios, o en su caso, prescripción de ellos; todo con base en la teoría aceptada de la valoración archivística y alineada a los criterios del AGN y, en su caso, de la SHCP. 5.- Elaboración de declaratorias de prevaloración de archivos institucionales por cada baja documental, conforme al formato del AGN, preparadas para firma del Coordinador General de Archivos del HIMFG. 6.- Durante este año se han donado a la CONALITEG 995 kgrs. de papel en calidad de papel en blanco e inservible; también, 107 kgrs. de cartón. 7.- Envío por correo electrónico al Coordinador General de Archivos del HIMFG de: fichas técnicas de prevaloración; declaratorias de prevaloración de archivos institucionales, y propuestas de textos para oficios de baja documental.

5 Todo lo anterior se aplicó a las siguientes solicitudes de baja documental: Área que solicita la baja documental Fecha del oficio de solicitud Serie (s) Feches extremas de la documentación No. de cajas Metros lineales SUBDIRECCIÓN DE RECUSOS FINANCIEROS 03/12/2015 CUENTAS POR PAGAR (PÓLIZAS DE EGRESOS) ,6 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN 17/09/2015 DOCUMENTACIÓN DE COMPROBACIÓN INMEDIATA (COPIAS) ,3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS GUBERNAMENTALES 29/10/2015 LICITACIONES, INVITACIONES A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES Y EXPEDIENTES DE COMPRAS DIRECTAS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN 01/02/2017 DOCUMENTACIÓN DE COMPROBACIÓN INMEDIATA (COPIAS) ,3 2008, 2009 Y ,6 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN 23/01/2017 DOCUMENTACIÓN DE COMPROBACIÓN INMEDIATA (COPIAS) ,7

6 Asesorías Archivísticas DEPARTAMENTO FECHA Departamento de Compras Gubernamentales Generales 17 de enero de 2017 Departamento de Ingeniería Biomédica 16 de febrero de 2017 Departamento de Servicios Farmacéuticos 27 de Febrero de 2017 Unidad de Neurodesarrollo 6 de marzo de 2017 Departamento de Tesorería 24 de abri de 2017 Departamento de Desempeño y Organización Institucional