CREACIÒN Y ADMINISTRACIÒN DE LA CAJA MENOR

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la creación y administración de la caja menor de la entidad, utilizada para las compras de menor cuantía, que permiten el ágil y correcto funcionamiento de la Entidad. 2. ALCANCE Aplica para cualquier caja menor que se autorice de acuerdo a las necesidades de compras menores de la Entidad. 3. DEFINICIONES 3.1 Caja Menor: Los fondos fijos de caja menor son recursos en poder de algunos funcionarios, que son manejados en efectivo y están destinados exclusivamente para atender gastos menores que no impliquen ningún tipo de impuesto. 3.2 Gastos Menores: Pagos que por su cuantía no ameritan elaborar un documento de pago. 3.3 Comprobante definitivo: Es el formato con el cual se entrega dinero a un funcionario para cubrir gastos de un bien o servicio cuyo monto es justificado mediante factura o documento equivalente. 3.4 Vale provisional: Es el formato con el cual se entrega dinero a un funcionario para cubrir gastos de bienes, servicios o transporte, cuyo monto no se conoce anticipadamente con exactitud y que posteriormente es legalizado mediante el Comprobante definitivo o planilla de transporte. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Internos: Ver Listado Maestro de Documentos Documentos Externos: Ver Listado de Documentos Externos Base Legal: Ver Normograma EDU 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Anualmente, mediante Resolución motivada, la Gerencia Auxiliar Administrativa y Financiera crea el fondo de caja menor y designa una persona responsable de su manejo y el último día hábil del año se salda la caja y se consigna el sobrante en la cuenta de la entidad. 5.2 Toda Resolución de caja menor debe ir soportada con la Disponibilidad Presupuestal y cuando sea necesario incluir nuevos rubros se debe solicitar por memorando a la Dirección Administrativa la inclusión de este. 5.3 La destinación de la caja menor será exclusivamente para atender gastos generales e imprescindibles de menor cuantía. 5.4 Todo pago de comprobante de caja menor debe ser autorizado previamente por la Gerencia respectiva y la Dirección Administrativa. 5.5 El funcionario responsable de la administración de la caja menor debe estar cubierto con la póliza global de manejo de la empresa. 5.6 Los pagos que se efectúen por la caja menor no deben exceder el 20% del valor total asignado a la caja menor, según lo establecido en la Resolución de apertura del fondo, además cuando el total de recibos sumen el 70% del monto del valor asignado, se hará reembolso por el valor a legalizar. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

2 Página 2 de Se dispondrá de un libro auxiliar en el Sistema de Información Financiera (SIF) en el cual se registran diariamente las operaciones que afecten el movimiento, especificando número de planilla, fecha, cuantía de la caja menor, No. de comprobante, fecha, beneficiario, concepto, valor comprobante de pago, componente del gasto y demás información requerida. 5.8 Cuando se designe otro funcionario para la administración de la caja menor, se debe hacer arqueo de caja menor y firmar por las personas que intervinieron. 5.9 En caso de falta temporal del responsable de la caja menor, asumirá el manejo de la misma quien entre a reemplazarlo, previa designación mediante acto administrativo, para lo cual se enviará comunicación a la compañía de seguros para la póliza correspondiente Para solicitar efectivo para trámites de menor cuantía por caja menor están autorizados el Gerente General, los Gerentes Auxiliares, el Coordinador de Control Interno, el Secretario General, los Directores, Asistentes y los Coordinadores de Convenios En el caso de la Caja Menor EDU, la persona encargada de la firma de los comprobantes de pago de los gastos de la Entidad es el Director Administrativo, en las otras cajas, el responsable es el Gerente respectivo Para la entrega de efectivo anticipado, el responsable de efectuar el gasto debe firmar el recibo provisional y el pagador de la caja menor debe conservar el consecutivo de los vales debidamente archivados, previa validación de cancelado Todo comprobante anulado debe tener la nota del motivo de la anulación en la parte inferior del mismo documento. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

3 Página 3 de 6 6. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO 6.1 Creación y administración de la caja menor No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO PUNTOS DE CONTROL 1 Notificar por escrito la asignación de la administración de la caja menor Entrega copia de Resolución de constitución de la caja menor al pagador de la caja y otra copia a Contabilidad para trámite de solicitud de pago, con las disponibilidades de soporte Resolución de Constitución y disponibilidades Cobrar cheque de caja menor 2 El responsable de caja menor se debe encargar del cobro del cheque realizado por Tesorería a partir del procedimiento de pagos para la aplicación de recursos financieros 05/P4. Egreso 3 Solicitud del gasto Para cualquier solicitud de gasto de menor cuantía por caja menor se debe enviar al pagador el formato respectivo con la solicitud. 07/F9 Solicitud de efectivo para trámites por caja menor Atender solicitud de gastos 4 Los gastos se atienden de acuerdo a las solicitudes de consumo o solicitudes de las diferentes dependencias, los cuales deben ser acordes con lo establecido en la Resolución de apertura de la caja menor y previa autorización del Gerente respectivo o del Director Administrativo, en el caso de la caja EDU. Soportes que respaldan el gasto 4 Realizar compra de menor cuantía (cuando se requiera) - Se selecciona el mejor proveedor de acuerdo al cumplimiento de los requerimientos técnicos establecidos y al valor de los suministros o requerimientos. Factura o documento equivalente - Se verifica si el proveedor cumple con los requisitos (si ya tiene el RUT inscrito en contabilidad o de lo contrario se solicita la inscripción de RUT en contabilidad) La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

4 Página 4 de 6 No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO PUNTOS DE CONTROL - Se recibe el bien o servicio prestado y se verifica contra factura. - Se entregan los suministros o requerimientos al beneficiario. - El personal autorizado se encarga de realizar los trámites previa solicitud de la y firma el formato de control (Tramitador autorizado) 07/F10 Control de comprobante de caja menor Legalizar las solicitudes o requerimientos mediante factura o Comprobante de caja menor. - La legalización de los gastos de caja menor deberá efectuarse durante los 5 días hábiles siguientes a su realización. 5 - No se debe entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. - Recibe las facturas respaldo de la compra efectuada, y como anexo el formato 07/F1 o 07/F3 para verificar el recibo a satisfacción del usuario. - En el caso de no requerir factura se deja registro de la transacción realizada en el recibo de caja menor, con la firma del beneficiario. 6 Efectuar el pago Se hace el pago al contratista o al beneficiario. Comprobante de caja menor debidamente firmado por el beneficiario Registrar en el Comprobante de caja menor 7 Registrar los recibos en el módulo caja menor del sistema de información financiero SIF La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

5 Página 5 de 6 No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO PUNTOS DE CONTROL Efectuar reembolso 8 Efectúa reembolso cuando se haya pagado el 70% ó más del total asignado para la caja menor, anexa los documentos soporte. Se imprime la planilla, se firma por el pagador y luego pasa a firma del Gerente respectivo o del Director Administrativo, en el caso de la caja EDU. Planilla numerada en el SIF e impresa 9 Verificar soportes del reembolso Revisar el valor de los soportes, generar el compromiso, elaborar la solicitud de pago y firma la planilla. Presupuesto y Contabilidad Comprobantes de pago 10 Aprobación del reembolso de caja menor Se pasa la planilla con todos los VoBo para aprobación del Gerente respectivo. Planilla numerada impresa 11 Rembolsar fondos de caja menor Elabora cheque y genera comprobante de pago, ver módulo Tesorería I-5, y entrega cheque al responsable de la caja menor. Profesional en Tesorería Egreso x La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

6 Página 6 de 6 7. ANEOS No aplica Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Auxiliar Administrativo y Financiero Comité de Calidad Firma: Firma: Firma: Representante de la Dirección La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA