GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO. Revisión:

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1 Página: 1 de 9 GESTIÓN DE LOS RECURSOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Luis Pardos Castillo Director EPS

2 Página: 2 de 9 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3 Página: 3 de 9 1 OBJETO Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades realizadas por el Centro para: Definir las necesidades de recursos materiales y los objetivos de los servicios propios para contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en el Centro. Planificar la adquisición de recursos y las actuaciones de los servicios en función del presupuesto y de la prioridad. Gestionar los recursos materiales y las prestaciones de los servicios. Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales y las prestaciones de los servicios para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas. Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales y los servicios a los órganos que corresponda y a los distintos grupos de interés. Clasificación del procedimiento: de Apoyo. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica a todas las actividades que el Centro realiza para determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación de los recursos del Centro, así como a todas las actividades realizadas para determinar los objetivos, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuación de las actuaciones de los servicios prestados por el Centro. Recursos materiales: las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios docentes, salas de reunión, puestos de lectura en biblioteca, despachos de tutorías) en las que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento, material científico y técnico necesario para este proceso. Servicios propios del Centro: servicios cuya prestación es una competencia directa del Centro, entre ellos incluiríamos Conserjería, Secretaría, Laboratorios, Reprografía, Biblioteca y otros servicios externos como Cafetería, Mantenimiento, Jardinería, etc. 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal corresponde a: Propietario del procedimiento: Administrador del Centro. La responsabilidad secundaria corresponde a: Director del Centro, Responsables de las diferentes áreas de servicios en el Centro.

4 Página: 4 de 9 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO Este procedimiento requiere los siguientes documentos: FR Listado de documentos del SGIC de la EPS Listado de las instalaciones EPS ( Horarios (FR Horarios del curso), Calendario de exámenes (FR Calendario de exámenes) y Calendario de actividades académicas y culturales del Centro: Solicitudes de reserva de instalaciones: Carta de Servicios de la EPS (en elaboración). Informe de Gestión Anual de la Dirección de la EPS. Memoria económica anual. FR Análisis de encuestas de satisfacción, del procedimiento PRC-8202 Satisfacción de los clientes. 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Listado de las instalaciones EPS ( en su versión actualizada. Horarios, Calendario de exámenes y Calendario de actividades académicas y culturales del Centro: Consulta de ocupación de instalaciones: Carta de Servicios de la EPS (en elaboración) Programa de Actuación Anual de la Dirección de la EPS. 6 DESARROLLO PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES. 1 La identificación de necesidades de los recursos se realizará conforme al entorno normativo y a las políticas y objetivos del Centro, teniendo en cuenta el Informe de Gestión del curso anterior y las propuestas de mejora indicadas en el Programa de Actuación; la Memoria económica anual, así como la información relativa a los recursos materiales procedente de los distintos sectores de la Comunidad Universitaria.

5 Página: 5 de 9 El Centro, según sus posibilidades, podrá aceptar o no aceptar el cubrir las necesidades detectadas. 2 Si la propuesta para cubrir las necesidades detectadas, o parte de las mismas, no puede ser asumida por el Centro, la Dirección lo solicitará al Vicerrectorado correspondiente. 3 En caso de que no sea aceptada, se informará en Junta de Centro y se archivará dicha solicitud. 4 En los casos en que el Centro pueda asumir la propuesta de las necesidades detectadas y en aquellos otros en que no sea así pero la solicitud haya sido aceptada por el órgano competente, corresponderá al Director definir las actuaciones sobre los recursos materiales, contando con la información del Administrador. 5 A través de encuestas de satisfacción de los usuarios, buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones u otros métodos, se obtendrá información relacionada con los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. 6 La Dirección valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder, junto con el Comité de la Calidad, al análisis de los resultados. La Dirección verificará si los recursos son adecuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación de actuaciones sobre los mismos. Este análisis se sintetizará en un informe de resultados (FR Análisis de encuestas de satisfacción, ver PRC-8202 Satisfacción de los clientes) que contendrá también una serie de propuestas de mejora relacionadas con el proceso de gestión de los recursos materiales. 7 El proceso concluye con la rendición de cuentas en Junta de Centro (Informe de Gestión), donde se debatirá la posible revisión de la política y actuaciones sobre recursos materiales. Las conclusiones se reflejarán en el Programa de actuación para el curso siguiente, que constituirá el punto de partida de este proceso en el curso siguiente. En la Junta de Centro se realizará la evaluación del proceso y se debatirá la propuesta de revisión del mismo, que en caso de aprobarse se aplicará en el curso siguiente. Para la gestión de los diferentes recursos materiales del Centro se elaboraran las correspondientes normativas de utilización y gestión, que serán aprobadas en Junta de Centro y publicadas en la página web del centro. PROCESO DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS El proceso de gestión de los servicios propios del Centro es una competencia del Administrador del Centro que será quien realice la labor de definición de los objetivos de los mismos, contando con la información del Director. Esta tarea la realizará, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos del Centro, teniendo en cuenta el Informe de Gestión y Programa de Actuación de Dirección presentado en Junta de Centro. 1 El Administrador de Centro realizará la definición de actuaciones de los servicios prestados por el Centro. A tal efecto elaborará un documento que recoja esta planificación (Carta de Servicios) y se encargará de la difusión interna y externa de las actividades y de los objetivos de los servicios.

6 Página: 6 de 9 2 El Administrador y los responsables de las diferentes áreas de servicios en el Centro ejecutarán las actuaciones planificadas, de acuerdo con los protocolos necesarios para la prestación de los servicios, que quedarán concretados en las normativas de funcionamiento y uso de dichos servicios. 3 Dichas normativas serán aprobadas en Junta de Centro y publicadas en la página web del Centro. 4 A través de encuestas de satisfacción de los usuarios, buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones u otros métodos, se obtendrá información relacionada con el funcionamiento de los servicios de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. 5 El Equipo de Dirección valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder, junto con el Comité de la Calidad, al análisis de los resultados. 6 Este análisis se sintetizará en el FR Análisis de encuestas de satisfacción, ver PRC-8202 Satisfacción de los clientes, que contendrá también una serie de propuestas de mejora relacionadas con el proceso de gestión de estos servicios. Las conclusiones se reflejarán en el Informe de Gestión y Programa de Actuación de Dirección, documento que constituirá el punto de partida de este proceso en el curso siguiente. En la Junta de Centro se realizará la evaluación del proceso y se debatirá la propuesta de revisión del mismo, que en caso de aprobarse se aplicará en el proceso del curso siguiente. 7 FLUJOGRAMA Proceso de gestión de los recursos materiales

7 Página: 7 de 9 Proceso de gestión de los recursos materiales 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES El seguimiento de los resultados del proceso está integrado en el mismo, ya que está prevista una recogida de información entre los usuarios de los recursos materiales y los servicios del Centro. El análisis de estos resultados, que se realizará cada curso académico, está previsto en el proceso en la fase que se produce la intervención del Comité de la Calidad. En esta misma fase se realiza el seguimiento de proceso y puede emitirse, si se estima oportuno, una propuesta de revisión del mismo. La Evaluación del proceso está incluida en la fase final del mismo, momento en que la Junta de Centro decidirá la aprobación o no de la citada propuesta de revisión. El INFORME DE GESTIÓN y el PROGRAMA DE ACTUACIÓN de la Dirección se presenta anualmente al final de cada curso académico. 9 INDICADORES 1: Puestos en aulas: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las aulas de mobiliario. 2: Puestos en laboratorios: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso de laboratorios / Nº de puestos en los laboratorios de uso simultáneo. 3: Puestos en bibliotecas: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en biblioteca.

8 Página: 8 de 9 4: Puestos de ordenadores: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la sala de ordenadores. Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Administrador de la Un curso I Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FI instalaciones del Centro Administrador de la Un curso I Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FI instalaciones del Centro Administrador de la Un curso I Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FI instalaciones del Centro Administrador de la Un curso I Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FI instalaciones del Centro 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El análisis de los indicadores proporciona datos que reflejan el estado de las instalaciones del Centro, en particular en lo que se refiere a su funcionalidad. De esta forma es posible conocer qué instalaciones necesitan mejoras y/o modificaciones. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA La EPS publica en su página web ( el estado operativo de sus instalaciones. 12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: No hay Formatos de los registros: No hay formatos de registros asociados a este procedimiento. Formatos de los registros de indicadores: FI : ficha del indicador I FI : ficha del indicador I FI : ficha del indicador I FI : ficha del indicador I DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normativa Universidad Zaragoza: Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales de la Universidad de Zaragoza para establecer necesidades, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias y seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los Centros

9 Página: 9 de 9 Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los organismos públicos. Normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad de Zaragoza. Actas de Junta de Centro: donde quedarían reflejadas cuestiones como la denegación de la solicitud de dotación de recursos o la revisión de la política y actuaciones sobre los recursos. Encuestas de Satisfacción de Usuarios (FR ): para conocer la opinión de los usuarios de los recursos materiales y servicios (se realizan on line). Partes de Incidencias (FR ): donde se recogen las incidencias relacionadas con los recursos materiales y los servicios (diario), del procedimiento PRA-6301 Mantenimiento de Edificios e Instalaciones Procedimiento PRA-6302 Mantenimiento de Equipos Informáticos y Servicios de Comunicaciones Hoja de Reclamaciones: reclamaciones sobre los recursos materiales o el funcionamiento de los servicios. Informe de Gestión y Programa de Actuación Anual: presentados por la Dirección al final de cada curso académico. Formulario de reserva de espacios (on line) Procedimiento PRA-7401 Gestión de Compras

10 INDICADOR I PRA-6303 GESTIÓN DE LOS RECURSOS Código: FI Fecha: Página: 1 de 1 Indicador 1: Nombre: Puestos en aulas Fórmula: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las aulas de mobiliario. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad

11 INDICADOR I PRA-6303 GESTIÓN DE LOS RECURSOS Código: FI Fecha: Página: 1 de 1 Indicador 2: Nombre: Puestos en laboratorios Fórmula: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso de laboratorios / Nº de puestos en los laboratorios de uso simultáneo. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad

12 INDICADOR I PRA-6303 GESTIÓN DE LOS RECURSOS Código: FI Fecha: Página: 1 de 1 Indicador 3: Nombre: Puestos en bibliotecas Fórmula: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en biblioteca. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad

13 INDICADOR I PRA-6303 GESTIÓN DE LOS RECURSOS Código: FI Fecha: Página: 1 de 1 Indicador 4: Nombre: Puestos de ordenadores Fórmula: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la sala de ordenadores Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad