Gestión de Proyectos

Transcripción

1 Gestión Página 1 de 8 1. Objetivo y Alcance Definir las actividades previas, a la realización del proceso de legalización de los contratos y convenios relacionados con los productos y servicios tecnológicos así como demás proyectos de la Universidad de Pamplona suscritos entre la institución con diferentes entidades del sector público y/o privado, constituir estas actividades en común y de fortalecimiento institucional. Comprende desde la Promoción y Mercadeo hasta el trámite del Convenio y/o Contrato 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del procedimiento es el Gestión. (OGP) 3. Definiciones 3.1 Solicitante Es la institución o entidad que puede tener carácter interno o externo interesado en la elaboración de una propuesta. 3.2 Contrato Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes. 3.3 Convenio Es un acuerdo entre dos o más partes con el objeto de cumplir un fin específico en beneficio mutuo. 3.4 Coordinador de Convenio o Contrato Persona asignada por la alta dirección para liderar la correcta ejecución de un convenio o Contrato. 3.5 Gestión Persona encargada de la elaboración, planeación, revisión y direccionamiento de las propuestas, convenios o contratos que se recepcionan en la oficina gestión de proyectos. Elaboró Aprobó Validó Firma Edgar Andrés Castillo Sánchez Firma Fabián Orlando Cabrales Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha: 15 de junio de 2016 Fecha: 15 de junio de 2016 Fecha: 17 de junio de 2016

2 Gestión Página 2 de Persona encargada de la elaboración de la propuesta, proyección, elaboración económica, revisión y comunicación con el solicitante. 3.7 Propuesta Documento que detalla una solución a una necesidad planteada por el solicitante. Establece solución planteada, entregables, tiempos, costos y acuerdos para llevar a cabo un objeto establecido por las partes. 3.8 Proyecto Conjunto de actividades organizadas en el tiempo que implican la utilización de unos recursos, tiene un tiempo determinado y unos objetivos por cumplir. Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1 PROMOCIÓN Y MERCADEO 1.1 Ofertar y promocionar los servicios y productos de la Universidad de Pamplona por medio de las diferentes actividades en las que participa la institución, y a través de solicitantes interesados en productos, servicios tecnológicos, consultoría y/o asesoría vía telefónica o por medio físico recepcionadas en las instalaciones de la Universidad de Pamplona. La promoción de los servicios o productos ofertados por la Universidad de Pamplona no solo se hacen con la recepción de solicitudes de propuestas, sino que también la oficina gestión de proyectos se encarga de hacer búsqueda en los portales web de convocatorias de carácter publica y/o privada, para una posterior oferta Constantemente

3 Gestión Página 3 de 8 2 RECEPCIÓN DE SOLICITUD 2.1 Recepción de la solicitud por medio Físico, telefónico o por el correo electroncito asignado gestionproyectos@unipamplona.edu.co para verificación de la solicitud y análisis de la solicitud. La recepción de la propuesta puede hacerse por parte de un solicitante de carácter interno de la Universidad de Pamplona o de un solicitante de carácter externo, ajeno o diferente a la Universidad. la solicitud N/A 3 CONCEPCIÓN DE LA PROPUESTA Posterior a la recepción de la solicitud, se realiza un proceso de análisis apoyados en las áreas competentes con el fin de obtener información y determinar la factibilidad. De acuerdo al mercado identificado, el Coordinador de la Oficina, estudia las características de los Solicitantes partiendo de criterios como el tamaño de la organización y producto, entre otros; que sean determinantes para la selección del mercado objetivo. la solicitud la solicitud N/A La información de los solicitantes potenciales se registra con sus requisitos o necesidades en el Una vez identificado el solicitante, el Analista de la Oficina Gestión establece comunicación vía telefónica o escrita, con el fin de realizar el levantamiento de la necesidad, para un posterior análisis de la Información, con base en el resultado se procede a la elaboración de la propuesta. Todos los contactos telefónicos y/o escritos establecidos con el solicitante se registran en el Para llevar a cabo el contacto personal con los nuevos Solicitantes seleccionados se tiene en cuenta el documento solo si lo requiere el Plan de Comercialización para servicios y/o productos tecnológicos. Cuando son procesos licitatorios y/o concursos el analista de la Oficina gestión de proyectos realiza la búsqueda de los mismos a través del portal único de contratación, luego se estudian los pliegos de condiciones y se diligencia el formato Propuestas en los siguientes aspectos: técnico, jurídico y económico para determinar la viabilidad. Una vez sea viable el proceso, el analista de gestión de proyectos procede a elaborar la propuesta la cual es remitida a la entidad que realiza la convocatoria. En caso de tratarse de un solicitante que haya adquirido de nuestros productos y/o servicios requiera otros productos o En el momento que se requiera 15 días En el momento que se requiera

4 Gestión Página 4 de 8 servicios adicionales de las demás dependencias de la Universidad de Pamplona, debe registrarse en el 4 ELABORACION Y REVISION DE LA PROPUESTA El Coordinador de Gestión, orienta y supervisa al de asignado para la elaboración de la propuesta el cual procede a generar el documento. Una vez se realice el estudio de factibilidad (establecimiento de recursos tecnológicos, humano y físicos necesarios), el Analista de Gestión procede a elaborar la propuesta, teniendo como guía para su elaboración la GIS.GP-01 Modelos de Se debe tener en cuenta los requisitos o necesidades consignados con anterioridad en el Antes de entregar al solicitante es necesario que el revise y valide los términos de la propuesta en su parte técnica, legal, financiera, de recursos, entre otros, comparando con las necesidades del solicitante y la factibilidad del mismo (determinar que los proyectos presentados estén en capacidad económica para llevar a cabo su ejecución y que genere beneficios). 5 días la propuesta N/A Se realiza la comunicación con el solicitante para la optimización de la propuesta. 4.3 La propuesta realizada y revisada es entregada al solicitante para que valide las necesidades expuestas con la solución planteada, la cual es registrada en el Para la elaboración y revisión de la propuesta se establece como tiempo de respuesta un rango de cinco a días hábiles y de 3 a 5 días hábiles respectivamente dependiendo del alcance de la propuesta. 3 a 5 días hábiles

5 Gestión Página 5 de 8 5 AJUSTES A LA PROPUESTA 5.1 Cuando el Analista de la Oficina gestión de recibe del solicitante las observaciones hechas a la propuesta, procede a realizar los ajustes pertinentes de acuerdo a su factibilidad, previamente verificada por el Coordinador de la Oficina Gestión y/o Líder de Gestión. Esta propuesta ajustada se entrega nuevamente al solicitante. la propuesta N/A 5.2 En caso que el reajuste no sea conveniente para el solicitante, y él decida un nuevo cambio, se procederá hacer una contra oferta sobre la propuesta para llegar a un feliz término entre de las dos partes. La validación y/o aceptación de la propuesta por parte del solicitante, se recibe por correo electrónico o correo certificado y debe ser registrada en el Cada vez que se realiza el ajuste solicitado por el solicitante a una propuesta se va generando una nueva versión de la misma la cual refleja la trazabilidad del proceso de negociación con solicitante. 1 día 6 SEGUIMIENTO A LA PROPUESTA 6.1 El Analista de la Oficina gestión de, inicia un seguimiento a las propuestas enviadas a los solicitantes con el fin de lograr una aceptación final del proyecto presentado. Este seguimiento se mantiene hasta que el solicitante finalmente la acepta o la rechaza. Este seguimiento se registra en el la propuesta 7 TRAMITE DE CONVENIO O CONTRATO Basados en la propuesta aceptada por el solicitante, la Oficina gestión el(la) Analista de la Oficina gestión de, procede a realizar las actividades, c o n previa autorización del Gestión y/o Líder de Gestión. Elaboración de la Viabilidad Económica: se basa fundamentalmente en la propuesta aceptada por el solicitante, teniendo en cuenta el alcance, objeto, tiempos y costos del proyecto. La elaboración de la viabilidad económica del proyecto se registra en el FIS.GP-04 Viabilidad de. 1 día FIS.GP-04 Viabilidad de

6 Gestión Página 6 de Una vez se elabora, revisa y aprueba el FIS.GP-04 Viabilidad de, diligenciado por la Oficina gestión, es enviado al Proceso de Planeación, mediante correo electrónico a ofiplanea@unipamplona.edu.co, para su revisión y aprobación. Una vez recibida la viabilidad aprobada vía correo electrónico por la oficina de planeación se procede a tomar las firmas de los demás participantes enunciados al final del documento 1 día FIS.GP-04 Viabilidad de. 7.4 Se realiza el documento contractual del y se envía para revisión jurídica y al solicitante para revisión vía correo electrónico o digital 1 a 5 días Para la elaboración del convenio o contrato el analista de la Oficina gestión de proyectos realiza la solicitud mediante correo electrónico adjuntado la propuesta aprobada por el solicitante al analista jurídico de la Universidad de Pamplona para su respectiva elaboración Una vez elaborado el convenio o contrato se envía al solicitante por medio de correo electrónico o correo certificado para su revisión y firma. El solicitante remite el convenio o contrato firmado a través de correo certificado al proceso de Gestión. El lo entrega al analista jurídico designado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera dependiendo el tipo de convenio o contrato para su revisión y visto bueno para la culminación de la legalización del mismo. Una vez se recibe el convenio o contrato legalizado, el Gestión y/o Líder de Gestión remite un original o copia al proceso de Planeación para su archivo y custodia. Mediante resolución se asigna al coordinador del convenio o contrato para los casos en que se requiera una persona de planta que no requiera de bonificación. Si la coordinación recae sobre un OPS se procede a realizar el trámite de contratación La Coordinación de la Oficina de Gestión solicita a la oficina de Planeación mediante FGT-12 Memorando la adición al presupuesto del convenio o contrato aprobado y legalizado, adjuntando los soportes pertinentes. El proceso de Presupuesto y Contabilidad elabora la Resolución de adición al presupuesto para presentarlo a la Rectoría para su legalización mediante la firma. 1 a 5 días la proceso 1 día FGT-12 Memorando

7 Gestión Página 7 de Copia mediante FGT-12 Memorando al Coordinador del Convenio o contrato junto con la propuesta y demás documentos que forman parte de la legalización del mismo, para que inicie la ejecución del mismo FGT-12 Memorando 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005. Sistema de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTCGP 1000: Modelo Estándar de Control Interno GIS.GP-01 Modelos de 6. Historia de Modificaciones Versión 00 Naturaleza del Cambio Los cambios realizados se evidencian en el acta Nº IS.GP00009 del 13 de abril de Fecha de Aprobación Fecha de Validación 13 de abril de de abril de en el acta Nº IS.GP Del 28 de mayo de de junio de de junio de en el acta Nº IS.GP del 3 de septiembre de de septiembre de de junio de en el acta Nº IS.GP del 27 de enero de de Enero de de Febrero de 2011

8 Gestión Página 8 de 8 04 en el acta Nº IS.GP del 19 de Julio de de Julio de de julio de en el acta Nº 01 del 22 de Abril de 2013 y en el acta Nº 02 del 15 de Abril de de Febrero de de Abril de La justificación de los cambios realizados al en el acta N 004 del 22 de julio de de Julio de de septiembre de Actualización del documento según lo descrito en el FAC-08 Acta de Reunión N 008 del 15 de junio de de junio de de junio de Anexos. No aplica.