Correo. OpenOffice.org 2.4.1

Transcripción

1 Correo OpenOffice.org

2 Índice de contenido 1. INTRODUCCIÓN Qué es Mozilla Thunderbird? CONFIGURACIÓN Alta de una cuenta de correo Configuración del servicio de directorio global (LDAP) UTILIZACIÓN DEL CORREO Para redactar un correo Cómo dejar una copia de los mensajes en el servidor Para revisar el correo automáticamente cada cierto tiempo Para definir reglas o filtros de mensajes Controles de correo basura Para cambiar el aspecto de Thunderbird e instalar temas Extensiones en Thunderbird Instalación la extensión Minimize To Tray Instalación de la extensión de calendario Configuración de múltiples usuarios en una sola computadora

3 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Qué es Mozilla Thunderbird? Thunderbird es un programa de correo electrónico con características novedosas. Como parte del proyecto Mozilla, Thunderbird es un programa de código abierto, lo que significa que cualquiera puede colaborar en su desarrollo. Además es software libre, es decir, garantiza que nadie se podrá apropiar de él y siempre seguirá siendo abierto y gratuito. Thunderbird es multiplataforma, puede usarse tanto en sistema operativo Windows como en Linux. Está exento de los agujeros de seguridad de Microsoft Outlook y Outlook Express, por lo que nada puede ejecutarse automáticamente, ni enviarse a la libreta de contactos. Además, permite añadir extensiones para adaptar el programa a las necesidades de cada usuario, agregando o modificando características. De modo parecido a las extensiones, se pueden instalar temas (skins) para personalizar su apariencia. Otra característica resaltable son los filtros inteligentes de correo basura que, una vez configurados, detectan automáticamente el spam y hacen con él lo que uno decida. En síntesis, usar Thunderbird devuelve al usuario el control sobre su correo. En estas páginas veremos cómo instalar, configurar y usar Thunderbird en una máquina con Sistema Operativo Microsoft Windows. 3

4 2. INSTALACIÓN Para instalar Mozilla Thunderbird en un equipo con el sistema operativo Windows, se debe acceder al sitio En este sitio existe un enlace que dice Thunderbird: Figura 1. Página de descarga de Thunderbird. Al hacer clic en Thunderbird, el navegador preguntará si desea guardar el archivo: 4

5 Figura 2. Confirmación para descargar archivo Elija esta opción para que el archivo se descargue en la carpeta que se haya elegido. Una vez lista la descarga, hay que hacer doble clic al archivo para iniciar el programa instalador. Aparecerá una pequeña ventana que dice Extracting: Figura 3. Extracción del instalador Esta ventana (Extracting) no deberá cancelarse. A continuación se abrirá otra ventana con la bienvenida al proceso de instalación: 5

6 Figura 4. Pantalla de Bienvenida a la Instalación de Thunderbird En esta pantalla se debe hacer clic en el botón Siguiente para continuar. La pantalla que aparece después es para enterarse y aceptar los términos de la licencia: 6

7 Figura 5. Términos de la licencia Se debe seleccionar la opción Acepto los términos del contrato de licencia, haciendo clic en el círculo que aparece a la izquierda de la frase y pulsando el botón Siguiente. 7

8 En la siguiente ventana, se elige el tipo de instalación. Se hace clic en el botón Standard y se pulsa el botón Siguiente: Figura 6. Tipo de Instalación 8

9 Una vez seleccionado el tipo de instalación, se pasará a una pantalla donde se hace clic en Siguiente para comenzar la instalación: Figura 7. Proceso de instalación de Thunderbird Se debe esperar a que aparezca una nueva ventana con el mensaje Instalación completa, que indica que el proceso ha terminado. Después se marca Ejecutar Mozilla Thunderbird ahora y se pulsa el botón Finalizar: 9

10 Figura 8. Instalación completa de Thunderbird y solicitar iniciar el programa 10

11 Al ejecutar Thunderbird por primera vez, aparece la ventana de importación de datos. Si no usaba algún programa de correo, seleccione el botón No importar nada y vuelva a hacer clic en Siguiente. En caso de que usted tenga datos en Outlook y los quiera importar a Thunderbird, seleccione el botón Outlook Express o Outlook y pulse el botón Siguiente. Figura 9. Importación de datos de Outlook Hasta aquí ya tenemos instalado Thunderbird. Ahora veremos cómo ponerlo en funcionamiento. 11

12 3. CONFIGURACIÓN 3.1 Alta de una cuenta de correo Al abrir el programa por primera vez, aparecerá el asistente para añadir una cuenta. De cualquier forma puede acceder a esta opción desde el menú superior Archivo->Nuevo >Cuenta. El proceso es muy simple: el programa irá pidiendo los datos necesarios como la dirección de los servidores entrante y saliente, el nombre que se va a mostrar cuando se envíen mensajes, nombre de usuario, etcétera. Al final puede indicar si desea que se descargue el correo al cerrar el asistente o si prefiere hacerlo posteriormente de forma manual. En la siguiente ventana, se debe elegir Cuenta de correo electrónico y en las demás ventanas se teclean los datos que se solicitan. Después se debe hacer clic en el botón Siguiente. 12

13 Figura 10. Configuración de una nueva cuenta En la siguiente ventana se pide su cuenta de correo electrónico (Si usted no conoce algún dato de su cuenta de correo electrónico, solicite esta información al área de Soporte Técnico de su unidad). Una vez que tenga la información de su cuenta, llene los datos en los siguientes diálogos: 13

14 Figura 11. Identidad de la cuenta Una vez ingresada toda la información, deberá hacer clic en Finalizar; entonces el programa se conectará al servidor y le solicitará su contraseña para realizar el acceso a su correo. 14

15 3.2 Configuración del servicio de directorio global (LDAP) Esta es la sección de Directorio Global del Instituto. Pulse el botón Direcciones que está dentro de la Barra de Herramientas de Thunderbird. Figura 12. Barra de herramientas de Thunderbird En esta parte estaremos en el área de trabajo de direcciones de Thunderbird. Para agregar el directorio vamos al menú Archivo > Nuevo > Directorio LDAP. Aparecerá la siguiente ventana: 15

16 Figura 13. Configuración de directorio LDAP Se llenan los datos de la siguiente forma: Nombre: Directorio del IMSS Servidor: zimbra.imss.gob.mx DN Base: ou=usuarios,dc=imss,dc=gob,dc=mx Número de puerto: 389 Se da clic en el botón Aceptar. Con esto ya hemos añadido las direcciones de todos los usuarios del Instituto. Para probar que funcione se debe hacer clic en el nombre Directorio IMSS que nos encontraremos del lado izquierdo y ponemos el nombre de la persona que vamos a buscar en la parte superior derecha de la pantalla. Tendría que aparecer un listado de los empleados que tengan ese nombre; como en la siguiente: 16

17 Figura 14. Acceso a Directorio LDAP 4. UTILIZACIÓN DEL CORREO 4.1 Para redactar un correo Al igual que en cualquier otro programa de correo electrónico, basta hacer clic en el botón Redactar para comenzar un nuevo mensaje. Se desplegará una nueva ventana donde se puede escribir tanto texto plano como HTML (texto con formato). Como todavía no indicamos nada al respecto en las preferencias del programa, al enviar, el programa preguntará si queremos que se envíe como texto plano o HTML. Si es sólo texto, deberá indicarse. Si tiene imágenes o el texto tiene colores y estilos de letra, conviene decirle que lo mande en las dos formas. La primera vez que mandemos un correo, se conectará al servidor de salida y nos pedirá la contraseña. Podemos indicar que la guarde, de modo que no tengamos que teclearla cada vez: 17

18 ra 15. Redactar un nuevo correo Figu 4.2 Cómo dejar una copia de los mensajes en el servidor Cuando se requiera conservar los mensajes en el servidor para, por ejemplo, consultarlos desde Internet, basta con ir a Herramientas >Configuración de cuentas >[cuenta] >Configuración del servidor, y marcar Dejar los mensajes en el servidor. Podemos elegir si queremos que se dejen por siempre, por un tiempo determinado o hasta que los movamos a la papelera. 18

19 Figura 16. Configurar dejar los mensajes en el servidor 4.3 Para revisar el correo automáticamente cada cierto tiempo Es muy cómodo que el programa revise las cuentas de manera automática y nos notifique cada vez que hay algo nuevo. En Thunderbird, esto es muy fácil de hacer: basta con ir a Herramientas >Configuración de cuentas >[cuenta] >Configuración del servidor, marcar Buscar nuevos mensajes cada 10 minutos, y cambiar ese valor (10) por el tiempo que queramos. El mínimo es un minuto, y es recomendable que si hay más de una cuenta, se superpongan lo menos posible sus revisiones automáticas. 19

20 Figura 17. Configuración para búsqueda de nuevos mensajes 4.4 Para definir reglas o filtros de mensajes Los filtros sirven para discriminar los correos entrantes bajo diferentes criterios, y permiten realizar acciones diversas. Para hacerlo, hay que ir al menú Herramientas >Filtros de mensajes, y definimos los que queramos. Es importante destacar que los filtros se ejecutan automáticamente, a menos que se apliquen a las carpetas locales, en este caso se deberán ejecutar manualmente desde Herramientas >Ejecutar filtros en la carpeta. Si se tienen los mensajes de todas las cuentas juntos en las carpetas locales, podemos definir los filtros en forma separada para cada una de las cuentas que van a servir y se ejecutarán automáticamente. Esto es posible porque, a pesar de mostrar todas las cuentas juntas, Thunderbird sigue distinguiendo los mensajes de cada una. 20

21 Figura 18. Filtros de mensajes Figura 19. Opciones de las reglas de filtrado 21

22 4.5 Controles de correo basura Thunderbird está dotado de un sistema de filtros llamados Bayesianos que, luego de ser entrenados por un tiempo, pueden detectar en forma casi perfecta el spam que llega a nuestras cuentas, y hacer con él lo que hayamos elegido. Entre las columnas Asunto y Remitente de la vista de mensajes veremos una con un dibujo de una flama (o un signo que nos indica prohibido; esto depende del tema que usemos, pero generalmente es así). Figura 20. Barra de Mensajes. Marca de correo basura o spam Cuando un mensaje es spam, se marca esa columna. Cuando no es spam y tenemos el dibujo, se deberá desmarcar. Es importante realizar esta selección en los correos nuevos, y después el programa ya clasificará de manera adecuada los mensajes. Para configurar lo que se hará con este tipo de correo hay que dirigirse al menú Herramientas >Opciones -> Privacidad ->Basura. 22

23 Figura 21. Opciones de tratamiento para correo de basura En esta pantalla se podrá definir: A dónde queremos que se mueva el correo identificado como basura. Cada cuánto tiempo habrá que borrarlos. Qué hacer con los mensajes que marquemos, entre otras cosas. Una vez realizado lo anterior, verificamos que quede marcada la casilla Habilitar el registro del filtro de basura, y estará lista la configuración. 23

24 4.6 Para cambiar el aspecto de Thunderbird e instalar temas Para cambiar el aspecto del programa hay que utilizar Temas, una especie de skins que permiten cambiar la apariencia de los botones, las barras de herramientas y demás elementos de la interfaz. En la imagen que se muestra a continuación, vemos la ventana que aparecerá si se abre el menú Herramientas-> Complementos y se elige la opción Temas. En ella se muestran todos los temas instalados: Figura 22. Temas en Thunderbird Para encontrar otros temas, puede ir a la página: Seleccione el tema de su agrado y dé clic en Guardar para almacenarlo en su computadora. 24

25 Para instalar el tema, regrese a la pantalla de Temas y dé clic en Instalar. Busque el archivo que guardó, ábralo y elija Aceptar en la ventana que se muestra. Ahora haga clic sobre el tema que instaló, seleccione el botón Usar Tema y cierre la ventana. Reinicie Thunderbird para que hagan efecto sus elecciones. 25

26 4.7 Extensiones en Thunderbird A Thunderbird se le pueden añadir pequeños complementos para incluir nuevas funcionalidades y mejorar o modificar las existentes. Estos complementos se denominan Extensiones, y van desde un Bloc de notas hasta un Pronóstico incrustado en la barra de estado del programa. Figura 23. Extensiones de Thunderbird En la siguiente sección vamos a instalar una extensión muy útil. 26

27 4.7.1 Instalación la extensión Minimize To Tray Esta extensión permite minimizar el Thunderbird en el System Tray (la barra inferior en la pantalla en la que aparecen comúnmente la fecha y la hora) cuando se cierra la aplicación. Esto nos permite ahorrar espacio en la barra de tareas y basta con dar un doble clic para restaurarla. a. De clic sobre Obtener extensiones de la pantalla de agregados, la cual abrirá la página web de las extensiones para Thunderbird. Seleccione la extensión MinimizeToTray o encuéntrela utilizando la opción Buscar de la página. b. Dé clic en la parte de Descarga de archivos al icono de MinimizeToTray c. Dé clic en Guardar, para descargarlo a su computadora. d. Vaya a la Pantalla de extensiones: Herramientas >Complementos, seleccione la opción extensiones y dé clic en Instalar. e. Busque el archivo que guardó, ábralo y dé Aceptar en la ventana que se muestra. f. Seleccione la extensión que acaba de instalar y dé clic sobre el botón Opciones y elija Minimizar al área de notificación al cerrar. Dé clic sobre el botón Aceptar y cierre la ventana. g. Reinicie Thunderbird. 27

28 Figura 24. Instalación de la extensión para el calendario 28

29 4.7.2 Instalación de la extensión de calendario. Para instalar la extensión de Calendario en Thunderbird, deberá hacer lo siguiente: a. Descargue el componente de la página: Selecciones Descargar ahora (Versión para Windows). Comenzará la descarga. b. Vaya a la pantalla de extensiones: Herramientas > Complementos, seleccione la opción Extensiones y dé clic en Instalar. c. Busque el archivo que guardó, ábralo y dé Aceptar en la ventana que se muestra. d. Reinicie Thunderbird. Figura 25. Instalación del componente de calendario 29

30 Una vez reiniciado el programa, se adicionará un panel al Área de Trabajo, quedando la pantalla de la siguiente forma: 26. Área de trabajo Thunderbird Figura En la sección inferior izquierda aparecen ahora tres botones, uno para el Correo, otro para el Calendario y otro para las Tareas. Si damos clic sobre el botón de Calendario, mostrará la siguiente pantalla: 30

31 Figura 27. Vista de calendario Para agendar reuniones, como en otros programas, solo se requiere hacer clic en la hora en que inicia el evento y arrastrar la selección hasta su conclusión: 31

32 Figura 28. Vista de arrastrar y soltar para generar una cita 32

33 Al darle doble clic a la cita, aparece la siguiente pantalla: Figura 29. Ventana de cita Aquí se capturan los detalles de la cita, como lugar, categoría, recordatorio, e invitar a más asistentes a la reunión. 4.8 Configuración de múltiples usuarios en una sola computadora Para que cada usuario tenga una configuración determinada, deberán crearse diferentes perfiles, cada uno con su propias preferencias. Cada usuario en el equipo debe contar con una contraseña de Windows distinta. Cada configuración será independiente de la del resto de los usuarios del equipo, esto incluye la configuración de Thunderbird. Por cada usuario que haya en el equipo se creará un perfil específico y se almacenará el correo electrónico en espacios independientes. 33