Otorgamiento de Estímulo Económico Puntos de Cultura
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- Virginia Lozano Jiménez
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1 Codificación: MCJ-PS-GDSC-PC-001 MACROPROCESO Gestión y Desarrollo Social l PROCESO Puntos de PROCEDIMIENTO Versión: 1 de 1 Aprobado por la Comisión Institucional de Procesos y Procedimientos en Acta de la Sesión: 016 de fecha: 15 Diciembre 2015 Acuerdo: 3 CONTROL DE CAMBIOS Versión: Fecha de actualización: Descripción del cambio: 1 02 Diciembre 2015 Emisión Presentado por: Mediante: Fresia Camacho Rojas oficio DC-A Instancia Responsable: Dirección de de fecha: 03 Diciembre 2015 Avalado por: Jefe Instancia Responsable Autorizado por: Comisión Institucional de Procesos y Procedimientos
2 Otorgamiento de Estímulo Económico Puntos de Danny Villalobos Fonseca Actualización: 02/12/ Introducción i. Objetivo del proceso Definir la secuencia de tareas que se deben ejecutar para el. ii. Alcance El presente procedimiento aplica para el, a cargo del Departamento de Fomento l, de la Dirección de del Ministerio de y Juventud. El Programa Puntos de está dirigido a organizaciones con personalidad jurídica, cuyo quehacer sociocultural impacta positivamente la sociedad. 2. Responsabilidades i. Responsable del proceso Departamento de Fomento l ii. Unidades ejecutoras sigla nombre J UTE ADM EQC AJ CSEL DFC DC DM Jefe Departamento de Fomento l Unidad Técnica Coordinador Administrativo Equipo de Comunicación de la Dirección de Asesoría Jurídica Comisión Seleccionadora Director de Ministro 3. Limitaciones asociados La ejecución del Programa Puntos de queda sujeto a la disponibilidad presupuestaria. Capacidad limitada de recurso humano del Departamento de Fomento l, para la aplicación del presente procedimiento. 4. Referencias documentales Decreto C Creación del Programa Puntos de del Ministerio de y Juventud. Convenios firmados por las partes interesadas Normativa institucional
3 Danny Villalobos Fonseca Actualización: 02/12/ Diagrama SIPOCR Proveedores Insumos Proceso Productos Clientes / usuarios Requerimientos del cliente Casa Presidencial (Leyes y Decretos) Decreto Creación del Programa Puntos de Realizar convocatoria del Programa Puntos de Estímulo económico Organizaciones, asociaciones, cooperativas, colectivos o agrupaciones con personería jurídica y sin fines de lucro Reglamento Claro, lineamientos de pago claros, pagos puntuales, asesoría, procesos de selección transparentes Departamento de Fomento l (Dirección de ) Convocatoria Programa Puntos de Seleccionar y adjudicar Acompañamiento Organizaciones, asociaciones, cooperativas, colectivos o agrupaciones con personería jurídica y sin fines de lucro Formulario de solicitud Gestionar legal y adm inistrativamente los Comisión Seleccionadora del Programa Puntos de Actas de la Comisión Seleccionadora del Programa Puntos de Evaluar ejecución de los Departamento de Asesoría Jurídica Convenio Dirección de Presupuesto
4 Danny Villalobos Fonseca Actualización: 02/12/ Diagrama de Flujo # ACTIVIDADES Convocar a reunión a la Unidad Técnica para definir las bases de participación, fechas y sedes para la recepción de Realizar la reunión para definir las bases de participación, fechas y sedes para la recepción de Realizar la convocatoria para la recepción de los participantes del Programa UNIDADES EJECUTORAS J UTE CSEL ADM EQC AJ DFC DC DM El equipo de comunicación colabora con la difusión de la información del Programa Puntos de. 4 Brindar asesoría a organizaciones, asociaciones, cooperativas, colectivos o agrupaciones para la presentación de 5 Recibir los participantes 6 Registrar y Clasificar los participantes según las categorías establecidas 7 8 Conformar la Comisión Seleccionadora del Programa de Puntos de Verificar que las propuestas y los postulantes cumplan con los requisitos establecidos en las bases de participación Cumplen las propuestas y los postulantes con los requisitos establecidos en las bases de participación? NO S 10 La Comisión está conformada según se dicta en artículo N 11 del decreto ejecutivo N C del 28 de julio de 2015 La Unidad Técnica efectúa la revisión inicial y posteriormente la Comisión Seleccionadora realiza la revisión final 9 Contactar a los postulantes con el fin de aclarar dudas o solicitar información adicional (en caso de que se requiera) Si se aclaran las dudas se continua con el paso 10 y si no aporta lo requerido el proyecto no es tomado en cuenta Estudiar los recibidos, priorizándolos según su pertinencia e impacto a escala local, comunitaria y/o nacional Seleccionar ganadores procurando respetar una distribución equitativa entre todas las regiones geográficas en las cuales se hayan recibido propuestas 12 Elaborar acta con el nombre de los candidatos y seleccionados y excluidos. Consignando los criterios y las justificaciones utilizadas para aprobar o rechazar las propuestas 13 Comunicar formalmente los resultados a los participantes 14 Comunicar formalmente a la Ministra(o) los resultados del proceso de selección a efectos que el despacho emitido la resolución administrativa correspondiente 15 Realizar y remitir resolución administrativa a la Unidad Técnica Despacho de la Ministra(o) 16 Recibir la resolución administrativa remitida por la Ministra(o) 17 Solicitar al la creación de la reserva de recursos La solicitud se realiza mediante oficio, en el cual se debe indicar la subpartida, el monto que se desea reservar, el rubro a pagar e indicar el tipo de reserva 18 Elaborar reserva de recursos Ligar con procedimiento del a Abreviaturas: J Jefe Fomento l UTE Unidad Técnica CSEL Comisión Seleccionadora ADM Jefatura Administrativa EQC Equipo de Comunicación AL Asesoría Legal DFC DC Director de DM Ministro
5 Danny Villalobos Fonseca Actualización: 02/12/ Diagrama de Flujo (Continuación) # ACTIVIDADES UNIDADES EJECUTORAS J UTE CSEL ADM EQC AJ DFC DC DM a 19 Recibir la reserva de recursos creada por el Se recibe la reserva de recursos, la firma el Coordinador Administrativo y envía la reserva original al Departamento Financiero Contable. Se conserva una copia de la misma, con el objetivo de controlar la ejecución de los recursos. 20 Solicitar certificación de contenido presupuestario al La Jefatura de Fomento l le comunica al Coordinador Administrativo la necesidad de contar con la certificación de contenido presupuestario. El Coordinador Administrativo realiza la solicitud mediante oficio, en la misma se debe indicar que la certificación se requiere para el Programa de Puntos de, así como la subpartida y el monto que se debe certificar. 21 Elaborar certificación de contenido presupuestario 22 Recibir y remitir a la Jefatura del Departamento de Fomento l la Certificación de Contenido presupuestario emitida por el El Coordinador Administrativo recibe la certificación de contenido presupuestario y de inmediato la remite a la Jefatura del Departamento de Fomento l. 23 Solicitar a los seleccionados la información necesaria para la elaboración de los convenios. Certificación Cuenta Cliente, Personería Jurídica, poderes en casos que se requiera, copia cédula representante legal. 24 Elaborar cuadro con información de seleccionados para la elaboración de convenios El cuadro debe contener: nombre del proyecto, nombre de la organización, datos del representante legal(cédula, estado civill, ocupación y domicilio), lugar de ejecución del proyecto, categoría, objetivo breve del proyecto, tiempo de ejecución, costo total del proyecto, periodicidad de pagos e informes. 25 Remitir al Departamento de Asesoría Jurídica los expedientes para la elaboración de los respectivos convenios Los expedientes deben contener la siguiente información: cuadro resumen del proyecto,personería jurídica, certificación cuenta cliente, cédula representante legal, certificación de contenido presupuestario, resolución administrativa. 26 Elaborar convenios para la ejecución de los Departamento de Asesoría Jurídica 27 Convocar a los seleccionados para que firmen los convenios correspondientes 28 Coordinar la firma de los convenios para la ejecución de los Recibir los convenios (firmados) elaborados por el Departamento de Asesoría Jurídica Elaborar expedientes para el pago de factura a los seleccionados y para la Unidad Técnica. b Se abre un expediente de pago para tramitar las facturas de los selccionados que contiene: convenio firmado, personería jurídica, copia cédula representante legal, certificación Abreviaturas: J Jefe Fomento l UTE Unidad Técnica CSEL Comisión Seleccionadora ADM Jefatura Administrativa EQC Equipo de Comunicación AL Asesoría Legal DFC DC Director de DM Ministro
6 Danny Villalobos Fonseca Actualización: 02/12/ Diagrama de Flujo (Continuación) # ACTIVIDADES J UTE CSEL ADM EQC AJ DFC DC DM b UNIDADES EJECUTORAS 31 Convocar a los seleccionados para la firma de la factura correspondiente 32 Remitir las facturas al Coordinador Administrativo y al Director de para la respectiva firma 33 Firmar las facturas correspondientes para su posterior trámite 34 Remitir por medio de oficio el expedientes de pago al Los expedientes deben incluir la siguiente información: copia del convenio, copia cédula representante legal y personería jurídica, certificación cuenta cliente, reserva de recursos, certificación de contenido presupuetario, facturas firmadas y resolución administrativa. 35 Realizar reunión inicial con los seleccionados a fin de explicar la dinámica del programa 36 Realizar los depósitos a las personas seleccionadas 37 Recibir los comprobantes de depósito del Se refleja en la propuesta de pago. Esta información la solicita la Jefatura de Fomento l a la coordinación adminsitrativa 38 Evaluar la ejecución de los seleccionados Se revisan los informes que remitan los seleccionados vía física o digital (con firma digital) y realizando visitas a los seleccionados. Producto de la visita se debe realizar un informe donde se especifique información relevante acerca de la ejecución del proyecto (hoja de visita). 39 Recibir informes de avance de los seleccionados Los informes de avance y las hojas de visita se incorporan al expediente del proyecto que maneja la Unidad Técnica. 40 Remitir la segunda factura al DFC para su respectivo trámite 41 Recibir los comprobantes de depósito del Se refleja en la propuesta de pago. Esta información la solicita la Jefatura de Fomento l a la Jefatura Administrativa 42 Recibir y revisar informe final de ejecución del proyecto Los informes de avance y final deberán llenarse según los machotes establecido en el Decreto C Creación del Programa Puntos de. El informe final está correcto? S N 4 En caso de que el proyecto esté incompleto, se le solicita al seleccionado realizar las correcciones correspondientes y se revisa nuevamente 43 Remitir la tercera factura a DFC para su respectivo trámite 44 Recibir los comprobantes de depósito del Se refleja en la propuesta de pago. Esta información la solicita la Jefatura de Fomento l a la Jefatura Administrativa 45 Completar el expediente de cada proyecto seleccionado fin Abreviaturas: J Jefe Fomento l UTE Unidad Técnica CSEL Comisión Seleccionadora ADM Jefatura Administrativa EQC Equipo de Comunicación AL Asesoría Legal DFC DC Director de DM Ministro
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