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Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Propósito Atender de forma oportuna las adquisiciones de bienes y servicios de los diferentes s del Instituto Tecnológico, para cumplir con sus necesidades que tiene el Servicio Educativo.. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir las adquisiciones y servicios del Instituto Tecnológico de Minatitlán. 3. Políticas de Operación 3.1 Es responsabilidad de los s solicitantes describir las características y/o requisitos del bien o servicio a comprar y de gestionar el trámite de autorización. 3.2 Es responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos en coordinación con el departamento de Servicios en el Instituto Tecnológico, asegurarse de que todas las compras se realicen conforme a la normatividad vigente (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público). 3.3 El de Servicios es responsable de seleccionar, evaluar e integrar el catalogo de proveedores. 3.4 La evaluación de proveedores se realiza de acuerdo a la oferta del mercado regional y nacional, por lo que en los casos en que no exista más de un proveedor este no requerirá ser evaluado. 3.5 La Subdirección Administrativa y el de Servicio realizará en lo posible compras verdes, en el cuidado del medio ambiente. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Judith Domínguez Hernández Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de M.C. Rubén Vásquez Zúñiga Subdirector Administrativo M.C. Raúl Chiu Nazaralá Director Firma: Firma: Firma: 17 de noviembre de de diciembre de de diciembre de 2009

2 Página 2 de 5 4. Diagrama del procedimiento s del Instituto Tecnológico Planeación Programación y Presupuestación Dirección y Subdirecciones Depto. De Servicios Adquisiciones Almacén e Inventario Recursos Financieros INICIO 1 Solicita Insumo alternativo. 6 Elaboran Requisiciones Recibe y Verifica en POA 2 No Reprograma No Programado 3 Autoriza Requisiciones Existe El insumo 5 Valida la compra, Sub. Admtvo. Elabora Orden de Compra Efectúa compra Verifica la compra del bien y/o servicio para inventarío y entrega Recibe Material y Firma Vale de Entrada y Salida de Almacén Solicita Pago Genera Pago TÉRMINO

3 Página 3 de 5 5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas 1. Elaboran requisiciones. 2. Verifica en el POA. 3. Autorizan las Requisiciones. Actividad 1.1 Las áreas solicitantes, llenan el Formato para la Requisición de Bienes y Servicios ITM-AD-PO , especificando claramente los requisitos de compras y servicios, recaban las firmas correspondientes y lo entregan al Depto. de Servicios del Instituto Tecnológico de Minatitlán. 2.1 El Depto. De Planeación Programación y Presupuestación verificara que las partidas solicitadas en las requisiciones se encuentren programadas en el POA del área solicitante 2.2 Determina: SI. Procede, firma la requisición. NO. Se reprograma, y si no la devuelve al depto. solicitante 3.1 Autoriza las requisiciones de los departamentos solicitantes de las respectivas Subdirecciones. Responsable Todos los s del Institutos Tecnológico. s de Planeación, Programación y Presupuestación. Director y Subdirectores 3ª. Existe insumo 4. Orden de compra Existe el insumo:. Elabora orden de compra ITM-AD-PO de acuerdo con el catalogo de proveedores evaluados y seleccionados. No. Se le informa al solicitante para que presente otra alternativa según sea el caso, u otro producto con las características similares o actuales que reúna los requerimientos para lo cual fue solicitado. (paso 6) 4.1 La Oficina de Adquisiciones solicita cotizaciones a proveedores registrados en el catálogo de proveedores ITM- AD-PO , previamente evaluados, seleccionados y/o revaluados por el de Servicios en los registros para selección de proveedores ITM- AD-PO y para evaluación de proveedores ITM-AD-PO de de 5. Autoriza compra 6. Solicita el insumo alternativo. 5.1 Firman de autorizada la orden de compra. Dirección y Subdirecciones. 6.1 El solicitante presenta alternativa según sea el caso, u otro producto con las características similares o actuales que reúna los requerimientos para lo cual fue s del solicitado vuelve al PASO 1. Considerando en lo posible hacer Institutos Tecnológico. compras verdes. 7. Efectúa Compra 7.1 El área de adquisiciones efectúa la compra del insumo solicitado.

4 Página 4 de 5 8. Verifica la Compra del bien y/o servicio para inventario y entrega 9. Recibe Material y firma vale de entrada y salida de almacén 10. Solicita pago 8.1 La Oficina de Almacén e Inventarios, recibe del proveedor los bienes comprados y verifica el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la Requisición de Bienes y Servicios ITM-AD-PO y la Orden de Compra de Bienes o Servicios ITM-AD-PO comparándola con la factura y bienes recibidos. 9.1 El solicitante recibe material y firma vale de entrada y salida de almacén Integra expediente (Entrada y Salida de Almacén, y factura del proveedor) y envía relación de proveedores a pagar mediante memorándum al Depto. de Recursos Financieros, para que programe o realice el pago correspondiente es activo fijo se inventaría el equipo. s del Institutos Tecnológico. 11. Genera pago 11.1 En el caso de servicios, el de Recursos Materiales y Servicios, es quien recibe del proveedor, para que con el Jefe del área solicitante determinen si cumplen con las especificaciones registradas en la Requisición de Bienes y Servicios ITM-AD-PO (ejemplo; Como el caso de cursos o capacitación) Solo si cumple con las especificaciones, se notifica al Depto. de Recursos Financieros, para que realice el pago de la factura con apego a la normatividad vigente. 6. Documentos de referencia. Documentos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

5 Página 5 de 5 7. Registros Registros Tiempo de Responsable de conservarlo Código de registro conservación Selección de Proveedores. 1 año Servicios ITM-AD-PO Evaluación de Proveedores. Requisición de Bienes y Catálogo de Proveedores Aprobados. Orden de Compra del Bien o Servicio. Vale de entrada y salida de almacén 1 año Servicios ITM-AD-PO año Servicios ITM-AD-PO año Servicios ITM-AD-PO año Servicios ITM-AD-PO año Servicios ITM-AD-PO Glosario N/A 9. Anexos 9.1 Formato para Selección de Proveedores. ITM-AD-PO Formato para Evaluación de Proveedores. ITM-AD-PO Formato para Requisición de Bienes y ITM-AD-PO Formato para Catálogo de Proveedores Aprobados. ITM-AD-PO Formato para Orden de Compra del Bien o Servicio. ITM-AD-PO Formato de Vale de entrada y salida de almacén ITM-AD-PO Cambios de esta versión Numero de Revisión Fecha de Actualización Descripción del Cambio 6 17 de noviembre de Se cambia totalmente de Instructivo a procedimiento. Se asigna el Código ITM-AD-PO-004 Se actualizan los formatos a una sola revisión. Se anexa el vale de entrada y salida de almacén de agosto de 2009 Se realizan modificaciones para desincorporar del modelo por multisitios de marzo de 2007 Se cambia el logo institucional. Se cambia el termino ORGANIZACIÓN por el de Institutos Tecnológicos y Centros. Se modifica el Diagrama del Procedimiento y se cambia el concepto de estudiante por el de clientes por la incorporación de los CRODES al SGC.