CAMBIO DE USO EN EL PORTAL DE INTERMEDIARIOS PDI

Transcripción

1 CAMBIO DE USO EN EL PORTAL DE INTERMEDIARIOS PDI POR T A L DE INTER MEDIARIO S

2 CONTENIDO 0.1 Ingreso a la aplicación. 0.2 Creación de solicitud. 0.3 Inclusión de adjuntos. 0.4 Estado de solicitudes. 0.5 Búsqueda de solicitudes. A Búsqueda general B Búsqueda por estado C Exportar solicitudes 0.6 Visualizar el historial de una solicitud. 0.7 Cambios de estado de la solicitud y comentarios.

3 Este manual explica el uso del módulo Solicitudes. Mediante esta nueva plataforma se comunicará de una manera más efectiva con la sucursal a la cual está adscrito, permitiéndole llevar un mejor control sobre el inventario de sus negocios y le ayudará a conocer el estado en el cual se encuentra cada una de sus solicitudes en todo momento. 0.1 INGRESO A LA APLICACIÓN Para ingresar al portal de Intermediarios debe hacerlo por el siguiente link: Se debe ingresar el Usuario y Contraseña. Al ingresar a la aplicación aparece la pantalla principal del portal, la cual está divida en dos secciones, los menús y el área de trabajo. Haciendo clic en Solicitudes se despliega el menú que le permitirá buscar, crear y consultar el estado de sus solicitudes.

4 0.2 CREACIÓN DE SOLICITUD Para crear una solicitud se hace clic en el Menú: Solicitudes y se selecciona la opción Crear Solicitud. SOLICITUDES CREAR SOLICITUD INGRESAR UNA NUEVA SOLICITUD. BUSCAR SOLICITUD OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN BÚSQUEDA RÁPIDA DE UNA SOLICITUD DEPENDIENDO DE UN ESTADO. OP. ATENDIDO A continuación, aparecen las opciones para registrar una nueva solicitud: Se debe hacer clic en gestionar solicitudes

5 A continuación, aparece la siguiente ventana emergente: SOLICITUD No. SOLICITUD : Nueva GENERAL VERSIÓN 1.0 Estado: Nuevo USUARIO INTERMEDIARIO* INTERMEDARIO SUSCRIPTOR TOMADOR No. IDENTIFICACIÓN* TIPO DE NEGOCIO* ASUNTO* NOMBRE DEL TOMADOR* VALOR DEL NEGOCIO $ DESCRIPCIÓN DE LA SOLICITUD* No. COTIZACIÓN No. CERTIFICADO No. PÓLIZA Los campos de la solicitud son los siguientes: Nombre Descripción Obligatorio Tipo de Campo Usuario Intermediario Contiene el nombre del usuario que está creando la solicitud. Intermediario Contiene el nombre de la clave del intermediario. Nombre del Tomador En este campo se debe ingresar el nombre del Cliente/Tomador. Tipo de identificación Campo que permite ingresar el No. de identificación del Tomador. Numérico Tipo de Negocio Permite seleccionar si es una modificación o un negocio nuevo. Lista desplegable Valor del Negocio Se debe ingresar el valor del contrato o negocio. No el valor asegurado. Moneda Asunto Nombre de la solicitud que está creando. Descripción de la Solicitud En este campo se debe ingresar el detalle de la solicitud que se está realizando. No. de Cotización esta solicitud hace referencia a una Cotización existente se puede ingresar. No No. Póliza Ingresa el código de la póliza en caso de requerir un certificado modificatorio. No No. Certificado Ingresar le código del certificado en caso que tener esta información. No

6 Después de diligenciar la solicitud debe hacer clic en Grabar Solicitud de Seguro: Para guardar los cambios. Para crear una nueva solicitud. El sistema al crear una solicitud la guarda de forma automática en estado Solicitada. Al grabar la solicitud aparece la siguiente pantalla: Su solicitud fue enviada con exito puede adjuntar archivos si lo desea. ACEPTAR 0.3 INCLUSIÓN DE ADJUNTOS El sistema permite ingresar adjuntos a la solicitud. Una vez se graba la solicitud, se habilita el botón de Adjuntos para subir los archivos correspondientes. Grabar Solicitud de Seguro Nuevo Modificar Adjuntos A continuación, se mostrará una ventana emergente para adjuntar sus archivos: ADJUNTOS NUEVO ADJUNTO NOMBRE ARCHIVO DESCRIPCIÓN INGRESADO POR BLOQUEADO POR Se selecciona la opción Nuevo Adjunto

7 Archivos Adjuntos Descripción Tipo de Documento La descripción es requerida 1 2 Archivo Archivo 3 Revisiones Versión 4 Cargar Archivo Cerrar 1. Se debe dar una breve descripción del archivo que se va a cargar para identificar el contenido; por ejemplo, estados financieros, contrato entre otros. 2. Se debe seleccionar el tipo de documento que se está cargando. 3. Se debe hacer clic en Archivo para cargar el documento. 4. Una vez se haya seleccionado el archivo se debe dar clic en Cargar Archivo. el archivo cargó correctamente, aparecerá el siguiente mensaje: El archivo ha sido subido correctamente. ACEPTAR Al hacer clic en Aceptar sale la siguiente ventana: ADJUNTOS NUEVO ADJUNTO NOMBRE ARCHIVO DESCRIPCIÓN INGRESADO POR BLOQUEADO POR Se pueden cargar los archivos que sean necesarios, dejando siempre una descripción e indicando el tipo de documento. La carga de Archivos Adjuntos queda reflejada en la visualización del histórico de cambios de la solicitud.

8 0.4 INCLUSIÓN DE ADJUNTOS Al momento de crear una nueva solicitud el sistema la deja por defecto en estado Solicitada. ESTADO SOLICITADA EN ESTUDIO DEVUELTA AL INTERMEDARIO EN AUTORIZACIÓN ATENDIDO DESCRIPCIÓN El intermediario realizó la solicitud pero no se ha atendido. El suscriptor está realizando el análisis del negocio. Se envía la cotización para que el intermediario la autorice o se regresa el negocio por falta de información o soportes. En autorización por Gerente / Senior / Gerencia Técnica. Finalizada la solicitud. 0.5 BÚSQUEDA DE SOLICITUDES El sistema brinda al usuario intermediario varias opciones para realizar la búsqueda de una solicitud. Existe una opción de búsqueda general y por estado. SOLICITUDES CREAR SOLICITUD BUSCAR SOLICITUD OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO A. BÚSQUEDA GENERAL Al seleccionar la opción Buscar Solicitud aparece la siguiente pantalla:

9 Perfil Intermediarios Org Serbal U0 1 SOLICITUDES SOLICITUDES SOLICITUD CREAR SOLICITUD BUSCAR SOLICITUD BUSCAR SOLICITUD OP. EN ESTUDIO OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO OP. ATENDIDO CONSULTA DE SOLICITUDES No. DE SOLICITUD ASUNTO No. IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO SUCURSAL No. CERTIFICADO ESTADO FECHA DESDE No. DE COTIZACIÓN NOMBRE DEL TOMADOR VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE USUARIO INTERMEDIARIO No. PÓLIZA SUSCRIPTOR FECHA DESDE Buscar BUSCAR REGISTROS ENCONTRADOS : 0 El sistema permite la búsqueda por cualquier de los siguientes campos: CAMPO No. SOLICITUD No. COTIZACIÓN ASUNTO NOMBRE DEL TOMADOR No. DE IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO USUARIO INTERMEDIARIO SUCURSAL ESTADO FECHA DESDE Y FECHA HASTA DESCRIPCIÓN Se puede ingresar el número de solicitud que se quiere buscar. En caso de que la solicitud esté relacionada con algún número de cotización. Busca por el Asunto de la Solicitud. Búsqueda por el nombre del Tomador ya sea Persona natural o jurídica. Busca por el número de identificación del Tomador. Busca por un rango de negocio de la solicitud. Busca por el tipo de negocio ya sean negocios nuevos o modificaciones. Para el caso de Intermediario no aplica pues todas las solicitudes se hacen a nombre del Intermediario. Se puede hacer búsquedas por el Usuario que hizo la solicitud en casos donde el Intermediario tiene más de un usuario. No Aplica para la búsqueda de Intermediario. Trae por defecto todos los registros de la sucursal donde está afiliado el intermediario. Permite hacer búsquedas por un estado específico. no selecciona nada trae todas las solicitudes con todos sus estados. Los estados por los cuales se puede filtrar son los siguientes: Solicitada Devuelta al Intermediario En Estudio En Autorización Atendida Permite seleccionar un rango de fechas entre las cuales se generó la solicitud. Luego de ingresar el filtro de búsqueda se debe dar clic en Buscar.

10 Perfil Perfil Intermediarios Org Org Serbal Serbal U0 U0 1 1 SOLICITUDES SOLICITUDES SOLICITUD CREAR SOLICITUD BUSCAR SOLICITUD BUSCAR SOLICITUD OP. OP. EN EN ESTUDIO OP. EN ESTUDIO OP. OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. OP. EN EN AUTORIZACIÓN OP. EN AUTORIZACIÓN OP. OP. ATENDIDO OP. ATENDIDO CONSULTA DE SOLICITUDES No. DE SOLICITUD ASUNTO No. IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO SUCURSAL No. CERTIFICADO ESTADO FECHA DESDE No. No. DE DE COTIZACIÓN NOMBRE DEL DEL TOMADOR VALOR DEL DEL NEGOCIO ($) ($) DESDE DESDE USUARIO INTERMEDIARIO No. No. PÓLIZA PÓLIZA SUSCRIPTOR FECHA FECHA DESDE DESDE Buscar BUSCAR BUSCAR REGISTROS ENCONTRADOS : REGISTROS ENCONTRADOS : 3 No. DE No. DE SOLICITUD COTIZACIÓN ASUNTO NOMBRE DEL TOMADOR No. DE IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) FECHA DE SOLICITUD TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO USUARIO INTERMEDIARIO SUCURSAL No. PÓLIZA No. CERTIFICADO SUSCRIPTOR CANAL EMISOR ESTADO 5 PRUEBA PRUEBA 25/02/ USUARIO TOMADOR :11:43 am NUEVA INTERMEDIARIO 1 INTERMEDIARIO PRUEBA INTERME- DIARIO 1 SOLICITADA 6 13 Al mostrar el listado de solicitudes es posible abrir una solicitud haciendo clic en el ícono de los 3 puntos. Al hacer clic en los tres puntos saldrá la siguiente pantalla de Acciones: Acciones: Abrir Para abrir la solicitud, clic en aceptar. Aceptar Cancelar

11 B. BÚSQUEDA POR ESTADO El sistema además de la búsqueda general permite también la opción de búsqueda por cada estado. CAMPO OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMEDIARIO OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO DESCRIPCIÓN Permite visualizar solamente las solicitudes con estado Solicitadas que son las solicitudes que son creadas como Nuevas o las que han tenido recientemente un comentario ingresado por el Intermediario. Visualiza las Solicitudes que están en Estudio por el Suscriptor. Visualiza las Solicitudes que el suscriptor devolvió al Intermediario. Para autorizar expedición de cotización o solicitar información. Visualiza las Solicitudes que están en proceso de autorización. Visualiza las Solicitudes que ya fueron atendidas por el suscriptor. C. EXPORTAR SOLICITUDES Es posible que cualquier listado que se produzca por una búsqueda de solicitudes pueda ser exportado a Excel. Para exportar a Excel se debe hacer clic en el ícono De acuerdo a la configuración del navegador usado, aparecerá una pantalla similar: Quieres abrir o guardar data.xls desde ? Abrir Guardar Cancelar Para finalizar se selecciona la opción Abrir o Guardar. 0.6 VISUALIZAR EL HISTORIAL DE UNA SOLICITUD En cada solicitud se puede incluir detalles adicionales o archivos adjuntos sin importar el estado en que se encuentre. Al realizar un ajuste la solicitud cambiará automáticamente a Solicitada, con el Fin de que el Suscriptor esté al tanto de los cambios. Es importante tener en cuenta que si la solicitud se encuentra en estado Devuelta al intermediario puede ser porque hacen falta soportes, información o es necesario autorizar la cotización generada. En estos casos se podrá consultar el mensaje que el suscriptor envíe, para ello debe ingresar a la solicitud y seleccionar el link Histórico de cambios de estado :

12 SOLICITUD No. SOLICITUD : Nueva Estado: Nuevo GENERAL USUARIO INTERMEDIARIO* INTERMEDARIO SUSCRIPTOR TOMADOR No. IDENTIFICACIÓN* TIPO DE NEGOCIO* ASUNTO* NOMBRE DEL TOMADOR* VALOR DEL NEGOCIO $ DESCRIPCIÓN DE LA SOLICITUD* RECHAZO CONCEPTO Histórico de cambios de estado. No. CERTIFICADO Seguido a esto, se abrirá una ventana emergente donde se visualizará el historial de la solicitud. Todos los cambios realizados en la solicitud quedaran guardados con fecha, hora y usuario de quien realizó el cambio.

13 0.7 CAMBIOS DE ESTADO DE LA SOLICITUD Y COMENTARIOS la solicitud se encuentra en el estado Devuelta al Intermediario se debe pasar a estado Solicitada con el fin de indicarle al Suscriptor que se autoriza la cotización, se cargó un nuevo archivo o se adjunta la información requerida. Lo anterior lo puede hacer de la siguiente manera: Se debe abrir la solicitud y en la parte superior seleccionar el botón Pasar a Solicitada. Grabar Solicitud de Seguro Nuevo Modificar Pasar a Solicitada Adjuntos Seguido a esto clic en Grabar Solicitud de Seguro. Grabar Solicitud de Seguro Nuevo Volver Adjuntos Se abrirá una ventana emergente donde se podrán dejar las observaciones correspondientes. Aceptar Cancelar Por último clic en Aceptar para finalizar el cambio de estado.