LOGÍSTICA APOYO LOGÍSTICO A EVENTOS. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO:

Transcripción

1 Versión: 04 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: LOGÍSTICA CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos institucionales, legales y la documentación del subproceso. El apoyo logístico incluye las actividades de administración de espacios destinados para s dentro de la Universidad, montaje y desmontaje de infraestructura, instalación y desinstalación de equipos audiovisuales, sonido; ubicación de mobiliario y material publicitario, catering, traslado de equipos y personal, aseo y orden de escenarios, decoración y otros s que se requieran para el desarrollo de los s y certámenes organizados por los procesos académico-administrativos, que cuenten con la debida autorización. La Institución ha definido los siguientes criterios para la aprobación del apoyo logístico: disponibilidad, oportunidad, fiabilidad, costo, y calidad. Dependiendo del objetivo del, un criterio será prioritario sobre el otro, adicionalmente se deberá confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando no estén documentados. La aprobación de las solicitudes dependerá de la disponibilidad de los recursos y de la programación de actividades previamente realizadas. Los s de traslados de personas o de equipos, vigilancia, orden y aseo de las instalaciones, deberán contratarse con empresas legalmente constituidas, con las debidas garantías de seguridad. El proceso y/o subproceso académico-administrativo organizador del, será responsable de: tramitar la asignación de recursos económicos, solicitar la autorización para la realización del, contactar a los participantes en el, suministrar la información relacionada con el, se debe solicitar el con quince días de anticipación a la fecha programada para el el espacio para su realización, de acuerdo al número de participantes; apoyo logístico que se solicite por fuera de este plazo, serán atendidas de acuerdo a la disponibilidad de espacios y recursos solicitados. No están permitidos s que representen riesgos para la integridad de las personas, de las instalaciones, afectación a la comunidad o al medio ambiente. En caso de haber sido solicitado el personal de logística, se autorizará dependiendo de la disponibilidad y permanecerá en el sitio durante la realización del, para garantizar el funcionamiento de los equipos y desarrollo de las actividades logísticas. Las actividades propias del desarrollo del, estarán a cargo del organizador o personas designadas por él.

2 Versión: 04 Página 2 de 7 Durante la prestación de este, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO INICIO DOCUMENTOS Y REGISTROS Recepción de solicitud El proceso y/o subproceso académicoadministrativo organizador del, envía la solicitud de apoyo logístico. Si el requiere recursos económicos, el proceso y/o subproceso académicoadministrativo organizador del, deberá realizar el trámite respectivo ante la oficina de presupuesto. Procesos y/o subprocesos académicoadministrativos 1 Solicitud de P Análisis de la solicitud Se identifican los requisitos especificados de la solicitud, revisando los aspectos relacionados con: Equipo de 2 Solicitud de Tipo de, espacios solicitados (s internos), número y perfil de los asistentes, equipos audiovisuales, muebles y Otros requerimientos y requisitos. Se verifica la disponibilidad de los recursos y se identifican los elementos no disponibles o adicionales que se requieran para el desarrollo del. Aprobación de la solicitud Una vez aprobada la solicitud del, se realiza la planeación de la actividad y se asigna el o los responsables del. Líder de 1 Solicitud de aprobado

3 Versión: 04 Página 3 de 7 P Se informa al organizador del la aprobación y el o los responsables de la prestación del, así como cualquier novedad que se hubiera detectado en el análisis de la solicitud para su respectivo trámite. Secretario de y/o auxiliar de Correo electrónico Bitácora del Prestación del En la fecha, hora y sitio convenido para el, el personal de logística realiza las actividades planificadas para el. Auxiliar/es de logística responsable del 1 Solicitud de El traslado de equipos y mobiliarios diferentes a los asignados a, deben realizarse de acuerdo a lo establecido por el subproceso de Activos Fijos, en el procedimiento Movimiento de Activos Fijos ACF-PR- 003-UDES. H Una hora antes de la apertura del el organizador o su representante, debe verificar que el corresponda a sus requerimientos y que los equipos instalados funcionen correctamente. Si se requiere, se realizan los ajustes necesarios para garantizar el en las condiciones definidas. Desinstalación del El organizador o su encargado, reciben a satisfacción el y será el responsable de atender las incidencias durante el. El organizador notifica al responsable de logística la finalización del. Si no se recibe notificación, una hora después de finalizado el, previa verificación de salida de los asistentes, el equipo de logística debe realizar la desinstalación de escenarios, equipos, retiro de mobiliario y material publicitario, aseo y orden de las instalaciones. Auxiliar/es de logística responsable del Líder de logística 1 Solicitud de Correo electrónico Bitácora del

4 Versión: 04 Página 4 de 7 H V Evaluación y cierre del Se debe verificar la cantidad y el estado de los elementos prestados y de los equipos de sonido, audiovisuales, y demás suministrados. En caso de presentarse novedades en los recursos utilizados, se informa inmediatamente al organizador del y al líder de Activos Fijos para fines pertinentes y se registra en la bitácora del. Una vez realizado el cierre del, se envía la evaluación del al solicitante. Se verifica la prestación del, teniendo como entradas la evaluación del, el chequeo y recibido a satisfacción y cierre del mismo, registrando las novedades y conclusiones correspondientes. Organizador del Evento Secretario de logística 1 Correo electrónico Solicitud de Evaluación del Bitácora del Ajustes al De acuerdo a la verificación realizada, se realizan los respectivos ajustes y planes de acción si se requieren. Líder de 1 Planes de acción A FIN

5 Versión: 04 Página 5 de 7 DEFINICIONES Catering: de alimentación institucional o alimentación colectiva que provee una cantidad determinada de comida y bebida en s y presentaciones de diversa índole. En el se puede incluir desde la propia comida, la bebida, la mantelería y los cubiertos, hasta el de camareros y personal de limpieza posterior al.

6 Versión: 04 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Wilson Gonzalez Pinto 05/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Ajustes de condiciones generales, y las actividades de planeación, prestación y evaluación del. Wilson Gonzalez Pinto 17/06/2016 En la actividad Análisis de la solicitud se elimina la confirmación de condiciones al solicitante del. Se ajusta la actividad Planeación del Servicio y sus registros. Wilson Gonzalez Pinto 03 En la actividad Evaluación del se ajusta la descripción, se modifica responsables, tiempos de la actividad y registros Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto al logo institucional. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 11/10/ Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Adriana Arelix Acuña Rincón Coordinadora Campus Cúcuta Yoleima González Zequeira Coordinadora Campus Valledupar 03/08/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF

7 Versión: 04 Página 7 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Se elimina el formato control de s LOG-FT-012-UDES, ya que este registro se incorporó en la solicitud de apoyo logístico 14/08/2017