INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION DE EXPEDIENTES DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION DE EXPEDIENTES DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO El presente Instructivo nos permite revisar el contenido mínimo de los requisitos de un expediente para la contratación de un servicio de: Mantenimiento de la Infraestructura Mantenimiento de las Instalaciones Mantenimiento de los Equipos médicos Mantenimiento de Equipos Electromecánicos El Instructivo aplica para la presentación de expedientes de servicios de mantenimiento que requieren los establecimientos de salud para realizar la gestión de un proceso de contratación eficaz. El formulario titulado CONTENIDO MINIMO DEL EXPEDIENTE PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO, detalla el listado de los componentes del expediente, que deben adjuntarse para iniciar un proceso de gestión para la contratación de servicios de mantenimiento de la infraestructura, instalaciones, equipos médicos y electromecánicos de un establecimiento de salud. DESCRIPCION DE LOS CAMPOS 1. Carátula: 1.1 Denominación del servicio a ejecutar: Consigna de forma clara y precisa la denominación que describa el servicio de mantenimiento que se va a ejecutar, siguiendo el esquema: Tipo de Mantenimiento + Intervención en + Nombre de Servicio + Nombre del Establecimiento de Salud + Nombre de la Región. Ejemplo: Mantenimiento Correctivo de las Instalaciones Sanitarias del Centro Quirúrgico del Hospital Daniel Alcides Carrión Región Junín Tipo de mantenimiento: El tipo de mantenimiento para los servicios será únicamente del tipo Preventivo o Correctivo Intervención en: Indica que corresponde a alguno de los siguientes ítems: Mantenimiento de Infraestructura. Mantenimiento de Instalaciones. Mantenimiento de Equipos médicos. Mantenimiento de Equipos Electromecánicos.

2 1.1.3 Nombre del servicio: Indica el área o ambiente a intervenir, correspondiente a alguna de las unidades productoras de servicios Nombre del establecimiento de salud: Consigna la identificación del establecimiento de Salud y la DIRESA/GERESA a la cual pertenece la Unidad Ejecutora Nombre de la región: Consigna el nombre de la Región. 1.2 Nombre, dirección, correo electrónico y teléfonos de los responsables de la elaboración del expediente y del coordinador institucional: Consigna los datos de los responsables de la elaboración del expediente así como de los representantes de la entidad. 1.3 Fecha de elaboración de expediente: Indicar el Mes y el año de la elaboración del expediente de servicio de mantenimiento. Se recomienda que el expediente del servicio de mantenimiento sea gestionado oportunamente en concordancia con los planes de mantenimiento anuales. 2. Índice: indicará la numeración de las páginas del contenido del expediente de servicio. 3. Contenido: Consigna el desarrollo de los Términos de Referencia según el instructivo del OSCE, de acuerdo al Anexo N 2 de la RESOLUCION N OSCE/PRE. Comprende seis (6) ítems que se deberán desarrollar con lenguaje técnico y objetivo, de acuerdo al tipo de servicio que se solicita. 3.1 Denominación u objetivo de la contratación: Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del servicio de mantenimiento a ser contratado. 3.2 Finalidad pública: Describe el interés público del servicio de mantenimiento que se persigue satisfacer con la contratación. 3.3 Antecedentes: Consigna una breve descripción de los antecedentes que generan la necesidad del servicio de mantenimiento, detallando el motivo por el cual se efectua el requerimiento de la contratación del servicio. 3.4 Objetivo de la contratación: Indicar con claridad el (los) objetivos generales y el (los) objetivos específicos de la contratación, esto permite al interesado conocer clara y objetivamente que beneficios por mantenimiento pretende obtener la Entidad, mediante la adecuada ejecución de la prestación del servicio. 3.5 Alcances y descripción del servicio: Específica el alcance del servicio a realizar, detallar las actividades a desarrollar, para tal efecto y mejor comprensión del servicio de mantenimiento a realizar, se complementará con el anexo respectivo. Deberá indicarse si la prestación del servicio de mantenimiento conlleva prestaciones accesorias, tales como capacitaciones, calibraciones, protocolos de pruebas y otras que sean necesarias.

3 3.6 Anexos Descripción técnica: Detallar la actividad a realizar, tipo y procedimiento de ejecución del servicio de mantenimiento Planilla de metrados: Indicar la descripción cuantificada, en unidades de medida, de los materiales o insumos o repuestos o la cantidad de equipos, que se utilizaran en la realización del servicio de mantenimiento Cronograma de ejecución: Consignar los plazos de ejecución, precisando los tiempos de ejecución por días y/o semanas de cada etapa que comprende el servicio hasta su finalización Estructura de costos: Consignar el costo aproximado del servicio de mantenimiento, esto permite tener una referencia del costo del servicio. El área usuaria debe considerar los siguientes costos en la formulación de su requerimiento: Costo Directo: Son los que influyen directamente en la prestación del servicio (Materiales, herramientas, insumos, combustibles, lubricantes, repuestos, mano de obra, beneficios sociales, servicios de calibración Etc.). Costo Indirecto: Se incluye de manera indirecta en la prestación del servicio (Servicios generales, seguros, intereses, alquileres, capacitación, energía y servicios públicos, etc.). Gastos Administrativos: Incluye materiales y útiles de oficina, equipo de comunicaciones, alquiler de equipos administrativos. Utilidades Impuestos Costo total: Es la sumatoria de los costos mencionados y que corresponderá al presupuesto del servicio de mantenimiento Vistas fotográficas: Adjuntar fotografías enumeradas y con descripción del estado situacional de la infraestructura, instalaciones o equipamiento según sea el caso para evidenciar el problema, de preferencia el expediente original deberá tener fotografías a colores, el CD necesariamente debe registrar las fotografías a colores Protocolos de pruebas de operación y puesta en marcha: El área usuaria formulará y determinará las pruebas de operación y puesta en marcha para corroborar y verificar su operatividad y de ser el caso el cumplimiento de los requisitos establecidos en el formato propuesto.

4 3.6.7 Formato modelo de Acta de devolución de repuestos, accesorios y/o materiales: El área usuaria elaborará y determinará el formato modelo de devolución de repuestos y/o materiales reemplazados en la ejecución del servicio de mantenimiento Planos, esquemas y/o croquis para el caso de infraestructura y/o instalaciones: Se deben adjuntar y necesariamente deben ser firmados por el profesional que corresponda según la especialidad, estos deben ser a escala legible.(ver 4.1.3) 4. Forma de Presentación del Expediente: Indica la forma de presentación formal de manera física del expediente para su gestión Foliado: Puede ser a mano alzada o con dispositivo mecánico, debe ser en orden correlativo, la numeración del foliado se iniciará en la hoja final del expediente y se continuará de manera consecutiva, foliar en la esquina superior derecha Firma del Profesional Colegiado: Los aspectos técnicos del expediente deben ser firmados por el profesional responsable de acuerdo a la especialidad. Se debe tener en cuenta la vigencia de la colegiatura y habilitación del profesional, no debe ser firmado por técnicos de mantenimiento u otros que no correspondan conforme a la Ley N (Ley que complementa la Ley N 16053, ley que autoriza a los colegios de Arquitectos del Perú y al Colegio de Ingenieros del Perú para supervisar a los profesionales de arquitectura e ingeniería de la República). Debe entenderse que los firmantes son los responsables de la calidad del expediente del servicio de mantenimiento Expediente Original + 02 Copias + CD: Expediente Original con 02 Copias del expediente y un CD con los componentes del expediente en digital los que deben incluir necesariamente los planos y croquis correspondientes (en caso requiera una revisión por parte de la Dirección de Mantenimiento de la DGIEM, sólo enviar el documento escaneado en CD) ANEXO 1

5 CONTENIDO MINIMO DEL EXPEDIENTE PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DOCUMENTACION (Marcar con X) 1. CARATULA 1.1 DENOMINACION DEL SERVICIO A EJECUTAR: TIPO DE MANTENIMIENTO: Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo INTERVENCION EN: Infraestructura Instalaciones Equipos médicos Equipos electromecánicos NOMBRE DEL SERVICIO NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO DE SALUD NOMBRE DE REGION NOMBRE, DIRECCION, CORREO ELECTRONICO Y TELEFONOS DE LOS RESPONSABLES DE LA ELABORACION DEL EXPEDIENTE Y COORDINADOR INSTITUCIONAL. 1.3 FECHA DE ELABORACION DE EXPEDIENTE 2. INDICE 3. CONTENIDO: Términos de referencia conteniendo la descripción de los Ítems según OSCE: RESOLUCION N OSCE/PRE). 3.1 DENOMINACION U OBJETIVO DE LA CONTRATACION 3.2 FINALIDAD PÚBLICA

6 3.3 ANTECEDENTES 3.4 OBJETIVO DE LA CONTRATACION 3.5 ALCANCES Y DESCRIPCION DEL SERVICIO 3.6 ANEXOS Descripción técnica detallada según secuencia y tipo de actividad a realizar y procedimientos incluidos. Planilla de metrado, en caso de infraestructura e instalaciones, para el caso de equipamiento listado detallado de repuestos e insumos Cronograma de ejecución desagregado por actividad de mantenimiento Estructura de costos que incluye costos del servicio, costos directos, indirectos, gastos administrativos, utilidades e impuestos. Vistas fotográficas de la situación actual del ambiente a intervenir, describiendo el problema identificado. Protocolos de pruebas de operación y puesta en marcha (en caso de equipos e instalaciones). Formato modelo de Acta de Devolución de repuestos, accesorios y/o materiales que se reemplacen. Planos, esquemas y/o croquis para el caso de infraestructura y/o instalaciones. 4. FORMA DE PRESENTACION DEL EXPEDIENTE (Marcar con X) 4.1 Foliado 4.2 Firmado por el profesional 4.3 Expediente Original + 02 copias + CD Fecha:. Firmas de lo(s) Responsable(s) Técnico(s) del Expediente