PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA

Transcripción

1 Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directores de Investigación y Extensión de Facultad Profesional Vicerrectoría de Investigación y Extensión Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Febrero 12 de 2014 Resolución. 239 OBJETIVO Tramitar las solicitudes realizadas por los Directores de los proyectos durante la ejecución de los proyectos de investigación con financiación interna. ALCANCE Aplica para el trámite de las solicitudes realizadas durante la ejecución de los proyectos de investigación con financiación interna, desde que se registra la solicitud hasta que se ejecuta, tanto solicitudes de tipo financiero y administrativo. NORMATIVIDAD Creación de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Acuerdo Superior 073 de 2005 Estatuto de Investigación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 043 de 2011 Por el cual se reglamentan las auxiliaturas docentes, de investigaci6n, de extensión, administrativas y especiales. Acuerdo Superior 20 de Por el cual se modifican los artículos 4 y 6 del Acuerdo Superior 20 de Acuerdo Superior 55 de Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la UIS, y se adoptan otras disposiciones. Resolución 2527 de Por la cual se modifica el artículo primero de la resolución N 2527 del 10 de diciembre de Resolución 807 de 2015 Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de dirección de la UIS en asuntos contractuales y de ordenación del gasto. Resolución 2627 de 2015 Por el cual se adopta el Estatuto de contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 034 de Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la UIS. Acuerdo 050 de DEICIONES Y/O ABREVIATURAS ACUERDO: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal. COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión : Dirección de Investigación y Extensión de la Facultad OC: Orden de compra OPM: Orden de pago manual OPS: Orden de prestación de servicios OT: Orden de trabajo SIF: stema de Información Financiero SIVIE: stema de Información de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión SMLMV: Salario mínimo legal mensual vigente TR: Términos de referencia de la convocatoria UAA: Unidad Académico Administrativa VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión

2 Página 2 de 6 CONSIDERACIONES Durante la ejecución del proyecto, se debe enviar a la un informe de avance, especificamente a la mitad del tiempo total de duración del proyecto, para ello se debe utilizar ei formato de Informe final o de avance de proyectos de investigación con financiación Interna.51. Las solicitudes de tipo financiero incluyen contrataciones de servicios, compras, viajes, vinculación de estudiantes o traslados. Se deben adjuntar Los documentos soportes teniendo en cuenta los lineamientos de contratación vigente. Las solicitudes administrativas hacen referencia a otro sí, ajustes de los compromisos, cambio de director del proyecto, cambio de supervisor, entre otras. Cuando se requiere contratar una persona o empresa extranjera, o se cubran gastos de viaje o pasajes de aéreos y que derivado de ello, un extranjero debe ingresar al país, el extranjero debe solicitar visa de trabajo ante la ciudad de origen en caso que se incurran en honorarios, de lo contrario se solicita un permiso ante la autoridad competente en Colombia encargada de la migración. Según el Acuerdo del Consejo Superior , para la vinculación de Estudiantes de Maestría de Investigación hasta 2 SMLMV mensuales y para los de Doctorado hasta 3 SMLMV, se genera una OPM, si supera el monto anterior se realiza una OPS. Los recursos entregados al personal no de planta (gastos de viaje) deberán legalizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, entregando el Certificado de Comisión o Actividad a la Sección de Tesorería para realizar el registro correspondiente en el S IF.

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN Procedimiento predefinido Conector Conector de página TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Registra y envía solicitud 1. Registra y envía la solicitud con el fin de dar cumplimiento a los compromisos establecidos en el proyecto. Se utiliza el SIVIE para enviar solicitudes financieras, de lo contrario se envía por correo electrónico o en físico. Sujeto al tiempo del Proyecto proyecto rmatividad interna de contratación. Tutorial SIVIE. La solicitud es para ejecución presupuestal? A Pág.4 la solicitud no es para ejecución presupuestal, continúe con la actividad Revisa la solicitud La solicitud se puede aprobar? 4. Asigna Visto Bueno y completa documentos de la solicitud. 5. Revisa y registrar solicitud en el stema Financiero o Intranet Informa que no es posible realizar el trámite 2. Revisa la solicitud en el SIVIE, verificando que sea acorde a la propuesta aprobada, que el proyecto esté vigente, que se encuentren los documentos adjuntos, verifica el CDP y rubro del cual está solicitando recursos. 3. la solicitud no se puede aprobar, informa que no es posible realizar el trámite. (Se incluyen los casos en donde hay presupuesto pero no se ha contemplado en el proyecto inicial) 4. la solicitud se puede aprobar, le asigna VoBo en el SIVIE y completa la solicitud con los documentos requeridos según la normatividad de la contratación. 5. Revisa y registra solicitud en el SIF o intranet (según el caso), para darle trámite. ta: Para registrar la solicitud en el sistema se deben tener todos los documentos requeridos. Una vez realizada, el contratista procede a su ejecución. 5 Jornada *10 Jornadas OPS Sujeto a la recepción de los documentos (Actividades 4 y 5) 1Jornada: 1 día hábil : ½ día hábil

4 Página 4 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Ejecuta procedimiento definido 6. Ejecuta procedimiento definido según el estatuto de contratación actual. Sujeto al tiempo del Proyecto y Contratista Contratista Proyecto rmatividad interna de contratación. Hay algún inconveniente? hay algún inconveniente: 7.Informa al responsable y resuelve el problema 7. Informa al responsable ( Proyecto Contratista) y resuelve el problema. 8. Autorizar el ordenador del gasto. 8. no hay inconvenientes para realizar el pago, lo autoriza. 1 Jornada A 9. Revisa la solicitud y completa la información requerida 9. Revisa la solicitud del proyecto y completa la información requerida, de acuerdo con los criterios fijados en los TR y el COIE. 1 Jornada TR de las convocatorias internas La solicitud requiere revisión por el COIE? B Pág.5 la solicitud requiere revisión por el COIE, continua con la actividad 11. El aprueba la solicitud? C Pág.5 no se requiere revisión por el COIE y el aprueba la solicitud, continua con la actividad 12. D 10. Comunica al investigador la decisión de no aceptar la solicitud 10. el no aprueba la solicitud, comunica al Director del proyecto la decisión de no aceptarla. 1Jornada: 1 día hábil : ½ día hábil

5 Página 5 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA B 11. Presenta solicitud ante el COIE 11. Presenta la solicitud ante el COIE. ta: el COIE se realiza una vez por semana. 1 5 Jornadas El COIE considera pertinente la solicitud? D Pág. 4 el COIE no considera pertinente la solicitud, el comunica al proyecto. C 12. tifica la aceptación de la solicitud 12. el COIE considera pertinente la solicitud, notifica al director del proyecto la decisión de aprobación. La solicitud es modificación de convenio? 13.Diríjase al PIN 03 En caso que sea aceptada la solicitud por el COIE y se requiera la modificación de un convenio elaborado con una empresa externa continua con la actividad Diríjase al Procedimiento para la modificación de convenios o contratos de los proyectos de investigación- PIN.03. Ver PIN.03 Ver PIN.03 PIN.03 Modificación de convenios o contratos de los proyectos de investigación. 14. Ejecuta la solicitud y solicita actualización en el SIF 14.Ejecuta la solicitud aprobada, solicita la actualización en el SIF a la Sección de Presupuesto y a la División de Servicios de Información, e informa al técnico del SIVIE. 15. Actualiza información del proyecto en el SIVIE 15. Actualiza la información del proyecto en el SIVIE. Técnico SIVIE 1Jornada: 1 día hábil : ½ día hábil

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 12 de 2014 Creación del documento. 02 Agosto 06 de 2015 Modificación quién revisó el documento, el objetivo, alcance, normatividad, definiciones y/o abreviaturas y consideraciones. Unión de las actividades anteriores 1 y 2, 5 y 6. Modificación de las anteriores actividades 4, 5, 12, 14, 15, 16, 18, 20 y 21. Modificación del condicional La solicitud es financiera?, La solicitud amerita revisión por parte del COIE? Y El considera pertinente la solicitud?. Inclusión del condicional: La solicitud es modificación de convenio? Eliminación de las anteriores actividades: 3, 7, 8, 9, 10, 11 y 19. Eliminación de los condicionales: Tiene disponibilidad presupuestal?, Hay algún inconveniente con la documentación? y Desea apelar la decisión? Inclusión de las nuevas actividades 2, 6, 13 y 15. Inclusión documento de referencia en la actividad 1. Se incluye la columna de tiempo estimado de las actividades, descripción 1 jornada y ½ jornada, y se modifica la numeración de los conectores. 03 Julio 29 de 2016 Modificación de la normativa y eliminación de la consideración que menciona los procedimientos de contratación. 04 Septiembre 27 de 2016 Se incluye el Acuerdo Superior 55 de 2014 en la normatividad.