FORMATO DE PROCEDIMIENTOS Código DIRECCION Y PLANEACIÓN Versión. Acto Administrativo de Aprobación. Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó

Transcripción

1 PRO-DIP-02- /07/207 Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el de julio de 207 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó Especializado Fecha Julio de 207 Representante para la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión Jefe Control de Cambios Descripción Creación del Procedimiento a partir de la revisión y actualización de Procesos y Procedimientos realizada en la entidad, con ocasión de practicar mejoramiento continuo integral. Responsable de Procedimiento Jefe 2. Objetivo Definir la orientación estratégica del IDEP, a través de la generación y formulación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional del IDEP y los proyectos de inversión, con el fin de direccionar el desarrollo institucional de la entidad en el corto, mediano y largo plazo. 3. Alcance El procedimiento inicia con la revisión de la situación actual interna, resultados de la Entidad y plataforma estratégica vigente, generando la planeación estratégica para la vigencia del Plan de Desarrollo Distrital vigente o el tiempo que se establezca y termina con el seguimiento del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional.

2 PRO-DIP-02- /07/ Base legal Ley 2 del de julio de 994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Acuerdo 2 del 09 de septiembre de 994 Por el cual se establece el Estatuto de del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la Aprobación, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias. Decreto 74 de 996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 99 y Acuerdo 20 de 996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital Acuerdo 3 del 27 de noviembre de 2000 Por el cual se reglamenta la participación ciudadana en la elaboración aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Plan de Desarrollo Económico y Social para las diferentes Localidades que conforman el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Decreto 42 de 2 de julio de 993 Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá Decreto 0 del de marzo de 200 Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones Decreto 6 del 28 de diciembre de 20 Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones Decreto 62 del 28 de diciembre de 20 Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales Ley 474 del 2 de Julio de 20 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión Documentos Externos. Documentos de Referencia Documentos Internos Plan de Desarrollo Distrital vigente Plan Sectorial de Educación Vigente SEGPLAN - Manual de Usuario Programación del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PEDI vigente del IDEP Plan de Acción vigente del IDEP Matriz de Indicadores de Gestión IDEP Término 6. Definiciones Definición Proyectos de Inversión Direccionamiento Estratégico Plan de Acción Política Plataforma Estratégica PEDI SEGPLAN Los proyectos de inversión pública son aquellas iniciativas que contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado. Es una disciplina que, a través de un proceso denominado Estratégica, compila la Estrategia Corporativa, que define la orientación de los procesos, funciones, productos y servicios hacia la satisfacción de necesidades y expectativas de las partes interesadas. Es una herramienta de gestión gerencial e instrumento para la ejecución del plan de desarrollo, que le permite a la entidad, bajo su propia autonomía y responsabilidad, orientar sus procesos, a través del cumplimiento de las metas establecidas en sus objetivos estratégicos, el cual detalla las iniciativas, entregables y metas a las que se comprometen en una vigencia determinada, fijando tiempos y responsables. Es el conjunto de actividades y más concretamente la orientación de las mismas, que se desarrollan para conseguir un objetivo general o a largo plazo. Busca mejorar el proceso de planeación, mediante el cual todo el IDEP trabaja con un horizonte determinado en su visión del mediano y largo plazo, logrando cumplir a su vez con la misión, mediante los objetivos, estrategias y políticas fundamentales enmarcadas en el Plan Distrital de Desarrollo y los retos del desarrollo interno organizacional. Plan Estratégico de Desarrollo Institucional Sistema de información de Seguimiento al Plan de Acción

3 PRO-DIP-02- /07/207 Nro. Descripción de actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO Viene de los Procedimientos PRO-DIP-02-0 Estratégica y PRO-DIP Presupuestal 2 Definir lineamientos y directrices para la formulación del Plan de Acción de la Entidad Comité Directivo FT-GD Se definen los lineamientos para formular un plan de acción que permita alcanzar las metas establecidas en el PEDI y en los proyectos de inversión. 3 Elaborar Plan de Acción correspondiente para cada proyecto de inversión con base en los lineamientos y directrices del comité directivo y enviar a la Oficina de. Responsable del proyecto de inversión Verificar: Que el plan de acción sea concordante con el documento proyecto de inversión. El responsable del proyecto de inversión debe definir las actividades que le permitan alcanzar las metas establecidas en el PEDI y en el proyecto de inversión. Consolidar Plan de Acción y preparar Documento de presentación de Plan de Acción de la Entidad OAP El responsable consolida el Plan de Acción y prepara la presentación para el comité directivo Presentar en el comité directivo el plan de acción Jefe Se elabora en el formato FT-GD El Plan de Acción requiere ajustes? No Si 7 Aprobar Plan de Acción de la Entidad Director(a) General Plan de acción de la vigencia Se elabora en el formato FT-DIP Divulgar y Socializar el Plan de Acción del IDEP A B Jefe de la OAP Especializado Plan de Acción Publicado en Página Web de la Entidad

4 PRO-DIP-02- /07/207 A B 9 Ir a Procedimiento PRO-DIP Elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones - PAA FIN 0 Solicitar a las dependencias y lideres de proceso la elaboración del Plan Correo Electrónico de Solicitud Formular Plan Operativo Anual - POA y remitirlo a la Oficina Asesora de. El diligenciamiento del POA de la vigencia se realiza en FT-DIP Formato Plan Operativo Anual. Para su elaboración se deberán seguir los lineamientos del IN-DIP Instructivo para el diligenciamiento del POA, adicionalmente se debe tener en cuenta las metas establecidas en el Plan de Acción y los compromisos del Plan de Mejoramiento. 2 Consolidar y revisar metodológicamente el POA Formato POA diligenciado de acuerdo a los lineamientos del IN-DIP Instructivo para el diligenciamiento del POA. Se revisa el POA enviado por cada líder de proceso y se consolida en un solo archivo en el FT-DIP El POA se ajusta a la metodología? No Si 4 Divulgar y socializar la versión final del Plan Operativo Anual - POA Jefe de la OAP Especializado publicado en página Web de la Entidad Documento en Formato FT-DIP Ejecutar el POA y realizar actividades de control y seguimiento 6 Solicitar seguimiento al avance de las actividades del POA a los líderes de procesos C Correo Electrónico de Solicitud De acuerdo con los lineamientos del IN- DIP Instructivo para el diligenciamiento del POA y la periodicidad con que se requieran elaborar informes de avance o de gestión.

5 PRO-DIP-02- /07/207 C 7 Remitir a la OAP el seguimiento de las actividades contenidas en el POA De acuerdo con los lineamientos del IN- DIP Instructivo para el diligenciamiento del POA 8 Revisar el cumplimiento de las actividades del POA, consolidar los resultados de avance y publicar. POA con seguimiento trimestral publicado en página Web de la Entidad 9 Presentar los resultados de avance al Comité Directivo. FIN Jefe de la Oficina Asesora de FT-GD A partir de los avances reportados en el POA se elabora un informe de avance en el Plan de Acción y se presenta al Comité Directivo 8. Tiempos El procedimiento de planeación operativa de la vigencia, inicia en la vigencia anterior a la que se está programado y se ejecuta durante todo el año. 0. Políticas de Operación Respecto al Plan de Acción:. Los recursos de inversión se deben asignar bajo la metodología del Banco de Proyectos de la Institución. 2. Cada gestor de un proyecto de inversión recibe el acompañamiento y asesoría de la desde la generación de la idea hasta la aprobación del proyecto. 3. Una vez definido el Plan de Desarrollo por parte de la Alcaldía Mayor de Bogotá, anualmente se hará una definición del Plan de Acción en el trimestre anterior a la vigencia del plan. 4. Las modificaciones que requieran del Plan de Acción, se realizarán con autorización mediante memorando firmado por el (la) Director(a) General del IDEP. Respecto al POA:. Las metas y actividades descritas en el POA deben ser construidas y concertadas con el equipo de trabajo de cada dependencia. 2. El líder del proceso asume la responsabilidad de reportar el seguimiento y de revisar y validar el POA consolidado por trimestre, de acuerdo a las directrices dadas por la. 3. El POA debe guardar concordancia y coherencia con los avances reportados en los informes de gestión semestral. 4. El seguimiento a los POA por dependencia se programará por la planeación una vez finalizado el trimestre vencido.. La publicación del POA debe hacerse a los 0 días hábiles una vez vencido el trimestre.