Para usarlo necesitás, únicamente, una cuenta de Gmail o una cuenta con el dominio donbosco.org.ar (Ejemplo: jlsanchez@donbosco.org.

Transcripción

1 Para todos los que se están iniciando en el aprendizaje del servicio de Google de almacenamiento en la nube, este tutorial ayudará a descubrir las herramientas básicas. En principio, debes saber Qué es Google Drive? En breves palabras, es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. Lo que significa que podés guardar documentos de Word, Excel, PowerPoint, entre otros, y acceder a ellos desde cualquier computadora que esté conectada a Internet. Para usarlo necesitás, únicamente, una cuenta de Gmail o una cuenta con el dominio donbosco.org.ar (Ejemplo: jlsanchez@donbosco.org.ar) Cómo acceder a Google Drive? Para acceder al Drive, primero debés abrir En la barra superior verás la opción Drive, que también aparece si estás en tu casilla de . Haciendo clic irás a la página de inicio de Google Drive donde debés ingresar tu usuario y contraseña. Si tenés abierto tu correo de Gmail entrarás automáticamente. Comenzamos!

2 Una vez iniciada la sesión, podés elegir bajar Google Drive a tu PC o a la computadora con la que estás trabajando, descargar una aplicación para tu celular o utilizarlo en línea desde tu navegador. Si deseas instalar alguna de estas opciones podés hacerlo desde este sitio de Google. Navegación Básica Google ha trabajado para mejorar el servicio de sus aplicaciones. La mayoría son fáciles de usar, incluso podés saltar este tutorial y descubrir por vos mismo cómo usar el servicio. Sin embargo, iniciaremos un recorrido por las funciones más importantes. Para comenzar hacé clic en el botón rojo en la parte superior izquierda que dice Crear. Cuando lo hagás, aparecerá un menú desplegable con diferentes opciones: crear un documento, una presentación, una hoja de cálculo, entre otras. Si ya manejás Word, Excel y PowerPoint, el uso de Google Drive te será muy sencillo. Aunque cambia el diseño, las herramientas son prácticamente las mismas. Debés tener en cuenta que los archivos que creás se almacenan en la nube, por tanto, no podrás acceder a ellos cuando no tengás conexión a Internet. Además, los archivos se guardan automáticamente, así que nunca más te tendrás que preocupar por guardarlos. Trucos: Empecemos a subir nuestros archivos! Para subir los archivos al Drive, hacé clic en la flecha roja que apunta hacia arriba justo al lado del botón Crear. Al hacer clic te aparecerá una ventana de navegación para elegir los archivos que deseas subir, seleccioná los documentos y esperá a que carguen en el Drive. Nota : Si tenés la última versión de Firefox o Chrome en tu navegador, podés simplemente

3 arrastrar los archivos al Drive para cargarlos. Importante: Te recomendamos que cuando subás los archivos selecciones la opción convertir estos archivos a formato Google. Esto te ahorrará algunos dolores de cabeza. Aunque Google Drive es una herramienta personal, su eficacia está en usarlo como herramienta colaborativa entre diferentes usuarios. Si necesitás trabajar en un mismo proyecto, con personas que se encuentran en diferentes lugares, sólo debés compartir el archivo que creaste con el botón azul, ubicado en la esquina superior derecha, que dice Compartir : Hacé clic para abrir la ventana. Desde allí podés escribir las direcciones de s de las personas que querés agregar para trabajar sobre el mismo documento. Una vez que decidás compartirlo, el documento aparecerá en el Drive de todos los invitados y, además, les llegará un notificándoles que hay un nuevo archivo. Tengo un archivo que quiero compartir Y ahora? Trabajar en línea puede parecer algo demasiado tecnológico, casi de ficción. Sin embargo, con las herramientas que hoy existen es muy fácil. Supongamos que tenés un proyecto para trabajar en grupo, estás editando la primera parte y pensás en un compañero que podría aportarte ideas, pero resulta que esa persona está en otra Casa Salesiana, a varios cientos de kilómetros de aquí. Tranquilo. Lo primero que tenés que hacer es abrir el documento en el Drive. Una ventana (como la de la figura de arriba) aparecerá sobre el documento y te pedirá los datos (nombre o ) de la persona con quien querés compartirlo: Enlace para compartir: Es el enlace que lleva directamente a tu documento. No podrá ser visto por nadie que no hayás invitado o que no haya iniciado sesión en Gmail o con su Quién tiene acceso: Cuando creas un archivo o documento el acceso se restringe automáticamente. Es decir, que la opción de editarlo es sólo tuya. Sin embargo, es aquí donde podés invitar y añadir personas para que colaboren. Lo único que tenés que hacer es escribir el o el nombre de las personas en el campo que dice Añadir a personas.

4 Desde allí, podés añadir a todas las personas que quieras que vean y trabajen sobre tu documento. Una vez hecho esto, sólo tenés que hacer clic en el botón verde que los contactos elegidos reciban una notificación de tu archivo compartido. para Un lector, dos lectores, varios lectores. Tus archivos compartidos pueden ser modificados al mismo tiempo por diferentes usuarios. En la esquina superior derecha podrás ver si hay más usuarios en tu documento trabajando. Si hacés clic, verás los usuarios conectados (cómo aparece en la imagen) y además podrás conversar en tiempo real con los colaboradores. Cómo se notifican los cambios realizados por los usuarios Si apuntamos a la colaboración en línea, es importante identificar los cambios hechos en un documento. Para esto, Google Drive tiene una herramienta práctica y sencilla llamada Historial de revisiones. Para abrir el historial de revisiones debés hacer clic en el texto que dice Última modificación hace x días por... La imagen de arriba muestra la ubicación en Google Drive, es decir, en la parte superior y a la derecha de la barra de menú.

5 El historial tiene un aspecto similar a la imagen de la derecha. La ventana informa los cambios que se hicieron al documento, ordenados por nombre de usuario, fecha y hora de modificación. Es muy práctico para revisar todas las modificaciones. Importante: Google Drive no envía alertas de cuando un usuario modifica un documento. Pero tranquilo, esos cambios siempre serán visibles en el historial de revisiones. Cada usuario tiene un color que lo identifica (es aleatorio en cada archivo). Los cambios que cada usuario realice serán marcados en ese color para identificarlos. En caso de imprimir un archivo, estos colores no serán impresos. Podés retornar a una revisión anterior de documento. Algo así como regresar en el tiempo y ver al achivo en su versión original. Listo para usar diariamente Google Drive! Usar el Drive ahorra tiempo y aumenta la capacidad de colaboración en línea. Y por supuesto, aprovecha todos los servicios de nuestra Ahora podés empezar a crear, compartir y cargar archivos en la nube con tu comunidad salesiana. Este es un trabajo de colaboración de la Oficina Nacional de Comunicación en la misión educativa de la era digital. Para más información visita el sitio y envía tus dudas o sugerencias al onc@donbosco.org.ar