TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA Título Contratación Asistente Técnico/a Administrativo/a Financiero/a Tipo Contrato Contrato de servicios Proyecto Gestión Integrada y Ambientalmente Racional de Bifenilos Policlorados PCB en el Ecuador Duración 12 meses. 1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN El Ecuador ratificó el Convenio de Estocolmo en junio del 2004, asumiendo el compromiso de eliminar las existencias de PCB hasta el año En el 2009, se actualiza el Plan Nacional de Aplicación (PNA) del mencionado convenio, cuyo objetivo se centra en la eliminación de los PCB del Ecuador hasta el año Bajo este contexto y en concordancia con la Constitución de la República del Ecuador (2008) el Ministerio de Ambiente (MAE) como entidad ejecutora principal y con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia implementadora del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF por sus siglas en inglés) crean el Proyecto Gestión Integrada y Ambientalmente Racional de Bifenilos Policlorados (PCB) en Ecuador con el objetivo de fomentar la gestión racional de aceites, equipos, sitios y desechos contaminados con PCB a nivel nacional, de acuerdo a los lineamientos de los Convenios de Basilea y Estocolmo. El proyecto se encuentra trabajando en disminuir los obstáculos para la adecuada gestión de los mencionados contaminantes con la finalidad de generar beneficios significativos al medio ambiente y salud local y mundial, a través de los siguientes componentes: i) Fortalecimiento de la capacidad institucional para la gestión racional y amigable con el ambiente de los PCB ii) Gestión ambientalmente racional (GAR) de los PCB iii) Almacenamiento ambientalmente racional y eliminación de desechos de PCB. Con estos antecedentes, el Ministerio del Ambiente (MAE), a través de la Subsecretaría de Calidad Ambiental (SCA), entidad ejecutora del proyecto, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia implementadora del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF por sus siglas en inglés), requieren la contratación de un/a Asistente Senior Técnico/a Administrativo/a Financiero/a que conozca de la gestión racionalmente adecuada de PCB, de la realidad nacional sobre esta gestión y apoye la ejecución de las actividades descritas en el Documento 1

2 de Proyecto (ProDoc) aprobado, mediante la elaboración y revisión de documentos técnicos además de sus labores administrativas y financieras normales. 2. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN Asegurar la ejecución de tareas técnicas, administrativas, financieras y operativas enfocadas al éxito del Proyecto, según lo determinado por la Coordinación. El/La Asistente Senior Técnico/a Administrativo/a Financiero/a será responsable de brindar el apoyo necesario para el adecuado funcionamiento del proyecto, y actuará bajo la directa supervisión de el/la Coordinador/a del mismo. 3. RESPONSABILIDADES Entre las principales responsabilidades de el/la Asistente Senior Técnico/a Administrativo/a Financiero/a se encuentra la de brindar asistencia técnica relacionada a las actividades de la Coordinación del proyecto, así como en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos financieros y contables, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros y archivos contables, manejo de procesos fiscales como la ficha Gestión por Resultados de Gobierno GPR, procesos de compras públicas, entre otros a continuación. Además, el/la Asistente Técnico Administrativo/a trabajará en estrecha relación con las instancias correspondientes del MAE y del PNUD para coordinar los procesos y desembolsos relacionados al proyecto. Responsabilidades de asistencia técnica Interactuar con la Coordinación del Proyecto y los actores e instituciones involucradas en fases específicas del proyecto garantizando que las actividades sean ejecutadas eficientemente. Organizar capacitaciones de inducción y/o actualización en temas de químicos peligrosos, específicamente en PCB de acuerdo al cronograma de actividades del proyecto. Recopilar y sistematizar estratégicamente información requerida para su inclusión y evaluación del Proyecto PCB. Apoyar en la coordinación, asistencia, organización logística, documentación y archivo de los diferentes Grupos de Trabajo Temáticos del proyecto. Desarrollar, según sea necesario, términos de referencia para las diferentes contrataciones/convenios enmarcados en la programación anual del proyecto. Apoyar en la revisión de la calidad de informes técnicos y elaboración de términos de referencia para los diferentes procesos y/o productos desarrollados por los técnicos especialistas del proyecto. 2

3 Mantener coordinación directa con los responsables de la ejecución de los contratos, convenios y/o estudios planificados, otorgados por el proyecto. Elaborar actas y/o ayudas memoria de las reuniones o actividades participativas que se lleven en el día a día del Proyecto. Actuar como apoyo o en representación de la Coordinación del Proyecto en gestiones ante organismos públicos y privados relacionados con el Proyecto de acuerdo a lo solicitado. Apoyar en el desarrollo o preparar directamente, informes de avance, técnicos u operativos de alta calidad, que sean requeridos por la Coordinación del Proyecto. Apoyar en la organización de talleres y/o reuniones u otros aspectos logísticos, requeridos por el proyecto. Elaborar comunicaciones y oficios necesarios para la operación del Proyecto. Apoyar en asuntos técnicos y operativos que requiera la Coordinación del proyecto. Preparar el plan de adquisiciones anual de acuerdo al POA del proyecto. Brindar seguimiento y gestionar las diferentes actividades del proyecto en ausencia del/a coordinador/a. Responsabilidades de apoyo administrativo/financiero Apoyar a la coordinación con la preparación y gestión presupuestaria anual del proyecto. Monitorear la ejecución del presupuesto del proyecto y preparar informes financieros. Apoyar al Coordinador del proyecto en la recepción, elaboración y envío de informes financieros y técnicos. Ejecutar las actividades financieras requeridas para las adquisiciones, contratos, eventos, etc. una vez que hayan sido aprobadas por el MEER, bajo los procedimientos del MAE y del PNUD. Mantener un control global del presupuesto del proyecto: - Mantener un control de cuentas y gastos de los fondos del proyecto, en formato MAE y PNUD-GEF y en línea con la planificación anual. - Actuar como enlace administrativo y financiero entre el Proyecto, MAE, PNUD y otros actores involucrados. - Mantener actualizada la información financiera de las actividades y cuentas del proyecto y preparar reportes financieros, contables, presupuestarios. Elaborar ajustes contables para PNUD con sus debidos documentos de soporte. Apoyar administrativamente en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios que requiera el proyecto, y proporcionar seguimiento en las adquisiciones menores y en los contratos del Proyecto. Preparar la documentación necesaria para la entrega recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes. Administrar los activos fijos del proyecto, que incluye la elaboración del inventario, la emisión de actas de entrega-recepción-funcionamiento (cuando aplique), el seguimiento del 3

4 status, etiquetación, control a custodios, aseguramiento, dada de baja, la verificación física y el registro de ingreso y salida de equipos del Proyecto. Realizar gestiones necesarias para la ejecución de reuniones y talleres. Administrar el sistema de correspondencia del proyecto, registrando y dando seguimiento a los archivos físicos y electrónicos generados por el proyecto dentro del MAE, así como los del sistema de registro del PNUD. Verificar que todos los procesos administrativos y financieros se cumplan de acuerdo a las normas y procedimiento del PNUD. Mantener actualizados y archivados todos los documentos del proyecto que puedan ser requeridos durante una auditoria tanto del PNUD, GEF o del Estado. Manejar los requerimientos de movilización del personal del proyecto. Llevar a cabo los procesos de adquisición de los materiales de oficina y llevar un inventario de suministros. Llevar los registros de ingreso y salida de materiales y equipos del proyecto. Realizar informes mensuales de actividades que incluyan el avance financiero por actividades y líneas de gasto, el estado de gasto del proyecto (porcentajes de ejecución), la conciliación financiera con los reportes del PNUD, el inventario de bienes y el registro de asistencias. Coordinar actividades logísticas y administrativas necesarias con los co-financiadores del proyecto. 4. PERFIL REQUERIDO Formación profesional Título de cuarto nivel en Administración y/o Finanzas, incluyendo calificación/conocimiento en Contabilidad, objeto de la presente contratación. Experiencia profesional Experiencia mínima de 4 años en el desarrollo de temas contable - financiero. Conocimiento de normas y regulaciones para la contratación pública y de organismos internacionales. Experiencia mínima de 2 años en apoyo administrativo-financiero, diseño, implementación y/o supervisión de proyectos bilaterales y/o multilaterales. Conocimiento de normativas ambientales, planificación, gestión ambientalmente racional GAR de PCB. Conocimiento de la situación y manejo de PCB en el sector eléctrico ecuatoriano. Conocimiento de reglas y/o procedimientos del servicio público y/o de organismos de cooperación internacional. Experiencia en temas administrativos y/o de asistencia en gestión de proyectos y/o coordinación logística u organización de eventos. 4

5 Conocimiento de español e inglés, hablado y escrito. Competencias Funcionales Excelente capacidad de interacción profesional en equipos multidisciplinarios. Liderazgo para promover relaciones interinstitucionales, con capacidad de negociación y logro de consensos. Organizado/a y sistemático/a, con destrezas para generar formatos, fichas técnicas, comunicaciones, informes técnicos, entre otro tipo de documentación. Proactivo/a, creativo/a, entusiasta. Habilidades para desarrollar una variedad de tareas especializadas de forma simultánea, enfocadas a la Gestión por Resultados, con bajo nivel de supervisión. Aptitudes para trabajar bajo presión, obteniendo resultados de calidad. Apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas. Excelente nivel de comunicación oral y capacidad de redacción. Otros conocimientos y capacidades Excelente capacidad de redacción y de elaboración de documentos técnicos. Alta capacidad de análisis financiero Manejo de herramientas informáticas (Microsoft Project / Office / Open Office e internet). Conocimiento de procesos financieros y manejo de presupuestos. Conocimientos de manejo integral de PCB (Bifenilos Policlorados). 5. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN El/la asistente técnico administrativo/a estará bajo la supervisión directa del/ de la Coordinador/a del proyecto, de la Dirección Nacional de Control Ambiental del Ministerio del Ambiente y del PNUD. 6. TIPO DE CONTRATO Y DURACION El contrato de servicios (SC) será suscrito por el PNUD a pedido del Ministerio del Ambiente en el marco del Proyecto. Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida. La persona contratada será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación). El PNUD no es agente de retención de impuestos. 5

6 El período del contrato es de un (12) meses a tiempo completo. Este contrato podrá tener opción de renovación anual, de acuerdo a una evaluación previa por parte de la Coordinación del Proyecto y del Ministerio del Ambiente, durante el período de duración del Proyecto. 7. LUGAR DE TRABAJO El/La Asistente Técnico Administrativo/a Financiero/a tendrá su sede de trabajo en Quito, en las oficinas del proyecto ubicada en la Av. Amazonas N y la Niña, Edificio Torrealba. Las actividades del proyecto prevén viajes a diferentes ciudades del país y eventualmente fuera del país, todos los gastos relacionados a estos viajes oficiales serán cubiertos por el Proyecto. 8. FORMA DE PAGO El/la Asistente Técnico Administrativo/a contratado/a recibirá un honorario mensual, de acuerdo al presupuesto estipulado en el Proyecto, previa presentación de factura y comprobante de pago mensual al seguro social. Todas las obligaciones tributarias y la afiliación al seguro social IESS (con fines de jubilación) serán de responsabilidad de el/la contratado/a. 6