GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 GESTIÓN DE LA CALIDAD Qué es el sistema de Gestión de la Calidad (SGC)? bjetivos clave del SGC Beneficios de la implementación de un SGC Etapas de implementación de un SGC

2 Qué es un SGC? Es una forma de trabajar mediante la cual una organización asegura la satisfacción de las necesidades de sus clientes. Planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos Bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas

3 Qué es un SGC? Un SGC es la manera en la que una organización dirige y controla aquellas actividades empresariales que están asociadas con la calidad. bjetivos: ptimización de recursos Reducción de fallas Reducción de costos Satisfacción propia Satisfacción del cliente

4 bjetivos de un SGC Al término de un programa de mejoramiento continuo las empresas estarán en capacidad de: Recibir un diagnóstico de la situación actual de la eficiencia de sus procesos. Generar la conciencia necesaria en la alta dirección para que permita producir un cambio organizacional. Desarrollo de una nueva cultura empresarial orientada a la innovación. Todos los niveles de la organización se involucran.

5 bjetivos de un SGC Distinguir y aplicar los principios de mejoramiento continuo y gestión de la calidad con base en la norma IS-9001, dentro de la organización. Aplicar el ciclo PDCA para la solución de problemas específicos de las empresas. Elaborar el manual de calidad, procedimientos, instructivos de trabajo y demás documentación que le garanticen la implementación del SGC. Implantar el SGC en la organización.

6 Beneficios de trabajar con un SGC Mejora continua de la calidad de los productos que ofrece Atención amable y oportuna a sus usuarios Transparencia en el desarrollo de procesos Asegurar el cumplimiento de sus objetivos, en el apego a las leyes y normas vigentes Reconocimiento de la importancia de sus procesos e interacciones Integración del trabajo, en armonía y enfocado a procesos

7 Beneficios de trabajar con un SGC Adquisición de insumos acorde con las necesidades Delimitación de funciones del personal Mejores niveles de satisfacción y opinión del cliente Aumento de la productividad y eficiencia Reducción de costos Mejor comunicación, moral y satisfacción en el trabajo Una ventaja competitiva y aumento en las oportunidades de ventas

8 Se puede expresar el modelo de SGC basado en procesos de la siguiente manera

9 Requisitos Generales de un SGC Requisitos Generales de un SGC. La organización debe: Determinar los procesos necesarios para el SCG y su aplicación Determinar la secuencia e interacción de los procesos Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos

10 Requisitos Generales de un SGC Requisitos de la documentación. Debe incluir: Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de calidad Un manual de calidad Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional Los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos

11 Requisitos Generales de un SGC Manual de calidad. Debe incluir: El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo detalles y justificación de cualquier exclusión. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de la gestión de la calidad, o referencia a los mismos. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad

12 Requisitos Generales de un SGC Control de documentos. Establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

13 Requisitos Generales de un SGC Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables Asegurarse de que los documentos de origen externo, determinados necesarios, se identifican y que se controla su distribución Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

14 Etapas de Implementación de un SGC

15 Etapas de Implementación de un SGC El SGC tiene su soporte en el sistema documental el cual es de vital importancia en el logro de la calidad. Existen varias guías para implementar un SGC El factor común entre todas ellas es la elaboración de la documentación. A continuación se presenta un esquema de una metodología propuesta.

16 Etapas de Implementación de un SGC Fuente: tomada de Rodriguez, Zulem, «Metodología para la Implementación de un Documental IS 9000», www. gestiopolis.com/recursos/documentos,2005

17 ETAPA 1: Determinación de las necesidades de documentación Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización Deben garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas Tarea 1: Estudiar en las normas IS9000 los elementos de la documentación aplicables a la organización. Se pueden determinar qué procesos documentar además de la exigencia de los siguientes:

18 ETAPA 1 a) Declaraciones documentadas de una política de calidad y objetivos de la calidad b) Manual de Calidad c) Procedimientos documentados para Control de documentos, control de los registros de calidad, auditorías internas, control de productos no conformes, acciones correctivas, acciones preventivas. d) Registros para: revisiones efectuadas por la dirección al SGC, educación, formación, habilidades y experiencia personal; procesos de realización del producto y cumplimiento de los requisitos del producto, revisión de los requisitos relacionados con el producto, elementos de entrada del diseño y desarrollo, (continúa en la sig. Diap.)

19 ETAPA 1 d) resultados de la verificación del diseño y desarrollo, resultados de la validación del diseño y desarrollo, control de cambios del diseño y desarrollo, evaluación de proveedores, control de los equipos de medición y seguimiento cuando no existen patrones nacionales o internacionales, resultados de la verificación y calibración de los instrumentos de medición, auditorías internas, autoridad responsable de la puesta en uso del producto, control de productos no conformes, acciones correctivas, acciones preventivas.

20 ETAPA 1 Tarea 2: Estudiar regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve la organización, para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de estos requisitos legales. Tarea 3: Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos. Las organizaciones tendrán que contar con: manual de calidad, manuales de procedimientos, procedimientos generales y específicos, registros, planes de calidad, especificaciones.

21 ETAPA 1 Además podrán existir otros documentos como: Planes de inspección y ensayo, expedientes maestros de los productos, informes, planos, dibujos y esquemas, etiquetas, certificados, prospectos, reglamentos facturas, tarjetas de almacenamiento, modelos, instrucciones.

22 ETAPA 2: Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización Conocer la situación de la documentación en la organización, comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior. Tarea 1: Elaborar la guía para el diagnóstico Tener en cuenta necesidades de documentación y los requisitos que debe cumplir la documentación. Tarea 2: Ejecutar el diagnóstico Utilizar la guía y aplicar técnicas como: observación, entrevista, revisión de documentos.

23 ETAPA 2 Tarea 3: elaborar y presentar informe de diagnóstico Debe contener: Los documentos existentes por proceso Su adecuación o no a los requisitos Su utilización correcta o no de acuerdo con los resultados del diagnóstico Debe presentarse a la alta dirección

24 ETAPA 3: Diseño del sistema documental Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del sistema documental Tarea 1: Definir la jerarquía de la documentación: Usualmente se utiliza el criterio de la pirámide que aparece en la IS 10013:94

25 ETAPA 3 tro criterio es el que clasifica los documentos regulatorios en tres niveles: Manual de Calidad Procedimientos generales Procedimientos específicos, especificaciones y otros documentos Los registros al no ser documentos regulatorios no están dentro de esta clasificación.

26 ETAPA 3 Tarea 2: definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel. La elaboración de la documentación debe ser desplegada por toda la organización de acuerdo con los niveles jerárquicos previamente establecidos. El Manual de Calidad debe ser elaborado por personas de diferentes áreas conducido por un representante de la dirección Los Procedimientos Generales deben ser elaborados por personal de los mandos intermedios Los Procedimientos Específicos, especificaciones, registros, etc., por el personal que los utilizará posteriormente.

27 ETAPA 3 Tarea 3: Definir estructura y formato del Manual de Calidad. Debe contar con: Título, resumen acerca del manual, tabla de contenido, breve descripción de la organización, alcance, términos y definiciones, SGC, responsabilidad de la dirección, gestión de recursos, materialización del producto; medición, análisis y mejora. Debe tener en cuenta el cumplimiento de requisitos y facilitar su consulta y actualización

28 ETAPA 3 Tarea 4: Determinar los procesos de la documentación. Gestión de la documentación técnica

29 ETAPA 3 Utilización de la documentación Se desagregaron estos procesos generales en sus procesos específicos Determinación de necesidades de documentación Asignación de responsabilidades y recurso Determinación de prioridades Elaboración y aprobación del Plan PLANIFICACIÓN DE LA ELABRACIÓN ENTRADAS: información sobre la necesidad de la documentación y la posibilidad real de satisfacer esta necesidad SALIDAS: Plan de elaboración de documentos

30 ETAPA 3 Búsqueda de información actualizada Confección del proyecto de documento Revisión y corrección por el elaborador ELABRACIÓN ENTRADAS: Plan de elaboración de documentos SALIDAS: Proyecto de documento

31 ETAPA 3 Recepción del proyecto por la persona designada Revisión de información de los resultados al elaborador Acuerdo entre el elaborador y el que revisa Corrección del proyecto de documento REVISIÓN ENTRADAS: Proyecto de documento SALIDAS: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar

32 ETAPA 3 Tarea 5: Establecer flujo de la documentación rganizar el flujo de la documentación de manera que garantice que los documentos estén en el lugar requerido y de manera oportuna. La información debe ser accesible a personas autorizadas. Tarea 6: Confeccionar el plan de elaboración de documentos Tarea 7: planificar la capacitación del personal implicado Determinar necesidades de capacitación y recursos disponibles

33 ETAPA 4: Elaboración de los documentos Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel. Tarea 1: Capacitar al personal implicado Tarea 2: Elaborar los procedimientos generales se recomienda basarse en la siguiente tabla:

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35 ETAPA 4 Tarea 3: Elaborar en Manual de Calidad De acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño Participación de todas las áreas involucradas Tarea 4: Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior Tarea 5: Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado Se debe realizar a medida que se vaya elaborando

36 ETAPA 5: Implantación del sistema documental Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados Tarea 1: Definir el cronograma de implantación Tener en cuenta las características de la organización y los recursos Tarea 2: Distribuir la documentación a todos los implicados Tarea 3: Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación En caso de ser necesario, tomar medidas preventivas lo antes posible

37 ETAPA 6: Mantenimiento y mejora del sistema Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continua Tarea 1: Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora. Tarea 2: Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación.

38 Taller Elaborar un mapa mental de los objetivos, beneficios y etapas de un SGC Enviar al correo asoria@uazuay.edu.ec para la siguiente clase