PROCESO DE GESTIÓN HUMANA GUIA DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA 5 S ORDEN Y ASEO GUIA DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA 5 S ORDEN Y ASEO

Transcripción

1 Versión 1.0 Página 1 de 15 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL 2013

2 Versión 1.0 Página 2 de OBJETIVO Informar y orientar a los colaboradores del ICBF sobre como implementar el Programa de Orden y Aseo basado en las 5 s como medio para generar hábitos de vida saludables, que trascienden en mejora y productividad de la entidad y bienestar del colaborador al armonizar su salud física, mental y ambiental. 2. ALCANCE Inicia con la descripción de los beneficios de la aplicación del Programa de Orden y Aseo y finaliza con los tips para el desarrollo de la autodisciplina.

3 Versión 1.0 Página 3 de 15 Qué significan las S? Para qué sirve el Programa de orden y aseo? SENTIDO DE UTILIZACION Y CLASIFICACIÓN Contribuye a mejorar la calidad de vida de los colaboradores Contribuye a desarrollar buenos hábitos dentro y fuera del trabajo. Mejora la disposición ante el trabajo Minimiza tiempo en la ubicación de documentos Maximiza el espacio de trabajo Propicia un ambiente amigable, confiable y saludable. SENTIDO DE AUTO DISCIPLINA SENTIDO DE LOGRO SENTIDO DE ORDEN SENTIDO DE ASEO

4 Versión 1.0 Página 4 de 15 Quiénes son los responsables de implementarlo? Mejorar el ambiente de trabajo POR QUÉ HACER 5 S? Reducir riesgos de Accidentes Incidentes de trabajo Desarrollar el espíritu de trabajo en equipo y de autodisciplina.

5 Cuál es la primera S? SENTIDO DE UTILIZACION Y CLASIFICACIÓN Versión 1.0 Página 5 de 15 Seleccionar las cosas útiles en el puesto y retirar las que no utilizas a diario. SEIRI (clasificar en japonés): conservar solo lo necesario. La primera de las 5s consiste en identificar y clasificar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de estos últimos ya que no se requieren para realizar la labor. Cómo clasificar? Procurar limitar el número de objetos personales en el puesto Retener únicamente lo que es útil para nuestro trabajo En verdad utilizas todo lo que tienes en tu puesto de trabajo?

6 Versión 1.0 Página 6 de 15 Tips para clasificar Eliminar del puesto de trabajo aquellos elementos que no serán utilizados en los próximos 30 días. Sobre el escritorio debe reposar únicamente el material necesario para el desarrollo de las actividades del día. Sobre los vidrios o paredes del puesto de trabajo no se deben pegar listas telefónicas o elementos recordatorios. Cada puesto de trabajo debe tener un recipiente para la basura y en el no se deben botar residuos de comida. Debajo o a un lado del escritorio o en las oficinas no debe reposar ningún elemento que perturbe la armonía del espacio físico e incomode al colaborador. Cuál es la segunda S? SENTIDO DE ORDEN

7 Versión 1.0 Página 7 de 15 SEITON (Orden en japonés): un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. La Segunda S consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad tomando en cuenta el principio un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. Clasificar los objetos según su tipo (esferos, papeleria) Cómo ordenar? Ubicar los objetos en el puesto según la frecuencia de uso Organizar los documentos vigentes (2013) y disponer del archivo antiguo (2012 hacia atrás) según lineamientos de Gestión Documental

8 Versión 1.0 Página 8 de 15 Tips para ordenar Debe quedar la mayor parte del espacio del escritorio libre para trabajar. Colocar los documentos en su lugar y solamente dejar en el escritorio los documentos que se están trabajando y la lista de pendientes, el resto deberá estar guardado. Ordenar todo de manera que quede más a la mano las cosas que se utilizan más a menudo y en los lugares más alejados lo que menos se usan. Revisar los documentos que sean pendientes de atender. Decidir inmediatamente lo que se vaya a delegar, lo que haya que archivar, lo que se tira o a lo que hay que darle seguimiento. Guardar aparte lo menos necesario. Gestionar el archivo obsoleto según lineamientos de Gestión Documental. Organizar también el computador. Llevar un orden para archivar los documentos y poder tener fácil acceso a ellos. Cuál es la tercera S? SENTIDO DE ASEO

9 Versión 1.0 Página 9 de 15 SEISO (Limpieza en japonés): Siempre limpio Una vez que el espacio de trabajo está despejado (SEIRI) y ordenado (SEITON), es más fácil limpiarlo (SEISO). La tercera S consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentren en perfecto estado para el desarrollo del trabajo. Cómo limpiar? Mantener limpio el sitio de trabajo (puesto de trabajo y oficina en general) Procurar no ensuciar el puesto de trabajo y la oficina La limpieza es tarea de todos! Esforzarse por mantener el escritorio y la oficina agradable y armoniosa

10 Versión 1.0 Página 10 de 15 Tips para mantener un espacio de trabajo limpio Procurar que la oficina sea un ambiente de trabajo agradable. Evitar comer en el puesto de trabajo Establecer una pequeña rutina de limpieza diaria del puesto al final de la jornada de trabajo. Dejar los lugares como a usted le gustaría encontrarlos. Eliminar de la impresora los documentos con más de 1 hora de impresión. Devolver a la cafetería vasos con residuos de gaseosa u otras bebidas no dejarlos sobre el puesto. Sabías que el teclado del computador, el mouse y el teléfono pueden albergar más de bacterias por cm2? Depositar los residuos alimenticios en los recipientes indicados para desechos ordinarios u orgánicos (Caneca verde), no en las canecas de los puestos de trabajo. Más bacterias y gérmenes que en el inodoro del baño! Cuál es la cuarta S?

11 Versión 1.0 Página 11 de 15 SENTIDO DE LOGRO Implementar las rutinas de clasificar, ordenar y limpiar en el trabajo y la vida diaria. SEIKETSU (Estandarización en japonés): Mantener los estándares y logros obtenidos. Es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Es importante a través del tiempo conservar esta estrategia como parte de la cultura Institucional, esto implica elaborar estándares a nivel individual de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente. Al momento de encontrar cualquier desorden o condiciones indeseables, el colaborador debe identificar las causas principales y establecer las acciones preventivas. Cómo Mantener lo logrado? Verificar que las condiciones de orden y aseo son óptimas en el entorno laboral Comunicar cuando una condición de orden y aseo no es la adecuada

12 Versión 1.0 Página 12 de 15 Tips para mantener los logros alcanzados en orden y aseo Hagamos un esfuerzo por mantener los resultados logrados! Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S. Auditar para verificar el cumplimiento y el mantenimiento a través del tiempo. Conocer cuales son las propias responsabilidades sobre lo que tiene que hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo respecto al orden y aseo. Realizar chequeos permanentes para verificar las óptimas condiciones de orden y aseo del entorno laboral. La higiene en las áreas comunes, se mantendrá dando aviso al líder de orden y aseo sobre aquellas situaciones que no cumplan con las condiciones de orden y limpieza como son las paredes sucias, los malos olores, desorden, entre otras. Integrar las actividades de las tres primeras S (clasificar, ordenar y limpiar) a la vida diaria.

13 Cuál es la quinta S? Versión 1.0 Página 13 de 15 Decidir abandonar hábitos nocivos (desorden, pereza, postergación de tareas, falta de voluntad) SENTIDO DE AUTODISCIPLINA SHITSUKE (Disciplina en japonés): Seguir las reglas. Shitsuke implica un desarrollo de la cultura de la autodisciplina con los colaboradores del ICBF. Los hábitos desarrollados con las 4 S, constituyen un buen modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la forma de realizar las funciones de cada cargo y de los servicios que presta el instituto. Cómo desarrollar la auto disciplina? Ponerse retos y esforzarse por lograrlos La autodisciplina parte del amor propio Qué tanto te estimas y cuidas?

14 Versión 1.0 Página 14 de 15 Tips para desarrollar la auto disciplina Haz de la disciplina un hábito de vida! Motivarse a diario para el desarrollo de las tareas en el trabajo. Trabajar orientándose a metas y logros. Cuántas tareas realizaré hoy? Ponerse un reto diario en logro de tareas y pendientes. Verificar al final de la jornada el cumplimiento. Visualizar las metas y esforzarse por lograrlas. No postergar las tareas cuando es posible desarrollarlas inmediatamente Priorizar y actuar. Aumentar la confianza en si mismo Hacer de estos comportamientos hábitos de vida no sólo a nivel laboral sino personal y familiar.

15 Versión 1.0 Página 15 de 15 BIBLIOGRAFIA: (Administradora de Riesgos Laborales SURA). xtosonline/fichasnotaspracticas/ficheros/fp_rev_03.pdf (INSHT, Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, España) ANEXO 1: NATURALEZA DE LOS CAMBIOS Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del cambio Versión Inicial pymes/documents/procedimiento-programa-orden-y- limpieza.pdf (Asociación Chilena de Seguridad ACHS) EMPLEADOS/GPV2_MDOC_030_DOCUMENTOS/PROGR AMA_DE_LAS_5_S.PDF (Universidad Pontificia Bolivariana, Colombia)