2.12 Ingresos 2.13 Gastos de Programas y Proyectos 2.14 Beneficios a Empleados 2.15 Variaciones en las tasas de cambio de moneda extranjera

Transcripción

1 CAPITULO V PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE PARA EL REGISTRO SISTEMATICO E INTEGRO DE LAS OPERACIONES ECONOMICAS DE LA ASOCIACION DE MUNICIPIO DEL NORTE DE MORAZAN CONTENIDO Introducción 1. Descripción del 1.1. Generalidades de la Asociación Antecedentes Números de inscripción ante las instancias legales Dirección y Teléfono Finalidades 1.2. Descripción de los Registros Contables 1.3. Comprobantes Fundamentales Ingresos, Egresos y Diarios Autorización de Comprobantes Archivo de comprobantes Conciliaciones Bancarias 2 Manual de Políticas y Procedimientos Contables 2.3 Políticas Contables 2.4 Estados Financieros 2.5 Equivalentes de Efectivo 2.6 Propiedad, Planta y Equipo 2.7 Arrendamientos Operativos 2.8 Arrendamientos Financieros 2.9 Activos Intangibles 2.10 Costos por Intereses 2.11 Subvenciones y Donaciones 40

2 2.12 Ingresos 2.13 Gastos de Programas y Proyectos 2.14 Beneficios a Empleados 2.15 Variaciones en las tasas de cambio de moneda extranjera 3 Catálogo de cuentas 3.3 Estructura de la codificación de cuentas 3.4 Catálogo de cuentas 4 Manual de Aplicación del Catálogo de Cuentas 41

3 INTRODUCCION La presente propuesta ha sido elaborada para la Asociación de Municipios del Norte de Morazán (AMNM) con el propósito de proporcionar una herramienta que oriente el registro sistemático e íntegro de las operaciones económicas. Está basado en Normas de Información Financiera Adoptadas en El Salvador y comprende el establecimiento de políticas contables que orientan la aplicación de las normas técnicas y legales; permitan el reconocimiento y registro razonable de los eventos económicos, los cuales deberán ser sistematizados a través del Catálogo de Cuentas y Manual de Aplicación, de manera que puedan brindar información íntegra, comprensible, fiable y oportuna. La presentación adecuada de los estados financieros facilita la toma de decisiones que conlleven al cumplimiento del propósito fundamental de la Asociación, promoviendo el desarrollo integral y sostenible de los municipios asociados; es por ello que deberán ser preparados en base a los principios de negocio en marcha, base de acumulación, importancia relativa, uniformidad, compensación y consistencia. 42

4 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE Definición: Comprende las generalidades de la organización, descripción de los registros y el detalle de documentos y procedimientos de registro adoptados por la Asociación. GENERALIDADES DE LA ASOCIACION 1.1 ANTECEDENTES La Asociación de Municipios del Norte de Morazán, es una entidad autónoma y descentralizada de nacionalidad salvadoreña conformada por los municipios: Joateca, Arambala, Perquín, Jocoatique, Villa El Rosario, Meanguera, San Fernando y Torola. Obtuvo su carácter de persona jurídica por tiempo indefinido otorgada por los municipios que la conforman, mediante acta de constitución; sus estatutos fueron publicados en el Diario Oficial número 223, Tomo 364 de fecha 19 de agosto de NUMEROS DE INSCRIPCION ANTE LAS INSTANCIAS LEGALES Número de Identificación Tributaria (NIT): DIRECCIÓN Y TELÉFONO Barrio El Centro, Arambala, Morazán Teléfono # FINALIDADES: Promover el desarrollo integral y sostenible de los municipios Impulsar iniciativas de descentralización. Mejorar el uso de los recursos disponibles Impulsar mejores y eficientes formas de gestión 43

5 Realizar gestiones en todos los órdenes para asegurar adecuada capacitación y asistencia técnica. Aportar los fondos para facilitar el cumplimiento de sus fines Formalizar alianzas estratégicas con ONG s. Coordinar acciones de fortalecimiento institucional 2. DESCRIPCION DE LOS REGISTROS CONTABLES 2.1 La contabilidad se llevará en hojas separadas y legalizadas para el registro de DIARIO- MAYOR (uno solo) al igual que los registros de estados financieros. 2.2 La manera de operar la contabilidad será computarizada para el registro DIARIO MAYOR (uno solo) y de estados financieros. Se legalizarán los siguientes libros de registros contables y administrativos, así: Registros contables a) Hojas continúas para el registro de Diario Mayor (uno solo). b) Hojas continuas para el Registro de Estados Financieros Registros administrativos: a) Libro para el Registro de Actas de Asamblea General b) Libro para el Registro de Actas de Junta Directiva c) Libro para el Registro de Miembros de la Asociación 2.3 En las hojas separadas de Diario Mayor, se asentarán los registros de forma cronológica de acuerdo al movimiento de caja, cheques expedidos, ingresos por donaciones, venta de bienes y/o prestación de servicios; operaciones relacionada con cuentas por cobrar y pagar, asientos formales de apertura, cierres y ajustes periódicos; y todas aquellas operaciones económicas 44

6 que se efectúen en la Asociación dentro de su finalidad y aquellas que procedan de eventos fuera del giro normal. 2.4 El Libro Diario - Mayor legalizado se llevará por medio de anotaciones diarias basándose en resúmenes y/o por medio de concentraciones mensuales, de acuerdo a la naturaleza de la transacción. 2.5 El libro de estados financieros se llevará con anotaciones de acuerdo a lo especificado en el Art. 442 del Código de Comercio. 3. DOCUMENTOS FUNDAMENTALES 3.1 Ingresos, Egresos y Diario La fuente de información proviene de: Del comprobante de diario: este comprobante destinado para utilizarse con toda operación de ingresos de efectivo, donaciones, notas de cargo y de abono que afecten las cuentas bancarias, así como, cualquier transacción de las cuentas en uso. Comprobantes de cheques (cheque voucher): este comprobante será prenumerado, en orden correlativo y continuo. Sirve para toda erogación necesaria para desarrollar la actividad generadora de ingresos y recursos de la Asociación. La documentación de soporte del cheque emitido será: Comprobantes de Crédito Fiscal y Facturas por compras de bienes y servicios, recibos legales de pago de servicios, planillas de sueldos, recibo de caja por abonos a proveedores y acreedores; o cualquier otro documento legal de prueba de pago a cargo de la Asociación. La forma del comprobante constará de dos columnas, DEBE y HABER, y suficiente espacio para anotar la información necesaria y la aplicación de cuentas. Los ingresos se documentarán con Comprobantes de Donación, Facturas, Comprobantes de Crédito Fiscal y Recibos de Ingreso emitidos por la Asociación, o cualquier otro medio 45

7 legal de prueba que ampare la venta o ingreso, sean estos institucionales o para Programas y Proyectos. Para las notas de cargo y abono del banco, se respaldarán con los documentos bancarios respectivos. Se hará comprobante de cada operación económica que se realice: diario y cheques emitidos. 3.2 Autorización de Comprobantes: Los comprobantes serán autorizados por el presidente de la Asociación o por quien él designe; previa a su anotación en los registros respectivos. 3.3 Archivo de comprobantes: Los comprobantes y justificantes de ingresos y egresos, se archivarán mensual de forma cronológica y correlativa y se mantendrán por un plazo mínimo de 10 años. 3.4 Se harán Conciliaciones Bancarias Mensuales. 46

8 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Políticas Contables: son los principios, bases, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la Asociación en la preparación y presentación de sus estados financieros. 1. Los estados financieros serán preparados de acuerdo con las Normas de Información Financiera adoptadas en El Salvador (NIF/ES) 2. Deberá procederse a cambiar una política contable solo cuando sea obligatorio por norma legal, porque lo haya establecido un organismo regulador o cuando el cambio produzca una presentación más adecuada de los sucesos y transacciones en los estados financieros de la Asociación; es la administración la responsable del cumplimiento de estas políticas. 3. El período contable de la Asociación comprenderá del 1 de Enero al 31 de diciembre de cada año calendario, durante su vigencia. 4. La base contable utilizada para el registro de las transacciones, es acumulación o devengo, para los fondos patrimoniales, donde los ingresos se reconocen cuando se devengan y los gastos cuando se generan; y para la contabilización de programas y proyectos se utilizará la base de efectivo donde los ingresos se reconocen cuando se reciben y los gastos cuando se pagan; en su defecto la que el cooperante establezca. 5. El sistema de contabilidad adoptado es de Contabilidad por Fondos, porque permite desarrollar y registrar diferentes proyectos que conllevan diferentes actividades, para lo cual se requiere extraer información segmentada para la toma de decisiones o auditorias por proyectos. Esta modalidad permite registrar la ejecución de cada proyecto por separado como si fuera otra entidad independiente, para lo cual será utilizado como base el mismo catálogo de cuentas, de manera que de acuerdo al requerimiento del cooperante se pueda presentar únicamente la contabilidad del proyecto o la contabilidad consolidada de la Institución (patrimonial y proyectos) 47

9 6. La Asociación deberá generar un conjunto completo de estados financieros, que comprenderá: un balance general; un estado de rendición de cuentas; un estado de cambios en el patrimonio; un estado de flujos de efectivo y las correspondientes políticas contables y las demás notas explicativas. 7. Las cifras monetarias incluidas en los estados financieros, deberá ser presentada en dólares de los Estados Unidos de Norte América, a menos que por solicitud de un cooperante deban presentarse en una moneda distinta para efectos de gestión de fondos o rendición de cuentas. 8. La aprobación de los estados financieros es una atribución exclusiva de la Asamblea General de Asociados. 9. Los estados financieros deben cumplir con las siguientes características cualitativas: comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad. La presentación y clasificación de los estados financieros serán conservados de un período a otro (comparables) a menos que: a) Se produzca un cambio en la naturaleza de las operaciones de la Asociación, o una revisión de la presentación de sus estados financieros que demuestre que el cambio dará lugar a una presentación más apropiada de los sucesos o transacciones. b) Se ha obligado a realizar el cambio, por causa de la aparición de una Norma Internacional de Contabilidad u otra normativa adoptada por la entidad reguladora de la contabilidad. 10. La Asociación presentará sus activos y pasivos clasificándolos en el Balance General como Corrientes y no Corrientes. Procedimiento: Se clasificarán como Activos Corrientes, cuando: a) Se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté restringida; b) Su saldo se espera realizar o disponer de él mediante el consumo, en el transcurso del ciclo normal de la operación de la Asociación; o c) Se espera realizar dentro del período de doce meses tras la fecha del balance. 48

10 Todos los demás activos deben clasificarse como no corrientes. Se clasificarán como Pasivos Corrientes cuando: a) Se espera liquidar en el curso normal de la operación de la Asociación; o b) Debe liquidarse dentro del período de doce meses desde la fecha del balance. Todos los demás pasivos deben clasificarse como no Corrientes. 11. El estado de Rendición de Cuentas deberá presentar los gastos de acuerdo a su función, anexando información adicional sobre la naturaleza de tales gastos. 12. El estado de flujos de efectivo debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos durante el período, clasificándolos por actividades de operación, de inversión y de financiamiento, según su naturaleza. 13. Los flujos de efectivo serán preparados utilizando el método indirecto según el cual se comienza presentando la ganancia o pérdida en términos netos, cifra que se corrige luego por los efectos de las transacciones no monetarias, por todo tipo de partidas de pago diferido y acumulaciones que son la causa de cobros y pagos en el pasado o en el futuro, así como de las partidas de pérdidas o ganancias asociadas con flujo de efectivo de operaciones clasificadas como de inversión o financiamiento. 14. Los flujos de transacciones en moneda extranjera deben convertirse, a la moneda de curso legal utilizada por la Asociación para presentar sus estados financieros, aplicando a la partida en moneda extranjera la tasa de cambio entre ambas monedas vigente a la fecha en que se produjo cada flujo en cuestión. 15. Las notas a los estados financieros deben presentarse de una forma sistemática y comparativa. Cada elemento de cada componente, que esté relacionada con una nota, debe contener una referencia cruzada para permitir su identificación. 49

11 Procedimientos: a) Información acerca de las bases para la elaboración de los estados financieros b) Políticas contables específicas seleccionadas y aplicadas para las transacciones y sucesos significativos. c) Información adicional que no se presenta en los estados financieros principales, pero que resulta necesaria para la presentación de la imagen fiel. 16. Adjunto a los estados financieros por proyectos se presentará información financiera complementaria, con el monto y oportunidad de los aportes locales y de terceros, con el siguiente desglose: proyecto, facha de finalización, cooperante principal y monto, contrapartida y monto, monto ejecutado y observaciones Equivalentes de efectivo. 17. Se consideran como equivalentes de efectivo, aquellas inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo no significativo de cambios en su valor, y su convertibilidad en estricto efectivo está sujeta a un plazo no mayor a los tres meses. 18. Los fondos recibidos de programas y proyectos se contabilizarán por separado de los fondos institucionales por lo que se aperturará una cuenta bancaria a cada uno de ellos, con firmas mancomunadas necesarias para la autorización de cheques. Los saldos bancarios serán conciliadas con los saldos de la cuenta fondos en administración. Inventarios 19. Los inventarios deben ser medidos al costo de adquisición. El costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la adquisición y conversión de los mismos, así como otros costos en que se han incurrido para darles su condición y ubicación actuales. 50

12 Propiedades, Planta y Equipo. 20. Todo elemento de la propiedad, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como activo deberá ser medido, inicialmente, por su costo. Procedimiento: Un elemento de las propiedades, planta y equipo será reconocido como activo cuando: a) Es probable que la Asociación obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; b) El costo del activo puede ser medido con suficiente fiabilidad. 21. El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier costo directamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que esta destinado. El mismo tratamiento será aplicado a las propiedades de inversión. 22. Los desembolsos posteriores a la adquisición de un elemento, que ha sido reconocido ya dentro de la partida propiedad, planta y equipo, deben ser añadidos al importe en libros del activo cuando sea probable que de los mismos se deriven beneficios económicos futuros, adicionales a los originalmente evaluados, siguiendo pautas normales de rendimiento, para el activo existente. Cualquier otro gasto posterior debe ser reconocido como un gasto del período en el que sea incurrido. 23. Con posterioridad al reconocimiento inicial como activo, todos los elementos de las propiedades planta y equipo, deben ser contabilizados a su costo de adquisición menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de cualquier pérdida por deterioro del valor que hayan sufrido a lo largo de su vida útil. El mismo tratamiento será aplicado a las propiedades de inversiones. 51

13 24. La Asociación deberá revaluar aquellos elementos de la propiedad, planta y equipo, que han sido totalmente depreciados, de los cuales se seguirán obteniendo beneficios económicos futuros; y todos aquellos que evidentemente estén subvaluados respecto al valor razonable de mercado. 25. El método de depreciación a aplicarse será el de la Línea Recta, calculada en base al número de años de la vida útil del activo que se deprecia. El registro de la depreciación se llevará en cuadros de depreciación en Excel y se contabilizarán de forma periódica de acuerdo a su importancia relativa. 26. Las pérdidas o ganancias derivadas del retiro o desapropiación de un elemento componente de las propiedades planta y equipo deben ser calculadas como la diferencia entre el importe neto que se estima obtener por la venta en su caso, y el importe en libros del activo y deben ser reconocidas como pérdidas o ganancias en el estado de rendición de cuentas. Arrendamientos operativos. 27. Las cuotas derivadas de los arrendamientos operativos serán reconocidas como gastos en el estado de rendición de cuentas de forma lineal, en el transcurso del plazo del arrendamiento. Bienes Recibidos en Arrendamiento: 28. Se clasificará y reconocerá un arrendamiento como financiero cuando se transfieran todos los riesgos y ventajas sustanciales inherentes a la propiedad. Procedimiento: a) Al comienzo del plazo del arrendamiento financiero, y por tratarse de la figura de arrendatario, éste se reconocerá, en el balance como parte del activo, y se registrará un pasivo por el mismo importe, igual al valor presente de los pagos mínimos por el arrendamiento, si éste fuera menor al valor razonable. b) Cada una de las cuotas del arrendamiento se dividirá en dos partes que representan respectivamente, las cargas financieras y la reducción de la deuda viva. La carga financiera total se distribuirá entre los períodos que constituyen el plazo del arrendamiento, de manera 52

14 que se tenga una tasa de interés constante en cada período, sobre el saldo de la deuda pendiente de amortizar. c) El arrendamiento financiero dará lugar tanto a un cargo por depreciación en los activos depreciables, como a un gasto financiero en cada período. Activos intangibles. 29. Se reconocerá como activo intangible todo activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física, que se posee para ser utilizado en la producción o suministro de bienes y servicios con la probabilidad de obtener beneficios económicos futuros y su costo puede ser medido con fiabilidad. La medición debe hacerse por su costo histórico de adquisición o producción. 30. La amortización de los activos intangibles se efectuará en base al método de Línea Recta; su aplicación será de forma anual tomando como referencia para el cálculo de la vida económica, las especificaciones técnicas del proveedor, el tiempo en que espera utilizarse, y la vigencia. Costos por intereses. 31. Los costos por intereses que sean directamente atribuibles a la adquisición, construcción o producción de activos que cumplan las condiciones para su cualificación, deben ser capitalizados, formando parte del costo de dichos activos. Subvenciones y Donaciones 32. Las subvenciones y donaciones recibidas para programas y proyectos incluyendo las de carácter no monetario, se controlarán mediante la cuenta pasiva fondos en administración y deben reconocerse como ingresos sobre una base sistemática a lo largo de los periodos necesarios para compensarlos con los costos necesarios, de acuerdo a la ejecución del proyecto. El mismo tratamiento será dado a los fondos asignados en contrapartidas. Procedimiento: 53

15 a) Al momento de recibir una subvención o donación, se deberá reconocer en el balance como parte del activo registrando un pasivo con el mismo valor, clasificando el fondo para la ejecución del proyecto determinado. b) Los importes originados por el proyecto en ejecución se reconocerán como gastos y serán liquidados al final de cada periodo contra los ingresos. c) Al finalizar el proyecto, si se han adquirido bienes muebles e inmuebles, se registrara en el activo y se reconocerán como patrimonio de la Asociación, según convenio del proyecto 33. Deberá elaborarse un informe periódico mínimo trimestral presentándose un cuadro por período de ejecución y por objetivo del proyecto reflejando en éste el gasto cubierto por el cooperante y el porcentaje de contrapartida. Ingresos 34. Todos los ingresos o transferencias provenientes de cooperantes serán registrados bajo el método de efectivo, lo que significa que los ingresos se registran en el momento en que se perciben, de lo contrario según requerimiento del cooperante. Gastos por Programas y Proyectos 35. Todos los gastos realizados en la ejecución de proyectos se registraran bajo el método del efectivo, lo que consiste en registrar los gastos al momento de la erogación. Caso contrario como el cooperante lo solicite. 36. Las subcuentas de gastos a utilizar para la contabilización de cada proyecto serán estrictamente las detalladas en el presupuesto asignado por el cooperante. Beneficios a empleados. 37. Para la fuerza laboral pagada con fondos patrimoniales se deberá reconocer el costo de las remuneraciones y prestaciones de carácter acumulativo a favor de los empleados, de forma mensual, en función de los importes adicionales que se espera satisfacer a los empleados como consecuencia de los derechos que han acumulado en dicha fecha. Las remuneraciones y 54

16 prestaciones pagadas con fondos de proyecto de acuerdo a la base contable adoptada, serán reconocidas al momento de su pago. Variaciones en las tasas de cambio de moneda extranjera 38. Las diferencias de cambios surgidas en el momento de la liquidación de las partidas monetarias, o bien en la fecha de los estados financieros, por causa de tasas de cambio diferentes a los que se utilizaron para el registro de la operación en el período, o para informar sobre ella en estados financieros previos, deben ser reconocidas como gastos o ingresos del período en el que han aparecido. 55

17 CATÁLOGO DE CUENTAS 1.1. ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN DE CUENTAS Para la aplicación de elementos, rubros, cuentas, subcuentas y demás divisiones, se asignarán dígitos distribuidos de la siguiente manera: A - Para identificar los elementos de los estados financieros, se utilizará un dígito, así: 1 Activo (bienes y derechos de la Asociación) 2 Pasivo (deudas y obligaciones de la Asociación) 3 Fondo Patrimonial 4 Cuentas de resultado acreedoras (ingresos y productos) 5 Cuentas de resultado deudoras (costos y gastos) 6 Cuenta liquidadora de Resultados 7 Cuentas de Orden B - Para identificar los rubros de agrupación en los estados financieros, se utilizará dos dígitos, así: 11 Activo Corriente 12 Activo no Corriente 21 Pasivo Corriente 22 Pasivo no Corriente 31 Fondos Patrimoniales 32 Superávit por Revaluaciones 41 Ingresos Institucionales 42 Ingresos para Programas y Proyectos 43 Resultados extraordinarios acreedores 51 Gastos Institucionales 52 Costos 56

18 53 Gastos de Programas y Proyectos 54 Resultados Extraordinarios Deudores 61 Cuenta Liquidadora o de Cierre 71 Cuentas de Orden C - Para identificar las cuentas de mayor dentro de cada rubro o agrupación de cuentas, se utilizaran cuatro dígitos, así: 1101 Efectivo y Equivalentes 1102 Inversiones Temporales 1103 Cuentas por Cobrar D - Para señalar las sub-cuentas en las divisiones de cada cuenta de balance, patrimonio y de resultados; se utilizarán de dos a doce dígitos, según la necesidad de detallar la transacción, así: después de cada cuenta principal se colocarán los dígitos que identifiquen a las divisiones y sub-cuentas. E - La letra (R) que se coloca al final de determinadas cuentas, indica que se refieren a cuentas, las cuales se presentan en el Balance disminuyendo la correspondiente cuenta de activo. F. F. Presidente Contador 57

19 CATÁLOGO DE CUENTAS 1 ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE 1101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES Caja Chica Caja General Efectivo en Bancos Fondos Propios Depósitos en Cuenta Corriente Depósitos en Cuenta de Ahorro Efectivo en Bancos Fondos para Programas y Proyectos Proyecto xxx Proyecto xxx Equivalentes de Efectivo Reporto 1102 INVERSIONES TEMPORALES Depósitos a Plazo Fijo 1103 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por Cobrar Comerciales Préstamos (R) Provisión para Cuentas Incobrables Anticipo a Proveedores Anticipos a Empleados 1104 CUENTAS POR COBRAR A ASOCIADOS Aportaciones Préstamos 1105 INVENTARIOS Inventarios en Bodegas Inventarios Comerciales Inventarios de Proyectos (R) Reserva para Obsolescencia de Inventarios Pedidos en Tránsito - Inventario 1106 IMPUESTOS ACREDITADOS - IVA 58

20 Crédito fiscal compras internas Crédito fiscal importaciones Percepciones Retenciones Anticipo a Cuenta 1107 IMPUESTOS DIFERIDOS Pago a Cuenta 1108 ARRENDAMIENTO FINANCIERO POR COBRAR Arrendamiento Financiero por Cobrar 1109 PAGOS POR ANTICIPADO Seguros Pagados por Anticipado Alquileres Papelería y útiles 1110 FONDOS EN ADMINISTRACION A CORTO PLAZO Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 12 ACTIVO NO CORRIENTE 1201 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Terrenos Terrenos Revaluaciones Edificios Edificios Revaluaciones Equipo de Transporte Equipo de Transporte Revaluaciones Mobiliario y Equipo 59

21 Mobiliario y Equipo Revaluaciones Herramientas Herramientas Revaluaciones (R) Depreciación Acumulada de Propiedad Planta y Equipo (R) Depreciación Acumulada de Edificios (R) Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte (R) Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo (R) Depreciación Acumulada de Herramientas 1202 BIENES EN ARRENDAMIENTO FINANCIERO Bienes en Arrendamiento Financiero (R) Depreciación de Bienes en Arrendamiento Financiero 1203 INVERSIONES PERMANENTES 1204 ACTIVOS INTANGIBLES Derechos de Llave Patentes y Marcas Licencias y Concesiones Derechos de Autor (R) Amortización de Activos Intangibles 1205 CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO Préstamos (R) Provisión para cuentas incobrables Cuentas por Cobrar a Funcionarios y empleados Documentos por Cobrar 1206 FONDOS EN ADMINISTRACION LARGO PLAZO Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica Intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 1207 DEPÓSITOS EN GARANTÍA A LARGO PLAZO 60

22 1208 CUENTAS POR COBRAR ARRENDAMIENTO FINANCIERO A LARGO PLAZO 2 PASIVO 21 PASIVO CORRIENTE 2101 PRÉSTAMOS Y SOBREGIROS BANCARIOS Préstamos Bancarios a Corto Plazo Sobregiros Bancarios a Corto Plazo 2102 CUENTAS POR PAGAR Proveedores Acreedores Documentos por Pagar 2103 CUENTAS POR PAGAR A ASOCIADOS Servicios Pagados por Anticipado 2104 OBLIGACIONES BAJO ARRENDAMIENTO FINANCIERO Obligaciones bajo Arrendamiento Financiero 2105 PROVISIONES Y RETENCIONES Provisiones Retenciones Cotizaciones Seguro Social Seguro Social Pensiones AFP s Impuesto Sobre la Renta Procuraduría General 2106 BENEFICIOS A EMPLEADOS POR PAGAR Planillas por Pagar Aportes Patronales Seguro Social Aportes Patronales AFP s Vacaciones Aguinaldos 2107 IMPUESTOS POR PAGAR - IVA 61

23 IVA - Débito Fiscal por Ventas con Comprobante de Crédito Fiscal IVA Débito Fiscal por Ventas con Facturas Percepciones Retenciones Anticipo a Cuenta 2108 IMPUESTOS DIFERIDOS Impuestos Diferidos 2109 FONDOS EN ADMINISTRACION A CORTO PLAZO Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 2110 FONDOS EN ADMINISTRACION POR CONTRA PARTIDA Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 22 PASIVOS NO CORRIENTES 2201 PRESTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO Préstamos Hipotecarios 2202 OBLIGACIONES BAJO ARRENDAMIENTO FINANCIERO LARGO PLAZO Contratos bajo Arrendamiento Financiero 2203 FONDOS EN ADMINISTRACION A LARGO PLAZO Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente 62

24 Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 2204 FONDOS EN ADMINISTRACION POR CONTRA PARTIDA A LARGO PLAZO Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 2205 BENEFICIOS A EMPLEADOS POR PAGAR A LARGO PLAZO 3 FONDO PATRIMONIAL 31 FONDOS PATRIMONIALES 3101 FONDO PATRIMONIAL APORTACIONES Aportaciones 3102 FONDO PATRIMONIAL - DONACIONES Y SUBVENCIONES Donaciones Monetarias Bienes Inmuebles Bienes Muebles Subvenciones Monetarias Bienes Inmuebles Bienes Muebles 3103 EXCEDENTES Excedente del Presente Ejercicio Excedente de Ejercicios Anteriores 3104 (R) DEFICIT 63

25 (R) Déficit del Presente Ejercicio (R) Déficit de Ejercicios Anteriores 3105 RESERVAS 32 SUPERÁVIT POR REVALUACIONES 3201 SUPERÁVIT POR REVALUACIONES - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Terrenos Edificios Instalaciones y Mejoras Mobiliario y Equipo Equipo de Transporte Herramientas 4 CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS 41 INGRESOS ORDINARIOS 4101 DONATIVOS INSTITUCIONALES 4102 INGRESOS POR VENTAS DE BIENES 4103 INGRESOS POR VENTAS DE SERVICIOS Elaboración de Carpetas Capacitación 4104 INTERESES GANADOS 4105 GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS 42 INGRESOS PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS 4201 INGRESOS PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal 64

26 Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 4202 INGRESOS PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS POR CONTRAPARTIDA Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 43 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 4301 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 5 CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS 51 COSTOS Y GASTOS ORDINARIOS 5101 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos Honorarios Profesionales Dietas Vacaciones Aguinaldos Indemnizaciones Bonificaciones Incapacidades Seguro de Vida Colectivo Sueldos Extraordinarios ISSS Cuota Patronal AFP Cuota Patronal Viáticos Alquileres Agua Energía Eléctrica Comunicaciones, correspondencia e informática Suscripciones Combustibles y Lubricantes Seguros Transportes 65

27 Gastos de Representación Mantenimiento de Local Reparación y Mantenimiento de Equipo de Oficina Reparación y Mantenimiento de Equipo de Transporte Impuestos Papelería y Útiles Atención al Personal Artículos de Aseo Atención a Miembros Capacitaciones 5102 GASTOS DE VENTA Sueldos Honorarios Profesionales Dietas Vacaciones Aguinaldos Indemnizaciones Bonificaciones Incapacidades Seguro de Vida Colectivo Sueldos Extraordinarios ISSS Cuota Patronal AFP Cuota Patronal Viáticos Alquileres Agua Energía Eléctrica Comunicaciones, correspondencia e informática Suscripciones Combustibles y Lubricantes Seguros Transportes Gastos de Representación Mantenimiento de Local Reparación y Mantenimiento de Equipo de Oficina Reparación y Mantenimiento de Equipo de Transporte Impuestos Papelería y Útiles Atención al Personal Artículos de Aseo Atención a Miembros Capacitaciones 5103 GASTOS FINANCIEROS 66

28 Intereses Comisiones Bancarias Seguros Diferencial Cambiario 52 COSTOS 5204 COSTO DE LO VENDIDO DE BIENES COSTOS POR SERVICIOS 53 GASTOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 5301 GASTOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 5301 GASTOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS POR CONTRAPARTIDA Programas y Proyectos de Desarrollo Local Programas y Proyectos de Medio Ambiente Programas y Proyectos de Salud Programas y Proyectos de Educación Programas y Proyectos de Infraestructura y Mejoramiento Vial Programas y Proyectos de Capacitación y Asistencia Técnica intermunicipal Programas y Proyectos de Turismo Regional Programas y Proyectos de Producción Agrícola 54 GASTOS EXTRAORDINARIOS 5401 GASTOS EN VENTA DE ACTIVOS 5402 GASTOS POR SINIESTROS 67

29 6 CUENTA LIQUIDADORA DE RESULTADOS 61 CUENTA LIQUIDADORA O DE CIERRE 6101 LIQUIDACION DE INGRESOS Y GASTOS 7 CUENTAS DE ORDEN 71 CUENTAS DE ORDEN 7101 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 7102 (R) CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS F. F. Presidente Contador 68

30 MANUAL DE APLICACIONES AL CATÁLOGO DE CUENTAS 1 ACTIVO 11 ACTIVOS CORRIENTES Un activo debe clasificarse como corriente cuando su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo en el transcurso del ciclo normal de operaciones de la institución; se mantiene fundamentalmente por motivos comerciales, o para un plazo corto de tiempo y se espera realizar dentro del período de doce meses tras la fecha del balance o, se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esta restringida. Todos los demás activos tienen que ser clasificados como no corrientes EFECTIVO Y EQUIVALENTES El efectivo comprende el dinero en caja así también los depósitos bancarios a la vista; los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos un riesgo no significativo de cambios en su valor. Con el valor de los ingresos recibidos por la Institución provenientes de donaciones y con todo ingreso de efectivo o sus equivalentes, que por cualquier naturaleza tenga la institución y queden en disposición de caja general, para su posterior liquidación. Con el valor inicial al crearse el fondo fijo o de caja chica, el cual deberá permanecer inalterable, salvo disposición de la gerencia. Con el valor de las remesas que se hagan diariamente y con las notas de abono que el banco envía provenientes de depósitos efectuados de la 69

31 institución, intereses en cuentas de ahorro, plazo, etc., cuando se reintegre un fondo por anulación de cheques que hayan emitido con anterioridad y descargado su importe. Con el valor de las remesas que diariamente se efectúen a los bancos, para liquidar el saldo en caja. El efectivo ingresado a caja deberá ser íntegramente a las cuentas bancarias. En caso de liquidación del fondo de caja chica. Con el valor de los cheques que se emitan, retiros de cuentas de ahorro, a la vista o a plazos, y con las notas de cargo por cualquier concepto, tales como: intereses, cheques rechazados, chequeras compradas, etc. SU SALDO es de naturaleza deudor, representa la existencia en efectivo o equivalentes de efectivo que la Asociación tiene para cumplir compromisos de pago a corto plazo INVERSIONES TEMPORALES Esta cuenta registrará las inversiones en títulos valores, adquiridos con el ánimo de conservarlos durante un período de tiempo no mayor de un año, convertirlos en efectivo a corto plazo y obtener una ganancia durante su tenencia y venta. Las inversiones se valuarán al costo de adquisición amenos que exista una disminución permanente en su valor. El costo de adquisición comprende el precio pagado por las inversiones más todos los costos incurridos en su adquisición. Los rendimientos devengados y no cobrados a la fecha de adquisición y que forman parte del precio, no forman parte del costo, sino que deben registrarse como cuentas por cobrar. 70

32 Con el valor de compra de las inversiones, cuya finalidad es conservarlas por un breve período y convertirlas en recursos de efectivo en el ciclo normal de operaciones, y obtener alguna ganancia. Con la venta de las inversiones propiedad de la institución. SU SALDO es de naturaleza deudor, representa el valor que se tiene en inversiones de fácil realización CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar son activos que representan derechos exigibles que provienen de ventas, servicios prestados, préstamos otorgados, rendimientos devengados y no percibidos y cualquier otro concepto análogo que represente un derecho exigible a favor de la Asociación. Con el valor de los créditos concedidos por la Asociación en concepto de ventas de bienes o servicios del giro normal; hechos al crédito. Con el valor de los anticipos hechos a nuestros proveedores y acreedores. Por los préstamos otorgados al personal que laboran para la Asociación. 71

33 Con el valor de los documentos varios o aceptaciones negociables expedidas a favor de la Asociación, provenientes de operaciones fuera del giro normal u ordinario. Con el valor de los pagos que se reciben de los clientes para cancelar u abonar a la cuenta. Con la liquidación de los anticipos realizados. Con el valor de los pagos que se reciben de personal que labora en la institución, para cancelar total o parcialmente el saldo. Con el valor recibido en pago u abono de los derechos provenientes de operaciones fuera del giro normal de la asociación. SU SALDO es de naturaleza deudor y representará el monto de las cuentas y documentos por cobrar a un plazo no mayor de un año CUENTAS POR COBRAR A ASOCIADOS Representa los derechos económicos por cobrar a los Municipios asociadas, ya sea por aportaciones acordadas, servicios prestados u otro tipo de convenio exigible a corto plazo. Con el importe de aportaciones acordadas en junta, que no han sido canceladas en la fecha establecida. Con el valor devengado por la Asociación en concepto venta de bienes o prestación de servicio. 72

34 Con el importe de cualquier otro convenio económico exigible a corto plazo, celebrado con uno ó más asociados. Con la amortización o cancelación de las aportaciones acordadas en junta. Con el valor abonado o con las cancelaciones por las ventas de bienes o prestación de servicio a asociados. Con el cobro total o parcial de cualquier otro convenio económico exigible a corto plazo, celebrado con uno ó más asociados. SU SALDO es de naturaleza deudora, y representa el valor de los derechos por cobrar a asociados originados en una transacción comercial y/o un acuerdo INVENTARIOS Esta cuenta servirá para registrar las existencias de bienes o servicios que se tiene disponible para la venta, valuados al costo promedio; al igual que los inventarios de insumos y materiales de proyectos en ejecución. La Reserva para Obsolescencia de Inventario, servirá para registrar las estimaciones necesarias para cubrir el deterioro o pérdida en los bienes que por cualquier causa tienen que ser retirados del inventario. Al inicio del ejercicio contable con el inventario inicial de mercaderías; con el costo de las mercaderías, incluyendo los gastos incurridos para su colocación en su lugar de venta, tales como: aranceles, fletes, bodegaje, honorarios y otros. Asimismo, se carga con las devoluciones sobre las ventas efectuadas. 73

35 Con los descuentos y devoluciones sobre compras y con la venta, para el caso de bienes y servicios. Los inventarios de proyectos serán abonados con los requerimientos para la ejecución del proyecto. Con el importe de los bienes retirados previa autorización de la gerencia. Con las provisiones efectuadas. SU SALDO es de naturaleza deudora, y representa el valor de los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de operaciones; y los materiales disponibles para la ejecución de proyectos IMPUESTOS ACREDITADOS- IVA En esta cuenta se registrará el IVA cargado a la Institución por los proveedores, acreedores, etc., en la compra de bienes muebles corporales y servicios, documentados con comprobantes de crédito fiscal y registrado en el libro de compras correspondiente. Al igual se registrarán en la respectiva sub cuenta los importes pagados o dejados de percibir en conceptos de Percepciones, Retenciones y/o Anticipos a Cuenta, por transacciones realizadas con proveedores clasificados como grandes contribuyentes. Con el impuesto cargado a la Institución en los comprobantes de crédito fiscal ó Comprobantes de Retención. En su liquidación mensual contra los débitos fiscales registrados en la cuenta

36 1107 IMPUESTOS DIFERIDOS Esta cuenta incluye los montos anticipados en concepto de impuestos o aquellos saldos generados a favor de la Asociación pendientes de ser deducibles o aplicables. Se registra en esta cuenta hasta el momento de hacer la declaración de impuesto y determinar la diferencia temporaria que puede ser de tipo imponible o de tipo deducible con respecto a la base fiscal en lapso inferior a un año. Con los importes anticipados al impuesto o por lo saldos a favor resultantes al momento de la determinación del impuesto. Con la deducción de los importes a pagar en concepto del impuesto o anticipos del mismo. Al cierre del periodo fiscal al momento de contabilizar la declaración del impuesto sobre la renta. SU SALDO es de naturaleza deudora ARRENDAMIENTO FINANCIERO POR COBRAR Esta cuenta registra el derecho a cobro corriente por el tipo de alquiler en el que se transfieren sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo al arrendatario. Con el importe igual al de la inversión neta del bien que se ha dado en arrendamiento. 75

37 Con el valor de los pagos recibidos del arrendatario, que una vez excluidos los costos por servicios, se destinaran a cubrir la inversión bruta en el arrendamiento, reduciendo tanto el principal como los ingresos financieros no acumulados (o no devengados) SU SALDO es de naturaleza deudor, representa el derecho a cobrar en concepto de servicios de arrendamiento financiero en el ejercicio corriente PAGOS POR ANTICIPADO Esta cuenta contabiliza las cantidades que se hayan desembolsado, pero que no son aplicadas en forma definitiva al momento, sino en fechas posteriores, siempre que sean menores de un año. Con el valor de los anticipos de: Seguros Pagados por Anticipado, Alquileres, Papelería y útiles Mensual o anualmente con el valor proporcional de los gastos consumidos, efectuados o amortizados. SU SALDO deudor representa el valor de los pagos de gastos adelantados pendientes de amortizar. 76

38 1110 FONDOS EN ADMINISTRACION A CORTO PLAZO En esta cuenta se registrarán los montos asignados a otras instituciones para la ejecución de un programa o proyecto específico. Puede ser este un subcontrato o una coejecución a un año plazo máximo. Con el valor de los montos depositados a las cuentas bancarias de las instituciones coejecutoras o compañías subcontratadas, para el desarrollo de proyectos y programas. Con las liquidaciones recibidas de proyectos ejecutados por terceros. SU SALDO será deudor y representará el monto de los fondos en ejecución por terceros pendiente de recibir liquidaciones. 12 ACTIVO NO CORRIENTE 1201 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Los activos propiedades, planta y equipo, son los bienes tangibles que posee la Asociación para sus usos en la ejecución de sus objetivos, adquisición de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, y de los cuales se espera usar durante más de un año o período económico. La depreciación es la distribución sistemática y racional del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. 77

39 Con el costo de adquisición de los bienes clasificados como activo en propiedades, planta y equipo, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier costo directamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que esta destinado. Se deducirá cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al costo del elemento. Costo de las revaluaciones, mejoras y ampliaciones que se hagan. Con el valor del bien cuando se venda o se retiren de uso por cualquier circunstancia, dejando de ser parte de la propiedad de la institución. Con el costo de las devaluaciones resultantes de un peritaje. SU SALDO es de naturaleza deudor, representa el valor de los activos que son propiedad de la Institución BIENES EN ARRENDAMIENTO FINANCIERO En esta cuenta se registrarán los valores de los bienes que como arrendatario debe anotarse en esta cuenta activa. La cantidad a utilizar es el valor presente de los pagos mínimos del arrendamiento, si éste fuera menor. Al calcular el valor presente de las citadas cuotas se tomará como valor de descuento la tasa de interés implícita en el arrendamiento, siempre que se pueda determinar; de lo contrario se usará la tasa de interés incremental de los préstamos del arrendatario. Entre los bienes que pueden tomarse con este sistema están: Mobiliario y Equipo. 78

40 Con el valor presente de los pagos mínimos del bien alquilado, incluyendo la tasa de interés implícita en el arrendamiento o la tasa de interés incremental de los préstamos del arrendatario. Al final del pago de los bienes adquiridos bajo este sistema, con cargo a la cuenta de los activos fijos como Mobiliario y Equipo, Equipo de Transporte o cuando se les dé retiro por cualquier otra causa. SU SALDO es deudor INVERSIONES PERMANENTES En esta cuenta se registrarán las inversiones que se realizan con el fin de crear o adquirir un beneficio a través de los resultados obtenidos por otras instituciones. Estas inversiones se realizan atendiendo razones como: establecer o mejorar las relaciones comerciales entre Instituciones, ampliar actividades con un mínimo de inversión hasta mantener un interés dominante, deducir el riesgo de la inversión de capital, adquirir un nombre comercial ya establecido, controlar la competencia y en fin sus operaciones. Con la inversión en los títulos valores adquiridos por la institución a una compañía emisora, inicialmente al costo y luego con la participación en esa emisora. Con la venta o traspaso de los títulos valores adquiridos. SU SALDO es de naturaleza deudora, y representa el valor que la institución tiene invertido en inversiones permanentes. 79

41 1204 ACTIVOS INTANGIBLES Los activos intangibles son activos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, que se posee para ser utilizados en la producción o suministro de bienes y servicios, para que sean arrendados a terceros o para funciones relacionadas con la administración de la Asociación. Con la adquisición de bienes y derechos que no tienen existencia física, como: patentes, derechos de autor, marcas de fábrica, nombres comerciales, crédito mercantil, etc. Con la amortización de los bienes y derechos intangibles, a los resultados de los ejercicios en que se obtienen los beneficios esperados. SU SALDO es de naturaleza deudor y representa los activos identificables no monetarios y sin apariencia física propiedad de la Institución CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO Esta cuenta registrará el valor de los créditos soportados con los documentos o aceptaciones negociables, firmadas por terceros a favor de la Asociación, con vencimientos a más de un año plazo. Las Cuentas por cobrar provenientes de créditos a cobrar en moneda extranjera se registrarán al tipo de cambio usado en la fecha de otorgamiento y serán revalorizadas al tipo 80