PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION. INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD, USO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE LIBRE Versión 02

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1 PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD, USO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE LIBRE Versión 02 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Julio de 2015

2 CONTENIDO Pág. OBJETIVO 3 ALCANCE 3 GLOSARIO 3 GENERALIDADES 4 ACTIVIDADES PARA LA SOLICITUD, USO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE 5 DOCUMENTACION RELACIONADA 7 CONTROL DE CAMBIOS 7 2

3 OBJETIVO Administrar el inventario de Software con que cuenta el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, con el fin de garantizar la pertinencia y uso de software libre donde el despliegue e implementación de este tipo de productos se encuentren previamente evaluados, autorizados, y disponibles para su uso en los diferentes ambientes de formación y áreas administrativas. ALCANCE Inicia con la solicitud de instalación de software libre por parte de servidores públicos del SENA, surte las etapas de verificación de autorización e instalación por parte del personal de la mesa de servicios y el control sobre los equipos en los cuales se encuentra instalado el citado software. GLOSARIO SOFTWARE LIBRE: Software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software. De modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software 1 - La libertad de usar el programa, con cualquier propósito (libertad 0). - La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a tus necesidades (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición previa para esto. - La libertad de distribuir copias (libertad 2). - La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. (Libertad 3). El acceso al código fuente es un requisito previo para esto. Según los derechos que cada autor se reserva sobre su obra el software libre puede denominarse: GPL Licencia Pública General de GNU, LGPL Licencia Pública General Reducida de GNU, AGPL Licencia Pública General de Affero, Licencia BSD Licencia de Distribución de Software Berkeley, Licencia MIT, Apple Public Source License, Ms-PL Microsoft Public License, o WTFPL Do What The Fuck You Want To Public License. LICENCIA SOFTWARE: Es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor) y el licenciatario del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o empresa), para utilizar el software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas 2. 1 Fuente: 2 Fuente: 3

4 GENERALIDADES Cada vez más el software (libre y licenciado) es utilizado tanto en tareas administrativas como en los ambientes de formación como apoyo para desarrollar las competencias y evidenciar los resultados de aprendizaje. En este rango de productos, el software libre, su selección, uso, instalación y desinstalación implica, si no necesariamente un costo de uso, si variables de tiempo, disponibilidad y responsabilidad, que a través de este documento se busca clarificar. Son usuarios y actores responsables dentro del presente procedimiento: DEPENDENCIA OFICINA SISTEMAS CARGO LIDER DEL PROCESO DE GESTION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION JEFE DE OFICINA DE SISTEMAS COORDINADOR DE GRUPO DE PLANEACION, GESTION ADMINISTRATIVA Y GOBIERNO TIC LIDER DE LICENCIAMIENTO FORMACIÓN REDES DE CONOCIMIENTO INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES PROFESIONAL ÁREAS DEL SENA AMBIENTES DE FORMACIÓN - AREAS ADMINISTRATIVAS ENTIDAD EXTERNA CONTRATISTA-MESA DE SERVICIO La configuración, parametrización y uso apropiado del producto de software libre son responsabilidad del usuario solicitante quien para sus efectos debe disponer de los instaladores, manuales, links de descarga y de consulta, en caso de ser necesarios para soporte en sitio. El software libre presenta diferentes modalidades de licenciamiento, las cuales deben ser consideradas en el momento de la autorización de la instalación. Las condiciones asociadas a los activos de software que sean adquiridos bajo modalidad de software libre deben ser evaluadas para contemplar las implicaciones y requerimientos de infraestructura, soporte, Seguridad de la información y mantenimiento asociados. Los productos de software libre autorizados e instalados en los ambientes de formación, son para uso académico exclusivamente, por tal razón los fines comerciales no están autorizados. En el caso de las áreas administrativas, el uso del software libre estará sujeto a los esquemas de derecho de uso autorizados por el fabricante. 4

5 La Mesa de servicios únicamente atenderá casos en los que los productos de software estén avalados de acuerdo a la autorización periódica efectuada por la Oficina de Sistemas. Se debe considerar para la instalación de Software por alianzas y convenios que en el marco de las alianzas que realizan algunos Centros de Formación con entidades o instituciones quienes proveen aulas y equipos para que el SENA imparta sus procesos de formación, no está autorizado realizar instalación de software licenciado adquirido por el SENA en equipos de cómputo que no estén destinados a uso exclusivamente de la Entidad y en las sedes que administra el SENA. Lo anterior a excepción de los casos en donde exista un programa de integración SENA con la educación media en donde la institución educativa debe disponer de la Infraestructura (aulas y talleres) adecuada, docentes técnicos, y un Proyecto Educativo Institucional (PEI) que contemple el programa de formación seleccionado. Es importante recordar que para que esto se lleve a cabo previamente debe existir un convenio Interadministrativo vigente entre el SENA y la Secretaría de Educación (Departamental, Distrital o de Municipio certificado), para el caso de colegios oficiales; y entre el SENA y Colegio para el caso de las instituciones de educación media privadas. ACTIVIDADES PARA LA SOLICITUD, USO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE 1. Identificar la necesidad del Software libre Los ambientes de formación y áreas administrativas, son los sitios desde donde se identifican y establecen necesidades de uso de software libre, una vez establecidas las necesidades se debe diligenciar el formato de solicitud vigente y enviarlo a Mesa de servicios. El formato puede ser solicitado a la Mesa de Servicios. 2. Solicitar a la mesa de servicio la instalación de Software Libre. La solicitud de instalación del software debe hacerse únicamente a la mesa de servicios a través de sus canales de atención. Los agentes de mesa de servicio enviarán al correo del solicitante el formato para solicitud del producto requerido en caso de no haber sido adjuntado y enviarlo nuevamente a mesa de servicios. 3. Verificar la solicitud y autorización de uso del Software Libre. Una vez recibido el formato diligenciado, la Mesa de Servicios verifica si el producto requerido se encuentra dentro del software previamente autorizado por la Oficina de Sistemas de la Dirección General del SENA. Si el producto es destinado a implementación en ambientes de formación la Oficina de Sistemas tendrá en cuenta la pertinencia y aval previo de las redes de conocimiento respectivas según su alineación a los contenidos curriculares de la formación profesional. Si el producto es destinado a implementación administrativa la Oficina de Sistemas tendrá en cuenta, principalmente, los términos y condiciones de licenciamiento de los fabricantes. Caso 1: Si el producto se encuentra autorizado por la Oficina de Sistemas, la mesa de servicio puede proceder con la asignación del ticket de servicio y hacer el escalamiento necesario para que los agentes de soporte en sitio puedan efectuar el acompañamiento en el proceso de instalación. 5

6 / Caso 2: Si el producto solicitado no se encuentra autorizado por la Oficina de Sistemas la Mesa de Servicio actúa de acuerdo con las siguientes opciones: a) SW PROPIETARIO: La Mesa de Servicio verificará que el producto solicitado no esté clasificado como licenciamiento propietario adquirido y/o renovado por el SENA. De ser así y tener duda sobre la vigencia del producto se puede verificar la información escalando el caso al Líder de Licenciamiento de la Oficina de Sistemas de la Dirección general del SENA. b) SW LIBRE: La Mesa de Servicio cierra el caso, y notifica al usuario que la solicitud debe ser revisada, aprobada y escalada dependiendo del uso previsto, así: Destino Formación: Solicitud debe ser enviada por la subdirección de centro o el coordinador académico, al gestor de la red de conocimiento correspondiente según el programa de formación adjuntando el formato previamente diligenciado. Destino Administrativo: Solicitud debe ser enviada por el usuario al Líder de licenciamiento de la Oficina de Sistemas de la Dirección General. 4. Viabilizar y autorizar uso de software libre. Destino Formación: La red de conocimiento respectiva consolida, evalúa y avala (o no), el uso del producto de software libre. Para tal efecto, analizará la viabilidad, justificación, beneficiarios y su rango de aplicación (Pe. Exclusivo para centros de la red, Exclusivo para centros industriales, Exclusivo para programas de especialización, etc.). Seguidamente cada red de conocimiento envía al Grupo de Innovación Tecnológica para la Formación Profesional Integral, la información correspondiente a los productos analizados, bien sea porque fueron avalados o rechazados por la red, con el fin de que se entregue a la Oficina de Sistemas, periódicamente un listado consolidado de productos de software libre evaluados y sea viabilizado a la mesa de servicios para la atención de solicitudes de instalación en los ambientes de formación. Destino Administrativo: La Oficina de Sistemas verificará los términos y condiciones del derecho de uso del software objeto de la solicitud e implicaciones sobre la infraestructura tecnológica notificando Es importante aclarar que el objeto de la validación es promover el uso responsable y eficiente de los productos libres en los ambientes de formación o administrativos cumpliendo con los propósitos de la Entidad, evitando la permanencia innecesaria de aplicaciones instaladas que puedan afectar el desempeño adecuado de las máquinas. En caso de que la solicitud no sea viabilizada o autorizada, las razones se remiten al solicitante. 5. Instalar software/ Suministrar soporte. El agente de soporte en sitio asistirá al solicitante en el proceso de instalación del software una vez verificado que este se encuentra autorizado. Es importante tener en cuenta que los medios, 6

7 procedimientos de instalación y parametrización de los productos deben ser suministrados por el solicitante como conocedor de la herramienta de software libre que requirió. DOCUMENTACION RELACIONADA Resolución SENA 2432 de Reclasificación Software y Licencias Resolución SENA 2159 de Políticas TIC 7