CONVOCATORIA INTERNA/EXTERNA

Transcripción

1 CONVOCATORIA INTERNA/EXTERNA Cargo Lugar de ejecución : ASISTENTE ADMINISTRATIVO : (3) Asistente Administrativo Local Bogotá (2) Asistente Administrativo Local Cali (1) Asistente Administrativo Local Sibundoy (1) Asistente Administrativo Local Apartado (1) Asistente Administrativo Local Riohacha (1) Asistente Administrativo Local Buenaventura (2) Asistente Administrativo Local Tumaco (1) Asistente Administrativo Local Uribía (1) Asistente Administrativo Local Guapi (1) Asistente Administrativo Local Riosucio Clasificación : G-2 Fecha estimada de inicio : Octubre (Sujeto a firma de convenio) Fecha de cierre : 19 de Septiembre de 2017 Creada en 1951, la OIM Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes. La OIM está consagrada a un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para aplicar a esta vacante. Para efectos de la vacante, candidatos internos se consideran como candidatos de primer nivel. Contexto: El Programa Inclusión para la Paz (IPA) tiene como objetivo fomentar la inclusión social y económica de las comunidades afrocolombianas e indígenas que han sido gravemente afectadas por el conflicto. En este marco OIM en convenio de Cooperación con el Departamento para la Prosperidad Social desarrollará el Programa del estado Atención integral para el desarrollo de oportunidades socioeconómicas con enfoque diferencial étnico, para fomentar la inclusión socioeconómica de las comunidades étnicas en las áreas rurales para el fomento de prácticas productivas tradicionales, y en lo referente al enfoque diferencial étnico en el trabajo con comunidades vulnerables y en riesgo desaparición o victimización. El Asistente Administrativo será la persona encargada de apoyar al programa del estado Atención integral para el desarrollo de oportunidades socioeconómicas con enfoque Page 1 / 5

2 diferencial étnico en todas las actividades relacionadas con el manejo y seguimiento financiero, administrativo y de logística, de acuerdo con los reglamentos de la OIM. Funciones / Responsabilidades: 1. Apoyar a la Coordinación del programa en el seguimiento y control de los procesos operativos, logísticos y administrativos, a fin de garantizar fluidez oportuna en las actividades a desarrollar durante la fase de inicio del programa. 2. Apoyar al Programa del estado Atención integral para el desarrollo de oportunidades socioeconómicas con enfoque diferencial étnico en la programación de gastos y seguimiento a la ejecución financiera del programa de acuerdo a las líneas de presupuesto aprobadas por el DPS y USAID. 3. Apoyar las actividades operativas, financieras y administrativas en todo lo relacionado con la contratación de personal, dando seguimiento a la firma de los contratos y haciendo remisión de los mismos. 4. Brindar apoyo, asesoría y acompañamiento a todo el equipo consultor en los procesos administrativos y financieros en lo correspondiente al pago de honorarios, legalizaciones, reembolsos y anticipos que se generen en la ejecución del programa del estado Atención integral para el desarrollo de oportunidades socioeconómicas con enfoque diferencial étnico, con sus respectivos soportes, además del control de la documentación y archivo que se genere durante la vigencia del contrato de acuerdo a los lineamientos de la OIM. 5. Prestar apoyo logístico, operativo y técnico al Programa del estado Atención integral para el desarrollo de oportunidades socioeconómicas con enfoque diferencial étnico en la elaboración de presentaciones, organización de reuniones, eventos, capacitaciones, envío y seguimiento a informes técnicos y financieros para los donantes y contrapartes. 6. Prestar apoyo en las actividades de adecuación e instalación de nuevos puestos de trabajo en coordinación con la Unidad Logística. 7. Brindar apoyo en la recolección de información necesaria para la realización de informes, actas de reuniones, solicitudes de compra, viáticos, pagos, documentación y archivo, y demás procedimientos necesarios para la ejecución de las actividades del programa. 8. Elaborar o transcribir actas, oficios, memorandos, certificados de cumplimiento y demás documentos solicitados siguiendo las normas que aplican para cada caso. 9. Apoyar la elaboración de las solicitudes de compra que requiera el programa, haciéndoles seguimiento hasta la culminación del trámite e informando al Monitor Operativo o Monitores técnicos del programa sobre las mismas. 10. Apoyar las actividades de las solicitudes de viaje y sus legalizaciones de acuerdo a los lineamientos de la OIM. 11. Apoyar a la Coordinación del Programa en la recopilación y gestión de documentación para la elaboración de solicitudes de contratación de personas naturales y jurídicas, y apoyar al equipo técnico en la gestión de cotizaciones de soporte en la formulación de proyectos. Page 2 / 5

3 12. Brindar apoyo en la capacitación a entidades ejecutoras, contratistas y demás proveedores, en la elaboración y presentación de solicitudes de pagos, certificaciones, entrega de informes técnicos y financieros y demás necesarios. 13. Asegurar el control, acompañamiento y seguimiento integral de todos los procedimientos administrativos a cargo e identificar dificultades en los mismos y dar alertas de los casos que afecten o puedan llegar a afectar el cumplimiento de los cronogramas de manera que permitan la oportuna y adecuada toma de decisiones por parte de quien corresponda al interior del programa. 14. Apoyar al Monitor Senior en los procesos de scanner de las actas de entrega, listado de asistencia y otros documentos contractuales y financieros para efectuar las respectivas legalizaciones y soportes de herramientas de seguimiento. 15. Apoyar el diagnóstico y el plan de mejoramiento del Índice de Capacidad Organizativa Étnica ICOE, en el área financiera y contable y de servicios financieros (con el fin de fortalecer los procesos de avances de las organizaciones afro descendientes e indígenas). 16. Asistir al Coordinador del Proyecto en la recopilación, organización de documentos técnicos y proyectos que surjan de la gestión de proyectos y nuevas iniciativas. 17. Apoyar la recepción, envío, registro, distribución, archivo digital y seguimiento de la correspondencia relacionada con el programa siguiendo los lineamientos establecidos. 18. Gestionar eficaz y oportunamente las actividades asignadas, velando por el cumplimiento de políticas, normas, procedimientos y estándares de conducta establecidos por OIM. 19. Cumplir íntegramente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM. 20. Garantizar la confidencialidad de la información que se recibe. 21. Las demás que le sean delegadas y que estén relacionadas con el cargo. Requerimientos en educación y experiencia: Educación Persona con formación técnica, tecnológica o profesional en ciencias económicas, administración, contabilidad o carreras afines con excelente manejo de archivo y/o manejo de asuntos logísticos y dominio de Excel. Experiencia Mínimo dos (2) años de experiencia general y específica en trabajos de administración, financiera, manejo de contabilidad, registro de archivo y manejo logístico. Conocimientos: Manejo Avanzado de programas bajo ambiente Office, Excel, PowerPoint; conocer de archivos, orientación al cliente. Preferiblemente conocimiento de procesos y procedimientos en OIM Idiomas Page 3 / 5

4 Español Avanzado Ingles deseable Competencias requeridas: Responsabilidad Orientación al Cliente Comunicación Planeación y Organización Aprendizaje continuo Creatividad y la iniciativa Capacidad de trabajo en equipo Capacidad de trabajo bajo situaciones de estrés Otros requisitos: Los candidatos internos de la Organización y los NMS, así como las candidatas externas, serán considerados candidatos de primer nivel. Está vacante también está abierta a candidatos de segundo nivel. Como aplicar: Los candidatos interesados están invitados a presentar sus solicitudes, respondiendo únicamente a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int, anexando la hoja de vida solo en formato OIM. IMPORTANTE: Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria: CO-CT-1458/17 ASISTENTE ADMINISTRATIVO (colocar lugar de Ejecución) Plazo máximo para aplicar: 19 DE SEPTIEMBRE DE 2017 Para más información, consulte: Para que su aplicación sea considerada válida, debe tener en cuenta: La convocatoria está sujeta a la firma de convenio con el donante. Si desea conocer la tabla salarial de la OIM revisar el siguiente link Escala salarial OIM Solo se consideraran las aplicaciones en formato OIM y que cumplan con el perfil exigido. No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria. Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia Page 4 / 5

5 El adjunto no debe tener un peso m ayor a 2MB Los candidatos internos se rigen por instrucción IN/233 Rev.1/16 Una vez registrada su aplicación recibirá una respuesta automática de confirmación, si no la recibe por favor repase los puntos anteriores y reenvié su hoja de vida, o comuníquese con la unidad de soporte ext Periodo: Desde Hasta el Page 5 / 5