SOFTWARE DE CONTROL DE CALIDAD DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

Transcripción

1 SOFTWARE DE CONTROL DE CALIDAD DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA C/ Vilaseca, 156, Apdo., Castellnou de Bages Barcelona Teléfono/Fax: fts@fourtrack.biz

2 Presentación Clean Up Control, es la aplicación informática indispensable para el control de calidad de limpieza de cualquier área sin importar su estructura. Clean Up Control nace a partir de la necesidad de informatizar y agilizar el sistema de control de calidad de las empresas del sector de servicios de limpieza. Clean Up Control soluciona la dificultad de manipulación de la gran cantidad de datos que se obtiene en las inspecciones disminuyendo el tiempo empleado en ellas y obteniendo resultados inmediatos de las mismas. Agiliza la obtención de estadísticas, permitiendo conocer de forma automática los niveles de limpieza y calidad de los servicios que tenemos en cada local (Listado personalizado por cliente obtenido en soporte papel, fichero Word, Excel o ) También controla en todo momento la situación de inspecciones no superadas o pendientes de realizar, para poder efectuar las acciones pertinentes. A la eficacia del sistema se le suma el impacto que causa al cliente el hecho que la empresa tenga estructurado un sistema informatizado de control de calidad de sus locales, lo que mejorara la imagen de su empresa y constituye una ayuda para la fidelización de su clientela. Clean Up Control se compone de dos módulos: Clean Up Control-PC: Es el sistema de control de calidad principal. Su función es administrar la base de datos, donde a partir de los limites establecidos, genera automáticamente las inspecciones a realizar por cada supervisor, y permite controlar el nivel de calidad de cada local. La definición de niveles de calidad, personaliza la valoración de la inspección en cada zona, a la vez que permite al supervisor la evaluación de 1 a 5 de cada una de las preguntas del cuestionario de inspección. A partir de listados y estadísticas, nos informa de la cantidad de zonas de revisión, y a que edificios y clientes pertenecen. Clean Up Control-PDA: es el módulo que funciona con ordenadores de bolsillo de última generación; destinada a los supervisores. Recibe automáticamente de Clean Up Control-PC las inspecciones a controlar, y los datos de los clientes y de sus edificios. Se ocupa también de devolver las inspecciones una vez cumplimentadas. En caso de inspecciones que no superen el nivel de calidad exigido, se puede generar una nueva inspección desde la misma PDA, si la necesidad de que se realice de nuevo desde el PC.

3 Clean Up Control - PC Clean Up Control-PC se instala automáticamente en el PC. Y consta de las siguientes partes: Mantenimiento de clientes Mantenimiento de supervisores Mantenimiento de responsables Mantenimiento de edificios Mantenimiento de locales Mantenimiento de zonas Mantenimiento de Clientes: Fichero donde se introduce los datos generales de los clientes, y se le asigna el responsable y el supervisor; el mantenimiento de clientes dispone de un gran numero de listados, que se pueden obtener con distinto orden de presentación, y de todo tipo de información, referente a dichos clientes, como por ejemplo: Listado de datos generales, Listado de clientes por supervisor, listado de personas de contacto, etc. Mantenimiento de Supervisores: Fichero en donde se introducen los datos generales de los supervisores, de forma que disponemos en todo momento de información completa de cada supervisor. Dispone de listados de datos de supervisores. Mantenimiento de Responsables: Fichero en donde se introduce los datos generales de los responsables de limpieza, de esta forma pasan a estar codificados para futuras consultas o utilización. Dispone de listados generales. Mantenimiento de Edificios: Fichero en donde se introduce la información, de los edificios de cada cliente que se tienen que inspeccionar, en este apartado nos permite cambiar el responsable y supervisor que por defecto se le ha asignado al cliente. Se puede informar de las personas de contacto del edificio así como los teléfonos, faxes, , etc.

4 Una de las características de este mantenimiento, es que nos permite generar la zona y el local automáticamente con los mismos datos que el edificio, de esta manera si tenemos un edificio que no tiene locales y zonas no va ser necesario volver a introducir los datos. Como el resto de mantenimientos dispone de listados de edificios que se presentan en varios órdenes y con toda la información referente a estos, Los más destacados son: Datos generales, Edificios por clientes, Edificios por supervisores, Edificios por responsables, etc. Mantenimiento de Locales: Fichero en donde se introduce la información de los locales que componen los edificios, en este apartado se asignan los datos del local y un responsable de limpieza que puede ser el mismo o distinto al del edificio y cliente (El local se considera una parte del edificio). Se puede informar de las personas de contacto del local así como el teléfono

5 . Dispone de listados de locales que se presentan en varios ordenes y con toda la información referente a estos. Los más destacados son: Locales Datos Generales, Locales por Edificio, Cliente, Supervisor, Responsable, Datos Comunicaciones etc. etc. Mantenimiento de Zonas: Fichero en donde se introduce la información de cada local. El apartado de zonas es él último de la codificación, y es donde se informa de los datos generales, de las fechas y condiciones de generación de chequeos y de las preguntas del chequeo

6 Datos Técnicos de Zonas: Campos de Datos Técnicos: Fecha de alta Fecha de ultima inspección( se informa automáticamente cuando recibimos los chequeos de los supervisores), Frecuencia de inspección (Días) (se informa de en días a realizar la inspección) Fecha siguiente inspección( se genera automáticamente a partir de la fecha de ultima inspección más los días de frecuencia de inspección). % Alarma de desviación: Este campo se utiliza para marcar el porcentaje máximo que el resultado del chequeo puede alcanzar de desviación. Por ejemplo: si él % es del 5%, esta zona pasara a estar en alarma si el % de los resultados del control tienen una desviación del 6% o más. En cada zona, se establecen las preguntas que el supervisor tendrá que examinar y el nivel óptimo que tendría que alcanzar cada una de ellas. Estas preguntas deberán ser creadas previamente en la tabla de preguntas, con lo que conseguiremos una mejor personalización para cada tipo de local. Al nivel se le denomina Nivel K y tiene tres valores, de 1 al 3 dependiendo de menor a mayor calidad exigida por la propia empresa y por el cliente, por ejemplo: En una planta de garaje: En un quirófano: Pregunta nivel K Pregunta nivel K Suelos 2 Suelos 3 Puertas 2 Puertas 3 Aseos 3 Cristales 3 Cajero de pago 3 Baldosas 3 Una vez introducida toda la información de mantenimiento solo tiene que decidir que chequeos queremos generar. Generación de Chequeos: Opción que nos permite generar los chequeos de cada supervisor. Los limites de selección están definidos por varios campos de esta forma se pueden escoger: Por supervisor, cliente, fecha de inspección a realizar, etc. Una vez introducido los límites nos presenta los registros seleccionados y podemos desmarcar los que aun y estando entre los límites no nos interesa realizar. También se puede cambiar la asignación de supervisores, de esta manera si por motivos puntuales las zonas las tiene que inspeccionar otro supervisor no es necesario cambiar ningún dato.

7 Clean Up Control-PC: dispone también de una generación automática de chequeos que en función de los limites establecidos: (supervisor, Cliente, edificio, local, zona o fecha) nos creara los chequeos de cada uno de los supervisores. Dichos chequeos no podrán ser desmarcados ni se nos permite cambiar la supervisión. Conectar con PDA: Esta opción es la que nos permitirá enviar y recibir los chequeos a los supervisores. Enviar: Una vez generados los chequeos solo tenemos que exportarlos a la PDA de cada uno de los supervisores. Para realizar dicha operación solo tiene que conectar la PDA, y acceder a la pantalla de MODULO DE CONEXIÓN PC-PDA y seleccionar la opción: Copiar Base de Datos del PC al PDA. Con este simple proceso, el supervisor pasa a tener dentro de su PDA los chequeos que tendrá que realizar. La copia también se puede realizar por Internet (siempre que la PDA tenga el accesorio de módem). Recibir: Cuando el supervisor tiene los chequeos completados se tienen que importar hacia Clean Up Control-PC, la forma de recibirlos es la misma que la de enviar

8 desde la pantalla MODULO DE CONEXIÓN PC-PDA hay la opción Copiar base de datos del PDA al PC con solo un clic pasara a recibir todos los chequeos con la situación y resultados obtenidos en la inspección. Fichero de Chequeos: Fichero con el contenido histórico de todas las inspecciones, con la situación y resultados de cada una de ellas, nos permitirá consultar en que estado se encuentran los chequeos y todos los datos ampliados, junto con una gran cantidad de listados sobre la valoración. Se compone de los siguientes apartados: Identificación: Nos permite seleccionar que chequeo queremos visualizar y nos enseña los datos generales del edificio, local y zona a la cual pertenece. Resultados: Nos informa cual es el responsable y el supervisor del chequeo, así como la fecha de inspección y de próxima inspección, el valor máximo de calificación y el valor real de la inspección, él % de desviación y la situación en que se encuentran. Incidencias: Nos informa de las incidencias anotadas por los supervisores. Detalle: Esta pantalla nos muestra todas las preguntas del chequeo y la valoración del supervisor. El fichero de chequeos cuenta con un gran número de listados y estadísticas.

9 Clean Up Control - PDA Esta aplicación es la que utilizaran cada uno de los supervisores para realizar los controles. Clean Up Control-PDA funciona en cualquier tipo de PDA que les permitirá llevar en un reducido espacio todas las direcciones de los clientes y los edificios y todos los chequeos que tendrá que supervisar. Clean Up Control-PDA es una aplicación simple y rápida de utilizar, de forma que el supervisor solo tendrá que escoger que zona inspeccionará y al momento tendrá todas las preguntas a cumplimentar. Clean Up Control-PDA también permite que el supervisor tenga en todo momento los datos generales con direcciones, teléfonos etc. de las zonas que hay que inspeccionar. Clean Up Control-PDA se compone de cuatro procesos básicos así como de dos mantenimientos. 1º Proceso de selección de zonas: Este proceso permite al supervisor seleccionar por : Localidades, Edificios, Locales las zonas de inspección, al validar por medio del botón aceptar nos pasa al proceso 2º de forma automática.

10 2º Proceso de Evaluación del Formulario de Chequeos: El contenido del formulario hace referencia a las preguntas que se han diseñado en el Clean Up Control-PC para esta zona, mostrando para cada una, un sistema de evaluación de 1 a 5, y el factor K de nivel de calidad que se exige a esta pregunta en esta zona; al señalar la evaluación obtenida, nos da el resultado parcial de la misma (Ejemplo: una pregunta de Nivel K-3, con una evaluación de 5, nos daría un resultado parcial de 15) y así para todas y cada una de las preguntas a evaluar. 3ª Incidencias y Comentarios: Este proceso nos permite la introducción de incidencias y o comentarios libres de la inspección; dichas incidencias se pueden utilizar para justificar una mala evaluación de la zona, o un posible fallo en la misma.

11 4º Resultados de la Inspección En este apartado se nos resume los resultados obtenidos con los siguientes datos: nivel obtenido por la inspección anterior; nivel obtenido en la inspección actual, % de desviación permitido en esta zona y % de desviación real, (Con lo cual, el supervisor puede ejercer ya de inmediato las acciones pertinentes en caso de resultados negativos) también validamos si la inspección esta terminada, o se deja como pendiente a criterio del supervisor. Clean Up Control-PDA Mantenimientos 1º Mantenimiento de Edificios: El supervisor lleva cargado en la PDA no solo las inspecciones a realizar si no también la dirección, teléfonos, personas de contacto y responsables de los edificios a inspeccionar se seleccionan por medio de un botón en la pantalla de la PDA y se presentan por orden alfabético.

12 2º Generación de chequeos defectuosos: En caso de inspecciones defectuosas permite generar automáticamente los chequeos sin necesidad de exportar de nuevo los datos desde Clean UP Control-PC.