PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CÓDIGO: GH-PR-001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 12 23/01/2013 Actualización de cargos y procedimiento /06/2013 Actualización de la metodología del procedimiento 14 23/07/2014 Actualización de actividades a realizar 15 01/10/2015 Actualización en la metodología y tareas a realizar ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Área Gestión Humana Coordinador Gestión Humana Coordinador Gestión Humana

2 Página: 2 de OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades a tener en cuenta para vincular personal competitivo y asegurar su productividad y desempeño a lo largo de su permanencia en la empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento, abarca todas las actividades que se deben tener en cuenta para asegurar la administración integral del personal, desde la selección y vinculación de los trabajadores, hasta la finalización de su contrato, ya sea forma directa o en misión para la empresa. 3. DEFINICIONES Contrato directo: Acuerdo legal y escrito que se establece entre el trabajador y Construvicol S.A. Contrato en misión: Acuerdo legal y escrito que se establece entre el trabajador y una empresa temporal para ejercer su labor en misión para Construvicol S.A. Candidato aspirante: Se refiere al candidato que anhela con su hoja de vida iniciar el proceso de selección hasta la entrevista laboral y prueba técnica. Candidato preseleccionado: Es el candidato que aprueba la entrevista y/o prueba técnica e inicia con la presentación de exámenes médicos y pruebas psicotécnicas. Candidato seleccionado: Es la persona que ha superado los filtros de selección y continuará con el proceso de contratación. Descripción de cargo: Herramienta que se basa en la consolidación de información objetiva que identifica las tareas por cumplir y responsabilidades que implica cada puesto de trabajo.

3 Página: 3 de DESCRIPCIÓN N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Establecer reglamento interno trabajo de Elaborar categorización de cargos Identificar necesidad contratar talento humano Realizar solicitud personal de de Establecer y documentar las normas que regulen las relaciones internas de la empresa con el trabajador. Actualizar cada vez que se requiera. Revisar y autorizar el reglamento interno de trabajo. Publicar y comunicar a los trabajadores el reglamento interno de trabajo y sus actualizaciones. Establecer acciones disciplinarias en caso de incumplimiento con lo establecido en el reglamento. Ver Guía GH_DOCI_007 acciones disciplinarias Estructurar y actualizar la categorización de cargos. Detectar la necesidad de cubrir una vacante o crear un nuevo cargo. Revisar viabilidad de cubrir la vacante internamente. Diligenciar el formato de solicitud de personal. Para cargos nuevos, informar funciones del cargo con apoyo del Auxiliar de bienestar laboral. Gestionar firma de autorización. En caso que el autorizador no esté disponible, se podrá autorizar por correo electrónico. Entregar registros al responsable de selección y contratación. Coordinador Gestión Humana. Director Jurídico Representante legal Coordinador Gestión Humana Director Jurídico Presidencia Vicepresidencia laboral laboral Usuario Interno DOCUMENTO/ REGISTRO Reglamento interno de trabajo Categorización de cargos GH- FO-036 GH-FO-003 Solicitud de personal. GH-FO-015 Descripción de cargo Correo electrónico

4 Página: 4 de 10 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Gestionar recursos Cubrir cargo con personal interno Cubrir cargo con personal externo Enviar vía correo electrónico el formato diligenciado de asignación de recursos, al responsable de Control de Activos, responsable de Comunicaciones y Gestión Tecnológica y Servicios Administrativos, solicitando los recursos necesarios para el nuevo personal, de acuerdo al procedimiento de cada área. Entregar formato diligenciado al área al Auxiliar de Contratación Realizar convocatoria interna mediante correo electrónico, indicando el perfil requerido y las condiciones salariales establecidas. Evaluar el personal postulado para cargos administrativos y/o de proyectos cuando aplique Seleccionar la persona que cumpla con el perfil requerido. Elaborar otrosí al contrato laboral del personal seleccionado. Gestionar firmas y actualizar contrato en el archivo del trabajador. Informar la novedad al área de Nomina Realizar la inducción especifica. Ver instructivo GH_DOCI_001 inducción general y específica. Publicar la vacante a través de los diferentes medios de comunicación: Internet, prensa, instituciones educativas, entre otros. Hacer seguimiento a la recepción de hojas de vida y fecha de cierre de la oferta. Usuario Interno laboral Laboral Aux Contratación Director Jurídico Aux. Contratación Jefe inmediato laboral Responsable de contratación (proyecto) DOCUMENTO/ REGISTRO Correo electrónico GH_FO_011 Asignación de recursos GH-FO-003 Solicitud de personal. GH-FO-015 Descripción de cargo Correo electrónico Prueba técnica Otrosí al contrato. GH-FO-003 Solicitud de personal. Contrato laboral actualizado Correo electrónico Publicaciones Hojas de vida de aspirantes

5 Página: 5 de 10 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE 8 Preseleccionar hojas de vida Revisar las hojas de vida que cumplan con el perfil solicitado. Verificar soportes, antecedentes judiciales, reporte ante el SIMIT y verificar tarjeta profesional ante el COPNIA, ACIEM, JUNTA CENTRAL DE CONTADORES (si aplica) En el caso de personal de seguridad, verificar autenticidad y vigencia de cursos de vigilancia. Enviar al área solicitante Responsable de contratación (proyecto) Coordinador Control de activos DOCUMENTO/ REGISTRO Hojas de vida aspirantes 9 Programar realizar entrevistas. y Definir programación de entrevistas de los aspirantes en caso de ser necesario Realizar entrevista y selección del aspirante que más se ajuste al perfil solicitado. Explicar las condiciones del cargo responsabilidades y demás temas asociados. Aux. contratación Laboral Laboral Correo electrónico GH_FO_030, selección del aspirante. 10 Asignar pruebas técnicas. Aplicar y evaluar pruebas técnicas del cargo a desempeñar (Si aplica) Continuar proceso con el personal que apruebe Pruebas técnicas 11 Verificar tipo de contratación. Si el tipo de contrato es indirecto, remitir personal preseleccionado a la empresa de servicios temporales para continuar con el proceso. Realizar seguimiento hasta el ingreso del trabajador. Aux. Contratación Coordinador Gestión Humana Servicios Temporales 12 Realizar pruebas psicotécnicas. (si aplica) Si el tipo de contrato es directo, gestionar pruebas psicotécnicas del cargo a desempeñar con el profesional externo encargado. Solicitar concepto de las pruebas y registrarlo en el formato de selección del aspirante. Auxiliar de bienestar laboral. Prueba psicotécnica 13 Gestionar exámenes Iniciar el proceso de exámenes médicos para el personal preseleccionado. GH_FO_007_orden exámenes médicos.

6 Página: 6 de 10 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE médicos Ver HSE-PR-017 Gestión de exámenes médicos ocupacionales Analizar emitir concepto. y Contratar al candidato seleccionado Registrar pólizas Realizar inducción Entregar dotación Archivar documentación del trabajador. Realizar pagos al trabajador Atender solicitudes los de Evaluar el concepto médico y determinar si el preseleccionado es apto. Enviar información al auxiliar de contratación. Iniciar el proceso de contratación. Ver GH_IN_001 Instructivo de contratación directa En los proyectos que aplique, reportar el Ingreso del trabajador en las pólizas (Aseguradoras), Quine debe controlar la fecha de afiliación y la fecha de exclusión al vencimiento de las semanas cotizadas y/o retiro de la Empresa Dar a conocer al trabajador la información necesaria para el inicio de sus labores dentro de la empresa. Ver instructivo GH_DOCI_001 inducción general y específica. Dependiendo del cargo y lo pactado contractualmente con el cliente, se procede a la entrega de la dotación. Ver instructivo GH-IN-002 entrega de dotación. Crear archivo de hoja de vida del trabajador con su documentación y mantenerla actualizada hasta su desvinculación. Transferir pagos a los trabajadores teniendo en cuenta lo establecido en el contrato laboral y las novedades presentadas. Ver instructivo GH_IN_003,pago de nómina liquidación Ver guía de novedades GH_DOCI_003 Tramitar certificaciones laborales, certificado de ingresos y retenciones, recibos de nómina. Solicitud de retiro de cesantías parciales y Coordinador HSEQ laboral. Administrativo Aux. Contratación. Administrativo Auxiliar de contratación Líder Gestión Humana Líder Nomina y Contratación Líder Gestión Humana Líder Nomina y DOCUMENTO/ REGISTRO Correo Electrónico, Examen Médico Minuta de contrato Correo Electrónico, Formato de Pólizas Lista de Chequeo Inducción GH_FO_002 Lista de Chequeo GH_FO_010 Soportes de pago de nomina Certificados. GH_FO_009 solicitud retiro de cesantías.

7 Página: 7 de 10 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE trabajadores vinculados Evaluar competencias de los trabajadores Gestionar el desarrollo de las competencias y el clima laboral Finalizar contrato trabajador del definitivas de acuerdo a los horarios dispuestos por el área Evaluar el desempeño del trabajador y determinar acciones de mejora. Ver guía GH_DOCI_006 evaluación desempeño Realizar acciones que contribuyan a la calidad de vida, crecimiento profesional y un adecuado ambiente laboral dentro de la empresa. GH_DOCI_004, Guia de desarrollo y bienestar laboral GH_DOCI_005, Conformación gestión Comité Convivencia Teniendo en cuenta los motivos de desvinculación, iniciar proceso de liquidación del contrato al trabajador. Ver guía GH_DOCI_003_ novedades Contratación laboral. Jefe inmediato laboral. Aux. Contratación DOCUMENTO/ REGISTRO GH_FO_034_requisitos retiro cesantías Evaluación de desempeño personal. GH_FO_006 Certificado Laboral 5. DIRECTRICES GENERALES Las pruebas técnicas que se aplican son: Pruebas de conducción Pruebas Contables Pruebas de Office Pruebas de nomina Pruebas de seguridad social Pruebas de licitaciones En caso de que el empleado este contratado mediante una empresa temporal y se solicite el cambio de modalidad a contratación directa, se analiza con el jefe inmediato los factores de desempeño, tiempo de labor o requisitos del cliente y los exámenes realizados se aplicaran de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento de exámenes médicos ocupacionales: HSE_PR_017

8 Página: 8 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO INICIO Establecer reglamento interno de trabajo Elaborar categorización de cargos Identificar necesidad de contratar talento humano Realizar solicitud de personal Gestionar recursos Contratación Interna Si No Cubrir cargo con personal externo Cubrir cargo con personal interno Preseleccionar hojas de vida Programar y realizar entrevistas. Asignar pruebas técnicas. Aprueba pruebas técnicas No Si 1 3 2

9 Página: 9 de Verificar tipo de contratación. Contratación Directa No SI Realizar pruebas psicotécnicas. No Remitir personal preseleccionado a la empresa de servicios temporales Aprueba pruebas psicotécnicas Si No Gestionar exámenes médicos Analizar y emitir concepto. Pre seleccionado es apto SI Confirmar recursos Contratar al candidato seleccionado 4

10 Página: 10 de 10 4 Registrar pólizas Realizar inducción 2 Entregar dotación Archivar documentación del trabajador Realizar pagos al trabajador Atender solicitudes de los trabajadores vinculados Evaluar competencias de los trabajadores Gestionar el desarrollo de las competencias y el clima laboral Finalizar contrato del trabajador FIN 7 REFERENCIAS GH_IN_003 inducción general y especifica GH-IN-001Instructivo de contratación directa HSE-PR-017 Gestión de exámenes médicos ocupacionales GH_IN_003 Instructivo pago nómina y liquidación GH_DOCI_003 Guía de Novedades