MANUAL PLATAFORMA HANNA AFILIACIONES EN LÍNEA Versión 1.0

Transcripción

1 MANUAL PLATAFORMA HANNA AFILIACIONES EN LÍNEA Versión 1.0

2 Bienvenido a nuestra nueva Plataforma de Servicios Hanna Para acceder y disfrutar de todos los servicios que tenemos disponibles para usted, lo invitamos a crear el usuario con el que podrá tener acceso a ellos. Diríjase a la parte superior derecha de nuestra página web ( en la opción Registrarme Una vez dentro de la plataforma, en el espacio de aplicaciones disponibles, deberá aparecer la aplicación Afiliaciones en Línea, si no es asi, usted deberá solicitar la aplicación. Ver instructivo Solicitar Aplicación. En el momento en que haya solicitado la aplicación y ésta haya sido aprobada por la persona encargada, le aparecerá como se muestra en la imagen a continuación, debe hacer click en el botón acceder para ingresar a esta plataforma:

3 Una vez dentro de la aplicación, usted se encontrará con una ventana en la que deberá seleccionar la empresa y la sucursal por la cual usted ingresará a realizar procesos en la plataforma y luego hacer click en el botón Acceder.

4 Habiendo accedido, se le mostrarán todas las opciones que se tienen disponibles en la opción de Afiliaciones en Línea que son un total de 12:

5 Lea detenidamente para qué sirve cada una de estas opciones: En ésta opción usted podrá ingresar una solicitud de afiliación de nuevo trabajador a la caja de Compensación. Usted deberá hacer click en el botón Acceder y luego se cargará un formulario en el que deberá diligenciar toda la información.

6 Al terminar de diligenciar todos los campos (* se considera obligatorio) y se haya verificado que los datos sean correctos, deberá hacer click en el botón Nuevo Trabajador. Inmediatamente el sistema le mostrará un formulario que tiene tres pestañas DATOS DEL TRABAJADOR, DATOS DEL CONYUGE Y PERSONAS A CARGO, en el que usted debe llenar la totalidad de los datos que allí le solicitan, para que el envío pueda ser exitoso. Recuerde que toda la información que debe diligenciar es de carácter personal del trabajador y que NO es correcto colocar en campos como dirección, teléfono y correo electrónico, los datos de la empresa, pues esto hace que los usuarios de acceso a la Plataforma web y App sean bloqueados.

7 PESTAÑA DATOS DEL TRABAJADOR

8 El menú que aparece en la parte izquierda de este formulario tiene dos opciones: GUARDAR BORRADOR, como su nombre lo indica, le permite Guardar un borrador de la información del trabajador que está ingresando, esto para los casos en los que al trabajador le haga falta algún documento o información, presiona esta opción y la información registrada hasta ese momento se guardará y usted podrá continuar el proceso en el momento en que tenga la documentación completa. Estas solicitudes pendientes por terminar, le aparecerán en la pantalla principal mostrandole el estado actual, y las opciones Continuar, para seguir el proceso y Anular para finalizar o eliminar el proceso de afiliacion de la persona relacionada. ENVIAR SOLICITUD, en el momento en que usted finalice el diligenciamiento del formulario con todos los datos requeridos y haya adjuntado todos los documentos para legalizar la afiliación, debe hacer click en esta opción para enviar su formulario, el cual será revisado por el área de afiliaciones para su aprobación si todo está en orden o para su devolución si alguno de los documentos adjuntos no cumple con lo requerido. Debajo de éste formulario, aparecerá una sección para adjuntar la documentación necesaria para legalizar la afiliación del trabajador, asegúrese de leer atentamente las instrucciones para que realice el proceso de cargue de documentación de forma correcta y evitar inconvenientes.

9 OJO: Si el estado civil del trabajador es CASADO o UNIÓN LIBRE, pero NO tiene la documentación requerida para la afiliación del conyuge, agradecemos colocar el estado civil de éste en SOLTERO, para que pueda legalizar la afiliación del trabajador, pues de otra forma el sistema no le permitirá realizar el ingreso por falta de documentación y una vez tenga toda la documentación puede hacer el proceso de afiliación del conyuge.

10 PESTAÑA DATOS DEL CONYUGE Debajo de éste formulario, aparecerá una sección para adjuntar la documentación necesaria para legalizar la afiliación del Cónyuge, asegúrese de leer atentamente las instrucciones para que realice el proceso de cargue de documentación de forma correcta y evitar inconvenientes.

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12 PESTAÑA PERSONAS A CARGO Por cada beneficiario que el trabajador tenga a cargo, usted deberá diligenciar la información solicitada en el formulario y hacer click en el botón del final del formulario Agregar Beneficiario. Al final de la pagina se irán colocando uno a uno en el orden que ingrese los

13 beneficiarios del trabajador, para luego realizar el proceso de adjuntar los archivos o documentos requeridos para legalizar la afiliación de los mismos. Por cada beneficiario que sea agregado, se deberán adjuntar los documentos correspondientes, teniendo en cuenta el parentezco, en el momento que desee podrá eliminar el proceso de afiliacion de beneficiarios.

14 En esta opción, usted podrá ver el estado de todas las solicitudes de Afiliación de trabajadores que haya realizado hasta el momento de su consulta. Si han sido, aprobadas, rechazadas, si están en estado pendientes o en borrador. En esta opción usted podrá realizar proceso de afiliación de beneficiarios de trabajadores que ya estén afiliados a nuestra caja de compensación, que inicialmente no tenian beneficiarios o que los tenian pero no tenían la documentación requerida completa.

15 Al acceder a esta opción se mostrará este espacio en el que deberá digitar el numero de identidad del afiliado y el sistema validará la información registrada hasta el momento, si ya tiene beneficiarios, cargará los registrados para que usted solo afilie a los beneficiarios que hagan falta.

16 En esta opción usted podrá verificar todas las solicitudes de afiliación de beneficiarios que hayan sido enviadas hasta el momento de la consulta, con sus respectivos estados: Aprobados, Rechazados, En borrador como se muestra a continuación.

17 En esta opción usted podrá realizar el proceso de afiliación de cónyuges de trabajadores que ya se encuentren afiliados o registrados en nuestra base de datos. Asegúrese de tener toda la documentación requerida para poder realizar el proceso de afiliación. Usted deberá digitar el número de cédula del trabajador y el sistema verificará los datos para poder registrar el cónyuge.

18 En este formulario deberá diligenciar todos los datos teniendo en cuenta que los marcados con * son campos obligatorios.

19 En esta opción usted podrá verificar el estado en el que se encuentran las solicitudes de afiliación de cónyuges hasta el momento de su consulta. Podrá ver si se encuentran Aprobados, Pendientes, Rechazados o en borrador.

20 En esta opción usted pordrá realizar el reintegro de trabajadores que alguna vez estuvieron afiliados a esta Caja de Compensación Familiar, bajo la misma razón social o una diferente y también para los casos en los que el trabajador sea retirado y vuelva a ingresar. Usted deberá diligenciar la totalidad de la información verificando que la que está en nuestra base de datos sea la correcta o si existen cambios estos deberán ser registrados por usted. En esta opción usted podrá verificar el estado en el que se encuentran las solicitudes de reintegro de trabajadores que hayan sido realizadas por usted, hasta el momento de su consulta. Podrá ver si se encuentran Aprobadas, Pendientes, Rechazados o en borrador.

21 En esta opción usted podrá realizar el proceso de afiliación masiva de trabajadores que no hayan estado afiliados a Cajacopi Caja de Compensación Familiar NUNCA, es decir que ésta sea su primera vez. Usted deberá descargar un formato de excel en el que debe diligenciar la totalidad de los datos. Tenga en cuenta que si al menos 1 de los trabajadores que usted registró ya se encuentra en nuestra base de datos, el archivo será rechazado, mostrándole el número de identificación que ya se encuentra registrado.

22 En esta opción usted podrá registrar una nueva sucursal de la empresa principal por la que está accediendo a nuestra plataforma. Tenga en cuenta que las sucursales deberán estar registradas bajo la razon social principal y el mismo NIT. No olvide diligenciar todos los campos requeridos como obligatorios.

23 En esta opción usted podrá verificar los trabajadores que se encuentran registrados en nuestra base de datos con su respectivo estado de afiliación: Activo, Retirado, Suspendido. Este reporte puede ser exportado en formato Excel.

24 En esta opción usted podrá descargar tres tipos de certificaciones: Listado Trabajadores Certificado Afiliación Empresa Certificado de Trabajador (Con y sin beneficiarios) En esta opción usted podrá descargar en formato PDF el certificado de todos los trabajadores que se encuentran registrados en nuestra base de datos con su respectivo estado de afiliación: Activo, Retirado, Suspendido y fecha de Afiliación.

25 En esta opción usted podrá descargar en formato PDF el certificado de afiliación de la empresa por la cual usted está dentro de la plataforma., con fecha de afiliación a nuestra Caja de Compensación Familiar. En esta opción usted podrá descargar en formato PDF el certificado de afiliación de trabajador ingresando el número de cédula en una ventana que se despliega al momento de hacer click en el botón Generar. En esa ventana usted deberá digitar el número de cédula de su trabajador y tendrá la opción de descargar la certificación con Beneficiarios y sin Beneficiarios. Recuerde: El usuario (correo electrónico) y contraseña que utilice para ingresar a nuestra plataforma web Hanna, será la misma para acceder a nuestra App Movil.