SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA. Instructivo para Registro, Seguimiento y/o Evaluación del Plan de Acción

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO ELABORAR PLAN DE ACCIÓN Instructivo para Registro, Seguimiento y/o Evaluación del 18/06/2014 El presente documento contiene los pasos para registrar la información del seguimiento al plan de acción que contiene las iniciativas más importantes asignándoles responsables, tiempo y recursos para lograr los objetivos y metas de la entidad. DE-I-001 V.01

2 INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE MARCO NORMATIVO INSTRUCCIONES PARA INGRESAR LA INFORMACIÓN DE METAS Y RECURSOS DEL PLAN DE ACCIÓN INSTRUCCIONES PARA INGRESAR LA INFORMACIÓN DEL SEGUIMIENTO Y/O EVALUACION. 8 1 DE-I-001 V.01

3 INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, ha elaborado el documento Instructivo para registro de Metas en el El debe entenderse como una herramienta flexible que, caracterizada como un ejercicio y una práctica constante de planeación, debe permitir la ejecución eficiente, eficaz y oportuna de los procesos institucionales en correspondencia con las dinámicas internas y externas que permanentemente se presentan e influyen en el quehacer institucional, con el fin de dar respuesta a la demanda del sector productivo y social. El Institucional es el agregado de los Planes de Acción de todas las dependencias de la entidad (Centro de Formación Profesional, Direcciones Regionales, Direcciones de Área y Oficinas de la Dirección General). Cada una de estas dependencias deberá formular su respectivo, los cuales tendrán seguimiento para que al final del período se establezca una autoevaluación, la cual servirá como insumo principal para la formulación del de la siguiente vigencia. 1. OBJETIVO Generar una herramienta que permita registrar las iniciativas más importantes asignándoles responsables, tiempo y recursos para lograr los objetivos y metas de la entidad, las cuales tendrán seguimiento el cual servirá como insumo principal para la formulación del de la siguiente vigencia. 2. ALCANCE Aplica a: Centros Formación, Regionales y las Dependencias de la Dirección General responsables del plan de acción. 3. MARCO NORMATIVO Ley 1474 del 12 de julio 2011, CAPÍTULO VI Artículo 74 2 DE-I-001 V.01

4 4. INSTRUCCIONES PARA INGRESAR LA INFORMACIÓN DE METAS Y RECURSOS DEL PLAN DE ACCIÓN 4.1 Haga doble clic en su navegador: Internet Explorer o Mozilla o Google Chrome 4.2 Copie la siguiente Url: Seleccione la Url anterior, haga clic en el botón derecho del mouse y marque la opción Copiar. 4.4 En la barra de dirección del navegador, seleccione su contenido y borre con tecla suprimir, luego 4.5 Haga clic en el botón derecho del mouse y elija la opción pegar. 4.6 Presione la tecla Enter. 4.7 Digite su usuario y clave. 3 DE-I-001 V.01

5 Haga clic en el botón Entrar. 4.8 Módulo de Aplicativo Plan Acción - Plan Acción Ejecución 4 DE-I-001 V.01

6 Todas las dependencia (Centros de Formación, Regionales o Dependencias de la Dirección general), responsables del, tienen que actualizar la información para la vigencia en curso, dando clic en el botón Plan Acción Ejecución Vigencia XXXX marcada con el número 1. A. Haga clic en la opción Plan Acción Ejecución - Si sale el mensaje de no autorizado, comuníquese con su asesor del Grupo de Planeación Operativa de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo de la Dirección General. Para salir del mensaje, haga clic en el botón cancelar - Si su clave es correcta y como usuario está autorizado para ejecutar este programa el aplicativo le mostrara el siguiente formato para registrar esta información. 4.9 Formulario de Registro de la Información. 5 DE-I-001 V.01

7 4.9.1 Verifique que el Centro de Formación, Regional o Dependencia de la Dirección General es la correcta En los campos habilitados para el registro de la información verifique y corrija si se hace necesario la información para la vigencia de la fecha de inicio y terminación de la actividad, recurso físico, recurso tecnológico, recurso financiero por convenio, recurso financiero por alianzas, recurso humano, responsable de la actividad, cargo responsable de la actividad y la meta. Para Grabar haga clic en el botón Confirmar Recuerde que si Usted después de capturar la información no le da clic en el botón Confirmar y digita la tecla Enter, la información no queda grabada en la base de datos y esto significará que tendrá que volver a digitar nuevamente Botones Formulario de Registro de la Información Opción 1. Botón Confirmar y Enter, si desea grabar la información (Recuerde que puede dar grabar cuantas veces necesite. También puede cambiar la información cundo lo necesite Opción 2. Botón Atrás, si desea salir Cierre dando clic en el botón (X) ubicado en la parte superior derecha de su pantalla Botón 3. Para ver el presupuesto asignado para la vigencia por los diferentes proyectos de inversión con los que se financia la entidad. 6 DE-I-001 V.01

8 En este pantallazo no puede modificar la información, solo es de carácter informativo. Se puede revisar y salir Haga clic en el botón Cancelar para salir Con la punta de flecha (margen inferior derecha) y con clic sostenido, puede redimensionar la ventana para una mejor visualización Haga clic en la (X) para salir Si desea modificar algún dato, ingrese nuevamente al aplicativo y modifíquelo, antes de avisar a su Regional que ya terminó de digitar la información para la vigencia, ya que una vez la Regional informe a la Dirección de Planeación que ha terminado de ingresar la información, ningún Centro de Formación podrá realizar ninguna modificación Botón 4 para generar la evidencia de la información registrada Una vez registre toda la información y regrese a la siguiente pantalla Haga clic en el botón Salir. 7 DE-I-001 V.01

9 5. INSTRUCCIONES PARA INGRESAR LA INFORMACIÓN DEL SEGUIMIENTO Y/O EVALUACION 5.1 El primer paso es el registro de la información que debe llevarse a cabo por los Centros de Formación, Regionales y Áreas de la Dirección General de la siguiente manera: Se debe dar Doble Click en su navegador: Internet Explorer, Mozilla o Google Chrome Copie la siguiente Url : Seleccione la Url anterior, luego debe dar click en el Botón derecho del mouse y marcar la Opción Copiar En la barra de dirección del navegador, seleccione su contenido y borre con tecla suprimir, luego Dar clic en el botón derecho del mouse y elegir la opción pegar Presione tecla enter Digite su Usuario y clave y luego clic en el botón entrar, como se muestra en la siguiente pantalla: 8 DE-I-001 V.01

10 5.1.8 El aplicativo lo lleva al Módulo de Acceso - Plan Acción. En este módulo seleccione el botón Guía para el Registro de la Información de la vigencia correspondiente. Todas Las dependencia (Centros de formación, Regionales y o Dependencias de la Dirección general) responsables del, registrarán la ejecución de los indicadores para el periodo al cual se le realiza el seguimiento dando clic en el botón Plan Acción Vigencia Actual (2014) ; en la imagen marcada con el número 2 se podrá visualizar este mismo documento Dar Clic en Plan Acción Ejecución - Si sale el mensaje de no autorizado se debe comunicar con su asesor del Grupo de Planeación Operativa de la Dirección de Planeación. 9 DE-I-001 V.01

11 Para salir del Mensaje de clic en el botón cancelar - Si Su clave es correcta y como usuario está autorizado para ejecutar este programa el aplicativo le mostrara el siguiente formato para registrar esta información Formulario de Registro de la información Verifique que el Centro de Formación, Regional u Oficina es la correcta En los campos habilitados para el registro de la información registre la ejecución al periodo que se solicite en los indicadores habilitados para ello; en el campo SJ (sin Justificacion), se debe diligenciar la información una vez la Dirección Regional o Dirección de Planeación ingrese la observación al Plan. Para Grabar de Clic en el botón Confirmar Recuerde que si usted después de capturar la información no le da clic en el botón Confirmar y digita la tecla enter la información no queda grabada en la base de datos y esto significará que tendrá que digitarla nuevamente Otros botones. 10 DE-I-001 V.01

12 A. Opción 1: Botón Confirmar si desea grabar la información (Recuerde que puede dar grabar cuantas veces necesite; también puede cambiar la información cundo lo necesite. B. Opción 2: Si desea salir de clic en el botón atrás. Cierre haciendo clic en el botón (X) ubicado en la parte superior derecha de su pantalla. C. Botón 3: Es para ver el presupuesto asignado y ejecutado a abril de 2014 por los diferentes proyectos de inversión con los que se financia la entidad. 11 DE-I-001 V.01

13 En este pantallazo no puede modificar la información solo sirve de carácter informativo se puede revisar y salir. 1. Dar clic en el botón Cancelar para salir. 2. Con este Punta de Flecha y con clic sostenido, puede redimensionar la ventana para una mejor visualización. D. Si desea modificar algún dato, vuelva e ingrese al aplicativo y modifíquelo antes de avisar a su regional que ya termino de digitar la información a abril de 2014, ya que una vez la regional informe a la Dirección de Planeación que ha terminado de ingresar la información, ningún centro podrá realizar modificaciones. E. Botón 4: es para generar la evidencia de la información registrada Una vez registre toda la información de clic en el botón atrás y regresará a la siguiente pantalla Dar clic en el botón Salir. 5.2 El segundo pasó luego de registrar la información los Centros de Formación, Regionales y Áreas de la Dirección General es el seguimiento, el cual es realizado por las Regionales a sus Centros o por la Dirección de Planeación para el caso de las Regionales que están conformadas por un solo Centro de Formación y las Dependencias de la Dirección General, la Dirección de Planeación Realizara el seguimiento tanto del Centro como de la Regional y las Áreas de la Dirección General; adicionalmente la Dirección de Planeación realizara el seguimiento de los Despachos Regionales que están conformados por más de un Centro de formación; según el caso se debe dar clic en el botón: 12 DE-I-001 V.01

14 Y luego dando clic en el botón Allí se visualizaran los Centros de Formación de la Regional, donde para visualizar lo registrado por ellos se deberá colocar el puntero del mouse sobre el respectivo nombre luego dar clic con el botón izquierdo del mouse y posteriormente deberán dar clic en el botón En el campo (Observación al Plan por parte de Dirección regional y/o Dirección Planeación) los Directores regionales o la Dirección de Planeación según sea el caso podrán colocar las observaciones que consideren pertinentes a la ejecución a Abril de 2014 y luego deben dar clic en el botón Para que se guarde la información. Por su parte los Centros de Formación, Dependencias o Regionales podrán colocar una justificación al seguimiento realizado por las Regionales o por la Dirección de Planeación según sea el caso ingresando al plan dando clic en el botón Y luego dando clic en el botón Allí visualizaran la (Observación al Plan por parte de Dirección regional y/o Dirección Planeación) y en el campo (Justificación del plan por parte de la dependencia) colocaran la justificación a las observaciones según sea el caso. Y posteriormente dar clic en el botón 13 DE-I-001 V.01

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