Manual de Usuario APLICACIÓN ENVOICE. Página 1. Manual de Usuario de FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Sección Facturas

Transcripción

1 Página 1 de FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Sección Facturas

2 Página 2 Facturas: Sección dnde se enlistan las facturas generadas y el estatus que tiene cada una de ellas (n pagada, pagada, cancelada). La sección cuenta cn filtrs de búsqueda, la cual ayuda a ubicar una factura grups de facturas fácilmente.

3 Página 3 Permite diseñar mediante tres frmats prpuests, el layut de la factura impresa. Pide ls siguientes dats: Lgtip: basta indicarle al sistema la ubicación del lgtip.

4 Página 4 Si la factura va a cntener el RFC, basta cn indicar la ruta dnde ese encuentra la imagen del RFC. Escger diseñ y clr que agrade a la empresa (Para visualizar de manera más detallada ls diseñs prpuests, basta cn darle clic en la imagen a visualizar y el diseñ se verá más grande).

5 Página 5 Cuenta cn una vista previa, para visualizar la factura antes de guardar el diseñ. El diseñ se presenta en frmat PDF y es cm se verá al emitir una factura.

6 Página 6 Una vez guardad el diseñ de la factura, las facturas generadas se realizaran cn el diseñ seleccinad. Nta: Si la empresa (emisr) cuenta cn un frmat específic, diferente a ls prpuests, esta pción en el menú Facturas n aparecerá.

7 Página 7 Llama a la pantalla encargada de generar nuevas facturas. Principalmente aparecen ls dats del emisr. Para empezar a crear la factura se debe indicar, la serie cn la que se va a facturar, al indicar la serie el sistema valida la vigencia del certificad relacinad a ella, si este está aún vigente indica el lugar de emisión y tip de dcument a generar.

8 Página 8 Para desplegar ls dats del cliente (receptr) al que se le va facturar, basta cn ingresar el RFC del mism, si este ya existe el sistema l mstrara en pantalla. Al cambiar de camp mstrara ls dats del cliente.

9 Página 9 En cas de que el RFC aún n existe dentr del sistema, se pueden capturar ls dats del cliente a facturar, si necesidad de que este entre a la cartera de clientes. El sistema cuenta cn una pantalla de búsqueda, en dnde cn un clic en la imagen de la palma, el sistema desplegara un listad cn ls clientes relacinads al emisr.

10 Página 10 La pantalla cuenta cn buscadres para ubicar al cliente fácilmente. Una vez ubicad al cliente basta cn dar clic en el Nmbre Razón Scial del mism, para que se desplieguen ls dats en la pantalla de facturación. Se le puede especificar al sistema que al generar la factura se envíe pr crre electrónic de frma autmática, para est se debe seleccinar el camp enví autmátic.

11 Página 11 Psterirmente se deben capturar ls dats de facturación: Frma de pag: Se debe seleccinar, pag en una sla exhibición ó pag en parcialidades, si el pag es en parcialidades, se tiene que indicar que parcialidad es la que se va a pagar. Métd de pag: Definir si es en efectiv, transferencia, cheque, etc. Cndicines de pag: Definir si el pag es a cntra entrega, pag anticipad, etc. IVA: Definir el % de IVA IEPS: Definir el % de IEPS, si es que aplica. Retención de IVA: Definir el % de Retención, cuand aplique. Retención de ISR: Definir el % de Retención, cuand aplique. Observacines: Cmentaris acerca de la factura. Tip de cambi: Valr de la mneda cn el que se pagará la factura cmprbante. Mneda: Tip de mneda cn la que se pagará la factura. Mtiv de descuent: Especificar el mtiv del descuent realizad, en cas de requerirse.

12 Página 12 Cncepts a facturar: Para ubicar un cncept en específic, se puede identificar mediante la clave del prduct, el sistema presenta una serie de pcines, basta cn seleccinarla y cambiándse de camp, ls dats del prduct servici se presentaran en pantalla.

13 Página 13 Se cuenta cn una pantalla de búsqueda para ubicar fácilmente a un prduct en específic. Basta cn dar clic en la imagen de la palma para que se presenten ls prducts. La pantalla cuenta cn buscadres para ubicar al prduct, una vez que ya se tiene, basta cn dar clic sbre la clave para que se muestren ls dats en la pantalla de facturación.

14 Página 14 Una vez que ya se tiene el prduct que se quiere facturar, basta cn especificar la cantidad y dar clic en Agregar Cncept. En cas de que se mita, el sistema le avisará. Ya que esta td crrect, el cncept pasa a cncepts agregads y se empiezan a generar ls ttales.

15 Página 15 Para agregar una lista de prducts, se debe dar clic al btón Agregar Lista de Prducts; se presenta una pantalla cn tdas las listas de prducts dadas de alta. Ubicada la lista de Prducts se debe dar clic en el nmbre de la lista para que se desplieguen tds ls cncepts agrupads en ella y se calculen ls ttales.

16 Página 16 Si algun de ls cncepts a agregar n existe dentr del catalg de prducts se puede agregar llenand ls dats y dand clic en agregar cncept (este cncept n se ingresará al catálg de prducts). Cncepts Agregads: Sección dnde se muestran ls cncepts que van aparecen en la factura, si algun de ls dats de un cncept es incrrect, se puede crregir aquí mism (cantidad, preci unitari, prcentaje de descuent).

17 Página 17 El camp exent de IVA, indica que el IVA de ese cncept n se va a calcular. En cas de que un prduct ya n se desee facturar, se puede quitar dand clic en la X (rja) al final del registr. Nta: Td cambi en esta sección a ls cncepts agregads afectará autmáticamente en ls ttales.

18 Página 18 Una vez ya capturads tds ls dats necesaris de la factura, se debe dar clic en el btón Generar Factura. El sistema mstrará una pantalla de cnfirmación.

19 Página 19 Si ls dats fueran errónes, se puede dar clic en el btón Cancelar Factura y crregir ls dats incrrects. En cas cntrari dar clic en el btón Generar Factura.

20 Página 20 Si el camp de enví autmátic fue seleccinad, el sistema al generar la factura envía en ese mment un crre electrónic cn la factura generada y la liga crrespndiente para descargarla en frmat imprimible. Una vez generada la factura, se presenta en pantalla la serie y fli de la misma y una serie de btnes (descargar PDF, descargar XML, enviar crre, factura pagada y nuev cmprbante). Descargar PDF: Muestra permite descargar la factura en su frma imprimible. Descargar XML: Muestra permite descarga la factura en frmat XML. Envía crre: Envía un crre al cliente (receptr) cn el archiv de la factura en frmat XML y la liga para descargar la factura en frmat PDF. Factura pagada: cambia el estatus de la factura recién creada a pagada. Nuev cmprbante: Manda a llamar la pantalla para la creación de una nueva factura.

21 Página 21 Dentr del listad dnde se presentan tdas las facturas emitidas, se puede: Cancelar una factura, dand clic en la clumna Cancelar. El sistema pedirá cnfirmar la cancelación. Se ntará que el estatus de la factura cambia.

22 Página 22 Descargar la factura en frmat PDF, dand clic en la clumna Descargar PDF. El sistema abre la factura en un archiv.pdf

23 Página 23 Descargar la factura en frmat XML, dand clic en la clumna Descargar Xml. El sistema presenta el archiv.xml

24 Página 24 Enviar la factura pr crre electrónic, dand clic en la clumna Enviar Crre. El crre cntiene un archiv XML y la liga para descargar la factura imprimible en frmat PDF. Pne una varias facturas cn estatus pagada, para est se deben seleccinar las facturas a pagar en la clumna Pagar y dar clic en el btón Aplicar Pag.

25 Página 25 Para visualizar las características cn las que se generó una factura, se debe dar clic en el fli de la factura en cuestión. Se presenta la factura cn la misma serie de pcines que se muestran en el listad (cancelar la factura, descargar PDF, descargar XML, enviar crre) cn una extra Re Facturar

26 Página 26 Re Facturar: Llama la pantalla para la creación de una nueva factura, per previamente llena, cn ls dats de la factura que se esta revisand. A partir de aquí el prces para generar la factura es el mism descrit anterirmente. Aquellas facturas que se le generen a clientes, que tienen relación cn una addenda, después de cnfirmar la factura se presenta una pantalla diferente cn la psibilidad de llevar a cab el llenad de la addenda y terminar cn la generación de la factura.

27 Página 27 Si el usuari pta pr generar la addenda en ese mment, se muestran ls nds de la addenda relacinada para su llenad y psterirmente generar la factura. Después de este prces el cliente ya puede dispner de la factura en su frmat PDF XML. Nta: En cas de que el cliente desee generar la addenda psterirmente, pasa al menú Addendas.

28 Página 28 Si requieres más infrmación cnsulta nuestrs trs manuales cntáctans. Tels: (52)