EMPRESA PORTUARIA QUETZAL -EPQ- AUDITORIA INTERNA CUA No.: 61236

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: EXAMEN ESPECIAL Evaluación de Control Interno Clínica Medica DEL 01 DE ENERO DE 2017 AL 31 DE MAYO DE 2017 ESCUINTLA, AGOSTO DE 2017

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 1 GENERALES 1 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 2 INFORMACION EXAMINADA 2 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 3 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 8 ANEXOS 9 5 7

3 ANTECEDENTES EMPRESA PORTUARIA QUETZAL De conformidad con el Decreto Ley No , en su artículo 1º se crea la Empresa Portuaria Quetzal, como una entidad Estatal, Descentralizada y Autónoma, con personalidad Jurídica propia y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. Organizacionalmente depende del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Se designa como recursos humanos al conjunto de trabajadores o empleados que forman parte de una empresa o institución y que se caracterizan por desempeñar una variada lista de tareas específicas a cada sector y son la fuente de riqueza más importantes de una institución, debido a que son los responsables de la ejecución y desarrollo de todas las tareas y actividades que se necesiten para el buen funcionamiento de la misma. CLINICA MÉDICA Es el ente encargado de otorgar servicios médicos, quiropraxia, psicológico y odontológicos para los trabajadores y sus beneficiarios en la Región Central y Metropolitana, según lo establecido en el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente. ANTECEDENTES IMPORTANTES En informe CUA No de fecha noviembre 2016, relacionado con el examen especial para evaluar el control interno de los ingresos y egresos de los medicamentos y consultas utilizadas en la Clínica Medica de la Empresa Portuaria Quetzal, por el periodo comprendido del 01 de junio al 30 de noviembre 2016, en dicho informe se presentaron recomendaciones para fortalecer el control interno de la clínica médica, el cual fue objeto de seguimiento en la presente auditoria. OBJETIVOS GENERALES Evaluar y verificar el control interno de los ingresos y egresos de los medicamentos y diferentes servicios que presta la Clínica Médica de la Empresa Portuaria Quetzal en el período de auditoria del 01 de enero al 31 de mayo de Pág. 1

4 ESPECIFICOS Determinar la legitimidad de la documentación de soporte generada por el control de los distintos servicios que presta la Clínica Médica. Evaluar la correcta aplicación de la normativa legal vigente para la presentación de los servicios proporcionados por la Clínica Médica. Evaluar el ingreso y egreso de los medicamentos despachados por la farmacia en la Clínica Médica. Realizar una toma física de los inventarios de medicamentos que reflejan las existencias en las bodegas de farmacia de la clínica médica. ALCANCE La evaluación comprende el período del 01 de enero al 31 de mayo del año 2017, con el propósito de obtener razonabilidad de la información que sirve de base para el control de los medicamentos y diferentes servicios que presta la Clínica Médica, se evaluó el correcto funcionamiento de los controles internos utilizados por los médicos, profesionales y personal de la Clínica Médica. INFORMACION EXAMINADA La información examinada que sirvió de base para evaluar el control interno en los diferentes servicios que presta la Clínica Médica, durante el periodo del 01 de enero al 31 de mayo 2017 fue la siguiente: Se procedió a examinar documentación de soporte que sirvió de base para el ingreso y egreso de los medicamentos, así como de los servicios médicos, psicológicos, quiropraxia y odontológicos proporcionados a los trabajadores, conyugues e hijos menores de edad durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de mayo de Se evaluó la correcta aplicación de las normativas vigentes en los diferentes servicios que presta la Clínica Médica, así como normativos internos establecidos entre jefatura y personal que presta servicio a la clínica médica. Se determinó si la existencia de medicamentos es suficiente para dotar a todos los pacientes que fueron atendidos en la clínica médica, durante el período a examinar. Se elaboraron cédulas de auditoría y papeles de trabajo necesarios para dejar evidencia suficiente, pertinente y competente del trabajo realizado. Se evaluó el control interno y el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en auditorias anteriores; en caso de encontrarse recomendaciones aún no cumplidas replantearlas nuevamente. Pág. 2

5 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA De conformidad a la evaluación realizada dentro del proceso de ejecución de la auditoria, se analizó la estructura de control interno del Departamento de Servicios de Medicina en el trabajo. Se verificaron los procedimientos que se realizan de manera permanente para la prestación de servicios a través de la información proporcionada. Como resultado de la evaluación, se observaron inconsistencias sujetas a corrección por parte de la Gerencia de Recursos Humanos y el Departamento de Servicios de Medicina en el Trabajo, y con el propósito de fortalecer el control interno se plantean los siguientes comentarios de auditoria. COMENTARIO 01. DEFICIENCIAS EN LOS REGISTROS DE CONTROL DE MARCA DEL PERSONAL EN CLINICA MÉDICA. De acuerdo a la revisión realizada al registro de control de marcas del personal que labora en Clínica Médica se verificó que dentro de la información obtenida no existe un control estricto de marca para el grupo de médicos derivado a que no se cuenta con el registro completo de las mismas de acuerdo a sus jornadas de trabajo, solo se logró confirmar que existen marcas de ingreso en algunos casos y el registro del egreso se refleja con diferencia de minutos al mismo tiempo, comprobando que no se realiza de acuerdo a lo establecido según circulares de la Gerencia Administrativa, la cual no evidencia la jornada de trabajo establecida según sea el caso. Derivado de múltiples evaluaciones realizadas por la Unidad de Auditoria Interna a los controles que existen en los diferentes servicios que presta la Clínica Médica, por el período sujeto a evaluación, el doctor Víctor Eduardo Mendoza Arriaga con código No según marcas del Biométrico no cumple con el horario establecido en la estructura de consultas de Medicina en el Trabajo EPQ, el horario que tiene establecido y publicado por la clínica médica es de 16:00 a 20:00 horas de lunes a viernes, para la cual fue contratado bajo el reglón 011, la misma no cumple según los controles evaluados. Recomendación. Que la Gerencia de Recursos Humanos, el Departamento de Personal, la Sección de Tomaduría de Tiempo, la Jefatura del Departamento de Servicios de Medicina en el Trabajo velen porque se cumpla con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, de acuerdo al registro de marca al que está obligado todo trabajador Pág. 3

6 que labora en la Empresa Portuaria Quetzal de acuerdo a su jornada de trabajo, y así cumplir con la jornada de trabajo establecida en el Código de Trabajo y Pacto Colectivo, la cual queda registrado en los sistemas. Que la Gerencia de Recurso Humanos, solicite a la Gerencia de Seguridad Integral la instalación del sistema biométrico y los molinetes necesarios en los ingresos y egresos de la Clínica Médica, de tal forma que el personal que labora en está área pueda registrar como corresponde su ingreso y egreso a su jornada de trabajo. COMENTARIO 02. FALTA DE ATENCION A EMPLEADOS Y BENEFICIARIOS. Derivado de la revisión que se practicó a los registros de atención a los pacientes, se detectó que los médicos con frecuencia se ausentan de sus labores y toman hasta cinco días continuos de inasistencia por concepto de comisiones, suspensiones, permisos pacto, permisos sindicales a los cuales son comisionados sin presentar los documentos que acrediten los nombramientos y constancias de haber participado en las mismas, con la cual fundamentarían su ausencia. Recomendación. Que la Gerencia de Recursos Humanos a través de la Jefatura del Departamento de Servicios de Medicina en el Trabajo, instruyan a los médicos para que estos en apego a la ética otorguen las suspensiones medicas cuando el caso lo amerite. COMENTARIO 03. FALTA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DE BODEGA E INVENTARIO DE MEDICAMENTOS. Se pudo observar que en la clínica Médica existen deficiencias de control interno las cuales se detallan a continuación: No se cuenta con la cantidad necesaria de medicamentos para atender a los empleados, beneficiarios y emergencias durante año, por falta de atención a los requerimientos de compras, para abastecer la carencia de medicamentos de determinados productos. En la bodega de farmacia se pudo constatar que durante la realización de la toma física de inventario, los estantes de medicamentos no están identificados ni separados, esto no permite identificar adecuadamente cada uno de ellos. Existen 17 solicitudes de compra realizadas por la Clínica Médica, las cuales cumplen con todo el procedimiento, pero el Departamento de Compras no ha culminado con el proceso de adquisición. Pág. 4

7 Recomendación. Que el Departamento de Compras, ejecute las solicitudes emitidas por la Jefatura de Servicios de Medicina en el Trabajo, con el fin de abastecer todos los medicamentos con los que no se cuenten y con esto poder brindar una atención optima al paciente que los requiera. Que la Jefatura de Servicios de Medicina en el Trabajo, de seguimiento a las solicitudes de Compras que se encuentren pendientes, y que establezca un mejor control interno para el manejo de los medicamento, su ubicación y la identificación en los estantes. COMENTARIO 04. FALTA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL EQUIPO ODONTOLOGICO. Se pudo observar que en el área de Odontología se adquirió un equipo para prestar servicios odontológicos, (Unidad Dental) con fecha septiembre La Odontóloga, Deysi López, manifestó que este equipo tiene que tener mantenimiento cada seis meses. Desde su adquisición hasta la presente fecha no le ha dado mantenimiento, lo cual pone en riesgo la vida útil del mismo. Recomendación. Que la Jefe de la Clínica Médica, gestione a donde corresponda para que dicho equipo (Unidad Odontológica) reciba el mantenimiento preventivo garantizando la vida útil del mismo. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES En cumplimiento a las Normas de Auditoria Gubernamental, se efectúo un seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones contenidas en el informe anterior CUA No Como resultado del seguimiento se verificó que a la fecha de la presente auditoria, se han atendido parcialmente las recomendaciones planteadas en dicha auditoria, no obstante existen dos comentarios de la auditoria que aún no han sido atendidos, el primero es sobre la deficiencia en el llenado de boletas de control de servicio de ambulancia y solicitud de cobro, en la que no figura la firma y el sello de la persona que autoriza el servicio así como el sello del hospital o clínica hacia donde fue trasladado el paciente; el segundo es la falta de control en fechas de vencimiento y la rotación de medicamentos en farmacia, existiendo medicamentos que aún no se han dado de baja. Se hace la observacion que el presente informe cuenta con una Acta de Respaldo Pág. 5

8 No de la Unidad de Auditoria Interna. Pág. 6

9 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 WALTER MELECIO MOLINA CASTELLANOS GERENTE RECURSOS HUMANOS 08/07/ WUENDY CAROLINA CEBALLOS CASTILLO JEFE ADMINISTRATIVO PORTUARIO 01/08/2000 Pág. 7

10 COMISION DE AUDITORIA EVELIN ODILY LEMUS PEREZ Auditor RODOLFO ALBERTO MEZA MALTEZ Supervisor RODOLFO ALBERTO MEZA MALTEZ Sub Director Pág. 8

11 EMPRESA PORTUARIA QUETZAL -EPQ- ANEXOS FOTOS CLINICA MEDICA Pág. 9